ZUGFeRD – Der innovative Fortschritt 2024!

ZUGFeRD – Der innovative Fortschritt 2024!

In der modernen Geschäftswelt gewinnt die Digitalisierung in allen Bereichen zunehmend an Bedeutung – und das Rechnungswesen bildet dabei keine Ausnahme. Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Rechnungsprozesse bietet Unternehmen enorme Vorteile: Effizienzsteigerung, Kostensenkung und verbesserte Transparenz. Elektronische Rechnungen ermöglichen es, administrative Aufgaben zu automatisieren, manuelle Fehler zu minimieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern zu vereinfachen. Besonders in Zeiten, in denen Schnelligkeit und Flexibilität über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden, ist die digitale Rechnungsverarbeitung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Mit der Einführung digitaler Rechnungsformate wie ZUGFeRD hat die Digitalisierung des Rechnungswesens einen neuen Standard erreicht. ZUGFeRD kombiniert das klassische PDF-Format mit maschinenlesbaren XML-Daten, wodurch Rechnungen sowohl von Menschen als auch von Systemen problemlos verarbeitet werden können. Unternehmen, die auf solche modernen Standards setzen, profitieren nicht nur von einer schnelleren Bearbeitung, sondern erfüllen auch die Anforderungen der zunehmenden Regulierung im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung. Dieser Blogartikel gibt einen detaillierten Einblick in das ZUGFeRD-Format und zeigt auf, wie es im Vergleich zur xRechnung abschneidet – einem weiteren wichtigen Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist ZUGFeRD?

Überblick über das Format: ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile einer visuellen PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren Daten in einer XML-Struktur kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD, um den Austausch elektronischer Rechnungen für Unternehmen jeder Größe zu erleichtern. Es erlaubt sowohl menschliche Lesbarkeit als auch die vollautomatische Verarbeitung der Rechnung durch IT-Systeme. Dies macht ZUGFeRD besonders flexibel und vielseitig in der Anwendung, da die Rechnung wie gewohnt als PDF betrachtet werden kann, gleichzeitig aber alle wichtigen Daten digital zur Weiterverarbeitung verfügbar sind.

Das Format richtet sich insbesondere an Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, ohne aufwendige technische Anpassungen vorzunehmen. ZUGFeRD unterstützt mehrere Profile, die sich in der Detailtiefe der enthaltenen Daten unterscheiden. So können Unternehmen das für sie passende Profil wählen – je nach Komplexität und den Anforderungen ihrer Partner. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist seine Interoperabilität auf nationaler und internationaler Ebene, was den Austausch elektronischer Rechnungen mit Kunden und Lieferanten weltweit erleichtert.

Durch die Einbettung in den globalen Standard UN/CEFACT sind ZUGFeRD-Rechnungen auch in internationalen Geschäftsumfeldern weit verbreitet. ZUGFeRD bietet Unternehmen daher einen modernen, skalierbaren Ansatz zur Digitalisierung des Rechnungswesens und leistet einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung in der Finanzbuchhaltung.

Die Entwicklung und Standardisierung des Formats

Die Entwicklung des ZUGFeRD-Formats begann als gemeinschaftliches Projekt mehrerer Organisationen, darunter das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), mit dem Ziel, ein einheitliches und flexibles Format für den Austausch elektronischer Rechnungen zu schaffen. Die Initiative zur Standardisierung entstand aus dem wachsenden Bedarf an effizienten, digitalen Lösungen für die Rechnungsverarbeitung, die sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) als auch für große Unternehmen geeignet sind. Seit seiner Einführung 2014 hat sich ZUGFeRD stetig weiterentwickelt und ist mittlerweile ein fest etablierter Standard in der digitalen Rechnungsstellung.

Die Standardisierung von ZUGFeRD basiert auf internationalen Normen und wurde so entwickelt, dass es kompatibel mit globalen Standards wie UN/CEFACT und ISO ist. Das Format bietet Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen in einem hybriden Format zu versenden, das sowohl menschenlesbare PDF-Dokumente als auch maschinenlesbare XML-Daten kombiniert. Durch diese Kombination wird ZUGFeRD zu einem äußerst flexiblen und anwenderfreundlichen Format, das sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lässt.

Im Jahr 2020 wurde mit ZUGFeRD 2.1 eine entscheidende Erweiterung veröffentlicht, die den europäischen Standard EN16931 für elektronische Rechnungen integriert. Damit ist ZUGFeRD insbesondere für Unternehmen interessant, die grenzüberschreitend agieren oder mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, da es eine rechtssichere, standardisierte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung bietet. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung und Standardisierung hat ZUGFeRD zu einem der führenden Formate für die digitale Rechnungsstellung in Deutschland und Europa gemacht.

Zielgruppe und Anwendungsbereiche von ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format richtet sich an eine breite Zielgruppe, die von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) bis hin zu Großkonzernen reicht. Besonders attraktiv ist ZUGFeRD für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gleichzeitig flexibel bleiben möchten. Dank der hybriden Struktur eignet es sich für Unternehmen, die sowohl mit Geschäftspartnern kommunizieren, die noch papierbasierte oder PDF-Rechnungen bevorzugen, als auch mit Partnern, die eine vollautomatische, digitale Verarbeitung anstreben.

Ein zentraler Anwendungsbereich von ZUGFeRD ist die Automatisierung des Rechnungsversands und -empfangs. Das Format kann leicht in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und den gesamten Rechnungsprozess effizienter gestaltet. Darüber hinaus ist ZUGFeRD durch seine Unterstützung internationaler Standards auch im internationalen Handel einsetzbar, was es besonders für exportorientierte Unternehmen attraktiv macht.

ZUGFeRD ist auch eine bevorzugte Wahl für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Obwohl die xRechnung für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist, bietet ZUGFeRD durch seine Flexibilität und die Konformität mit europäischen Standards (wie EN16931) eine alternative Lösung, die ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Insgesamt ist das Format in nahezu allen Branchen anwendbar, von der Fertigungsindustrie über den Handel bis hin zu Dienstleistungsunternehmen, die auf eine reibungslose, effiziente und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung setzen.

Technische Details von ZUGFeRD

Struktur und Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Die technische Struktur von ZUGFeRD ist darauf ausgelegt, sowohl die menschliche Lesbarkeit als auch die maschinelle Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen. Das Format basiert auf einem hybriden Ansatz, bei dem eine PDF/A-3-Datei – ein standardisiertes Langzeitarchivierungsformat – als Träger für die Rechnung dient. In dieses PDF-Dokument ist eine XML-Datei eingebettet, die alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Kombination macht es möglich, dass die Rechnung als PDF erhalten bleibt, sodass der Rechnungsempfänger diese wie gewohnt visuell prüfen und archivieren, sie aber gleichzeitig automatisiert durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme verarbeitet werden kann.

Die XML-Datei folgt einem standardisierten Schema, das auf den internationalen UN/CEFACT– und EN16931-Standards basiert. Dadurch ist gewährleistet, dass die Rechnungsdaten klar strukturiert und universell verständlich sind. Die Daten umfassen alle wesentlichen Informationen, wie:

  • Rechnungsnummer,
  • Datum,
  • Beträge,
  • Steuerinformationen
  • und Details zu den Produkten oder Dienstleistungen.

