Dieser Standard ist das zentrale Element der Normierung für E-Rechnungen in Europa. Er wurde im Jahr 2017 eingeführt, um die Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der Europäischen Union zu vereinfachen und zu standardisieren. Der EN 16931-Standard legt genau fest, welche Informationen, wie z. B. Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Mehrwertsteuerbeträge und Empfängerinformationen, in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und in welchem Format diese Informationen vorliegen müssen.

Durch diese präzisen Vorgaben wird die Interoperabilität von E-Rechnungen in der gesamten Europäischen Union gewährleistet.

Das bedeutet, dass Rechnungen unabhängig von der verwendeten Software zwischen Unternehmen, Behörden und Ländern fehlerfrei ausgetauscht werden können. Diese Standardisierung erleichtert nicht nur die grenzüberschreitende Zusammenarbeit, sondern spart Unternehmen auch Zeit und Kosten. Dennoch kann die Implementierung des Standards für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen, weshalb entsprechende Unterstützung und Schulungen oft notwendig sind.

Insbesondere im öffentlichen Sektor ist die Einhaltung dieser normierten Formate verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber, wie kommunale Verwaltungen, staatliche Behörden oder Krankenhäuser, in der EU dürfen seit April 2020 nur noch E-Rechnungen akzeptieren, die den Standards des EN 16931 entsprechen. Diese Vorschrift hat den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU erheblich erleichtert, da einheitliche Standards den Austausch zwischen Unternehmen und Behörden vereinfachen.

Beispielsweise müssen Unternehmen bei Lieferungen an öffentliche Auftraggeber nicht mehr unterschiedliche Rechnungsformate berücksichtigen, sondern können dieselben Datenfelder für alle EU-Länder verwenden. Darüber hinaus trägt die Normierung dazu bei, den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren, indem manuelle Prozesse entfallen und die Rechnungsprüfung automatisiert wird.

Laut einer Studie der Europäischen Kommission konnten die Bearbeitungszeiten für Rechnungen um bis zu 50 % verkürzt werden. Dennoch stellt die Umstellung für einige Behörden eine Herausforderung dar, insbesondere in Regionen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Normierung ist die Verwendung des XML-Formats (Extensible Markup Language) für die Strukturierung der Daten in der E-Rechnung. XML ist ein flexibles, plattformunabhängiges Format, das speziell dafür entwickelt wurde, Daten strukturiert und leicht austauschbar zu machen.

Dieses Format ermöglicht eine maschinenlesbare Darstellung der Rechnung, die standardisierte Datenfelder wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Betrag und Steuern umfasst. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten IT-Systeme – von der Buchhaltungssoftware bis hin zu ERP-Systemen – die Daten problemlos verstehen und verarbeiten können. Im Vergleich zu herkömmlichen Formaten wie PDF bietet XML den Vorteil, dass es Daten direkt in digitale Workflows integriert und manuelle Eingaben überflüssig macht. Unternehmen profitieren nicht nur von schnelleren Verarbeitungszeiten, sondern auch von einer geringeren Fehlerquote.

Die Normierung der E-Rechnung ist Teil eines größeren Ziels der EU, digitale Geschäftsprozesse weiter zu harmonisieren. Dieses Bestreben ist ein zentraler Baustein, um einen einheitlichen digitalen Binnenmarkt zu schaffen, der den globalen Anforderungen gerecht wird.

Die EU strebt an, nicht nur die Effizienz in der Verwaltung durch die Automatisierung von Prozessen und den Abbau bürokratischer Hürden zu steigern, sondern auch den Unternehmen die Anpassung an digitale Technologien wie Cloud-Systeme, Künstliche Intelligenz und automatisierte Rechnungsprüfungen zu erleichtern. Durch diese Maßnahmen sollen europäische Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und sich auf internationalen Märkten behaupten können. Langfristig wird erwartet, dass die Harmonisierung digitale Innovationen fördert und die Grundlage für einen vollständig digitalisierten Binnenmarkt schafft.

Durch die Normierung werden die Prozesse der Rechnungsverarbeitung weiter automatisiert. Da die Inhalte und Strukturen der E-Rechnungen vorab festgelegt sind, können Unternehmen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so konfigurieren, dass sie E-Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und verbuchen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich, da Daten direkt aus der Rechnung extrahiert und in die entsprechenden Systeme übertragen werden.

Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz ermöglichen es, selbst komplexe Rechnungen fehlerfrei zu verarbeiten. Laut einer Studie können Unternehmen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung bis zu 70 % der Bearbeitungszeit einsparen. Diese automatisierten Prozesse fördern nicht nur Effizienz, sondern erhöhen auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungswesen.