Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Als Ihr vertrauenswürdiger Partner in der Welt der digitalen Transformation sind wir von PerlSystem® it solutions nicht nur darauf spezialisiert, ELO in Ihrem Unternehmen zu implementieren und den idealen ELO Client für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Installation der Software. In Wahrheit beginnt unsere Aufgabe genau an diesem Punkt: Nach der Installation kommt die Konfiguration, und hier zeigen wir erst recht, was in uns steckt.

Es ist uns besonders wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich in Ihrem täglichen Arbeitsumfeld wohl fühlen. Wir sind uns bewusst, dass Veränderungen Herausforderungen mit sich bringen können, besonders wenn es um die Integration neuer Softwarelösungen wie ELO for DATEV geht. Ein häufiges Missverständnis, das wir in Gesprächen mit unseren Kunden aufklären, betrifft die Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV. Lassen Sie uns dieses Thema einmal näher beleuchten.

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Der Ursprung des Missverständnisses

Ein weit verbreiteter Irrglaube – den wir auch häufiger in Kundengesprächen zu hören bekommen – ist, dass ELO for DATEV nicht mehrmandantenfähig sei. Diese Annahme steht im Zusammenhang mit einer Komponente namens DocX (Light), die Teil des ELO for DATEV Pakets ist.

ELO for DATEV besteht aus mehreren Bausteinen: der ELO Kernsoftware, einer speziellen Schnittstelle für DATEV (DATEVConnect) und eben DocX Light. Diese Kombination bietet eine leistungsstarke Lösung für das Dokumentenmanagement, zugeschnitten auf die Bedürfnisse von DATEV-Nutzern.

Die Rolle von DocX (Light)

DocX (Light) wurde entwickelt, um technisch effizient und gleichzeitig wirtschaftlich attraktiv zu sein. Es ist ein Ableger des großen DocX, der Komponente die für die automatische Erfassung von Dokumenteninhalten verantwortlich ist.

DocX (Light) liefert dabei eine auf diesen Anwendungsfall angepasste Konfigurationsversion die im Standard tatsächlich keine Mehrmandantenfähigkeit unterstützt. Diese Einschränkungen beschränken die Funktionalität von ELO for DATEV insgesamt aber nur bedingt.

Die einfache Antwort: Aufhebung der Einschränkungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Einschränkungen von DocX (Light) nicht endgültig sind. Es besteht die Möglichkeit, diese Beschränkungen zu überwinden und DocX Light in eine umfangreichere Version zu verwandeln. Durch solche Anpassungen kann ELO for DATEV vollständig mehrmandantenfähig gemacht werden.

Unser Ansatz bei PerlSystem® it solutions

Wir bei PerlSystem® it solutions nehmen uns die Zeit, den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen genau zu analysieren. Wir möchten verstehen, welche Prozesse reibungslos laufen und wo es hakt. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so zu gestalten, dass sie Ihre Arbeit automatisiert, Ihre Mitarbeiter entlastet und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens steigert.

Die Implementierung von ELO for DATEV in Ihrem Unternehmen bedeutet nicht, dass Sie sich an die Software anpassen müssen. Vielmehr passen wir die Software an Ihre Bedürfnisse an. Dazu gehört auch die Erweiterung von DocX Light, um die Mehrmandantenfähigkeit vollständig zu gewährleisten.

Lassen Sie uns darüber sprechen!

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV haben oder sich einfach nur informieren möchten, wie wir Ihr Unternehmen digital transformieren können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Bei PerlSystem® it solutions stehen wir bereit, mit Ihnen neue Wege zu gehen und Lösungen zu finden, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und optimieren.

Unser Team freut sich darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen und gemeinsam die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu erarbeiten. Digitalisierung ist unser Fachgebiet, und Ihr Erfolg ist unser Ziel.

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Wir von PerlSystem® it solutions sind als offizieller Business Partner von ELO Experten darin, bei Ihnen im Unternehmen ELO zu installieren und die richtigen ELO Clients für Sie auszuwählen. Das machen wir seit Jahren, dafür schätzen uns unsere Kunden genauso wie die Kollegen von ELO. Aber natürlich endet unser Arbeitsauftrag nicht mit abgeschlossener Installation der Software. Ganz im Gegenteil; da beginnt er erst. Denn: Nach der Installation ist vor der Konfiguration: Und da können wir (Arbeits-)Berge versetzen!

Das Wichtigste für uns in der Zusammenarbeit mit Ihnen als unser Kunde ist, dass Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit wohlfühlen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und das letzte, was wir wollen, ist dass sich der Workflow von Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Unternehmen dem ELO anpassen muss. Da können wir ruhig ehrlich sein: Das wäre im großen Stil wohl nur schwer umsetzbar und vor allem mit viel Zeitaufwand verbunden. Außerdem: Digitalisierung soll Ihre Arbeit ja automatisieren, ihre Mitarbeiter entlasten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens garantieren.

Deshalb fragen wir als Auftragnehmer ganz genau bei Ihnen nach: Wie ist der Ist-Zustand im Unternehmen, welche Prozesse laufen wie am Schnürchen, bei welchen hakt es? Welche Arbeitsschritte kosten unnötig viel Energie Ihrer Mitarbeiter, die sie in Ihrer Kreativität hemmen?

Was wünschen Sie sich? Was ist der Soll-Zustand? Was erwarten Sie von der Implementierung eines Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen? Es könnte sein, dass Sie zu viel erwarten (das ist nach meiner Erfahrung aber unwahrscheinlich; den meisten Unternehmern ist gar nicht bewusst, wie stark Geschäftsprozesse heutzutage bereits automatisiert werden können), aber vermutlich können wir gemeinsam in Gesprächen herausfinden, wie viel Digitalisierungspotenzial in Ihrem Alltagsgeschäft steckt.

Also scheuen Sie sich nicht!

Heute können Sie in diesem kurzen und knackigen Blogartikel herausfinden, welche Version von ELO Professional die richtige für Sie ist! Welcher ELO Client darf es sein – Java, Web oder Desktop? Was ergibt für Sie am meisten Sinn? Und worüber wollen Sie unbedingt mit uns sprechen?!

Apropos mit uns sprechen: Das können wir sehr empfehlen! Sie möchten bezüglich ELO oder cobra (die CRM-Software, deren Business Partner wir ebenfalls sind) beraten werden, Sie haben ganz allgemeine Digitalisierungsfragen, es gibt vielleicht ein Datenschutzproblem – Sie brauchen einen neuen IT-Dienstleister? Dann buchen Sie einfach mit wenigen Klicks einen unverbindlichen und kostenfreien Termin. Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!

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Was ist ein Client?

Ein Client ist eine Anwendung.

Sind Sie über die Frage „Welcher Client darf es sein?“ gestolpert? Dann hole ich Sie hier einmal ab: In Ihrem Unternehmen werden Sie einen Server haben. Dieser Server wird von einem Host betrieben (das Serverprogramm, was gleichzeitig als Gegenteil eines Clients verstanden werden kann) und innerhalb des Servers sind mehrere Endgeräte angebunden. Ihr PC, mit dem Sie im Büro arbeiten, ist ein solches Endgerät. Auf Ihrem Computer sind vermutlich viele verschiedene Anwendungen installiert: Webbrowser, vielleicht Outlook, ein Programm zur Videotelefonie für Online-Meetings – das sind Clients! Und alles unterschiedliche, da es darum geht, auf welche Art von Daten mit dem jeweiligen Client zugegriffen werden soll – und welche Hintergrundprozesse hierfür ausgeführt werden müssen.

Das klingt alles etwas kompliziert, das gebe ich gern zu! Ich denke aber, dass anhand der verschiedenen Clients klar wird, wo die Unterschiede zwischen den ELO Clients liegt und mehr noch – dass Sie durch die Lektüre für sich feststellen werden können, welche Installation von ELO am allerbesten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt!

Welche ELO Clients gibt es?

Es gibt mittlerweile einige ELO Clients; ich stelle Ihnen heute die wichtigsten vor, die wir unseren Kunden empfehlen. Dazu gehören: Java Client, Web Client, Desktop Client, Workflow Client, die ELO Mobile App und die ELO Dropzone. Die Clients unterscheiden sich hierbei im Funktionsumfang oder sind Add-Ons, die weitere praktische Vereinfachungen mitbringen, die vielleicht auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnten! Schauen Sie sich auch unbedingt unsere Beispielvideos an, die einer meiner Mitarbeiter aufgenommen hat!

Was ist der ELO Java Client?

Der ELO Java Client ist der umfangreichste ELO Client. Er bietet den Umfang aller Funktionen eines ECM auf sämtlichen Plattformen, die die Programmiersprache Java unterstützen. Die Benutzeroberfläche (auch User-Interface genannt) des ELO Java Clients orientiert sich dabei am Desktop-Design von Microsoft Windows 10 und dessen Kacheloptik sowie am modernen Look-and-Feel von Microsoft Office 365. Die Anwender bewegen sich optisch also in vertrauter Umgebung – und finden sich somit schnell im ECM-System zurecht.

Was ist der ELO Web Client?

Der ELO Web Client sichert – in Verbindung mit dem ELO Web Access-Server – den unkomplizierten, schnellen und plattformunabhängigen Zugriff auf das ELO Repository (also das digitale Archiv). Außerdem zeichnet sich der Web Client durch eine leistungsfähige Benutzeroberfläche aus, die dem Java Client quasi in nichts nachsteht. Sollte der Funktionsumfang dennoch für bestimmte ELO-Benutzer eingeschränkt werden, ist dies schnell durch einen Admin erledigt. All das ist möglich – ohne umfangreiche Installationen und komplizierte Rollout-Szenarien!

Was ist der ELO Desktop Client?

Der schlanke ELO Desktop Client ist eine platzsparende Seitenleiste, die auf dem Windows Desktop angezeigt wird. Er ist optimal für die Verknüpfung von ECM-System und Microsoft Office inklusive Outlook. Der ELO Desktop Client verfügt über ein ansprechendes wie schnörkelloses Design und stellt Dateien und E-Mails in der Vorschau aber in gut lesbarer Größe dar. Jederzeit kann auf das Repository oder auf den Bereich „Mein ELO“ und die darin enthaltenen Beiträge im Feed zugegriffen werden. Favoriten können fürs mühelose Wiederfinden mit einem Klick einfach angeheftet werden, die Suche wird durch umfangreiche Filter effizient gestaltet.

Für wen wurde der ELO Workflow Client entwickelt?

Der ELO Workflow Client wurde für ELO Benutzer entwickelt, die keinen Zugriff auf alle Funktionen des ELO Systems brauchen: Sie haben nur hin und wieder einen Part in einem Workflow, der dann in ihren Aufgaben erscheint, sie benötigen nicht sämtliche Informationen oder Dokumente und müssen nur weniges freigeben oder zur aktiv zur Kenntnis nehmen. Die Benutzer sehen dennoch den kompletten Feed, die jeweilige Vorschau eines Dokuments und können zwischen der Formular- und der Metadatenansicht wechseln.

Was ist die ELO Mobile App?

Die ELO Mobile App ist die App für Ihr Smartphone und Tablet und ermöglicht das Arbeiten in Ihrem gewohnten ELO von überall – bei vollem Zugriff auf das ELO Archiv und Nutzung der Basisfunktionen des ECMs. Ob „neuen Ordner erstellen“, „Dokument bearbeiten“, „Eintrag löschen“ oder vieles mehr – flexibles und schnelles Arbeiten zu jeder Zeit von jedem Ort: Ihr Büro für die Hosentasche!

Ich habe in einem Blogartikel die unterschiedlichen Funktionen von ELO Mobile verständlich aufbereitet und ein Mitarbeiter von PerlSystem® it solutions hat Beispielvideos aufgenommen, in denen Sie auch einen ersten visuellen Eindruck von ELO Mobile gewinnen können. Schauen Sie gerne einmal hier vorbei für weitere Informationen rund um ELO Mobile!

Was bietet die ELO Dropzone?

Die ELO Dropzone bietet eine schnelle Ablage per Drag-and-drop im System und gleichzeitig einen Platz für häufig verwendete Funktionen – plus Zeiteinsparung. Je nach Zieldefinitionen können verschiedene Kacheln für die Ablage angelegt werden. Für die Vergabe von Metadaten aus ERP- oder anderen Drittsystemen sorgt eine entsprechende Schnittstelle.

Fazit

ELO bietet viele Möglichkeiten, um das Alltagsgeschäft in Unternehmen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Ob es nun die verschiedenen Clients sind oder die einzelnen Funktionen von ELO sind – dieses Dokumentenmanagement hat so viel zu bieten!

  • Das Archiv mit seiner starken Volltextsuche und den vielen Filtermöglichkeiten für präzise und schnelle Suchergebnisse
  • Die Verknüpfung zu den Office-Produkten, sodass ein Dokument aus dem ELO heraus bearbeitet werden kann und danach am selben Ort im Archiv als neue Version abgelegt wird
  • Der Feed, in dem sich die Mitarbeiter direkt im Archiv über ein abgelegtes Dokument austauschen und auf dem neuesten Stand halten können
  • Die Aufgaben, in denen selbst erstellte Wiedervorlagen sowie Workflows liegen, die eine Bearbeitung des jeweiligen Mitarbeiters benötigen
  • Die Workflows, die aufwendige Bearbeitungsprozesse von Dokumenten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, schnell und unkompliziert von einer Person zur anderen weiterleiten und eine rechtzeitige Fertigstellung gewährleisten
  • Die extra entwickelten Anwendungsfälle für ELO bei gewissen, wiederkehrenden Prozessen mit (zB.) ELO Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung oder ELO Contract für die Vertragserstellung und -verwaltung

Hier auf unserer Website können Sie einiges dazu nachlesen. Außerdem gibt es unseren Blogartikel zur neuesten Version der Software: ELO 23!

Dann gibt es allerhand Schnittstellen, von denen ich Ihnen auch einige auf unserem Blog vorgestellt habe:

  • ELO for Pliant (unsere eigens programmierte Schnittstelle für die Verwaltung von Kreditkartenabrechnungen)

Unterschiedliche Funktionen von ELO werden ebenfalls in den unterschiedlichen Clients abgebildet.

Die hier vorgestellten sind die ELO Clients, mit denen wir von PerlSystem® it solutions arbeiten und die wir unseren Kunden ans Herz legen. Ganz schön viele Möglichkeiten?! Finden wir auch! Lassen Sie uns gerne gemeinsam ins Gespräch kommen, um zusammen herauszufinden, welcher Client bei Ihnen im Unternehmen am meisten Sinn ergibt und Ihnen und Ihren Mitarbeitern die größte Erleichterung verschafft.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

Wir von PerlSystem® it solutions kennen uns – als offizieller Business Partner von ELO – selbstredend auch mit den mobilen Anwendungen von ELO aus. Um die soll es heute gehen: Die ELO Mobile App!

Wir versorgen Sie (als Ihr ELO Partner) natürlich auch mit den praktischen, leicht bedienbaren und somit benutzerfreundlichen Apps von ELO – und ich verspreche Ihnen: So leicht waren Sie bestimmt noch nicht papierlos unterwegs!

Sie sind bereits ELO-Kunde? ELO ist Ihnen höchstens ein grober Begriff und Sie haben noch Aktenschränke voller Ordner in Ihren Büroräumen? So oder so werden Sie aus diesem Artikel allerhand Informationen mitnehmen. Ich lasse Sie da nicht im Stich!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Also seien Sie gespannt und schauen Sie mal, was alles so möglich ist im Zeitalter der Digitalisierung. Schauen meine ich in diesem Fall ganz wortwörtlich: Zusätzlich zu meinen schriftlichen Ausführungen gibt es einige Videos, die sehr anschaulich demonstrieren, wie in der ELO Mobile App der Hase läuft! Sie werden überrascht sein, was eigentlich alles mit ELO möglich ist, wenn man nicht im Büro am PC sitzt.

Fangen wir von vorne an: Alle Infos zur aktuellen Version von ELO 23, dem deutschen Marktführer im Bereich Dokumentenmanagement (DMS), finden Sie hier in unserem Blogartikel! Hier erklären wie Ihnen, wie die Implementierung von ELO in Ihrem Unternehmen dafür sorgen wird, dass Sie von nun an GoBD- und DS-GVO-konform und PAPIERLOS archivieren und an Dokumenten arbeiten können.

Sie wollen direkt dazu mit uns sprechen?!

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Warum sollten Sie mit ELO Mobile arbeiten?

Es gibt so viele Gründe, weshalb Sie mit ELO Mobile arbeiten sollten!

Spätestens seit der Covid-19-Pandemie und seit den Zeiten von Homeoffice ist klar: Wir müssen manchmal flexibler sein und es hilft, wenn man außerhalb des Büros auf relevante Dokumente Zugriff hat.

Denn in unserer zunehmend digitalisierten Welt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um den Arbeitsplatz ihrer Angestellten so zu gestalten, dass die Bedingungen optimal sind, sodass die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern und die Fehlerquote minimieren können.

Mit ELO können Unternehmen ganz viele dieser Wünsche umsetzen: Das digitale, einheitliche Ablegen von Dokumenten ist spätestens bei der Suche nach (zum Beispiel) Rechnungen oder Verträgen eine massive Zeitersparnis und Erleichterung. Die Volltextsuche ermöglicht, was kein perfekt geordnetes Papierbüro schafft: In Sekundenschnelle lässt sich in den Inhalten eines Dokuments suchen, also über die Metadaten hinaus.

Mit dem ELO Feed sind Unterhaltungen über ein Dokument schnell und niedrigschwellig direkt am Dokument im Archiv möglich und mit Workflows werden bei den jeweiligen Mitarbeitern automatische Aufgaben erstellt. All das ist in der Desktop-Version der Anwendung möglich. Aber da hört ELO natürlich nicht auf! Der ELO Feed zum Beispiel ist haargenau so am Handy nutzbar wie am PC!

Mit den ELO Mobile Apps können Nutzer ihr Büro praktisch in die Hosentasche stecken und haben jederzeit Zugriff auf ihre Arbeitsdateien, Kommunikationstools und Unternehmensressourcen.

