PerlSystem® it solutions - Bismarckstrasse 29, 06749 Bitterfeld-Wolfen, OT Bitterfeld
CEO PerlSystem® it solutions

Author: Steffen Perlwitz

21 Juni, 2023

LOOKS FILM & TV Produktionen GmbH: Invoice

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die LOOKS Film & TV Produktionen GmbH ist ein Unternehmen, das seit mehreren Jahrzehnten Serien, Dokumentationen und Spielfilme produziert. Zu Ihren Kunden zählen unter anderem die öffentlich-rechtlichen Medienunternehmen, sowie Streaminggrößen wie Netflix. Der Sitz der GmbH ist in Leipzig; andere Standorte, die unter der Marke Looksfilm laufen, sind in Berlin, Hannover und Magdeburg. 

Projektfokus

  • Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, wodurch der ursprüngliche Vorgang extrem beschleunigt wurde. 

  • Looks hatte bereits ein ERP (Enterprise-Resource-Planning) System (den Clouddienst myfactory), das an den neuen Rechnungseingangs-verarbeitungsprozess angebunden wurde.

  • Rechnungsdaten werden automatisch aus analogen und digitalen Rechnungen erfasst.

  • Es wurde eine dynamische Budgetierung eingeführt; wenn ein Rechnungseingang zu einem Projekt verbucht wird, gleicht sich das verfügbare Budget automatisch an.

  • Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit geschaffen, die unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter an den jeweiligen Vorgängen abzubilden.

  • Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.

Realtime-Budgetierung • Mobiles Arbeiten • dynamische Rechtevergabe • DS-GVO-konform • Prozessvereinfachung • GoBD-konform

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die dynamische Anpassung der Berechtigungen im Rechnungseingangsverarbeitungsprozess. So kann ein Mitarbeiter während der Prüfung der Rechnung (vor der Freigabe) über Schreibrechte verfügen und nach der Freigabe nur noch Leserechte der Metadaten.
  • Rechnungen werden automatisch Projekten zugeordnet, da durch die Anbindung der ERP-Cloud an das ECM projektbezogene Daten automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden.
  • Eine Realtime-Budgetübersicht für alle laufenden Projekte im ECM. Das hinterlegte Budget in einem Projekt aktualisiert sich automatisch mit dem Rechnungseingangs-verarbeitungsprozess, wodurch aus Budgetgefühl Budgetwissen wird!
  • Zusätzliches Personal ist nicht mehr nötig! Vor der Digitalisierung des Rechnungseingangsverarbeitungs-prozesses war die hohe Anzahl an Rechnungen ohne externes Personal nicht zu bearbeiten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse wurden diese nicht nur extrem beschleunigt, sondern zusätzlich die Fehlerquote auf ein absolutes Minimum gesenkt.
  • Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit an unterschiedlichen Standorten auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter auch einen Apple-PC nutzen.
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.
21 Juni, 2023

Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH ist ein Unternehmen mit circa 40 Mitarbeitern, das sich auf den Vertrieb von Land- und Gartenmaschinen spezialisiert hat. Neben einem Onlineshop gibt es den Hauptsitz des Unternehmens in Bad Lausick, sowie eine zweite Niederlassung in Eilenburg.

Projektfokus

  • Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Digitalisierung analoger Archive und Weiterführung des digitalen Archivs. 

  • Außerdem wurden die Bestellprozesse beschleunigt und vereinfacht, was wiederum zu einer Beseitigung von Fehlern und Vermeidung von Informationsverlust in der händischen Verarbeitung führte.

  • Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen mit den aufgegebenen Bestellungen passiert jetzt automatisiert im digitalen Archiv, wodurch die Zuordnung nicht mehr händische erfolgen muss.

  • Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit geschaffen, die unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter an den jeweiligen Vorgängen abzubilden.

Mobiles Arbeiten • DATEV-Anbindung • DS-GVO-konform • papierlos • Vereinfachung • GoBD-konform • unterschiedliche Ansichten

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die automatisierte digitale Erfassung von Bestellungen inklusive der Zuordnung der daraus resultierenden Eingangsrechnungen.
  • Die vollautomatische Anbindung an DATEV, einem Buchhaltungs-programm, führte zur Extrem-beschleunigung der Buchungs-vorgänge.
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. So ist ein flexibles Arbeiten über mehrere Standorte hinweg zuverlässig möglich.
  • Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter flexibel andere Geräte und Betriebssysteme nutzen: Apple-Geräte (wie Mac, iPad, iPhone) sowie Smartphones mit Android.
  • Die Erzeugung unterschiedlicher Ansichten der gleichen Daten im Archiv. Die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen (Lager, Einkauf, Geschäftsführung) haben unterschiedliche Berechtigungen im Archiv und damit unterschiedliche, festgelegte Ansichten unter dem Motto “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”. So können die Mitarbeiter mit den Informationen und Daten arbeiten, die sie für ihre jeweiligen Arbeitsschritte benötigen!
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.
24 Mai, 2023

Abwasserzweckverband Raguhn-Zörbig

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Der Abwasserzweckverband Westliche Mulde ist Dienstleister für die mehr als 68.000 Menschen, die im Verbandsgebiet Landkreis Anhalt-Bitterfeld und in Teilen des Saalekreises leben. Der AZV Westliche Mulde entsorgt pro Jahr 2,35 Millionen Kubikmeter Schmutzwasser und betreut 18.500 Kunden. 

Wir von PerlSystem® it solutions arbeiten seit 2021 mit dem Abwasserzweckverband Westliche Mulde zusammen und haben als großes Hauptprojekt gemeinsam die Einrichtung des ECM umgesetzt.

Projektfokus

  • Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs. 
  • Ein besonderer Fokus lag bei der Erzeugung einer digitalen Kundenakte, 
  • dem digitalen Posteingang, 
  • und dem automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess. 
  • Darüber hinaus wurde eine Anbindung mit granularer Berechtigung über bestimmte Abteilungen für externe Dienstleister an das Archivsystem geschaffen.  
  • Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet. 

Mobiles Arbeiten • digitale Kundenakte • DS-GVO-konform • papierlos • Anbindung von Fremdsystemen • GoBD-konform • individuell • Anbindung Dienstleister

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Bildung der digitalen Kundenakte im ECM, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte an einem Ort gespeichert sind. Das ERP (Enterprise-Resource-Planning) System – hier Microsoft Dynamics 365 Business Central – erzeugt Belege, Bescheide, Rechnungen und sonstigen Schriftverkehr mit dem Kunden und überträgt diese ins ECM. So liegt die vollständige, digitale Kundenakte beim Mitarbeiter vor. 
  • Der automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozess mit der Anbindung an das ERP.  
  • Die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Kundendaten für externe Dienstleister bereitzustellen, sodass diese ihre Verträge erfüllen können. Dies geschieht unter der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DS-GVO und nach der Art. 26 DS-GVO bzw. Art. 28 DS-GVO der gemeinsamen Verantwortlichkeit bzw. der Auftragsverarbeiter. 
  • Entwurf und Festlegung auf granulare, diffizile Berechtigungsstruktur. Unter dem Motto “So viel wie nötig, so wenig wie möglich” wurde ein Berechtigungskonzept erstellt, sodass die Mitarbeiter nur den Zugriff im ECM erhalten, der für den Arbeitsschritt notwendig ist. 
  • Automatische Auswertung und Übertragung alter Digitalisierungsquellen in das neue, ganzheitliche ECM. Dabei werden bereits bestehende Daten aus vorherigen, anteiligen Versuchen der Digitalisierung transferiert. Die Daten werden neu strukturiert, kategorisiert und automatisch an der richtigen Stelle im ECM eingepflegt. 
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. 
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.  
23 Mai, 2023

Abwasserzweckverband Westliche Mulde

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Der Abwasserzweckverband Westliche Mulde ist Dienstleister für die mehr als 68.000 Menschen, die im Verbandsgebiet Landkreis Anhalt-Bitterfeld und in Teilen des Saalekreises leben. Der AZV Westliche Mulde entsorgt pro Jahr 2,35 Millionen Kubikmeter Schmutzwasser und betreut 18.500 Kunden. 

Wir von PerlSystem® it solutions arbeiten seit 2021 mit dem Abwasserzweckverband Westliche Mulde zusammen und haben als großes Hauptprojekt gemeinsam die Einrichtung des ECM umgesetzt.

Projektfokus

  • Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs. 
  • Ein besonderer Fokus lag bei der Erzeugung einer digitalen Kundenakte, 
  • dem digitalen Posteingang, 
  • und dem automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess. 
  • Darüber hinaus wurde eine Anbindung mit granularer Berechtigung über bestimmte Abteilungen für externe Dienstleister an das Archivsystem geschaffen.  
  • Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet. 

Mobiles Arbeiten • digitale Kundenakte • DS-GVO-konform • papierlos • Anbindung von Fremdsystemen • GoBD-konform • individuell • Anbindung Dienstleister

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Bildung der digitalen Kundenakte im ECM, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte an einem Ort gespeichert sind. Das ERP (Enterprise-Resource-Planning) System – hier Microsoft Dynamics 365 Business Central – erzeugt Belege, Bescheide, Rechnungen und sonstigen Schriftverkehr mit dem Kunden und überträgt diese ins ECM. So liegt die vollständige, digitale Kundenakte beim Mitarbeiter vor. 
  • Der automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozess mit der Anbindung an das ERP.  
  • Die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Kundendaten für externe Dienstleister bereitzustellen, sodass diese ihre Verträge erfüllen können. Dies geschieht unter der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DS-GVO und nach der Art. 26 DS-GVO bzw. Art. 28 DS-GVO der gemeinsamen Verantwortlichkeit bzw. der Auftragsverarbeiter. 
  • Entwurf und Festlegung auf granulare, diffizile Berechtigungsstruktur. Unter dem Motto “So viel wie nötig, so wenig wie möglich” wurde ein Berechtigungskonzept erstellt, sodass die Mitarbeiter nur den Zugriff im ECM erhalten, der für den Arbeitsschritt notwendig ist. 
  • Automatische Auswertung und Übertragung alter Digitalisierungsquellen in das neue, ganzheitliche ECM. Dabei werden bereits bestehende Daten aus vorherigen, anteiligen Versuchen der Digitalisierung transferiert. Die Daten werden neu strukturiert, kategorisiert und automatisch an der richtigen Stelle im ECM eingepflegt. 
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. 
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.  
23 Mai, 2023