ZUGFeRD bietet unterschiedliche Profile, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Diese Profile variieren in der Komplexität und im Detailgrad der enthaltenen Rechnungsinformationen und ermöglichen so eine flexible Nutzung je nach Anwendungsfall.

Hier ist ein Überblick über die verschiedenen ZUGFeRD-Profile:

Basic-Profil:

  • Für einfache Rechnungen ohne große Detailtiefe
  • Enthält nur die Mindestangaben (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Steuern)
  • Ideal für kleinere Unternehmen und einfache Geschäftstransaktionen
  • Ziel: Minimaler Aufwand bei der Rechnungsstellung

Comfort-Profil:

  • Für detailliertere Rechnungen mit zusätzlichen Informationen
  • Enthält erweiterte Daten wie Positionen, Mengen und Preise der einzelnen Artikel
  • Für Unternehmen, die komplexere Rechnungsinformationen austauschen müssen
  • Ziel: Ermöglicht eine genauere Verarbeitung und Überprüfung von Rechnungen

Extended-Profil:

  • Für sehr umfangreiche und detaillierte Rechnungen
  • Enthält alle möglichen Rechnungsinformationen, einschließlich internationaler Anforderungen
  • Speziell für komplexe Geschäftsbeziehungen, internationale Transaktionen und Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen
  • Ziel: Maximale Flexibilität und Informationsdichte für anspruchsvolle Rechnungsprozesse

Dieser Ansatz bietet Unternehmen große Flexibilität: Geschäftspartner, die noch keine vollautomatische Rechnungsverarbeitung nutzen, können die Rechnung als PDF lesen, während Unternehmen mit digitalisierten Prozessen die XML-Daten für ihre automatisierten Workflows verwenden. Durch diese Integration von maschinenlesbaren und visuellen Daten in einer einzigen Datei wird der Austausch von Rechnungen erheblich vereinfacht, was ZUGFeRD besonders anwenderfreundlich und universell einsetzbar macht.

Implementierungsmöglichkeiten für Unternehmen

Die Implementierung des ZUGFeRD-Formats in einem Unternehmen erfordert einige grundlegende Schritte, die je nach IT-Infrastruktur und Geschäftsprozessen variieren können. Grundsätzlich ist ZUGFeRD jedoch so konzipiert, dass es sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt und somit die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse erleichtert.

Hier ist ein Überblick über die typischen Schritte bei der Implementierung:

1. Analyse der vorhandenen Systeme:

Zunächst wird geprüft, welche Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bereits im Unternehmen genutzt werden und inwieweit diese für den Umgang mit elektronischen Rechnungen vorbereitet sind. Viele moderne Systeme unterstützen bereits die Verarbeitung von ZUGFeRD-Daten oder bieten entsprechende Plugins oder Schnittstellen.

2. Softwareanpassungen und -integration:

Falls die bestehenden Systeme keine direkte Unterstützung für ZUGFeRD bieten, kann spezialisierte Software zur Erstellung, Verarbeitung und Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen implementiert werden. Oft handelt es sich hierbei um Add-ons oder Module, die in das bestehende ERP- oder Buchhaltungssystem integriert werden.

3. Anpassung der Workflows:

Die Umstellung auf das ZUGFeRD-Format bietet die Möglichkeit, interne Rechnungsprozesse zu automatisieren. Hierbei sollten Unternehmen ihre Workflows anpassen, um die Vorteile der maschinellen Datenverarbeitung voll auszuschöpfen. Manuelle Prüfungen und Freigaben können durch automatisierte Prozesse ersetzt werden, was die Effizienz und Genauigkeit deutlich erhöht.

4. Schulung der Mitarbeiter:

Damit die Umstellung reibungslos verläuft, sollten relevante Mitarbeiter im Umgang mit ZUGFeRD geschult werden. Dies umfasst sowohl das Verständnis der technischen Aspekte des Formats als auch den praktischen Einsatz in der täglichen Rechnungsbearbeitung.

5. Testphase und Rollout:

Vor dem vollständigen Rollout ist eine Testphase ratsam, in der die neuen Prozesse und Systeme im kleinen Rahmen überprüft werden. So können eventuelle technische oder prozessuale Schwierigkeiten erkannt und behoben werden, bevor das Format unternehmensweit eingesetzt wird.

Mit ZUGFeRD können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung modernisieren und gleichzeitig den Anforderungen an rechtssichere, digitale Rechnungen gerecht werden. Durch die flexible Einbindung in bestehende Systeme und die Möglichkeit, Rechnungsprozesse zu automatisieren, trägt ZUGFeRD maßgeblich zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung im Rechnungswesen bei.

ZUGFeRD vs. xRechnung: Ein Vergleich

xRechnung: Eine kurze Einführung

Die xRechnung ist ein digitales Rechnungsformat, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Sie erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN16931 und ist seit November 2020 für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Das Format wurde eingeführt, um die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich zu standardisieren und die Effizienz sowie Transparenz in der Rechnungsverarbeitung zu steigern.

 

Technisch gesehen basiert die xRechnung auf einem strukturierten XML-Datenformat, das ausschließlich maschinenlesbar ist. Im Gegensatz zu Formaten wie ZUGFeRD enthält die xRechnung keine visuell ansprechbare PDF-Datei, sondern ist darauf ausgelegt, von automatisierten Systemen verarbeitet zu werden. Dadurch kann sie nahtlos in die digitale Infrastruktur von Behörden und Unternehmen integriert werden, was den manuellen Aufwand bei der Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen erheblich reduziert.

 

Ein zentrales Merkmal der xRechnung ist ihre strikte Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien, insbesondere in Bezug auf Pflichtangaben und die Einhaltung der Datenschutzverordnung (DSGVO). Diese Präzision und Standardisierung machen sie zur bevorzugten Wahl im öffentlichen Sektor, da alle relevanten Informationen klar strukturiert und einheitlich übermittelt werden. Das sorgt nicht nur für eine höhere Prozesssicherheit, sondern auch für eine schnellere Verarbeitung der Rechnungen.

Für Unternehmen, die regelmäßig mit Behörden zusammenarbeiten, ist die xRechnung somit eine unverzichtbare Komponente im Rechnungswesen. Durch ihre einfache maschinelle Verarbeitbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist die xRechnung ein Schlüsselinstrument, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern effizient und rechtssicher zu gestalten.

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Vorteile von ZUGFeRD gegenüber xRechnung

Das ZUGFeRD-Format bietet im Vergleich zur xRechnung einige entscheidende Vorteile, die es für viele Unternehmen attraktiver machen, insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Interoperabilität und Effizienz.

Flexibilität und Interoperabilität in verschiedenen IT-Systemen

ZUGFeRD zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, da es sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine menschenlesbare PDF-Datei kombiniert. Diese hybride Struktur erlaubt es Unternehmen, Rechnungen an Geschäftspartner zu senden, unabhängig davon, ob diese manuell oder automatisiert arbeiten. Da ZUGFeRD mit internationalen Standards wie UN/CEFACT und EN16931 konform ist, können Unternehmen Rechnungen auch problemlos mit internationalen Partnern austauschen. Im Gegensatz dazu ist die xRechnung rein maschinenlesbar und für rein digitale Prozesse ausgelegt, was die Kommunikation mit Partnern erschweren kann, die noch nicht vollständig digital arbeiten.