Ein Beispiel für die ELO-Nutzer unter Ihnen:

Es wird noch dringend eine Freigabe benötigt, die bei Ihnen in den Workflows liegt? Dann können Sie bequem die ELO App auf Ihrem Mobilgerät öffnen und diesen Workflow bearbeiten.

Dieses und viele weitere Anwendungsbeispiele sowie die Nützlichkeit und Möglichkeiten von ELO Mobile stelle ich Ihnen in diesem Blogartikel dar!

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Arbeit mit ELO Mobile notwendig?

Dies sind die technischen Voraussetzungen, die für die Arbeit mit ELO Mobile zu erfüllen sind:

ELO Mobile Apps benötigen einen Zugriff auf den ELO Indexserver, etwas genauer gesagt zu der ELO Web Client Komponente, welche auf dem ELO Server verfügbar sein muss.

Zudem muss die Erreichbarkeit dieser Komponente durch externe Zugriffe gewährt sein. Dies können wir auf zwei Wegen erreichen:

  1. Ein DMZ-Server (Demilitarized Zone – Ein Server welcher aus dem Internet erreichbar ist und mit dem internen Netzwerk verbunden ist, aber durch strikte (Firewall-)Regeln dafür sorgt, dass das interne Netz vor externen Zugriffen geschützt wird) zwischen den ELO-Server und den Mobile-Client geschaltet. Hierzu sollte eine weitere Instanz des Indexservers in der DMZ-Umgebung installiert werden, damit für den Web-Zugriff eine unabhängige Indexserver-Instanz zur Verfügung steht.
  2. Das Endgerät verbindet sich mittels VPN-Zugang mit dem Firmennetz und kommuniziert so aus dem internen Firmennetz mit dem Indexserver. VPN-Zugänge gelten derzeit als extrem sicher und sind daher auch unsere Empfehlung, um sich mit dem Firmennetz zu verbinden.

Wie verläuft die Einrichtung der App?

Die entsprechende App kann entweder aus dem Google Play Store (Android) oder aus dem App Store (iOS) heruntergeladen und angewandt werden, wenn die Anbindungsvoraussetzungen erfüllt sind. In der ELO Mobile App können die Mitarbeiter nun die Netzwerkadresse hinterlegen, unter welcher diese die Web Client Komponente erreichen, sowie die gewohnten Login-Daten, mit welcher die Mitarbeiter sich im ELO einloggen. Dann kann es sofort losgehen!

Wie ist die Benutzeroberfläche von ELO Mobile gestaltet?

Die Benutzeroberfläche ist nach der Kachelübersicht gestaltet, die man auch aus der Desktopversion von ELO kennt.

Die Mobile Apps bieten eine Kachelübersicht der folgenden Funktionsbereiche:

  • Mein ELO: Hier finden Sie Neuigkeiten zu abonnierten Feeds sowie Informationen zu Aufgaben und Workflows.
  • Archiv: Enthält sämtliche Ordner und Dokumente, auf die Sie zugreifen können.
  • Klemmbrett: Der Funktionsbereich Klemmbrett ist eine temporäre Sammelliste für Dokumente und Ordner. Das Klemmbrett wird auf den verschiedenen ELO Clients nicht synchronisiert, auf dem Klemmbrett von ELO Mobile können sich andere Dokumente befinden als im Java Client.
  • Aufgaben: In diesem Funktionsbereich werden Ihre Aufgaben und Workflows angezeigt.
  • Suche: Hier können Sie gezielt nach Einträgen in ELO suchen.
  • Offline: Laden Sie Einträge in den Offline-Bereich herunter, um sie auf Ihrem Gerät verfügbar zu machen. Dateien, die sich hier befinden gelten nicht als ausgecheckt. Sie sind lediglich auch dann auf dem Endgerät verfügbar, wenn es keinen Internetzugriff hat.
  • Datensätze: Hier werden Datensätze zwischengespeichert. Je nach Voreinstellung werden sie in den Funktionsbereich Ablage geladen, sobald eine Internetverbindung besteht.

Zudem besteht für den Administrator die Möglichkeit neue Funktionsbereiche anzulegen und diese für die Mobile-Apps verfügbar zu machen. Da die Postbox eine exklusive Funktionalität des ELO Java Clients ist, kann auf diese nicht aus einer Mobile-App zugegriffen werden.

Wie genau das aussieht, können Sie sich hier einmal anschauen. Einer meiner geschätzten Mitarbeiter hat hierzu mehrere leicht verständliche Videos mit Voiceover produziert, um Ihnen die ELO Mobile App visuell näher zu bringen.

Hat die ELO Mobile App die Grundfunktionen der ELO Desktop-Version?

Ja, die ELO Mobile App hat die gleichen Grundfunktionen wie die ELO Desktopversion.

Dazu gehören die folgenden:

  • Neuen Ordner erstellen
  • Datei hinzufügen
  • Neue Version laden
  • Dokument zur Ansicht öffnen
  • Dokument bearbeiten
  • Formular anzeigen
  • Eintrag senden
  • Randnotiz erstellen
  • Eintrag löschen

Welche Arbeitsschritte lassen sich in den Funktionsbereichen der App ELO Mobile umsetzen?

Natürlich lässt sich nicht jeder Arbeitsschritt der ELO Desktopversion in der ELO Mobile App umsetzen – aber sehr viele!

Prinzipiell möchte ich aber betonen, dass ELO Mobile nicht als Ersatz für die Arbeit mit der Desktopversion gedacht ist, sondern „lediglich“ als Ergänzung genutzt werden soll. Die Arbeit mit dem ELO über einen PC ist für die tägliche Arbeit unabdingbar.

Welche Arbeitsschritte mit ELO Mobile allerdings möglich sind, will ich einmal kurz aufzeigen.

Klemmbrett

Auf dem Klemmbrett lassen sich (wie von ELO gewohnt) häufig genutzt Ordner und Dokumente ablegen. Es ist ein Schnellzugriff auf Dokumente, die auf dem Klemmbrett mit einer Referenz versehen sind. Mit dem Klick auf „Gehe zu“ gelangt man direkt an den Ort, wo das Dokument tatsächlich im Archiv abgelegt ist.

Innerhalb des Archivs und in der Suche kann man mit einem Klick einzelne Ordner oder Dokumente auf dem Klemmbrett verlinken; ebenfalls mit einem Klick lassen sich Einträge vom Klemmbrett wieder entfernen. Das löscht natürlich nicht das Dokument aus dem Archiv, sondern löst lediglich die Erwähnung auf dem Klemmbrett auf.

Aufgaben und Workflows

Ein weiterer Funktionsbereich in der ELO Mobile App sind die Aufgaben. Diesen Bereich kennen Sie – insofern Sie bereits ELO-Nutzer sind – auch von der ELO Desktopversion.

Hier sind Ihre individuellen Workflows und erstellte Wiedervorlagen aufgelistet. Ausgehend von diesem Bereich können Sie dann auch mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnen.

Neu hinzugekommene Aufgaben lassen sich dadurch erkennen, dass sie in fetter Schrift und zusätzlich mit einem grünen Punkt markiert werden. Aufgaben, deren Frist überschritten sind, sind an einem roten Ausrufezeichen erkennbar.

Weiter unten in diesem Abschnitt können Sie sich ein Video anschauen, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Neue Workflows, aus denen sich dann wiederum neue Aufgaben für Kollegen ergeben können, können Sie aus dem Archiv bzw. aus dem Funktionsbereich Klemmbrett starten. Im Kontextmenü eines Dokuments können Sie aus Vorlagen wählen. Ihr Unternehmen wird für spezifische und häufige Situationen im Unternehmen Workflows angelegt haben lassen – oder Sie erstellen einen Ad-hoc-Workflow für Freigaben und Kenntnisnahmen und wählen die jeweiligen Kollegen aus.

Wir bei PerlSystem® it solutions sind ELO- und damit auch Workflow-Experten. Wir konfigurieren für Sie Ihr ELO und werden wahrscheinlich keine Wünsche offenlassen. Alles ist möglich! Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Sie sind eigentlich im Urlaub, sagen wir in Südfrankreich, aber haben die Bearbeitung eines Workflows vergessen und keine Urlaubsvertretung im ELO eingerichtet? Nun ruft doch der Kollege an, entschuldigt sich vielmals, aber braucht die Aufgabe, die bei Ihnen liegt … Die Flexibilität und die Erreichbarkeit durch mobile Anwendungen muss nicht unbedingt heißen, dass damit auch Mehrarbeit außerhalb der offiziellen Arbeitszeit einhergeht. In diesem Fall haben Sie im Urlaub in einer Minute alles erledigt: Sie können einen Workflow von unterwegs weiterleiten oder delegieren, sodass ein Kollege die Bearbeitung übernimmt. Sie wählen diesen aus und klicken auf „ok“. Der Urlaub kann weitergehen!

Darüber hinaus gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie innerhalb der ELO Mobile App mit Workflows umgehen können. Dies würde aber den Rahmen sprengen. Es sei gesagt, dass sich die Möglichkeiten der App im großen Teil mit der der Desktopversion decken.

