Die Stiftung Lesen ist eine bundesweite und operativ tätige Stiftung mit Sitz in Mainz, die zur Förderung von Lese- und Medienkompetenz gegründet wurde und eng mit Bundes- und Landesministerien zusammenarbeitet. Schirmherr ist der Bundespräsident.
Wir von PerlSystem® it solutions betreuen die Stiftung Lesen seit 2020 und haben schon viele Herausforderungen gemeinsam bewältigt. Darunter Installation des neuen ECM.
Projektfokus
- Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs.
- Dazu gehörten u. a. die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit der Anbindung an das Buchhaltungsprogramm „Sage100“.
- Die Umsetzung einer multilingualen Vertragsverwaltung,
- sowie die digitale Personalverwaltung.
- Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.
Prozessgeschwindigkeit erhöhen • einfacher • DS-GVO konform • papierlos • rechtssicher • GOBD konform • individuell
Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?
- Die Vereinfachung der Rechnungseingangsbearbeitung! Durch das automatische Erkennen von Rechnungsdaten auf physischen und digitalen Dokumenten und der direkten Zuordnung dieser Daten in einem extra für die Stiftung Lesen erstellten digitalen Prüfprozess inkl. der Einbeziehung verschiedener Abteilungen und einer individualisierten Berechtigungsstruktur (DocX)
- Die Anbindung an das Buchhaltungsprogramm „Sage100“ als Datenquelle für den digitalen Prüfprozess, automatisiertes erfassen und Quervernetzen von neuen und vorhandenen Daten mit anschließender Übergabe der vorkontierten Buchungen an „Sage100“ zur schnelleren Rechnungsbearbeitung.
- Die Vereinfachung der Personalverwaltung durch den Aufbau einer dynamischen, sich selbst aktualisierenden Historie zu Gehältern, Arbeitszeiten und Schulungsmaßnahmen (Verwaltung von Pflichtveranstaltungen, Wiederkehrenden Schulungen, Sicherheitsunterweisungen, etc.). Auch Fristen oder Verträge mit Probezeiten werden nun übersichtlich dargestellt.
- Rechtssicherheit durch die Einführung einer passgenauen Rechtestruktur mit Rücksicht auf mehrere Abteilungen und deren Aufgabenbereiche
- Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO
- Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.
- Durchführung von interaktiven und individuell zugeschnittenen Schulungen je Arbeitsgruppe zu den Themen Personal- und Vertragsmanagement, Rechnungsmanagement und allgemeine Bedienung des ECM-Systems.
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