 

Effizienzsteigerung durch einfache Integration

Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist die einfache Integration in bestehende IT-Systeme. Da das Format auf PDF/A-3 basiert, das von nahezu jedem modernen Buchhaltungs- und ERP-System verarbeitet werden kann, lässt sich ZUGFeRD oft ohne große technische Anpassungen in die bestehende Infrastruktur einbinden. Dies senkt die Einstiegshürden und erleichtert insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse. xRechnung hingegen erfordert eine vollständige maschinenbasierte Verarbeitung, was bei älteren Systemen oder weniger digitalisierten Partnern zu Implementierungsproblemen führen kann.

 

Verbesserung der Kundenkommunikation durch hybride Rechnungen

ZUGFeRD verbessert die Kundenkommunikation erheblich, da es den Empfängern die Möglichkeit bietet, Rechnungen auf zwei Wegen zu nutzen: Sie können die Rechnung als PDF visuell prüfen und gleichzeitig die XML-Daten maschinell verarbeiten. Dieser hybride Ansatz schafft Transparenz und fördert eine reibungslose Kommunikation, da alle relevanten Informationen in einem einzigen Dokument vorliegen. Gerade in Geschäftsfeldern, in denen sowohl menschliche als auch automatisierte Rechnungsprüfungen stattfinden, bietet ZUGFeRD damit einen klaren Vorteil. Die xRechnung hingegen setzt vollständig auf die maschinelle Verarbeitung und bietet keine benutzerfreundliche visuelle Komponente.

 

Durch diese Kombination von Flexibilität, einfacher Integration und verbesserter Kundenkommunikation ist ZUGFeRD für Unternehmen besonders attraktiv, die sowohl manuelle als auch digitale Prozesse unterstützen möchten.

Technische Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung: Tabellarischer Überblick

tabellarische Übersicht über die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und xRechnng

Diese technischen Unterschiede machen xRechnung zur bevorzugten Wahl für Behörden und den öffentlichen Sektor, während ZUGFeRD durch seine Flexibilität in vielen Branchen beliebt ist.

Nachteile und Herausforderungen bei der Nutzung von ZUGFeRD

Trotz der zahlreichen Vorteile von ZUGFeRD gibt es auch einige Nachteile und Herausforderungen, die Unternehmen bei der Nutzung des Formats beachten sollten.

 
Komplexität bei der Implementierung

Obwohl ZUGFeRD als relativ einfach zu integrieren gilt, kann die Implementierung insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) komplex sein. Die Anpassung von IT-Systemen, die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungsprogramme sowie die Schulung der Mitarbeiter erfordern initialen Aufwand und können mit Kosten verbunden sein. Nicht jedes Unternehmen verfügt über die technischen Ressourcen, um diesen Prozess reibungslos durchzuführen.

Hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur

Da ZUGFeRD auf der Kombination von PDF und XML basiert, müssen die IT-Systeme in der Lage sein, beide Komponenten zu verarbeiten. Unternehmen, die nur auf PDF-basierte Rechnungsprozesse ausgelegt sind, müssen zusätzliche Softwarelösungen einführen, um die maschinenlesbaren XML-Daten vollständig zu nutzen. Auch die Sicherstellung der Kompatibilität mit Partnern, die möglicherweise andere elektronische Formate verwenden, kann eine Herausforderung darstellen.

Nicht optimal für durchgängig digitale Prozesse

Im Vergleich zu reinen XML-basierten Formaten wie der xRechnung ist ZUGFeRD aufgrund der enthaltenen PDF-Komponente nicht optimal für vollständig automatisierte und papierlose Prozesse. Das PDF-Format kann für einige Anwendungsfälle unnötig sein und zusätzliche Speicheranforderungen erzeugen, wenn ausschließlich die maschinelle Verarbeitung relevant ist.

Begrenzte Nutzung im öffentlichen Sektor

Obwohl ZUGFeRD durch die Konformität mit EN16931 auch im öffentlichen Sektor eingesetzt werden kann, wird dort häufig die xRechnung bevorzugt. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen im xRechnungs-Format zu akzeptieren. Unternehmen, die vorwiegend mit öffentlichen Institutionen arbeiten, müssen daher häufig beide Formate parallel verwalten.

Unterschiedliche Profile und Kompatibilitätsprobleme

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended), was zwar Flexibilität ermöglicht, aber auch zu Kompatibilitätsproblemen führen kann. Nicht jedes Unternehmen oder System kann alle Profile verarbeiten, was den Austausch zwischen Geschäftspartnern komplizieren kann, wenn nicht das passende Profil verwendet wird.

Diese Herausforderungen zeigen, dass trotz der Vorteile von ZUGFeRD eine sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich ist, um das volle Potenzial des Formats auszuschöpfen.

Fazit

ZUGFeRD ist ein zukunftsweisendes Format, das Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Es bietet eine flexible Lösung, die sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großkonzerne attraktiv ist. Neben der Kosten- und Zeitersparnis im Rechnungswesen trägt es zur Reduzierung von Fehlerquellen bei und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen wird ZUGFeRD in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle in der modernen Geschäftswelt spielen.

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E-Rechnung – Der digitale Durchbruch 2024!

E-Rechnung – Der digitale Durchbruch 2024!

Die Welt des Rechnungswesens erlebt eine digitale Revolution, und im Zentrum dieser Veränderung steht die E-Rechnung. Was einst als einfache Papierrechnung begann, hat sich in den letzten Jahren zu einem hochentwickelten, rechtlich regulierten und technologisch fortschrittlichen Prozess entwickelt. Von den frühen Anfängen der elektronischen Rechnungsstellung bis hin zur Einführung strenger europäischer Richtlinien ist die E-Rechnung heute weit mehr als nur ein Trend – sie ist der neue Standard im Geschäftsbetrieb.

In diesem Blogartikel nehme ich Sie mit auf eine Reise durch die Geschichte und die rechtliche Entwicklung der E-Rechnung, kläre, was genau sie von der herkömmlichen Papierrechnung unterscheidet, und beleuchte die praktische Umsetzung in Unternehmen. Zudem werfe ich einen Blick auf die zwei gängigsten Formate, ZUGFeRD und xRechnung, und zeige Ihnen deren Vor- und Nachteile auf. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, warum die E-Rechnung nicht nur die Zukunft, sondern bereits die Gegenwart des Rechnungswesens ist.

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Was ist eigentlich E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, die den papierbasierten Rechnungsprozess ersetzt. Sie wird in einem strukturierten Format erstellt und elektronisch übermittelt, oft unter Verwendung standardisierter Formate wie ZUGFeRD oder xRechnung.

E-Rechnungen ermöglichen die automatische Verarbeitung durch Software, was den manuellen Aufwand reduziert. Sie sind rechtlich anerkannt und müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. in Bezug auf Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. 

E-Rechnung vs. Papierrechnung

E-Rechnung vs. Papierrechnung​​

Die Entwicklung der E-Rechnung

Nachdem nun geklärt ist, was eine E-Rechnung genau ist und welche Besonderheiten sie im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen aufweist, stellt sich die Frage, wie sich diese digitale Rechnungsform im Laufe der Zeit entwickelt hat. Um die Bedeutung und Vorteile der E-Rechnung voll zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf ihre Entstehungsgeschichte und die technologischen Fortschritte zu werfen, die sie ermöglicht haben.