Suche

Ein weiterer und sehr hilfreicher Funktionsbereich ist die Suche. Hier lassen sich nicht nur bloße Begriffe eintippen, sondern darüber hinaus – wie auch bei der Desktopversion von ELO – allerhand Filtermöglichkeiten. Man kann den Volltext durchsuchen lassen, die Kurzbezeichnung und ggf. weitere Felder der Metadaten und Verschlagwortung und es lässt sich zum Beispiel auch einstellen, von welchem Benutzer und in welchem Zeitraum das gesuchte Dokument wahrscheinlich abgelegt wurde, um die Suchergebnisse einzugrenzen. Das sind nur einige Beispiele der Filtermöglichkeiten für die Suche, da ist natürlich noch einiges mehr möglich, damit Sie so schnell wie möglich finden, was Sie suchen!

Sie suchen ständig unter der gleichen Prämisse? Dann speichern Sie sich die Suche mit den jeweiligen Filtermöglichkeiten einfach als Favoriten ab. Noch schneller geht es nun aber wirklich nicht mehr!

Für einen Einblick in die Suche mit der ELO Mobile App können Sie sich hier ein weiteres Video anschauen. Film ab (und Ton an)!

Dateien offline verfügbar machen und hochladen

Einer Ihrer Kunden wohnt in einem tiefen Funkloch und Sie wollen nicht nach dem WLAN-Passwort fragen? Na, zum Glück hat ELO hier noch eine Funktion eingebaut, die Ihnen ganz sicher nützlich sein wird!

Sie können Einträge im Archiv offline verfügbar machen. Hier wird also das Dokument oder gar die ganze Kundenakte in Ihren Smartphone-Speicher heruntergeladen, aber Sie greifen trotzdem noch über die ELO Mobile App darauf zu. Letztendlich brauchen Sie also nur genügend Speicherplatz auf Ihrem mobilen Gerät und nichts kann Sie dann noch davon abbringen, Ihren wichtigen Kunden bei einem Hausbesuch optimal zu beraten, auch wenn nicht einmal Edge-Netz verfügbar ist.

Hier gibt es ebenfalls ein kurzes, anschauliches Beispielvideo.

Sie können von Ihrem Mobilgerät auch Dateien im ELO ablegen. Wie genau das funktioniert, können Sie sich auch hier in einem kurzen Video kurz anschauen. Der Vorgang ist dem von anderen gängigen Apps wie zum Beispiel Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram sehr ähnlich. Die Kategorisierung und Verschlagwortung dieser hochgeladenen Datei deckt sich dann wiederum mit den gängigen Vorgängen in der Desktopversion von ELO.

Hier können Sie sich beide Videos zu diesem Abschnitt anschauen:

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions sind voll und ganz von den mobilen Lösungen von ELO überzeugt. ELO Mobile – da sind wir dabei!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir außerdem Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen. Das gilt natürlich auch für bereits bestehende ELO-Archive – kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie mit Ihrem digitalisierten Ist-Zustand nicht gänzlich zufrieden sind!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO-Kunde sind oder noch nicht – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO natürlich auch die innovative und vollautomatische Alternative für DATEV DMS classic im Angebot: ELO for DATEV!

Sie sind bereits ELO-Kunde? Sie sind bereits DATEV-Kunde? Keins von beidem?! Beides?! Keine Sorge, so oder so hole ich Sie hier ab!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Dieses Mal geht es ein weiteres Mal um die Schnittstelle zwischen ELO und einem weiteren Softwaregiganten: DATEV. Diese Schnittstelle wird nämlich spätestens zum Jahresende besonders interessant und relevant! Mehr dazu jetzt im folgenden Blogartikel über ELO for DATEV.

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Was ist ELO for DATEV?

ELO for DATEV ist die neue Schnittstelle von ELO. Sie wird von DATEV empfohlen und löst somit das hauseigene Produkt DATEV DMS classic ab, welches am 31.12.2023 abgekündigt wird.

Mit der Schnittstelle ELO for DATEV tut sich der Marktführer in Deutschland für ECM und Dokumentenmanagementsysteme mit dem großen IT-Dienstleister DATEV zusammen.

Diese Schnittstelle ist eine großartige Methode, um das aufwendige Thema der Buchhaltung weiter zu automatisieren und ist komfortabel mit den Lösungen für das Rechnungswesen verzahnt. Anwendern steht damit ein umfassendes Dokumentenmanagement inklusive der automatischen Erstellung eines Buchungsvorschlags zur Verfügung.

Wieso ist ELO for DATEV besonders empfehlenswert?

ELO for DATEV ist besonders empfehlenswert, weil beide Unternehmen an dieser Schnittstelle gearbeitet haben. DATEV empfiehlt sogar explizit ELO for DATEV, um die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kanzleien zu vereinfachen. 

ELO und DATEV widmen sich auch ihrem Ziel, an dem Aufbau eines gemeinsamen Partnernetzwerkes aus Systemhäusern und IT-Beratungen zu arbeiten. Mehr dazu später!

Aber von vorne:

Für Infos über ELO habe ich hier einen Blogartikel über das neue Update – ELO 23 – geschrieben, der detailliert und nahbar erklärt, was das ECM alles kann. Hier werden Sie sicherlich Funktionen finden, die die alltäglichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen immens vereinfachen und automatisieren kann.

Etwas allgemeiner und knackiger sind die Information zu ELO auf unserer Website – wenn’s also schnell gehen soll, klicken Sie gerne hier!

Was ist die DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft und ein Softwarehaus für Kanzleien: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Diese kaufen Anteile der DATEV und nutzen DATEV, um ihren eigenen Kunden gerecht zu werden, die an die Kanzleien die Finanzbuchführung, als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.

Die DATEV ist laut dem IDC-Ranking 2020 der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und auch europaweit eine Größe.

Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting.

Mit ihren digitalen Angeboten bilden sie die Basis für unzählige Geschäftsbeziehungen zwischen dem Mittelstand und den Steuerberatern – mehr als 500.000 Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen) nutzen DATEV. Jeden Monat werden rund 14 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV erstellt.

Aber gibt es nicht schon ein DMS von DATEV?

Noch gibt es mit DATEV DMS classic eine eigene Lösung für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, die DATEV betreffen. Der Support dieses Softwaremoduls wird allerdings zum 31.12.2023 eingestellt – und dann müssen alle Dokumente umgezogen sein. DATEV selbst empfiehlt explizit ELO for DATEV: Und zwar aus guten Gründen!

Seit 2019 existiert die Partnerschaft zwischen ELO und DATEV. Die Schnittstelle zwischen ELO und DATEV wurde 2020 entwickelt. Seitdem wurde ELO for DATEV mit mehr als 400 Kunden umgesetzt und mehr als 150 Businesspartner wurden geschult – darunter natürlich auch wir von PerlSystem® it solutions!

Welche Funktionen bietet ELO for DATEV?

ELO for DATEV bietet viele Funktionen, hier zuerst einmal die Highlights!

  • Lösung für DATEV Rechnungswesen, beruhend auf der DATEV Connect Schnittstelle
  • Vorzeitige Erfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Selbstlernende Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
  • Rechnungsnummer-Dublettenprüfung
  • Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen – in Echtzeit!
  • Jegliche Belege werden im ELO archiviert und können ad hoc per Beleglink aus dem DATEV aufgerufen werden
  • Im zugehörigen Vorgangsordner können begleitende und ergänzende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
  • Direkter Zugriff u.a. auf DATEV Unternehmen, Stammdaten, Konten, Zahlungsbedingungen
  • Vollständige Vorgangstransparenz durch Freigabe- und Korrektur-Workflows, Volltextsuche und ELO Feed (und vielem mehr!)
  • Dashboard für die Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige
  • Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
  • Kombination mit anderen ELO Business Solutions (Vertragsmanagement und viele mehr) möglich

Wie sieht ein Prozess mit ELO for DATEV aus?

Wie ein Prozess mit ELO for DATEV aussehen kann, will ich Ihnen nun gerne einmal beispielhaft aufzeigen!

💡Optimal verzahnt – ELO und DATEV in der Praxis

Nehmen wir mal an, Sie arbeiten in der Buchhaltung Ihres Unternehmens und bekommen eine Rechnung von einem Ihrer Partner – vielleicht von Ihrem IT-Dienstleister PerlSystem® it solutions. Diese verschicken wir digital per Mail und so landet sie direkt in Ihrer Postbox.

Um diese Rechnung nun zu bearbeiten, nutzen Sie in Ihrer Postbox den Button „Beleg ablegen“ und legen fest, um was für einen Belegtyp es sich handelt. Zur Auswahl stehen zum Beispiel:

Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Internen Buchungsbeleg – Kreditorisch, Internen Buchungsbeleg – Debitorisch oder Förderbescheid.

Darüber hinaus können aber natürlich (in klassischer ELO-Manier) beliebig viele eigene Belegkategorien hinzugefügt werden. Ihrer Fantasie sind also hier keinerlei Grenzen gesetzt!

Fahren wir fort in unserem Gedankenspiel: Die Rechnung von PerlSystem® it solutions ist eine Eingangsrechnung. Mit der Auswahl dieser Kategorie startet der damit verbundene und hierfür extra programmierte Workflow – und die Arbeit an der Rechnung beginnt! Sie müssen aber nun tatsächlich herzlich wenig dafür tun.