Stiftung Lesen

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Stiftung Lesen ist eine bundesweite und operativ tätige Stiftung mit Sitz in Mainz, die zur Förderung von Lese- und Medienkompetenz gegründet wurde und eng mit Bundes- und Landesministerien zusammenarbeitet. Schirmherr ist der Bundespräsident.  

Wir von PerlSystem® it solutions betreuen die Stiftung Lesen seit 2020 und haben schon viele Herausforderungen gemeinsam bewältigt. Darunter Installation des neuen ECM.

Projektfokus

  • Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs. 
  • Dazu gehörten u. a. die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit der Anbindung an das Buchhaltungsprogramm „Sage100“. 
  • Die Umsetzung einer multilingualen Vertragsverwaltung, 
  • sowie die digitale Personalverwaltung. 
  • Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet. 

Prozessgeschwindigkeit erhöhen • einfacher • DS-GVO konform • papierlos • rechtssicher • GOBD konform • individuell

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Vereinfachung der Rechnungseingangsbearbeitung! Durch das automatische Erkennen von Rechnungsdaten auf physischen und digitalen Dokumenten und der direkten Zuordnung dieser Daten in einem extra für die Stiftung Lesen erstellten digitalen Prüfprozess inkl. der Einbeziehung verschiedener Abteilungen und einer individualisierten Berechtigungsstruktur (DocX) 
  • Die Anbindung an das Buchhaltungsprogramm „Sage100“ als Datenquelle für den digitalen Prüfprozess, automatisiertes erfassen und Quervernetzen von neuen und vorhandenen Daten mit anschließender Übergabe der vorkontierten Buchungen an „Sage100“ zur schnelleren Rechnungsbearbeitung. 
  • Die Vereinfachung der Personalverwaltung durch den Aufbau einer dynamischen, sich selbst aktualisierenden Historie zu Gehältern, Arbeitszeiten und Schulungsmaßnahmen (Verwaltung von Pflichtveranstaltungen, Wiederkehrenden Schulungen, Sicherheitsunterweisungen, etc.). Auch Fristen oder Verträge mit Probezeiten werden nun übersichtlich dargestellt. 
  • Rechtssicherheit durch die Einführung einer passgenauen Rechtestruktur mit Rücksicht auf mehrere Abteilungen und deren Aufgabenbereiche 
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO 
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht. 
  • Durchführung von interaktiven und individuell zugeschnittenen Schulungen je Arbeitsgruppe zu den Themen Personal- und Vertragsmanagement, Rechnungsmanagement und allgemeine Bedienung des ECM-Systems. 
23 Mai, 2023

DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh 

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh ist ein Unternehmen mit circa 15 Mitarbeitern, das sich auf die Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien im Raum Magdeburg sowie dem näheren Umfeld spezialisiert hat.

Wir von PerlSystem® it solutions betreuen die DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh seit 2019 und haben schon viele Herausforderungen gemeinsam bewältigt. Darunter Installation des neuen DMS von ELO! 

Projektfokus

  • Grundsätzlich wurde das DMS ELO Professional im Unternehmen installiert, auf die individuellen Bedürfnisse beim Kunden angepasst und die Mitarbeiter wurden ausführlich in der Bedienung geschult. 
  • In diesem DMS wurde eine eigens programmierte Vorgangsverwaltung für das Immobilienmanagement und die Hausverwaltung implementiert – in der eigenen Nomenklatur, die den einfachen Umstieg zur digitalen Immobilienakte garantiert hat! 
  • Mit der Einführung von individuellen und automatisierten Workflows ist selbst die Überwachung von besonders kleinschrittigen Vorgängen gewährleistet. 
  • Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen mit den ausgelösten Vorgängen passiert jetzt automatisiert im digitalen Archiv, wodurch die Zuordnung nicht mehr händisch erfolgen muss.  
  • So ist ein nachvollziehbares Controlling für die Eigentümergesellschaften von Haus aus gegeben. 

Digitale Immobilienakte• mobiles Arbeiten •DS-GVO-konform • papierlos • Vereinfachung • GoBD-konform • individuell

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Bildung der digitalen Immobilienakte im DMS, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte zu einer Wohneinheit an einem Ort gespeichert sind, wodurch ein Controlling durch die Hauseigentümer erheblich erleichtert ist. 
  • Die digitale Erfassung von Vorgängen (zum Beispiel notwendigen Reparaturarbeiten) löst einen eigens programmierten Workflow aus, der die Überwachung aller Handlungsschritte innerhalb des Vorgangs (durch automatisiert erstellte Aufgaben für die zuständigen Mitarbeiter) garantiert – inklusive der Zuordnung der daraus resultierenden Eingangsrechnungen. 
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berück-sichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. So ist ein flexibles Arbeiten über mehrere Standorte hinweg zuverlässig möglich. 
  • Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter flexibel andere Geräte und Betriebssysteme nutzen: Apple-Geräte (wie Mac, iPad, iPhone) sowie Smartphones mit Android. Die Kommunikation ist durch Verschlüsselung mit digitalen Signaturen geschützt. 
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im DMS und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht. 
Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?
26 April, 2023

Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz
Logo ECM Suite ELO 23
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH

Ein Softwareupdate ist immer eine aufregende Sache – nicht nur für IT-interessierte Menschen, sondern auch für diejenigen, die mit der Anwendung tagtäglich arbeiten. Da mag es zwar nicht so spannend sein, wie Änderungen technisch umgesetzt wurden, aber dass es neue Funktionsweisen oder eine veränderte Bedienung gibt, betrifft am Ende des Tages alle Nutzer!

Zu den neuesten Updates gehört ELO 23, das wir von PerlSystem® it solutions als Businesspartner von ELO getestet haben.

Interessiert? Wir beraten Sie gerne!
QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist ELO? Was kann ELO?

ELO ist die Abkürzung von Elektronischer LEITZ-Ordner – und geht tatsächlich auf eine kleine Abteilung im Unternehmen LEITZ zurück, die Ende der 90er Überlegungen für ein digitales Ablagesystem angestellt hat. Seit vielen Jahren ist ELO aber nun gänzlich losgelöst von LEITZ und der Marktführer für ECM und Dokumentenmanagementsysteme in Deutschland geworden.

ECM steht für Enterprise Content Management und meint viel mehr als die bloße digitale Archivierung von Dokumenten. Ein ECM ist ein intelligentes System, mit dem man Geschäftsprozesse verwaltet, das sich mit anderen Anwendungen vernetzt und wodurch Arbeitsabläufe fortschreitend automatisiert werden.

Das bringt eine ganze neue Effizienz mit sich, die das Potenzial hat, den unternehmerischen Erfolg zu maximieren. Durch den Einsatz eines ECMs sind Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar und werden – soweit möglich – automatisch verarbeitet.

Darüber hinaus ist ein ECM rechtssicher und garantiert die rechtskonforme Aufbewahrung aller eingepflegten Unternehmensdaten. Gesetzliche Vorschriften wie die GoBD in Bezug auf die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen werden genauso eingehalten wie die DS-GVO. Außerdem kann durch das individuelle und flexible Berechtigungskonzept und die Verschlüsselungstechnologie eine hohe Datensicherheit im Unternehmen gewährleistet werden.

Elo 23: effiziente und intuitive Dokumentenverwaltung

Wichtig ist beim ELO, dass die Arbeit mit der Software nicht damit aufhört, ein Dokument im ELO abzulegen. Eigentlich beginnt da das Arbeiten mit ELO erst und mit ELO 23 umso mehr!

Auch schon vor ELO 23 konnten Dokumente aus dem Archiv ausgecheckt und in anderen Anwendungen bearbeitet werden. Man kann sie auf Wiedervorlage legen oder eine Aufgabe für ein Dokument u. a. mit Eskalationsstufen erstellen, um keine Frist mehr zu verpassen.

Im ELO Feed ist es möglich, sich mit anderen Mitarbeitern über ein Dokument zu unterhalten und man sieht auch, ob ein Dokument bearbeitet und eine neue Version im ELO abgelegt wurde (vorangegangene Versionen stehen weiterhin zur Verfügung). So lassen sich Arbeitsschritte einfach und sinnvoll nachvollziehen. Man spart sich mit dem Feed und durch die automatische Versionierung nach Bearbeitung eines Dokuments das ewige Mail-Ping-Pong.

Mit der intelligenten und mit vielen Filtermöglichkeiten versehenen ELO iSearch findet man Dokumente im Handumdrehen wieder – ohne in zig verschiedenen physischen Ordnern zu suchen. Die Suche in ELO filtert nicht nur nach dem Titel der Dokumente (z.B. Rechnung ), sondern findet Dank der Volltextsuche auch die eingegebenen Meta-Daten und Informationen auf der Rechnung selbst. Sie wurde im ELO 23 nochmals verbessert, um die Ergebnisse noch schneller zu liefern.

Durch die mobilen Anwendungen von ELO kann von überall auf das Archiv zugegriffen werden. Das gilt nicht nur für den PC im Homeoffice, sondern auch für Smartphone und Tablets. Sie sind auf dem Weg zum Kunden und wollen papierlos und intuitiv auf alle notwendigen Informationen (Vertragsinhalte, Rechnungen, etc.) zugreifen? Dann suchen Sie doch einfach die jeweiligen Dokumente mit der ELO App fürs Smartphone heraus und machen Sie vor Ihrem Kunden eine tolle Figur!