Geschichtliche Entstehung der E-Rechnung

Die E-Rechnung hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem zentralen Element moderner Geschäftstransaktionen entwickelt. Der Ursprung der elektronischen Rechnungsstellung liegt in den frühen 2000er Jahren, als Unternehmen nach effizienteren Wegen suchten, Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der Verbreitung des Internets wurde die E-Rechnung zu einer praktikablen Alternative zur traditionellen Papierrechnung. Anfangs war sie hauptsächlich in großen Unternehmen und im B2B-Bereich im Einsatz, wo die Vorteile in Form von Kosteneinsparungen und schnelleren Bearbeitungszeiten besonders spürbar waren.

Im Laufe der Zeit haben sich unterschiedliche Formate und Standards entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Unternehmen zu gewährleisten. Insbesondere in Europa wurde die Einführung von Standards wie ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) und xRechnung vorangetrieben, um die Akzeptanz und Verbreitung von E-Rechnungen zu fördern. Die wachsende Nachfrage nach effizienteren und kostengünstigeren Geschäftsprozessen, verbunden mit der Notwendigkeit, Umweltbelastungen durch den Papierverbrauch zu reduzieren, beschleunigte die Entwicklung der E-Rechnung.

Werdegang der gesetzlichen Regelungen

Parallel zur technologischen Entwicklung der E-Rechnung hat sich auch der rechtliche Rahmen kontinuierlich weiterentwickelt. Ein entscheidender Wendepunkt war die Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den rechtlichen Grundstein für die obligatorische Akzeptanz der E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen in Europa legte. Diese Richtlinie zielte darauf ab, die grenzüberschreitende Rechnungsstellung innerhalb der EU zu vereinfachen und eine einheitliche rechtliche Grundlage zu schaffen, um den Einsatz elektronischer Rechnungen zu fördern.

Die Umsetzung dieser Richtlinie in nationales Recht durch die Mitgliedstaaten führte zu einer Vielzahl von spezifischen Vorschriften, die Unternehmen befolgen müssen, um E-Rechnungen zu verwenden. In Deutschland etwa wurde die Richtlinie durch die Einführung der sogenannten E-Rechnungsverordnung (ERechV) im Jahr 2017 konkretisiert. Diese Rechungsverodnung schreibt vor, dass E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen zwingend im Standardformat xRechnung eingereicht werden müssen.

Jene rechtlichen Rahmenbedingungen beschleunigten nicht nur die Einführung und Nutzung von E-Rechnungen, sondern trugen auch zu einer Standardisierung bei, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.

Die Rechtliche Ausgestaltung

Nach der Betrachtung der Entwicklung der E-Rechnung von ihren Anfängen bis hin zu ihrem heutigen Stand , zeigt sich deutlich, wie maßgeblich technologische Innovationen diesen Bereich geprägt haben. Doch neben den technischen Fortschritten spielt auch die rechtliche Seite eine zentrale Rolle.Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen nicht nur praktisch, sondern auch rechtskonform sind, müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Im nächsten Abschnitt werfen wir daher einen genaueren Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen, die die Nutzung von E-Rechnungen regeln.

Dieser Standard ist das zentrale Element der Normierung für E-Rechnungen in Europa. Er legt fest, welche Informationen in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und in welchem Format diese Informationen vorliegen müssen. Der EN 16931-Standard gewährleistet die Interoperabilität von E-Rechnungen in der gesamten Europäischen Union, d. h., dass sie von verschiedenen Software-Systemen automatisch und fehlerfrei verarbeitet werden können.

Insbesondere im öffentlichen Sektor ist die Einhaltung dieser normierten Formate verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber in der EU dürfen seit April 2020 nur noch E-Rechnungen akzeptieren, die den Standards des EN 16931 entsprechen. Diese Normierung soll den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU erleichtern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Normierung ist die Verwendung des XML-Formats (Extensible Markup Language) für die Strukturierung der Daten in der E-Rechnung. Dieses Format ermöglicht eine maschinenlesbare Darstellung der Rechnung, die standardisierte Datenfelder enthält, sodass die Rechnungsdaten von allen relevanten IT-Systemen verstanden und weiterverarbeitet werden können.

Die Normierung der E-Rechnung ist Teil eines größeren Ziels der EU, digitale Geschäftsprozesse weiter zu harmonisieren. Dies soll nicht nur die Effizienz in der Verwaltung steigern, sondern auch den Unternehmen die Anpassung an digitale Technologien erleichtern und sie wettbewerbsfähiger machen.

Durch die Normierung werden die Prozesse der Rechnungsverarbeitung weiter automatisiert. Da die Inhalte und Strukturen der E-Rechnungen vorab festgelegt sind, können Unternehmen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so konfigurieren, dass sie E-Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und verbuchen.

Zusammenfassend ermöglicht die Normierung bei der E-Rechnung eine vereinheitlichte und effiziente digitale Rechnungsverarbeitung über Ländergrenzen hinweg und bildet die Grundlage für eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse.

Ausgestaltung im Unternehmen

Die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen im Unternehmen erfordert mehr als nur die Entscheidung für den Umstieg auf digitale Rechnungen. Es bedarf einer sorgfältigen Planung und Anpassung der internen Prozesse, um die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen zu können. In diesem Abschnitt beleuchten wir, wie Unternehmen die Einführung von E-Rechnungen optimal gestalten können, dessen Vorteile, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen notwendig sind und wie eine reibungslose Integration in die bestehende Infrastruktur gelingt.

Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung, Platzersparnis und Sicherheit, Fehlerreduktion, Transparenz und Nachverfolgbarkeit, Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Anwendbare Ausgestaltung

1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies beinhaltet die Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Die E-Rechnung muss bestimmte rechtlich vorgeschriebene Informationen enthalten, wie z. B. die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern von Käufer und Verkäufer, das Rechnungsdatum, und die Rechnungsnummer.

2. Technische Anforderungen

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, welches maschinenlesbar ist. Der EN 16931-Standard ist hier maßgeblich, da er definiert, wie die Daten in der E-Rechnung strukturiert sein müssen.

In der Praxis verwenden viele Unternehmen das XML-Format zur Erstellung von E-Rechnungen, da es den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtert.

3. Integration in bestehende Systeme

Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so anpassen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Dies kann die Implementierung neuer Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern.

Viele Unternehmen integrieren E-Rechnungen in ihre Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme, um den Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.

4. Prozessgestaltung und -optimierung

Der Einsatz von E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Prozesse zu optimieren. Dies umfasst die Automatisierung der Rechnungsprüfung und -verbuchung, was Fehler reduziert und den Arbeitsaufwand verringert.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse an die Anforderungen der E-Rechnung angepasst sind, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung von Fristen und die Sicherstellung der Datenintegrität.

5. Compliance und Kontrolle

Die Einhaltung der Vorschriften zur E-Rechnung wird durch regelmäßige Audits und Kontrollen überwacht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß archivieren und zugänglich machen können, um im Falle einer Prüfung die Compliance nachweisen zu können.

Auch die Sicherheit der Daten spielt eine wichtige Rolle, da E-Rechnungen personenbezogene und finanzielle Daten enthalten, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden müssen.