Im Hintergrund verarbeitet nun eine KI* – ein Erfassungsassistent – alle relevanten Informationen aus Ihrer Eingangsrechnung, um die manuelle Erfassung der Metadaten so gering wie möglich zu halten.

Es werden Daten erfasst wie Unternehmens-Name, Unternehmens-Nummer, Rechnungsdatum, Buchungstext, Geschäftspartner-Typ, Lieferdatum, Belegnummer, Gesamtbetrag Netto und Brutto, Währung.

Sollte sich die KI bei einem Datum nicht sicher sein, wird das Feld orange markiert, was den ELO-Nutzer darauf aufmerksam macht, dass dieses Feld nicht zu 100 % korrekt ausgefüllt werden kann. Händisch ausfüllen muss man dieses Feld dann aber trotzdem nicht. Dann der OCR-Erkennung von ELO wurden alle Worte auf der Rechnung erfasst und wenn man das benötigte Feld und dann die zugehörige Info anklickt, wird das Feld automatisch ausgefüllt. So passieren so wenig Fehler wie noch nie zuvor!

Die Kontierung muss vorgenommen werden, was als weitere Prüfung der Eingangsrechnung dient. Der zu kontierende Betrag ist in rot markiert und verringert sich natürlich entsprechend bei der Eintragung der jeweiligen Posten auf der Rechnung. Erst nach der Kontierung kann die Rechnung freigegeben werden.

Die Stammdaten der Vertragspartner werden live von der DATEV Connect Schnittstelle abgerufen, hinterlegte Zahlungsbedingungen werden automatisch eingetragen und die Fälligkeit mit dem höchsten Skonto-Betrag wird festgelegt.

Für die weitere Prüfung und Freigabe kann ein weiterer Mitarbeiter ausgewählt werden (vielleicht ist der Betrag der Rechnung so hoch, dass die Geschäftsführung diese freigeben muss). Wenn die Auswahl des nächsten Bearbeiters geschehen ist, verschwindet die Rechnung aus der Postbox der Buchhaltung und erscheint als Aufgabe im ELO der Geschäftsführung. Hier kann intern ein Schwellenwert eingetragen werden, sodass bei Erreichen dieses die Rechnung sofort an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Hat die Geschäftsführung die Freigabe erteilt, ist der Prozess im ELO quasi abgeschlossen. Die Rechnung liegt im Ordner „Belege zum Export“ unter „Eingangsrechnung“

Wählt man dort nun die jeweiligen Belege aus und klickt auf „Buchungsvorschläge senden“, werden die Rechnungen an DATEV Rechnungswesen übertragen.

Es startet nun ein Informationsworkflow, in dem sich nachvollziehen lässt, welche und wie viele Belege übermittelt wurden – und bei wie vielen dieser Buchungsvorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Konnten Rechnungen nicht erfolgreich an DATEV Rechnungswesen übermittelt werden, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe, um die Rechnung erneut zu prüfen und unvollständige oder falsche Informationen zu bereinigen.

Wurden die Eingangsrechnungen an DATEV als Belege übermittelt, befinden sich die Rechnungen nun im Ordner „Finanzbuchhaltung“. Im ELO Feed lässt sich – für alle Mitarbeiter mit der zugehörigen Berechtigung im ELO – einsehen und nachvollziehen, welche Bearbeitungsschritte die Rechnung bereits durchlaufen hat und an welchem Ort sie sich gerade für die weitere Verarbeitung befindet.

Nun ist der Prozess im ELO also abgeschlossen, da die Rechnung ans DATEV Rechnungswesen übermittelt wurde.

ELO for DATEV - PerlSystem
Ablauf ELO ELO for DATEV - Quelle: ELO Digital Office GmbH

Im DATEV kommt die Eingangsrechnung als Buchungsvorschlag an und wenn dieser angenommen ist, wird er in einen Buchungsstapel mit all den Informationen aus dem ELO eingefügt. Die Vorschau des Belegs ist mit einem Klick im DATEV ausgelöst – die Rechnung öffnet sich dann im ELO.

Im ELO gibt es schließlich noch ein weiteres, aufschlussreiches Analysetool. Im Belegcockpit (das man zum Beispiel über die Kacheln im „Mein ELO“-Bereich aufrufen kann) hat man eine detaillierte und schnell nachvollziehbare Übersicht aller Belege und in welcher Bearbeitungsphase sich gerade welcher Betrag befindet.

Es gibt die Übersicht über den Gesamtbetrag aller Belege und zusätzlich den Betrag der zeitkritischen Belege (in rot). Darüber hinaus gibt es folgende übersichtliche Kategorien: Erfassung, formelle Prüfung, fachliche Prüfung, Buchungserfassung, zum Export, exportiert, gebucht, in Klärung, abgewiesen, in sachlicher Prüfung, Korrektur notwendig und reklamiert.

Es ist zusätzlich einsehbar, wie hoch die Rechnungen der Top 5 Kreditoren ist und die fällige Nettosumme pro Monat.

Alle eingepflegten Belege können zusätzlich nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Zum Beispiel nach Kreditoren, nach Rechnungsdatum, nach dem Nettobetrag oder nach der Fälligkeit.

Alle Infos zu ELO for DATEV auf einen Blick

Die lieben Kollegen von ELO haben selbst noch einmal kurz und knapp die einzelnen Teile der Schnittstelle ELO for DATEV aufgelistet und zeigen so nachvollziehbar auf, wie die verschiedenen Schritte ineinander greifen. Dem konnten wir nichts mehr hinzufügen:

ELO Accounting for DATEV:
Der Belegworkflow

  • Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  • Zusätzliche Belegarten
  • Genehmigungsworkflows
  • Ein Workflow für alle Belegprozesse
  • ZUGFeRD-Format-Erkennung
  • Automatische Erstellung eines Buchungsvorschlags
  • Für jeden User individuell konfigurierbar
  • Dashboard für den Überblick

ELO DocXtractor for DATEV:
Die Belegerkennung

  • Automatische Belegklassifizierung
  • Extraktion von Beleginhalten durch modernste KI-Technologie
  • Zuordnung von Beleg zum entsprechenden Freigabeprozess
  • Selbstlernende Belegerkennung

ELO Integration for DATEV:
Die Schnittstelle

  • Bereitstellung des Buchungsvorschlags mit Beleglink
  • Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfprozess
  • Live-Zugriff auf Stammdaten über die DATEV connect Schnittstelle
  • Besonderheiten für ELO DocXtractor for DATEV:
  • Ohne Verifier und Dokumentenmanager
  • Nachbearbeitung der Analyseergebnisse innerhalb des ELO Clients im Workflow statt in separater Nachbearbeitungs-GUI (Verifier)
  • Besonderheiten für ELO Integration for DATEV

Was sind die Voraussetzung für den Kunden zur Nutzung von ELO for DATEV?

Das sind die Voraussetzungen für den Kunden, um ELO for DATEV zu nutzen:

  • ELO ECM Suite (Enterprise oder Professional Technologie) Named-Voll-User muss vorhanden sein
  • DATEV Rechnungswesen muss vorhanden sein
  • DATEV Connect Schnittstelle muss bei DATEV (kostenneutral) bestellt werden

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle ELO for DATEV eine effiziente, sichere und automatisierte Lösung zur Bearbeitung von Rechnungsbelegen. Mit ELO for DATEV, dem offiziellen Nachfolger von DATEV DMS classic, entwickelt von ELO und DATEV kann nichts schief gehen!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO- oder DATEV-Kunde, beides oder noch nichts sind – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Also: Handeln Sie jetzt, bevor DATEV DMS classic eingestellt wird und kontaktieren Sie uns!

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle ELO for DATEV definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

Doosan Babcock Energy Germany GmbH

Die Doosan Babcock Energy Germany GmbH besteht seit 2007 und entstand durch die Fusion der DH KRAFTWERKSSERVICE HOHENTHURM GmbH & Co. KG mit der DH Dampfkessel und Behälterbau Hohenthurm GmbH. Das Unternehmen gehört zum Konzern Doosan Babcock Ltd., dessen Hauptsitz sich in Großbritannien befindet. Es ist auf die Konstruktion, Fertigung und Montage von verschiedensten Modulen und Bauteilen für die Verwendung im Kessel- und Anlagenbau spezialisiert. Ein weiterer Schwerpunkt der Tätigkeit des Unternehmens ist die Bereitstellung von umfassenden Service-Leistungen für Kraftwerksanlagen. Hierfür beschäftigt die Doosan Babcock Energy Germany GmbH über 50 Mitarbeiter, von denen ein Großteil nahezu ständig außerhalb auf den Baustellen des Unternehmens arbeitet.

Ausgangslage

Die gesamte Serverinfrastruktur war auf zwei Servern untergliedert. Darauf war die gesamte unternehmensweit benötigte Software installiert und darauf befanden sich nahezu alle relevanten Unternehmensdaten. Diese „historisch“ gewachsene Serverinfrastruktur entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Die Leistungsfähigkeit der Server stieß durch die allmählich wachsende Anzahl von Nutzern / PC-Arbeitsplätzen immer häufiger an Grenzen. Hinzu kam, dass die verwendeten Betriebssysteme teilweise veraltet waren und auch nicht mehr von Microsoft unterstützt wurden. Das gesamte bestehende Konzept zur Datensicherung zeigte deutliche Lücken. Dadurch war die Gefahren eines größeren Serverausfalls und auch eines nicht reparablen Datenverlustes ständig präsent.

Es war notwendig, die gesamte Serverlandschaft als Ganzes zu betrachten und unter Beachtung der zukünftig sich entwickelnden Anforderungen ein Konzept für eine völlig neue Serverlandschaft zu erarbeiten.

Projektziel

Die bestehende Serverinfrastruktur sollte an die aktuelle Situation im Unternehmen hinsichtlich der Nutzeranzahl, der Hardwareanforderungen durch die benötigte Software sowie den aktuell bestehenden Anforderungen an Datensicherung und Datenschutz angepasst werden. Zusätzlich sollte die Performance des Gesamtsystems auch bei wachsenden Nutzerzahlen sichergestellt sein. Der gesamte Aufbau der Serverlandschaft sollte so gestaltet sein, dass bei Störungen die Fehlersuche schnell zu Ergebnissen führt und damit die Ausfallzeiten möglichst kurzgehalten werden.

Herangehensweise

Die bestehende Serverinfrastruktur wurde analysiert und die Aufgabenverteilung auf jedem Server wurde einzeln betrachtet und bewertet. In Consultings mit dem Management der Doosan Babcock Energy Germany GmbH wurden die Arbeitsweise und davon ableitend die Anforderungen an eine neue Serverinfrastruktur im Unternehmen definiert.

Durch PerlSystem® it solutions wurden Konzeptionen zur zukünftigen IT- Server-Landschaft und für eine, den aktuellen Anforderungen entsprechende und zukunftssichere, Datensicherung erstellt.

Auf der Basis dieser Konzeptionen erfolgten weitere Consultings mit allen Beteiligten. Dies mündete schließlich in einem Angebot zur Umgestaltung der Serverlandschaft bei der Doosan Babcock Energy Germany GmbH und einem belastbaren Lasten- und Pflichtenheft, in dem das Projekt in einzelne Etappen aufgeteilt und die schrittweise Umsetzung festgelegt wurde.

Umsetzung

Entsprechend der vorliegenden Konzeption wurde die neue Serverlandschaft inklusive aktueller Betriebssoftware aufgebaut. Die im Unternehmen genutzten Software-Anwendungen wurden nach und nach, in enger Abstimmung mit den betroffenen Mitarbeitern, von den alten Servern auf die neuen Server überspielt. Zur Erhöhung der Sicherheit bei möglichen Ausfällen wurden zusätzlich redundante Strukturen aufgebaut. Die Basis des neuen Systems bilden nun zwei physische Server, die als Plattform für insgesamt sechs virtuelle Maschinen dienen. So werden durch die Redundanz alle virtuellen Maschinen auf den Servern vorgehalten und gegenseitig repliziert.

Ein eigens eingerichteter Backup-Server sichert nun die virtuellen Maschinen während des Betriebes, um die Hochverfügbarkeit des Serververbundes zu unterstützen.

Ergebnis

Mit der Realisierung des Projektes steht bei der Doosan Babcock Energy Germany GmbH eine Serverinfrastruktur, die sicher arbeitet und den zukünftigen softwareseitig zu erwartenden Anforderungen gerecht wird.

Das umgesetzte Datensicherungskonzept arbeitet nach dem 3-2-1 Prinzip. Damit wird sichergestellt, dass das Risiko eines Datenverlustes bei Störungen und Ausfällen aller Art sehr stark minimiert wurde. Durch die Verwendung eines Backup-Servers und einer zusätzlichen speziellen Software erfolgt die Datensicherung bereits im laufenden Betrieb und es ist ein professionelles Management aller Datensicherungen gewährleistet.

Durch einen zusätzlich abge- schlossenen Wartungsvertrag mit garantierten Reaktionszeiten wurde die Gefahr von Ausfallzeiten abgesichert.

„Mit der Umsetzung des Konzepts für eine völlig neue Serverlandschaft sind wir für die wachsenden Anforderungen in der Zukunft sehr gut aufgestellt. Insbesondere in den Fragen der Datensicherung und Daten- sicherheit haben wir jetzt eine sehr gute Lösung gefunden.“

Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH

Die Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH übernahm 1995 als nicht- bundeseigene Eisenbahngesellschaft den Zugverkehr der Schmalspurbahn „Molli“. Die Firma unterhält dazu das ca. 15 km lange Streckennetz zwischen Bad Doberan – Heiligendamm – Kühlungsborn. In diesen Orten besitzt das Unternehmen auch eigene Bahnbetriebsstätten. Außerdem betreibt die Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH mehrere gastronomische Einrichtungen, u.a. die Erlebnis-Gaststätte „Gleis 2 – Das Mollirestaurant“ im Bahnhof Kühlungsborn Ost und das Museumscafe im Bahnhof Kühlungsborn West. Von Beginn an war es das Ziel der Firma, die Einzigartigkeit und den nostalgischen Charakter der Bahn und des direkten Umfeldes zu erhalten und kontinuierlich die Attraktivität dieser Erlebnisbahn weiter auszubauen.

Ausgangslage

In den einzelnen Bahnbetriebsstätten des Unternehmens (Kühlungsborn West, Kühlungsborn Ost, Bad Doberan, Heiligendamm) existierten eigenständige Telefonanschlüsse mit jeweils zwei bis sechs ISDN-Leitungen. An jedem Standort gab es unabhängig voneinander arbeitende Telefonanlagen mit unterschiedlichen Rufnummernblöcken. Pro Standort gab es einen eigenen Vertrag mit einem Provider und es gab keine Möglichkeit standortübergreifend interne Gespräche zu führen. Entsprechend hoch waren die Gesamt-Telefonkosten im Unternehmen.

Projektziel

Die bisher unabhängig voneinander bestehenden Telefonanschlüsse sollten durch einen einzigen Anschluss mit einem durchgehenden Rufnummernblock ersetzt werden.

Weiterhin sollten die an den einzelnen Standorten arbeitenden Telefonanlagen ausgewechselt und durch eine moderne Telekommunikationsanlage ersetzt werden, die alle Standorte miteinander vernetzt.

Dadurch sollte die Außendarstellung des Unternehmens mit einer einzigen Rufnummer und einem durchgehenden Rufnummernblock sowie die Möglichkeiten zur internen Kommunikation entscheidend verbessert werden. Bei erfassten Kontakten sollte das Wählen der Telefonnummer vom Computer aus erfolgen (Computer- telefonie) und damit die Notwendigkeit des manuellen Wählens auf ein Minimum reduziert werden. Ein weiteres Ziel war die deutliche Reduzierung der monatlichen Telefonkosten.

Herangehensweise

Der im Unternehmen bestehende Ist-Zustand bei der Telekommunikation nach außen und auch die interne Kommunikation wurden unter Einbeziehung des Managements der Mecklenburgischen Bäderbahn Molli GmbH eingehend analysiert. Intensiv wurden in mehreren Consultings die Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und der damit verbundenen Optimierung der Außendarstellung des Unternehmens besprochen.

Auf dieser Basis wurde das Gesamtprojekt in einzelne Teilabschnitte unterteilt und dann die detaillierte Vorgehensweise für die Umsetzung besprochen.

Durch die ständige intensive Kommunikation zwischen PerlSystem® it solutions und der Mecklenburgischen Bäderbahn Molli GmbH konnten auch während der Umsetzung noch zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten erkannt und umgesetzt werden. Diese von Anfang an bestehende intensive Kommunikation zwischen allen Beteiligten und das Vertrauen des Kunden in unsere Erfahrung bei der Umsetzung solcher Vorhaben war eine wesentliche Basis für den Erfolg des Projektes.

Umsetzung

Im ersten Schritt wurden alle bestehenden Telefonanschlüsse inklusive aller Rufnummern virtualisiert. Dadurch wurde die leitungsgebundene Rufnummernvergabe pro Standort gelöst und es konnten sämtliche Rufnummern standortunabhängig zur Verfügung gestellt werden. Praktisch bedeutete das, dass damit die Rufnummern unabhängig vom Standort der Betriebsstätte vergeben werden konnten.

Zur Vermeidung von Irritationen bei den Kunden des Unter- nehmens bezüglich der Erreichbarkeit wurde entschieden, dass für eine Übergangszeit von sechs Monaten die bisherigen Telefonnummern weiterhin gültig sind. Der Anrufer erhielt bei jedem Anruf jedoch eine Ansage, dass es neue Telefonnummern gibt. Nach dieser Übergangszeit wird das Unternehmen an allen Betriebsstätten über die gleiche Telefonnummer und einem durchgehenden Rufnummernblock für die Durchwahl erreichbar sein.

Alle Standorte wurden über VPN vernetzt. Das war die Basis für die Installation einer einzigen Telefonanlage für alle Standorte.