Außerdem: ELO ist extrem anpassbar und kann passsgenau auf individuelle Bedürfnisse umprogrammiert werden. Mit einem fähigen und erfahrenen ELO-Businesspartner sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.

Key-Features von ELO 23 im Überblick

ELO 23 ist da! Das Update des Marktführers im Bereich ECM- und DMS! Hier sind einige der Features von ELO 23 gelistet:

  • Unternehmensdaten im Blick mit dem Dashboard ‚Mein ELO‘
  • Berechtigungen je Mitarbeiter und je Dokument
  • Informationen schneller finden mit ELO iSearch
  • Informationsaustausch mit dem ELO Feed
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen und unveränderbare Historie
  • Individuell anpassbare Oberfläche für jeden Mitarbeiter
  • Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten
  • Haftnotizen, Stempel etc. auf Dokumenten
  • Versionierung von Dokumenten für eine komplette Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen
  • Dynamische Filteransichten (Workspaces)
  • Grafische Darstellung von Daten, Informationen und Suchergebnissen
  • Mobiles Arbeiten: ECM-Funktionalitäten nutzen mit der ELO APP ELO APP
  • Effiziente und transparente Zusammenarbeit dank Collaboration-Tools. Einige dieser Tools stellen wir auf unserer Website vor,
    siehe hier!

Weitere Neuerungen von ELO 23

Prozessautomatisierung mit ELO Flows und dem ELO Workflow

Sie kennen vielleicht schon Workflows: Kleinere oder größere angelegte Automatismen, die alltägliche Geschäftsprozesse begleiten, zum Beispiel benötigte Freigaben, die als Aufgabe bei dem jeweiligen Nutzer erscheinen und mit einem Klick an den nächsten Kollegen weitergegeben werden können.

Aber ELO Flows kennen Sie vermutlich noch nicht, zumindest nicht bewusst. ELO Flows meint Prozesse, die vollautomatisch im ELO ablaufen und die lediglich einmal konfiguriert werden müssen. Am ehesten versteht man den Unterschied zwischen Flows und Workflows im ELO wohl, in dem man einfach sagt: Für Workflows braucht man immer einen Menschen – und ELO Flows brauchen uns lediglich für die Einrichtung. Elo flow

Die ELO Flows gibt es schon seit ELO 21. Nun wird es aber langsam zu einem besonders nützlichen Tool heran. Mit ELO 23 wird nun eine komplette Neuentwicklung vorgestellt. Diese Plattform stellt Anpassungen im ELO zur Verfügung, die die Automatisierung erleichtern werden. 

Für die IT-Leiter unter Ihnen: Auf lange Sicht wird ELO Flows den alten und historisch gewachsenen ELO Automation Service ablösen. In der ELO 23 ist aber noch nicht der Fall, dennoch sind die technischen Fundamente dafür gelegt.

Grafik zum Workflowprozess von ELO
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH

Wie funktioniert diese Prozessoptimierung?

Es gibt zum Beispiel dynamische Stichwortlisten.

Dynamische Stichwortlisten erlauben das Befüllen mehrerer Felder anhand von abgerufenen oder hinterlegten Daten – gern aus angebunden Systemen – , wie zum Beispiel die gesamte Adresse eines Lieferanten, wenn man dessen Namen auswählt. So geht die Verschlagwortung der Metadaten noch schneller von der Hand!

Flows können nun auch leichter angelegt und in Workflows integriert werden, das geht jetzt mit dem Workflowdesigner. Dort kann man nun Punkte definieren, an denen ein Flow direkt gestartet wird. Die Bearbeitung eines Dokumentes läuft also im Workflow normal weiter, ab einem gewissen Punkt behandelt der Flow dieses aber selbstständig und nach den definierten Anforderungen.  👏

Und apropos Workflows: Auch hier gibt es einige Neuerungen bei ELO 23, die das Handling der bereits bestehenden Workflows enorm vereinfacht.

Wie könnte das aussehen 🧐

Wir haben einen Workflow, dass wenn ein Postboxdokument im ELO abgelegt wird, die Buchhaltung dieses Dokument zur Durchsicht vorgelegt bekommt. Wir können nun aber zwischen diesen Schritt, also Ablage im ELO –  und –  Vorlage Buchhaltung nun Flows einbinden, die zum Beispiel automatisiert eine E-Mail verschicken.

Dies ging schon immer durch Programmierung, nun ist dies aber auch durch die Einbindung von nicht-programmierten ELO Flows Komponenten möglich.

Angenommen, wir haben zehn Dokumente, die alle denselben Freigabeprozess durchlaufen müssen, der wiederum als wiederkehrender Workflow im ELO angelegt ist. Musste man bislang für jedes Dokument den Workflow einzeln starten, können wir nun einfach alle betroffenen Dokumente auswählen und in einem Rutsch für jedes Dokument dieselbe Workflow-Vorlage auswählen, die dann zehnmal (also für jedes Dokument einmal) gestartet wird. 🚀

Vieles mehr wird in Zukunft bei ELO 23 mit den Flows möglich sein. 