Die anwendbare Ausgestaltung der E-Rechnung erfordert also eine umfassende Anpassung sowohl der technischen Infrastruktur als auch der organisatorischen Prozesse eines Unternehmens, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Die Datenformate im Vergleich

ZUGFeRD

Der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) ist ein hybrides Datenformat, das sowohl strukturierte maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Es bietet Flexibilität für Unternehmen, da es sowohl von automatisierten IT-Systemen als auch manuell von Menschen verarbeitet werden kann und sich somit besonders für die Verwendung im Mittelstand eignet.

xRechnung

Ein standardisiertes Datenformat, dass speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und verwendet XML zur strukturierten Darstellung der Rechnungsdaten, um die maschinelle Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen.

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DMS vs. ECM – Eine großartige Entscheidungshilfe für 2024! 👍

DMS vs. ECM – Eine großartige Entscheidungshilfe für 2024! 👍

In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind effiziente und zuverlässige Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Unternehmensinhalten unerlässlich. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen, um den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Zwei weit verbreitete Lösungen, die häufig zur Bewältigung dieser Aufgaben eingesetzt werden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Systeme.

In diesem Artikel werden wir die grundlegenden Unterschiede und Gemeinsamkeiten von DMS und ECM untersuchen. Wir werden die jeweiligen Funktionen, Einsatzbereiche, sowie die entscheidenden Kriterien für die Auswahl des passenden Systems für Ihr Unternehmen detailliert beleuchten. Ziel ist es, Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, welche Lösung am besten zu den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. 

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Definitionen und Kernfunktionen

Sowohl DMS als auch ECM sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Content und Dokumenten. Während ein DMS – ein Dokumentenmanagementsystem darauf abzielt die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente zu erleichtern integriert ein ECM – ein Enterprise Content Management Systems oft mehrere Technologien und Prozesse, um die vollständige Lebensdauer von Content jeglicher Art zu steuern.

Ein ECM erweitert also die Funktionen des DMS.

Kernfunktionen

ECM

Content-Erfassung: 
Automatisierte Erfassung von Content aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails und mobilen Geräten

Content-Verwaltung: 
Strukturierte Verwaltung von Content, einschließlich Dokumenten, Web-Content, E-Mails und Multimedia

Content-Speicherung: 
Sichere und skalierbare Speicherung von Content, oft unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Content-Workflow und Automatisierung: 
Erweiterte Workflows und Automatisierung zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Content-Ausgabe: 
Verwaltung und Ausgabe von Content über verschiedene Kanäle, einschließlich Web, Mobilgeräte und Druck

Archivierung und Compliance: 
Langfristige Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

DMS

Zentrale Speicherung:
Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, was Zugriff und Verwaltung erleichtert

Versionierung: 
Dokumente werden versioniert, sodass Änderungen nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden können

Suchfunktionen: 
Benutzer können Dokumente anhand von Metadaten oder Volltextsuche schnell finden

Zugriffsrechte: 
Zugriff auf Dokumente kann je nach Benutzerrolle und Berechtigung eingeschränkt werden

Dokumenten-Workflows: 
Standardisierte Prozesse zur Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten

Einsatzbereiche & Anwendungsfälle

Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben welche der Softwarelösungen wo und wie angewendet wird haben wir Ihnen dies hier nochmal in 2 kleinen Absätzen zusammen gefasst. 

DMS

DMS und ECM Systeme bieten jeweils spezifische Vorteile und sind in verschiedenen Einsatzbereichen besonders wirkungsvoll. DMS finden typischerweise Anwendung in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen sowie in Branchen mit einem hohen Dokumentenaufkommen. Sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung und Organisation von Geschäftsdokumenten, einschließlich Vertragsmanagement und Projektmanagement. Im Rechtswesen nutzen Kanzleien DMS zur Verwaltung von Mandantenakten und Gerichtsunterlagen, während Bauunternehmen sie einsetzen, um Baupläne und projektbezogene Dokumente zu speichern. Im Gesundheitswesen unterstützen DMS Kliniken und Praxen bei der Verwaltung von Patientenakten und medizinischen Berichten.

ECM

Im Gegensatz dazu adressieren ECM-Systeme größere Unternehmen und multinationale Konzerne, indem sie eine unternehmensweite Content-Verwaltung ermöglichen. Diese Systeme bieten eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinhalte, einschließlich Dokumente, Web-Content, E-Mails und Multimedia. Sie sind besonders geeignet für die Erfüllung komplexer Compliance-Anforderungen und regulatorischer Vorschriften in Branchen wie dem Finanzwesen, wo Banken und Versicherungen ECM nutzen, um Kundendaten und Finanzdokumente zu verwalten. In der pharmazeutischen Industrie helfen ECM-Systeme bei der Verwaltung von Forschungsdokumentationen und klinischen Studien, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Energie- und Versorgungsunternehmen setzen ECM ein, um technische Zeichnungen, Verträge und regulatorische Dokumente effizient zu verwalten und zu kontrollieren.

Kleines Icon, welches zeigt, dass in Elo ECM enthält, welches DMS enthält

Unterschiede im Detail

Für alle die es wirklich ganz genau wissen wollen haben wir in den folgenden Boxen nochmal alle Unterschiede und Funktionen im Detail, für Sie zum Entdecken hinterlegt. Sollten Sie aber schon ein gutes Gefühl dafür entwickelt haben und sich jetzt fragen „Und was passt für mein Unternehmen am besten“ klicken Sie einfach auf den Button, um weiter unten zur Entscheidungshilfe zu gelangen!

Datenverwaltung & -speicherung

  • Erweiterte Speicherung: 
    Speicherung von Dokumenten, Web-Content, E-Mails, Videos und anderen Medien
  • Lebenszyklusmanagement:
    Verwaltung des Lebenszyklus von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung und endgültigen Löschung
  • Erweiterte Metadaten: 
    komplexere Metadatenschemata erleichtern Verwaltung und Suche nach Content
  • Zentralisierte Speicherung:  
    zentrale Ablage für alle Dokumente
  • Versionierung: 
    Speicherung aller Versionen und Bearbeitungsschritte
  • Metadaten und Indizierung: 
    Zuordnung von Metadaten, um Suche und Organisation zu erleichtern
  • Check-in/Check-out: 
    Vermeidung von Datenkonflikten durch Beschränkung der zeitgleichen Bearbeitbarkeit

Workflows & Automatisierung

  • Komplexe Workflows: 
    Erstellung komplexer Workflows, mit mehr Schritten und Benutzerrollen  für den Support von Workflows und Automatisierung
  • Business Process Management (BPM): 
    ECM-Lösungen integrieren oft BPM-Funktionen, die die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
  • Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: 
    Moderne ECM-Systeme nutzen KI und maschinelles Lernen, um Workflows weiter zu optimieren und Aufgaben wie die Klassifizierung und Kategorisierung von Content zu automatisieren.
  • Einfache Workflows: 
    Grundlegende Workflow-Funktionen, um Dokumente zur Genehmigung oder Überprüfung weiterzuleiten.
  • Automatisierung von Dokumentenprozessen: 
    Automatisierungsfunktionen, die wiederkehrende Aufgaben (z.B. Erstellen von Aufgabenlisten) unterstützen


Compliance & Sicherheit

  • Erweiterte Sicherheitsfunktionen: 
    umfassendere Sicherheitsmaßnahmen, Datenverschlüsselung, erweiterter Zugriffskontrollen und detaillierter Audit-Trails
  • Compliance-Management: 
    umfangreiche Compliance-Anforderungen durch erweiterte Audit-Funktionen

 

  • Dokumentensicherheit:
    grundlegende Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen
  • Compliance: 
    Unterstützung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Audit-Trails 

 

Integration & Skalierbarkeit

  • Nahtlose Integration:
    nahtlose Integration in eine Vielzahl von Unternehmensanwendungen, einschließlich ERP- und CRM-Systemen, und unterstützen die Integration mit anderen branchenspezifischen Lösungen.
  • Hohe Skalierbarkeit: 
    ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit den Anforderungen großer Unternehmen und komplexer IT-Umgebungen skaliert werden können, um ein wachsendes Datenvolumen und zunehmende Benutzerzahlen zu bewältigen.
  • Integration mit Office-Anwendungen:
    DMS-Systeme bieten häufig Integrationen mit gängigen Office-Anwendungen wie Microsoft Word und Excel, um die Dokumentenbearbeitung zu erleichtern.
  • Begrenzte Skalierbarkeit: 
    Für kleinere und mittelgroße Unternehmen ausreichend, jedoch möglicherweise nicht ideal für sehr große oder stark wachsende Unternehmen.

