Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!
Wir von PerlSystem® it solutions sind als offizieller Business Partner von ELO Experten darin, bei Ihnen im Unternehmen ELO zu installieren und die richtigen ELO Clients für Sie auszuwählen. Das machen wir seit Jahren, dafür schätzen uns unsere Kunden genauso wie die Kollegen von ELO. Aber natürlich endet unser Arbeitsauftrag nicht mit abgeschlossener Installation der Software. Ganz im Gegenteil; da beginnt er erst. Denn: Nach der Installation ist vor der Konfiguration: Und da können wir (Arbeits-)Berge versetzen!
Das Wichtigste für uns in der Zusammenarbeit mit Ihnen als unser Kunde ist, dass Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit wohlfühlen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und das letzte, was wir wollen, ist dass sich der Workflow von Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Unternehmen dem ELO anpassen muss. Da können wir ruhig ehrlich sein: Das wäre im großen Stil wohl nur schwer umsetzbar und vor allem mit viel Zeitaufwand verbunden. Außerdem: Digitalisierung soll Ihre Arbeit ja automatisieren, ihre Mitarbeiter entlasten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens garantieren.
Deshalb fragen wir als Auftragnehmer ganz genau bei Ihnen nach: Wie ist der Ist-Zustand im Unternehmen, welche Prozesse laufen wie am Schnürchen, bei welchen hakt es? Welche Arbeitsschritte kosten unnötig viel Energie Ihrer Mitarbeiter, die sie in Ihrer Kreativität hemmen?
Was wünschen Sie sich? Was ist der Soll-Zustand? Was erwarten Sie von der Implementierung eines Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen? Es könnte sein, dass Sie zu viel erwarten (das ist nach meiner Erfahrung aber unwahrscheinlich; den meisten Unternehmern ist gar nicht bewusst, wie stark Geschäftsprozesse heutzutage bereits automatisiert werden können), aber vermutlich können wir gemeinsam in Gesprächen herausfinden, wie viel Digitalisierungspotenzial in Ihrem Alltagsgeschäft steckt.
Also scheuen Sie sich nicht!
Heute können Sie in diesem kurzen und knackigen Blogartikel herausfinden, welche Version von ELO Professional die richtige für Sie ist! Welcher ELO Client darf es sein – Java, Web oder Desktop? Was ergibt für Sie am meisten Sinn? Und worüber wollen Sie unbedingt mit uns sprechen?!
Apropos mit uns sprechen: Das können wir sehr empfehlen! Sie möchten bezüglich ELO oder cobra (die CRM-Software, deren Business Partner wir ebenfalls sind) beraten werden, Sie haben ganz allgemeine Digitalisierungsfragen, es gibt vielleicht ein Datenschutzproblem – Sie brauchen einen neuen IT-Dienstleister? Dann buchen Sie einfach mit wenigen Klicks einen unverbindlichen und kostenfreien Termin. Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Client?
Ein Client ist eine Anwendung.
Sind Sie über die Frage „Welcher Client darf es sein?“ gestolpert? Dann hole ich Sie hier einmal ab: In Ihrem Unternehmen werden Sie einen Server haben. Dieser Server wird von einem Host betrieben (das Serverprogramm, was gleichzeitig als Gegenteil eines Clients verstanden werden kann) und innerhalb des Servers sind mehrere Endgeräte angebunden. Ihr PC, mit dem Sie im Büro arbeiten, ist ein solches Endgerät. Auf Ihrem Computer sind vermutlich viele verschiedene Anwendungen installiert: Webbrowser, vielleicht Outlook, ein Programm zur Videotelefonie für Online-Meetings – das sind Clients! Und alles unterschiedliche, da es darum geht, auf welche Art von Daten mit dem jeweiligen Client zugegriffen werden soll – und welche Hintergrundprozesse hierfür ausgeführt werden müssen.
Das klingt alles etwas kompliziert, das gebe ich gern zu! Ich denke aber, dass anhand der verschiedenen Clients klar wird, wo die Unterschiede zwischen den ELO Clients liegt und mehr noch – dass Sie durch die Lektüre für sich feststellen werden können, welche Installation von ELO am allerbesten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt!
Welche ELO Clients gibt es?
Es gibt mittlerweile einige ELO Clients; ich stelle Ihnen heute die wichtigsten vor, die wir unseren Kunden empfehlen. Dazu gehören: Java Client, Web Client, Desktop Client, Workflow Client, die ELO Mobile App und die ELO Dropzone. Die Clients unterscheiden sich hierbei im Funktionsumfang oder sind Add-Ons, die weitere praktische Vereinfachungen mitbringen, die vielleicht auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnten! Schauen Sie sich auch unbedingt unsere Beispielvideos an, die einer meiner Mitarbeiter aufgenommen hat!
Was ist der ELO Java Client?
Der ELO Java Client ist der umfangreichste ELO Client. Er bietet den Umfang aller Funktionen eines ECM auf sämtlichen Plattformen, die die Programmiersprache Java unterstützen. Die Benutzeroberfläche (auch User-Interface genannt) des ELO Java Clients orientiert sich dabei am Desktop-Design von Microsoft Windows 10 und dessen Kacheloptik sowie am modernen Look-and-Feel von Microsoft Office 365. Die Anwender bewegen sich optisch also in vertrauter Umgebung – und finden sich somit schnell im ECM-System zurecht.
Was ist der ELO Web Client?