Wir sind sehr gespannt, wie die Einbindung von MS-Word und MS-Excel im Arbeitsalltag mit den Flows geschieht. Auch der FTP-Knoten hat das Potenzial, sonst aufwändige Programmierarbeiten zu erleichtern. Diese sind noch im Entwicklungsstadium.

ELO Textreader der zweiten Generation

OCR-Anwendungen und die Dokumentenvorschau werden in den neuen ELO Textreader integriert.

Nochmal kurz: Was ist OCR 🤔

Optical character recognition ist die Abkürzung für Texterkennung. Gemeint ist ein automatisches Auslesen von Bildern und pdf-Dateien, um die Inhalte dieser als suchbare quasi-Metadaten anzulegen. Und wie genau jetzt? Eine KI sichtet ein Dokument und erfasst alles, was es erkennt, in einer Text-Editor-Datei (.txt), welche dann mit dem Originaldokument logisch verknüpft wird. 👍

Sie haben im Unternehmen irgendwann mal ergonomische PC-Mäuse gekauft und wissen nicht mehr bei welchem Lieferanten? Dann geben Sie bei der ELO iSearch ‚PC Maus‘ ein – und Sie werden vermutlich fündig!

Nun wird es etwas technischer, das ist vielleicht für die IT-Spezialisten unter Ihnen etwas interessanter:

Der ELO-Textreader der 2. Generation in ELO 23 ist für höhere Skalierungen ausgelegt. Er läuft nun als eigenständiger Dienst und ist sogar clusterfähig, es können also mehrere dieser Dienste auf verschiedenen Servern betrieben werden, die durch einen Load-Balancer Aufgaben zugeteilt bekommen. Diese Neuerungen bieten deutliche Vorteile, früher wurden dem Textreader feste Ressourcen zugeteilt, die er auch belegte, wenn er gerade nicht viel oder sogar gar nichts zu tun hatte. Zudem war er schlecht skalierbar, wenn kurzzeitig viel zu tun war. Umfangreiche Textreader-Prozesse haben teilweise über Wochen die zugeteilten Ressourcen belegt und im schlechtesten Fall die Performance über lange Zeit stark eingeschränkt. Mit dem Textreader der zweiten Generation gibt es viel zu entdecken, weil etliche Optimierungsprozesse stattgefunden haben.🏎️

In den kommenden Wochen erfahren Sie auf unserem Blog auch etwas zu den neuen zusätzlichen Anwendungen von ELO: ELO Meeting und ELO for DATEV.

Bis dahin schauen Sie doch mal bei ELO for DocuSign vorbei und erfahren Sie, wie das papierlose Signieren von Verträgen einfach und rechtssicher mit Ihren Partnern funktionieren kann – und das, ohne das die Vertragspartner ELO– oder DocuSign-Kunden sind!

Und ebenfalls neu: Schnittstellen zu Microsoft Teams und Microsoft OneDrive!

ELO for Microsoft OneDrive

Bislang war es so, dass ein Dokument, das im ELO abgelegt ist und weiter modifiziert wird, nur von einem einzigen Mitarbeiter gleichzeitig und nur lokal in der zum Dateiformat passenden Anwendung bearbeitet werden kann. Für andere Nutzer ist dieses Dokument während der Bearbeitung gesperrt und niemand anderes kann es bearbeiten. 🤷‍♂️

Dabei ist doch so vieles mehr möglich! Jetzt auch mit ELO 23.

Mit Clouddiensten kann online gleichzeitig und in Echtzeit an einem Dokument gearbeitet werden. Ich kann mitansehen, wie mein Kollege die Änderungen vornimmt – und direkt eingreifen! Durch einen Kommentar, der Funktion ‚Änderung nachverfolgen‘ oder ‚vorschlagen‘ kann man im selben Dokument wieder und wieder gemeinsam und nachvollziehbar digital Dokumente erarbeiten. 👍

Gemeinsame Echtzeitbearbeitung mit ELO 23​

Durch die Möglichkeit, ein Dokument ‚nach OneDrive auszuchecken‘ gelingt die gemeinsame Echtzeitbearbeitung. Endlich! Das ist das, was die Nutzer kennen und lieben. So vieles ist durch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Clouddiensten einfacher, gerade aus dem Homeoffice oder über verschiedenen Firmenstandorte hinweg.

Aber? Was ist mit der DS-GVO? Wie sichert ELO unsere Daten, wenn wir sie auf den Server des US-amerikanischen Clouddienstes Microsoft OneDrive laden, um dort an ihnen Änderungen vorzunehmen? 🇺🇸

Die Antwort ist ernüchternd wie klar: Hier hört der Einflussbereich von ELO auf, da die Bearbeitung über Fremd-Dienste erfolgt.

Als Experte für Datenschutz muss ich sagen: Wenn die Microsoft-Server, auf denen das Dokument aus dem ELO heraus für die gemeinsame Bearbeitung gespeichert ist, außerhalb der EU ihren Sitz haben, wird die DS-GVO mit sehr, sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht eingehalten. Bei digitalen Riesen wie Microsoft oder Google sollte man ganz klar davon ausgehen, dass unsere deutschen bzw. europäischen Standards nicht, oder nur bedingt eingehalten werden.