 

Entscheidungsorientierung für Unternehmen

Die Wahl zwischen einem DMS und einem ECM System hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Entscheidungskriterien erläutert, die Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems berücksichtigen sollten.

Anforderungen und Ziele

Ein DMS eignet sich für die effiziente Verwaltung von Dokumenten, inklusive zentraler Speicherung, Versionierung und Zugriffskontrollen. Unternehmen mit breiteren Anforderungen, wie der Verwaltung von Web-Content und Multimedia, sollten ein ECM in Betracht ziehen, das umfassendere Funktionen bietet.

Für grundlegende Workflows und Automatisierungen zur Dokumentenverwaltung reicht ein DMS aus. Unternehmen, die komplexe Workflows und umfassende Automatisierungen benötigen, sollten ein ECM wählen, das oft Business Process Management (BPM) Funktionen integriert.

Budget und Ressourcen

DMS-Systeme sind aufgrund geringerer Anschaffungs- und Betriebskosten besonders attraktiv für Unternehmen mit begrenztem Budget. Obwohl ECM-Systeme teurer sind, können sie durch erweiterte Funktionen und Prozessoptimierung langfristig Kosteneinsparungen und einen höheren ROI bieten.

Ein DMS erfordert weniger IT-Ressourcen und ist daher für kleinere IT-Teams geeignet. ECM-Systeme benötigen umfangreichere IT-Ressourcen und -Kompetenzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendigen IT-Ressourcen verfügen, um ein ECM erfolgreich zu betreiben.

Zukünftige Wachstumspläne

Für Unternehmen ohne signifikante Skalierungspläne ist ein DMS langfristig geeignet. Unternehmen mit schnellem Wachstum oder Expansion in neue Geschäftsbereiche sollten ein ECM in Betracht ziehen, das die notwendige Skalierbarkeit und Flexibilität bietet.

DMS-Systeme sind weniger anpassungsfähig an neue Technologien und Trends, was ihre langfristige Nutzung einschränken kann. ECM-Systeme sind besser in der Lage, sich an neue Technologien wie künstliche Intelligenz und erweiterte Automatisierung anzupassen. In stark regulierten Branchen ist ein ECM oft unerlässlich, während Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Bauwesen oder Rechtswesen gut mit einem DMS bedient werden können.

Allroundlösung Elo

Die Softwarelösung ELO bietet flexible Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. Sie bietet sowohl Funktionen des DMS auch erweiterte ECM Funktionen. Es wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von der einfachen Implementierung und den robusten Funktionen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung ermöglichen. Große Unternehmen und Konzerne nutzen ELO für komplexe Content-Management-Anforderungen sowie umfassende Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Mit erweiterten Funktionen wie Business Process Management (BPM), Workflow-Automatisierung und künstlicher Intelligenz optimiert ELO Geschäftsprozesse und passt sich an wachsende Datenvolumen an. Zudem unterstützt ELO die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Standards, was es besonders für stark regulierte Branchen attraktiv macht. So können Unternehmen jeglicher Größe eine zentrale Plattform zur Verwaltung all ihrer Inhalte nutzen, was zu effizienteren Prozessen, höherer Sicherheit und besserer Compliance führt.

Sie sind jetzt neugierig geworden auf DMS, ECM und ELO? Machen Sie einen Termin mit uns und lassen sich kostenlos beraten!

CRM vs CXM – Innovative Schlüsselunterschiede, die Ihr Unternehmen 2024 kennen muss!

CRM vs CXM – Innovative Schlüsselunterschiede, die Ihr Unternehmen 2024 kennen muss!

Folgenden Herausforderungen stehen Sie und Ihr Unternehmen im Umgang mit Kunden gegenüber:

  • Ständig verändernde Kundenbedürfnisse
  • Zunehmender Wettbewerbsdruck
  • Rasante Entwicklung von Technologien

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden bzw. sie zu meistern sind CRM und CXM nützliche Hilfsmittel.

CRM fokussiert dabei die unternehmensinternen Prozesse, um die Kundenbeziehungen effizienter zu gestalten, während CXM den Blick auf die Kundenerlebnisse richtet und diese in allen Bereichen des Unternehmens verbessern möchte.

Doch wie genau CRM und CXM sich unterscheiden und welche Methoden und Fokuspunkte sie jeweils in den Vordergrund stellen, diese relevanten Fragen wollen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten nahebringen und beantworten, damit Sie eine starke Beziehung zu ihren Kunden entwickelkönnen!

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

CRM vs. CXM

Sowohl Customer Relationship Management (CRM) als auch Customer Experience Management (CXM) befassen sich mit der Optimierung der Kundenbeziehungen.

Während sich CRM dabei auf die Verwaltung und Verbesserung der Interaktionen zwischen Unternehmen und Kunden konzentriert, zielt CXM darauf ab, die gesamte Kundenerfahrung über alle Touchpoints hinweg zu optimieren und zu verbessern.

Dabei haben Sie unterschiedliche Kernziele, die Sie mit unterschiedlichen Methoden erreichen. Diese wollen wir Ihnen nun jeweils vorstellen und abschließend anhand drei kleiner Beispiele aufzeigen.

Kernziele

CRM

  • Steigerung der Kundenzufriedenheit

  • Gewinnung neuer Kunden & Bindung bestehender Kunden

  • Maximierung des Kundenwerts und der Rentabilität für das Unternehmen

CXM

  • Erstklassige Kundenerfahrungen ermöglichen

     

  • Loyalität der Kunden zum Unternehmen steigern

     

  • Bindung der Kunden zur Marke stärken

Methoden

Um die jeweiligen Kernziele zu erreichen nutzen CRM und CXM durchaus auch ähnliche Methoden, wobei CXM die Methoden des CRM nimmt und sie erweitert.

CRM

Verwaltung
jeglicher Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen

Automatisierung
von Marketingaktivitäten wie E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Interaktionen

Erfassung
von Vertriebsaktivitäten- und Prozessen zur Produktivitätssteigerung 

Reaktion
Regulierung und Beobachtung der Art und Weise, wie ein Unternehmen auf Kunden reagiert

CXM

Interaktion
Verwaltung aller Kundendaten und Touchpoints, die Kunden mit einem Unternehmen haben

Personalisierung
Anpassung der automatisierten Marketingkommunikation basierend auf individuellen Kundenwünschen und Verhaltensweisen

Integration
Nahtlose Verbindung aller internen Systeme und Prozesse, um eine konsistente Kundenerfahrung zu gewährleisten

Analyse
von Kundeninteraktionen und -verhalten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen

Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen CRM und CXM

CRM vs. CXM am alltagsnahen Beispiel

Mit den folgenden Beispielen wollen wir Ihnen einen direkten und lebbaren Einblick geben, wo Sie die Unterschiede zwischen CRM und CXM in Ihrem Alltag finden können.