Der ELO Web Client sichert – in Verbindung mit dem ELO Web Access-Server – den unkomplizierten, schnellen und plattformunabhängigen Zugriff auf das ELO Repository (also das digitale Archiv). Außerdem zeichnet sich der Web Client durch eine leistungsfähige Benutzeroberfläche aus, die dem Java Client quasi in nichts nachsteht. Sollte der Funktionsumfang dennoch für bestimmte ELO-Benutzer eingeschränkt werden, ist dies schnell durch einen Admin erledigt. All das ist möglich – ohne umfangreiche Installationen und komplizierte Rollout-Szenarien!
Was ist der ELO Desktop Client?
Der schlanke ELO Desktop Client ist eine platzsparende Seitenleiste, die auf dem Windows Desktop angezeigt wird. Er ist optimal für die Verknüpfung von ECM-System und Microsoft Office inklusive Outlook. Der ELO Desktop Client verfügt über ein ansprechendes wie schnörkelloses Design und stellt Dateien und E-Mails in der Vorschau aber in gut lesbarer Größe dar. Jederzeit kann auf das Repository oder auf den Bereich „Mein ELO“ und die darin enthaltenen Beiträge im Feed zugegriffen werden. Favoriten können fürs mühelose Wiederfinden mit einem Klick einfach angeheftet werden, die Suche wird durch umfangreiche Filter effizient gestaltet.
Für wen wurde der ELO Workflow Client entwickelt?
Der ELO Workflow Client wurde für ELO Benutzer entwickelt, die keinen Zugriff auf alle Funktionen des ELO Systems brauchen: Sie haben nur hin und wieder einen Part in einem Workflow, der dann in ihren Aufgaben erscheint, sie benötigen nicht sämtliche Informationen oder Dokumente und müssen nur weniges freigeben oder zur aktiv zur Kenntnis nehmen. Die Benutzer sehen dennoch den kompletten Feed, die jeweilige Vorschau eines Dokuments und können zwischen der Formular- und der Metadatenansicht wechseln.
Was ist die ELO Mobile App?
Die ELO Mobile App ist die App für Ihr Smartphone und Tablet und ermöglicht das Arbeiten in Ihrem gewohnten ELO von überall – bei vollem Zugriff auf das ELO Archiv und Nutzung der Basisfunktionen des ECMs. Ob „neuen Ordner erstellen“, „Dokument bearbeiten“, „Eintrag löschen“ oder vieles mehr – flexibles und schnelles Arbeiten zu jeder Zeit von jedem Ort: Ihr Büro für die Hosentasche!
Ich habe in einem Blogartikel die unterschiedlichen Funktionen von ELO Mobile verständlich aufbereitet und ein Mitarbeiter von PerlSystem® it solutions hat Beispielvideos aufgenommen, in denen Sie auch einen ersten visuellen Eindruck von ELO Mobile gewinnen können. Schauen Sie gerne einmal hier vorbei für weitere Informationen rund um ELO Mobile!
Was bietet die ELO Dropzone?
Die ELO Dropzone bietet eine schnelle Ablage per Drag-and-drop im System und gleichzeitig einen Platz für häufig verwendete Funktionen – plus Zeiteinsparung. Je nach Zieldefinitionen können verschiedene Kacheln für die Ablage angelegt werden. Für die Vergabe von Metadaten aus ERP- oder anderen Drittsystemen sorgt eine entsprechende Schnittstelle.
Fazit
ELO bietet viele Möglichkeiten, um das Alltagsgeschäft in Unternehmen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Ob es nun die verschiedenen Clients sind oder die einzelnen Funktionen von ELO sind – dieses Dokumentenmanagement hat so viel zu bieten!
- Das Archiv mit seiner starken Volltextsuche und den vielen Filtermöglichkeiten für präzise und schnelle Suchergebnisse
- Die Verknüpfung zu den Office-Produkten, sodass ein Dokument aus dem ELO heraus bearbeitet werden kann und danach am selben Ort im Archiv als neue Version abgelegt wird
- Der Feed, in dem sich die Mitarbeiter direkt im Archiv über ein abgelegtes Dokument austauschen und auf dem neuesten Stand halten können
- Die Aufgaben, in denen selbst erstellte Wiedervorlagen sowie Workflows liegen, die eine Bearbeitung des jeweiligen Mitarbeiters benötigen
- Die Workflows, die aufwendige Bearbeitungsprozesse von Dokumenten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, schnell und unkompliziert von einer Person zur anderen weiterleiten und eine rechtzeitige Fertigstellung gewährleisten
- Die extra entwickelten Anwendungsfälle für ELO bei gewissen, wiederkehrenden Prozessen mit (zB.) ELO Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung oder ELO Contract für die Vertragserstellung und -verwaltung
Hier auf unserer Website können Sie einiges dazu nachlesen. Außerdem gibt es unseren Blogartikel zur neuesten Version der Software: ELO 23!
Dann gibt es allerhand Schnittstellen, von denen ich Ihnen auch einige auf unserem Blog vorgestellt habe:
- ELO for DocuSign
- ELO for DATEV
- ELO for Pliant (unsere eigens programmierte Schnittstelle für die Verwaltung von Kreditkartenabrechnungen)
Unterschiedliche Funktionen von ELO werden ebenfalls in den unterschiedlichen Clients abgebildet.
Die hier vorgestellten sind die ELO Clients, mit denen wir von PerlSystem® it solutions arbeiten und die wir unseren Kunden ans Herz legen. Ganz schön viele Möglichkeiten?! Finden wir auch! Lassen Sie uns gerne gemeinsam ins Gespräch kommen, um zusammen herauszufinden, welcher Client bei Ihnen im Unternehmen am meisten Sinn ergibt und Ihnen und Ihren Mitarbeitern die größte Erleichterung verschafft.
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!
Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!
Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?
Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!