Es lässt sich festhalten, dass ELO die DS-GVO sehr ernst nimmt und sehr gewissenhaft umsetzt – in der eigenen Anwendung. ELO ist rechtssicher, datenschutzkonform und GoBD-konform mit Aufbewahrungs- und Löschfristen, die automatisiert bei Dokumenten greifen können. Ihr Compliance im Unternehmen wird es Ihnen danken. Je mehr und noch besser auch in ELO 23. 💡

Die DS-GVO schränkt aber am Ende die Möglichkeiten und die Nutzer ein. Ja, man kann jetzt ein Dokument aus dem ELO heraus im Microsoft OneDrive hochladen und von dort aus bearbeiten. Nutzer können – auch außerhalb des eigenen Netzwerkes – zeitgleich ein Dokument bearbeiten und intuitiv zusammenarbeiten. Hier muss man sich aber Risiken bewusst sein.

Will man den Service dennoch nutzen, hat man mit ELO for Microsoft OneDrive eine tolle Neuerung in ELO 23. Nach der Bearbeitung wird die neue Version im ELO gespeichert – und damit ist alles wieder beim Alten und sicher! 👮

ELO for Microsoft Teams

ELO 23 hat jetzt auch die Anbindung an die beliebte Anwendung Microsoft Teams!
Mit Teams hat Microsoft 2017 eine eigene Plattform entwickelt, die (Gruppen-)Chats, Besprechungen, die Abbildung des Status der Mitarbeiter und das Versenden von Anhängen deutlich vereinfacht und das übliche Mail-Pingpong vermeidet.

Nun kann mit ELO for Microsoft Teams ein Dokument aus dem ELO an eine Person oder eine Gruppe im Teams schicken. Ein Klick im ELO reicht aus!
Externe Mitarbeiter, die aber Teil eines Teams des Unternehmens sind, können so ebenfalls einfach an dem Dokument mitarbeiten und sich schnell und unkompliziert mit ihren Kollegen im Teams-Channel austauschen. Das spart Zeit und Ressourcen! 🕘

ELO for Microsoft Teams ist eine tolle Schnittstelle, die bestimmt viele ELO-Kunden begeistern wird. 👍

ELO 23: Meeting Starter

ELO 23 bringt ein neues ELO-Feature mit sich, das ich bald in einem ganz eigenen Blogartikel ausführlich erklären werde. 🔎
Aber ein paar Infos muss ich einfach schon vorweg nehmen!

Als Nutzer von ELO 23 hat man die Möglichkeit, kostenlos die ELO Business Solution ELO Meeting Starter ins eigene ELO zu implementieren.

ELO bietet drei Produktvarianten an:

  • ELO Meeting Starter
  • ELO Meeting und
  • ELO Meeting Premium

Mit ELO Meeting Starter kann ein Team oder eine Abteilung das integrierte Meeting Board nutzen und so Besprechungen planen und durchführen. Diese Version ist eine Art Testversion, durch deren Nutzung man herausfinden kann, ob diese neue Business Solution zum Unternehmen passt und ob man sich entweder für ELO Meeting oder ELO Meeting Premium entscheiden möchte, damit alle Mitarbeiter und Abteilungen die Vorteile von ELO Meeting nutzen können und somit eine weitere, prozessautomatisierende Lösung in ihrem ELO 23 zu integrieren.

Sie möchten ELO Meeting Starter nutzen? Kontaktieren Sie uns gerne! 📞📧 Wir von PerlSystem® it solutions können als Business Partner von ELO schnell und einfach die Business Solution in Ihrem ELO installieren (die Anwendung wird nicht automatisch installiert, um nicht ungewollt Ressourcen auf dem Server des ELO-Kunden zu belegen).

Fazit – ELO 23 wird vieles verändern!

Mit dem Update auf ELO 23 werden Geschäftsprozesse weiter – noch weiter – digitalisiert! Im Hintergrund werden extrem fortschrittliche und automatisierende KIs dafür sorgen, dass Fehler weiter minimiert werden, Dokumente noch verlässlicher und schneller gefunden werden und Schnittstellen zu beliebten, externen Anwendungen geschaffen werden. Dabei bleibt unser Dokument doch immer im ELO – da, wo es hingehört und sicher aufbewahrt wird!

Wir von PerlSystem® it solutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen
06 April, 2023

ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.

Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.

Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?

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Inhaltsverzeichnis

Warum mit ELO?

"Innovationen sind an der Tagesordnung, Stillstand ein Fremdwort.
ELO als Unternehmen kennt also Veränderung ..."
Herr Nils Mosbach - ELO Office
Nils Mosbach Geschäftsführung ELO Digital Office

Bildquelle: ELO Digital Office GmbH“

Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, „die Unterhaltung“ über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Was ist DocuSign?

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

Struktur von ELO for Docusign
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?

DocuSign ist datenschutzkonform, weil sie BCRs folgen, die DSGVO-konform sind.

Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: Ja!

Die lange Antwort:

DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.

Die Abbildung des Prozesses im ELO

Nehmen wir an: Die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.

Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verändern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Änderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr für doppelte Datensätze geht gegen null!

Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der Verschwiegenheitserklärung unterschrieben werden soll. 

Wo kann man digital die Unterschrift tätigen?

  • mit der Standard-Auswahl kann der Empfänger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tätigt,
  • mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender für alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
  • und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich für ein einzelnes Dokument angepasst werden.

Als nächsten Schritt werden die Empfängerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird („Verschwiegenheitserklärung Unterschrift“).  Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider übermittelt.

ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.

Braucht man einen DocuSign-Account und eine ELO-Lizenz?

Derjenige, der die Unterschrift leisten soll, braucht keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz; das braucht nur der Auftraggeber (in diesem Fall der Arbeitgeber).

Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, über die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe „Unterschriftsprozess abgeschlossen“ – sodass das fertige Dokument noch einmal geprüft werden kann. Außerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch für andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.

Welche Vorteile hat ELO for DocuSign?

Die Vorteile von ELO for DocuSign liegen auf der Hand! Schauen wir uns gemeinsam einen typischen Ablauf ohne die digitale Unterschrift an!

Der Arbeitgeber hätte zum Beispiel dem Sekretär des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die Verschwiegenheitserklärung postalisch zukommen zu lassen. Die Verschwiegenheitserklärung wird ausgedruckt, der Sekretär passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nächsten Briefkasten eingeworfen.

elo for docusign vorteile - PerlSystem
Vorteile mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Zwei Tage später hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die Verschwiegenheitserklärung wiederum zurück an das Unternehmen – mit der händischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage später ist der Brief mit der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung im Unternehmen angekommen. Der Sekretär ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die Verschwiegenheitserklärung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur Prüfung auf den Tisch gelegt – und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.

„So ist das halt!“, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystem® it solutions: „So muss das nicht bleiben!“
Wir präsentieren: Einen himmelweiten Unterschied mit ELO for DocuSign!

Wie lange dauert der Prozess mit ELO for DocuSign?

Der Prozess dauert im besten Fall nur wenige Minuten.

Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich

Im direkten Vergleich der drei E-Signaturen räumen wir mit Missverständnissen auf.

Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem Geschäftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natürlich!

Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befähigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?

Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und üblich sind.

💡Elektronische Signaturen verständlich erklärt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel

Wer verwendet die EES?

Die EES, die einfache elektronische Signatur verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.

Wir, die wir täglich und ganz selbstverständlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestätigen die Erklärung für die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein – und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der Bestätigung aus. Die Identifizierung ist dann bloß die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.

Wann kommt die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) zum Einsatz?

Die FES kommt zum Einsatz, wenn mehr Rechtssicherheit benötigt wird.

Die FES ist geeignet für Verträge ohne Formvorschrift. Bei der Überprüfung werden Sicherheitsschlüssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. Außerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen wird.

Die Rechtskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.

Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschließen: Die meisten Verträge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

  • Mietverträge,
  • Arbeitsverträge,
  • Lieferantenverträge,
  • Vollmachten,
  • Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung

– alle können mit der FES rechtsgültig unterschrieben werden!

Was bietet die QES (qualifizierte elektronische Signatur)?

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche Legitimationsprüfung bescheinigt.

Mit der QES können digital Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Verbraucher-darlehensverträge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.

ELO for DocuSign: Sieben häufige Anwendungsfälle der E-Signatur für KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen)

Hier haben wir von PerlSystem® it solutions einige Anwendungsfälle für Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.

Kaufverträge

Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können Kaufverträge direkt online abgewickelt und Geschäfte schneller abgeschlossen werden – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen –, sogar dann, wenn die Verträge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.

Bestellformulare

Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – das funktioniert am besten mit e-Signaturen!

Lieferantenverträge

Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.

Änderungsaufträge

Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell ändern. Ob kleinere Änderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte – Änderungsverträge sind ein wichtiger Teil des alltäglichen Geschäfts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.

Formulare für Neukunden

Wenn ein Kunde viele Formulare ausfüllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden – übersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.

Immobilienverträge

Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geändert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen für Immobilienverträge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heißen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. Kaufverträge für eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher Ausführung unterschrieben waren? Auch hier – wie in jedem Bereich – vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!

Onboarding von Mitarbeitern

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, Verschwiegenheitserklärungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.

Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Überblick über den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding für beide Seiten zu ermöglichen!

Noch mehr Möglichkeiten für Sie, Dank PerlSystem® it solutions!

Darüber hinaus planen wir von PerlSystem® it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:

  • Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, für jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter überblickt werden.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
  • Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer über den Status eines Dokuments zu informieren
  • Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)

Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?

Fazit – digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Wir von PerlSystem® it soloutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

Sie wollen die Vorteile von CXMs oder CRMs auf für Ihr Unternehmen nutzen? Machen Sie einen Termin und lassen Sie sich kostenlos beraten!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
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