Ergebnis

Bei der Mecklenburgischen Bäderbahn Molli GmbH ist jetzt eine moderne und zuverlässig arbeitende Telekommunikationsanlage der Auerswald GmbH & Co. KG im Einsatz. Sämtliche Betriebsstätten sind dadurch miteinander vernetzt und über den gleichen Rufnummernblock erreichbar. Durch die intelligente Anbindung diese Anlage an die EDV-Technik des Kunden ist jetzt die Kommunikation mit den Kunden des Unternehmens deutlich individueller und professioneller.

Zwischen den einzelnen Standorten sind jetzt kostenneutrale interne Gespräche ohne die Belegung von externen Ämtern möglich.

Über das Besetzt-Lampenfeld am Display des Telefons wird sofort erkannt, ob der anzurufende Kollege gerade telefoniert.

Die monatlichen Telefonkosten wurden deutlich reduziert, da das Unternehmen nur noch einen Anschluss nutzt.

„Mit dem Einsatz einer modernen Telekommunikationsanlage wurden alle Standorte miteinander vernetzt. Unsere Kommunikation mit unseren Kunden sowie auch unsere interne Kommunikation sind dadurch deutlich komfortabler und professioneller geworden.“

HÖHER Management GmbH

Die HÖHER Management GmbH entwickelt seit 1999 Bildungsangebote für die Aus- und Weiterbildung im Gesundheitssektor und in sozialen Berufen. Inzwischen hat die Firma einen sehr großen Kundenkreis und ist mit 65 Schulungscentren sowie staatlich geprüften Fernlehrgängen bundesweit präsent. Neben diesen klassischen Lehrveranstaltungen werden immer häufiger Online-Seminare und In-House-Veranstaltungen zur Weiterbildung durchgeführt. Dazu werden von der Höher Management GmbH die neuesten Kommunikationsmöglichkeiten bis hin zu individuell zugeschnittenen E-Learning-Programmen genutzt. Das breitgefächerte Angebot an Fort- und Weiterbildungen ist ein überzeugender Nachweis für die langjährige kundenorientierte und qualitativ hochwertige Bildungsarbeit. Daneben arbeitet der Bereich Kundenbetreuung mit circa 15 Angestellten die täglich anfallenden umfangreichen Anfragen ab.

Ausgangslage

Zur Verwaltung der umfangreichen Prozesse und unter Beachtung der ständig wachsenden Anforderungen wurde bereits in der Vergangenheit die Software „Cobra CRM Plus“ mit 37 Nutzern angeschafft.

Im Laufe der der Zeit stieß man aber mit den anfangs geplanten internen Abläufen an Grenzen. Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens machte eine Optimierung von internen Arbeitsabläufen und eine deutlich umfangreichere und effizientere Nutzung der eingesetzten CRM-Software notwendig. Mit dieser Anforderung trat die HÖHER Management GmbH an PerlSystem® it solutions heran.

Projektziel

Die separate Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung, die bis dahin in einem anderen Programm stattfand, sollte zukünftig mit der CRM Software erfolgen. Durch diese Änderung würde es allen Kundenberatern im Unternehmen, unter Beachtung bestehender Berechtigungen, möglich sein, die Erstellung, die Einsicht und Korrektur von Kundendaten vornehmen zu können. Die aufwendige Informationsbeschaffung von Daten über die Buchhaltung sollte damit entfallen.

Eine weitere Anforderung waren das Sammeln und die automatisierte Übergabe der relevanten Rechnungsdaten an das existierende Zahlungs-programm.

Herangehensweise

Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der HÖHER Management GmbH betrachtet und nach Relevanz und vorhandenem Optimierungspotential bewertet. Intensiv wurden in mehreren Consultings mögliche zukünftige Änderungen in einzelnen Unternehmensabläufen besprochen.

Bereits nach wenigen Tagen waren nach der Umsetzung von Teilabschnitten erste Ergebnisse sichtbar und nutzbar.

Auf der Basis dieser Erfahrungen und einer ständigen intensiven Kommu- nikation zwischen PerlSystem® und der HÖHER Management GmbH konnten auch alle weiteren Anforderungen des Unternehmens zügig umgesetzt und damit die Liveschaltung des Gesamtprojektes fristgerecht realisiert werden.

Der Erfolg dieses Projektes basierte entscheidend auf die von Anfang an geplante Einteilung der Gesamtaufgabe in messbare Teilabschnitte, der ständigen Kommunikation mit dem Kunden und dem Vertrauen des Kunden HÖHER Management GmbH in unsere Erfahrungen bei der Umsetzung solcher Projekte.

Umsetzung

Der Aufbau der Datenbank des Programms cobra CRM Plus wurde im ersten Schritt verändert und durch funktionelle SQL-Scripts erweitert. Für den Kunden wurde eine Schnittstelle programmiert, mit der die Übergabe von Rechnungsdaten aus dem Programm cobra CRM Plus in das Lexware erfolgt. Dadurch wurde es möglich, einen prozessualen digitalen Weg der Daten über Programmgrenzen hinaus zu gestalten. Ein eigens entwickelter Prozessablauf sammelt nun alle fälligen Rechnungen technisch ein und übergibt diese anschließend in das Zahlungsprogramm StarMoney. Somit wird ein automatisierter Lastschrifteinzug von bis zu 1000 Rechnungen pro Monat in wenigen Minuten erledigt.

Eine automatisierte und clevere Zahlungsüberwachung im cobra rundet das Projektziel gelungen ab.

Ergebnis

Mit der Realisierung des Projektes wurden mehrere Unternehmensprozesse optimiert. Es gibt eine deutlich messbare Zeitersparnis im gesamten Bereich der Zahlungsabwicklung und eine höhere Sicherheit bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand im Bereich der Zahlungsüberwachung.

Durch die Umstellung von einzelnen Prozessabläufen und dem Einsatz der CRM-Software cobra CRM Plus als das federführende Programm im Unternehmen, stehen den Sachbearbeitern nun alle nötigen Informationen in nur einer Software zur Verfügung.

Dadurch entfallen frühere, sehr zeitaufwendige, Rückfragen in anderen Abteilungen des Unternehmens. Den Mitarbeitern steht deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Tätigkeit, der Arbeit mit und für ihre Kunden, zur Verfügung.

Ein durchdachtes Konzept mit individuellen Zugriffsberechtigungen auf die vorhandenen Daten im Programm cobra CRM Plus sichert die Einhaltung der bestehenden Vorgaben durch den Datenschutz. Die HÖHER Management GmbH war mit der Umsetzung des Projektes durch PerlSystem® it solutions sehr zufrieden und arbeitet auch Jahre später eng mit uns zusammen.

„Mit der Umstellung interner Unternehmensabläufe und der Konzentration auf die CRM-Software cobra CRM Plus erzielten wir eine messbare Zeitersparnis sowohl im Ablauf einzelner Prozesse als auch in der täglichen Arbeit unserer Mitarbeiter.“

Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH

Die Firma Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH bietet seit 1996 professionelles Immobilienmanagement für private und institutionelle Eigentümer und ist spezialisiert auf die WEG-Verwaltung. Inzwischen hat die Firma einen sehr großen Kundenkreis und betreut etwa 200 Häuser mit ca. 2.500 Wohneinheiten. Ihr Schwerpunkt liegt bei der klassischen Mietverwaltung sowie der Verwaltung gewerblicher Objekte im Raum Halle / Saalekreis sowie im Raum Leipzig.
Ziel ihrer täglichen Arbeit ist die Zufriedenheit der Eigentümer und der Mieter. Dazu beschäftigen sie ausschließlich qualifizierte kaufmännische Mitarbeiter. Ein weiteres Tätigkeitsfeld der Firma ist die Revitalisierung problembehafteter Immobilien in ganz Sachsen-Anhalt.

Ausgangslage

Die Unternehmen Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH verzeichnet seit 1996 einen stetig wachsenden Bestand an betreuten Häusern, Wohneinheiten und gewerblichen Objekten. Damit einhergehend stieg intern der absolute Betreuungsaufwand und die Anzahl und Komplexität der zu realisierenden Prozessabläufe. Die Ablage der Dokumente erfolgte bis zur Betreuung durch PerlSystem® it solutions nicht in einer Dokumentenmanagement-Software.

Projektziel

Sämtliche Eingangsbelege sollten rechtskonform gemäß GoBD und sachbezogen pro Verwaltungseinheit archiviert werden. Die gesamte Ordnerstruktur im zu schaffenden Archiv sollte intuitiv gemäß der Arbeitsweise des Unternehmens aufgebaut werden, sodass ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente jederzeit möglich ist. Die noch vorhandene manuelle Ablage in Handakten sollte komplett durch eine durchdachte digitale Ordnerstruktur inklusive elektronischer Akten abgelöst werden. Durch ein zu erstellendes komplexes Berechtigungskonzept und deren Umsetzung in einem Dokumentenmanagement-System sollten alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden.

Herangehensweise

Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter betrachtet und nach Relevanz und möglichem Optimierungspotential bewertet.
Anschließend wurde auf dieser Basis entschieden, dass die Gestaltung und der Aufbau des Dokumentenmanagement-Systems mit neun lizensierten Arbeitsplätzen erfolgt. Innerhalb des gesamten Projektes wurden mehrere Teilprojekte definiert, die nacheinander umgesetzt werden sollten.
Ein wichtiger Punkt hierbei war die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter an den einzelnen Arbeitsplätzen.

Umsetzung

In mehreren Consultings wurden interne Prozessabläufe analysiert, individuelle Zuständigkeiten erfasst und Benutzerberechtigungen besprochen und ggf. gemeinsam erörtert.
Die definierten Teilprojekte wurden nacheinander umgesetzt und die Software ELO-Professional wurde Schritt für Schritt im Unternehmen eingeführt.
Großen Raum nahmen Consultings zur zu schaffenden Ablagestruktur im Archiv von ELO-Professional ein. Letztlich wurde die bereits bestehende Struktur im genutzten Wohnungsverwaltungsprogramm weitestgehend übernommen. Das sicherte für die betroffenen Mitarbeiter ein schnelles Einarbeiten und intuitives Zurechtfinden im neu geschaffenen Archiv. Der Prozess der Archivierung der Ausgangbelege wurde analysiert und weitestgehend automatisiert. Zuletzt wurden sämtliche Arten von Eingangsbelegen im Unternehmen analysiert und deren Bearbeitung im Rahmen von definierten Workflows unter Nutzung der Möglichkeiten des Programms ELO-Professional optimiert. Die schrittweise Umsetzung und mehrfach direkt am Arbeitsplatz erfolgte Schulungen sicherten die Akzeptanz des Dokumentenmanagement-Systems bei den Mitarbeitern.
Das Projekt wurde von Anfang an als modulares System konzipiert und ist damit auch zukünftig an mögliche veränderte oder zusätzliche Anforderungen anpassbar.

Ergebnis

Mit der Realisierung des Projektes erfolgt nun eine rechtskonforme Archivierung aller Eingangs- und Ausgangs-belege gemäß den Anforderungen der GoBD. Durch den Einsatz von Workflows wurde eine deutliche Zeit- und damit auch Kostenersparnis im Prozess der Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten erreicht. Die intuitiv erfassbare Archivstruktur ermöglicht ein schnelles Wiederauffinden von benötigten Dokumenten.

„Nach der Einführung des Programms ELO-Professional und der damit verbundenen Optimierung von internen Prozessen arbeiten wir deutlich effektiver und damit auch kostengünstiger.“

SPUTNIK SPRING BREAK 2019

30.000 Fans haben beim Festival SPUTNIK SPRING BREAK 2019 auf der Halbinsel Pouch bei Bitterfeld (Sachsen-Anhalt) für einen neuerlichen Besucherrekord gesorgt. Beim traditionsreichen Musikfestival an der Goitzsche traten über 120 Acts auf, darunter internationale Superstars wie David Guetta und Armin van Buuren.
Der Radiosender MDR Sputnik war rund um die Uhr vor Ort präsent. Doch nicht nur die Besucher auf der Halbinsel Pouch konnten das Live-Ereignis verfolgen – zum ersten Mal wurden mehrere Konzerte in Kooperation mit ARTE CONCERT weltweit als Facebook-Live-Video gestreamt. Insgesamt sahen während des Festivals über 450.000 Fans die Auftritte der Stars.

Auch PerlSystem® it solutions leistete als technischer Kooperationspartner der Veranstalter seinen Beitrag zum Erfolg des Festivals.

Ausgangslage

Wenn zehntausende junge Leute ihre Stars auf dem Spring Break Festival feiern, möchten sie in Zeiten von Social Media ihre Erlebnisse natürlich schnell mit Followern oder Freunde und Familie teilen.
In den vergangenen Jahren brachen deswegen auf dem Festivalgelände immer wieder die Mobilfunknetze zusammen.
Die etwas abgelegene Lage der Halbinsel Pouch und die fehlenden Anschlussmöglichkeiten an ein leistungsfähiges Breitbandkabel verhinderten bisher auch den Aufbau eines leistungsstarken WLAN-Netzes während des Festivals. In diesem Jahr kamen noch mehr Gäste und brauchten naturgemäß noch mehr Band-breite.

Projektziel

Für den diesjährigen Sputnik Spring Break beschlossen der Veranstalter Black Mamba und der Sender MDR Sputnik, erstmals ein leistungsfähiges WLAN für die Besucher anzubieten.

Das WLAN-Netz sollte so konzipiert sein, dass es mehrere tausend Besucher gleichzeitig nutzen und ihre Erlebnisse auf dem Festival in Form von Bildern und Filmen mit Freunden und auf den Social-Media-Accounts des MDR Sputnik teilen können. Außerdem sollten die Besucher die Möglichkeit bekommen, auf Instagram direkt mit den Sputnik-Moderatoren zu interagieren und live Fragen an die Stars des Festivals zu stellen.

Herangehensweise

Die Veranstalter gaben für diese anspruchsvolle Aufgabe der Firma PerlSystem® ihr Vertrauen. Die doppelte Herausforderung:
Das Festivalgelände brauchte einen leistungsstarken Breitbandanschluss und darüber hinaus sollte eine sehr große Anzahl von Besuchern auf engstem Raum einen einfachen Zugang zum WLAN und damit zum Internet bekommen. Hierfür holte sich PerlSystem® die fr-wlan GmbH, die über langjährige Erfahrung im Public WiFi Bereich verfügt, mit ins Boot.

Umsetzung

PerlSystem® it solutions und die fr-wlan GmbH haben das Festivalgelände mit lizenziertem professionellen Richtfunk mit 1 GBit/s an ein Glasfasernetz angebunden.
Mit einer doppelt abgesicherten Leitung (redundantes System) wurde das Ausfallrisiko von vornherein auf ein Minimum reduziert.

Über 25 Access-Points kamen die Besucher auf dem Festival-Gelände ins WLAN. PerlSystem® it solutions hat die nötigen Geräte installiert und eingemessen. Zum Einsatz kam die neueste Technik, die es in Europa derzeit im professionellen Wifi-Bereich gibt. So konnten sich 3.000 – 5.000 Nutzer gleichzeitig einwählen und bequem im Internet surfen.

Ergebnis

Das Angebot zur Nutzung eines kostenfreien WLANs wurde an den drei Tagen des Festivals von über 20.000 Nutzern angenommen. In den Spitzenzeiten waren bis zu 5.500 Besucher gleichzeitig über das WLAN im Internet aktiv.

Während des Festivals schickten die Besucher mehr als 4,2 TB (davon 1/3 Upload) Daten über das WLAN. Das Datenvolumen hat die Erwartungen des Veranstalters und des MDR Sputnik deutlich übertroffen.
Die zu unterschiedlichen Zeiten gemessenen Datenraten zeigten eindrucksvoll, dass die Nutzung des WLANs zu jeder Zeit möglich war und das Angebot auch rund um die Uhr genutzt wurde.
Die Besucher haben auf den Social-Media-Accounts von MDR Sputnik unablässig Bilder und Filme gepostet. Der Sender hat das Material anschließend zu einem „Festival-Aftermovie“ verarbeitet.

„Wir haben uns sehr gefreut, dass der Veranstalter Black Mamba sich überzeugen ließ, ein flächen-deckendes WLAN für die 30.000 Besucher einzuführen. Besonders gefreut hat uns, dass dadurch die Marke MDR SPUTNIK mit einer riesigen Wucht in die viralen Netze getrieben wurde. Durch die hervorragende Umsetzung durch Herrn Perlwitz und seinem Team steht einer Wiederholung von unserer Seite nichts entgegen.“

LOOKS FILM & TV Produktionen GmbH: Contract

Die LOOKS Film & TV Produktionen GmbH ist ein Unternehmen, das seit mehreren Jahrzehnten Serien, Dokumentationen und Spielfilme produziert. Zu Ihren Kunden zählen unter anderem die öffentlich-rechtlichen Medienunternehmen, sowie Streaminggrößen wie Netflix. Der Sitz der GmbH ist in Leipzig; andere Standorte, die unter der Marke Looksfilm laufen, sind in Berlin, Hannover und Magdeburg. 

Projektfokus

  • Die strukturierte Verwaltung der digitalen Rechten von LOOKSfilm wurde eingeführt.

  • Dabei wurden diese digitalen Rechte / Lizenzen unter der Berücksichtigung der potenziellen Verwertungskette visualisiert.

  • Digitale Verwertungsrechte / -lizenzen meint jegliche Kunstrechte, über die die Produktionsfirma verfügt.

Vertragsverwaltung • Mobiles Arbeiten • DS-GVO-konform • Vereinfachung • globales Wissen • GoBD-konform

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Abbildung digitaler Rechte konnte ohne zusätzliche Software im ECM-System integriert werden. Dadurch sind alle projektbezogenen Daten in einem System vereint.
  • Die Auswertung der digitalen Rechte und die Möglichkeit der monetären Bewertung, um diese am weltweiten Markt anzubieten.
  • Die Informationen sind für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar. Wissen, das früher einmal bei einzelnen Mitarbeitern in lokalen Excel-Tabellen gespeichert war, ist nun gebündelt im ECM-System.
  • Eine Anbindung zur ERP-Cloud myfactory ermöglicht die schnelle Ansicht projektbezogener Metadaten.
  • Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit an unterschiedlichen Standorten auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter auch einen Apple-PC nutzen.
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.
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