CRM

CXM

Einzelhandel

  • Personalisierte E-Mail-Kampagnen mit passenden Rabatten
  • Personalisierte Einkaufserlebnisse durch individuelle Rabatte oder passende Produktempfehlungen

Gesundheitswesen

  • Effiziente Verwaltung der Patientendaten, um die Kommunikation zwischen Patienten und Anbietern zu optimieren.
  • Optimierung von Behandlungszyklen durch ein in sich optimal vernetztes System der Datenverwaltung

Finanzdienstleistungsbranche

  • Steigern der Konversion von Interessenten zu Kaufenden durch Follow-Up-Aktivitäten
  • Emotionale Bindung der Kunden stärken durch individuelle Jubiläumsangebote oder Gebrutstagsgrüße

Praxistipps für die Implementierung

Bei bisherigen, erfolgreichen Implementierungen haben wir von PerlSystem® it solutions die Erfahrung gemacht, dass die gemeinsame Beantwortung der folgenden Fragen den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und ein ausgezeichnetes Ergebnis zu liefern:

  • Was sind Ihre Geschäftsziele?
  • Wie sollte das System eingerichtet werden, um ihre Ziele optimal zu unterstützen?
  • Welche Mitarbeiter müssen wie geschult werden, um eine kontinuierliche Anpassung und Überwachung des Systems sicherzustellen?

Zusätzlich dafür empfehlen wir für eine erfolgreiche Umsetzung eines CXM noch die Nutzung verschiedener Tools und Technologien:

  • Customer Journey Mapping
  • Customer Feedback Management-Plattformen
  • Customer Analytics
  • Personalisierungssoftware
  • KI-gestützte Chatbots und Automatisierungstools.
Grafik: CRM vs. CXM

Faktoren die bei der implementierung berücksichtigT werden müssen

CRM und CXM haben sowohl gemeinsame als auch separate Faktoren, die bei der Implementierung zu berücksichtigen sind. 

Gemeinsame Faktoren

Datensilos und Integration: Die Integration verschiedener Datenquellen und Systeme, um eine konsistente Kundensicht zu gewährleisten, ist sowohl für CRM- als auch für CXM-Systeme eine zentrale Herausforderung.

Benutzerakzeptanz und Schulung: Die Einführung neuer Prozesse und Technologien erfordert oft eine Umschulung der Mitarbeiter und eine Veränderung der Arbeitsweise, was sowohl bei CRM- als auch bei CXM-Implementierungen eine Herausforderung darstellen kann.

Datenschutz und Compliance: Die Verwaltung sensibler Kundeninformationen und die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen sind sowohl bei CRM- als auch bei CXM-Systemen von entscheidender Bedeutung.

Separate Faktoren

CRM

Datenqualität und -aktualität
Die Eingabe und Aktualisierung von Daten können eine spezifische Herausforderung für CRM-Systeme sein, da die Datenqualität einen direkten Einfluss auf die Effektivität des Systems hat.

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit
Die Anpassung und Skalierung des CRM-Systems an die sich ändernden Anforderungen und das Wachstum des Unternehmens kann spezifisch für CRM-Implementierungen herausfordernd sein.

Kundenspezifische Prozesse und Workflows
Die Abbildung und Automatisierung kundenspezifischer Prozesse und Workflows kann eine weitere spezifische Herausforderung für CRM-Systeme darstellen, da diese oft individuell auf die Bedürfnisse und Abläufe des Unternehmens zugeschnitten sind.

CXM

Kanalübergreifende Integration und Konsistenz
Die Integration verschiedener Kundeninteraktionskanäle und die Sicherstellung einer konsistenten Erfahrung über alle Touchpoints hinweg sind spezifische Herausforderungen für CXM-Implementierungen.

Messung und Analyse von Kundenfeedback
Die Erfassung und Auswertung von Kundenfeedback, um Einblicke in die Kundenbedürfnisse und -präferenzen zu gewinnen, kann spezifisch für CXM-Herausforderungen sein.

Schnelligkeit und Agilität
Die Anpassung an sich ändernde Kundenanforderungen und Markttrends erfordert Agilität und Flexibilität, was eine spezifische Herausforderung für CXM-Systeme darstellen kann.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass CRM und CXM zwei eng miteinander verbundene Konzepte sind, die gemeinsam zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und des Unternehmenserfolgs beitragen können.

Der Unterschied zwischen CRM und CXM liegt weniger in der Software oder der Implementierung. Viel mehr liegt er in den Zielen Ihres Unternehmens, den Informationen und den Schlussfolgerungen, die Sie daraus ziehen.

Sie wollen die Vorteile von CXMs oder CRMs auf für Ihr Unternehmen nutzen? Machen Sie einen Termin und lassen Sie sich kostenlos beraten!

ELO in der Cloud: Eine technische Perspektive auf das perfekte Zusammenspiel

ELO in der Cloud: Eine technische Perspektive auf das perfekte Zusammenspiel

In der Welt des Dokumentenmanagements steht die Fähigkeit, Daten sicher, effizient und flexibel zu handhaben, an vorderster Front der Unternehmensanforderungen. ELO, ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS), hat sich seit jeher auf die Integration fortschrittlicher Webtechnologien konzentriert, um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Kombination von ELO mit Cloud-Technologien erscheint daher nicht nur als logischer Schritt, sondern als eine natürliche Evolution seiner Fähigkeiten.

In diesem Artikel werfen wir einen technischen Blick darauf, warum ELO in der Cloud wie füreinander geschaffen sind, insbesondere unter Berücksichtigung von ELOs Basis auf Webtechnologien wie Apache Tomcat und der Kommunikation über HTTP.

Lesen Sie auch hier die inhaltliche Betrachtung von ELO in der Cloud.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

ELOs Webtechnologien im Kern

ELO setzt auf Apache Tomcat, einen robusten und leistungsstarken Webserver und Servlet Container, der eine zuverlässige Plattform für die Ausführung von Java-basierten Webanwendungen bietet. Diese Wahl ermöglicht es ELO, seine Dienste über HTTP(S) zu kommunizieren, was eine universelle und leicht zugängliche Methode für die Datenübertragung im Internet darstellt. 

Diese grundlegende Entscheidung für Webtechnologien zeigt deutlich, dass ELO und Cloud einfach zusammengehören. ELOs besitzt somit die Fähigkeit, nahtlos in Webumgebungen integriert zu werden – eine Eigenschaft, die in der Cloud-Umgebung von unschätzbarem Wert ist.

Darstellung von ELO in der cloud
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Warum die Cloud?

Die Verwendung von Webtechnologien wie Apache Tomcat und HTTP als Kommunikationsprotokoll macht ELO zu einem idealen Kandidaten für die Cloud-Migration. Diese technologische Basis ermöglicht eine reibungslose Integration in Cloud-Umgebungen, wobei die folgenden Aspekte besonders hervorzuheben sind:

● Verteilte Architektur mit ELO in der Cloud: Cloud-Plattformen basieren auf dem Prinzip verteilter Systeme, die eine hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit gewährleisten. ELO kann von dieser Architektur profitieren, indem es seine Komponenten über verschiedene Cloud-Server verteilt, was zu einer verbesserten Leistung und Ausfallsicherheit führt.

● Kommunikation über das Web mit ELO in der Cloud: Da ELO bereits für die Kommunikation über HTTP(S) ausgelegt ist, kann es problemlos in die Cloud integriert werden, wo Webdienste und APIs eine zentrale Rolle spielen. Dies erleichtert die Anbindung an andere Cloud-Dienste und die Integration in bestehende Cloud-basierte IT-Landschaften.

● Sicherheit und Compliance mit ELO in der Cloud: Die Cloud bietet fortschrittliche Sicherheitsfeatures, die ELOs Bedarf an sicheren Datenübertragungen und der Einhaltung von Datenschutzstandards ergänzen. Die Verwendung von HTTPS, kombiniert mit den Sicherheitsprotokollen der Cloud, sorgt für eine sichere Umgebung für sensible Unternehmensdaten. 

● Flexibilität und Skalierbarkeit mit ELO in der Cloud: ELOs Fähigkeit, in einer verteilten Umgebung zu operieren, passt perfekt zur elastischen Natur der Cloud. Unternehmen können ELO-Instanzen je nach Bedarf skalieren, um Spitzenlasten zu bewältigen oder Ressourcen in ruhigeren Zeiten zu reduzieren.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile der Nutzung einer Cloud sind sehr vielfältig:

● Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Wie funktioniert ELO in der Cloud?

Die Cloud funktioniert im Grunde wie ein riesiges Netzwerk von Servern, die über das Internet verbunden sind und es ermöglichen, Rechenleistung, Speicherplatz und Anwendungen nach Bedarf zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieser Cloud-Umgebung gibt es verschiedene Technologien, die genutzt werden können, um Anwendungen zu hosten und zu verwalten:

Virtuelle Maschinen (VMs):

VMs sind isolierte Software-Container, die ein komplettes Betriebssystem und die dazugehörige Software enthalten. Sie ermöglichen es, mehrere virtuelle Umgebungen auf einem einzelnen physischen Server zu betreiben, wobei jede VM als unabhängiger Server fungiert. Dies erlaubt eine effiziente Ressourcennutzung und erleichtert die Skalierung.

Docker:

Docker ist eine Plattform für die Containerisierung, die es ermöglicht, Anwendungen samt ihren Abhängigkeiten in leichten, tragbaren Containern zu verpacken. Im Gegensatz zu VMs, die jeweils ein vollständiges Betriebssystem enthalten, teilen sich Docker-Container das Betriebssystem des Hosts, was zu schnelleren Startzeiten und weniger Speicherverbrauch führt.

Kubernetes:

Kubernetes ist ein Orchestrierungstool für Container, das die Bereitstellung, Skalierung und Verwaltung von containerisierten Anwendungen automatisiert. Es hilft bei der Handhabung von Docker-Containern (oder anderen Container-Technologien) in großen, verteilten Umgebungen und unterstützt komplexe Anwendungen mit hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Skalierbarkeit.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis.

Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

ELO Cloud – Speichern Sie 2024 einfach alle Ihre Daten digital!

ELO Cloud – Speichern Sie 2024 einfach alle Ihre Daten digital!

In unserer immer stärker digitalisierten Welt ist es wichtiger denn je, unsere Dokumente und Daten effektiv zu verwalten. Hier kommt ein spezielles System, bekannt als Dokumentenmanagement-System (DMS), ins Spiel. Eines der führenden Systeme in diesem Bereich ist ELO, das weit mehr als nur ein Tool zur Dokumentenverwaltung ist. Es ist ein echter Game-Changer, wenn es darum geht, die Abläufe in Ihrem Unternehmen schlanker und effizienter zu gestalten.

… und Was hat das mit ELO Cloud zu tun?

Nun denn, bislang war der Zugang zu, die Verwaltung und Sicherung Ihrer Daten eine komplexe Angelegenheit. Doch mit der Einführung der Cloud-Technologie hat sich das grundlegend geändert. Wir bei PerlSystem® it solutions sind stolz darauf, als einer der wenigen auserwählten Cloud-Partner von ELO fungieren zu dürfen. Unser Ziel ist es, Ihnen die zahlreichen Vorteile näherzubringen, die ELO Cloud Ihrem Unternehmen bieten kann.

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Inhaltsverzeichnis

Aber was ist eigentlich diese Cloud?

Stellen Sie sich die Cloud oder eben die ELO cloud einfach als einen virtuellen Speicherplatz vor, auf den Sie jederzeit und überall über das Internet zugreifen können. Anstatt Daten und Programme auf der Festplatte eines Computers zu speichern, befinden sie sich in einem Netzwerk aus Servern, die unterschiedlichste Dienste bereitstellen. Das kann von Online-Speicherlösungen bis hin zur Nutzung von Anwendungen reichen, ohne dass diese auf Ihrem Gerät installiert sein müssen.

Sie interessieren sich für die technische Perspektive auf Cloudsysteme und die ELO Cloud?

Was macht die Cloud so besonders?

Die Cloud ist nicht nur ein technologisches Konzept; sie ist eine völlig neue Art zu denken. Stellen Sie sich vor, all Ihre wertvollen Daten und Dokumente wären sicher in einem virtuellen Tresor gespeichert, auf den Sie von überall aus Zugriff haben, sei es vom Büro aus, von zu Hause oder sogar von unterwegs. Dieser Tresor wird nicht nur durch modernste Sicherheitstechnologien geschützt, sondern passt sich auch dynamisch Ihren Bedürfnissen an. Genau das ermöglicht die Cloud-Technologie und ist somit Standard in der ELO Cloud.

Vorteile einer Cloud

Die Vorteile der Nutzung einer Cloud sind sehr vielfältig:

Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Vorteile der ELO Cloud

Zusätzlich zu den Vorteilen einer Cloud bietet die ELO-Cloud noch weitere folgende Vorteile:

 Automatisch sortieren: ELO kann Ihre Dokumente automatisch ablegen, wo sie hingehören. So sparen Sie sich viel Zeit und Mühe.

 Gemeinsam arbeiten: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu Durcheinander kommt. So wird Teamarbeit viel einfacher.

 Sicher aufbewahren: ELO sorgt dafür, dass Ihre Dokumente sicher sind und bleibt und nur von den richtigen Personen eingesehen werden können.

Einsatzmöglichkeiten von ELO Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher.

Warum also ELO Cloud?

Für Sie bietet die Cloud, insbesondere in Verbindung mit ELO, eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen auch die Sicherheit Ihrer Daten. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, flexibel und effizient zu agieren. Die Cloud und ELO sind Ihre Partner auf diesem Weg. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu heben und bereiten Sie sich darauf vor, den Herausforderungen der Zukunft mit Zuversicht zu begegnen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Bereichen des Geschäftslebens immer weiter voranschreitet, spielt das DokumentenmanagementSystem (DMS) eine zentrale Rolle. Dabei ist ELO, ein führendes DMS, nicht nur eine Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Noch nie war der Zugriff auf, die Verwaltung und die Sicherung Ihrer Daten so einfach und sicher wie heute – dank der Cloud-Technologie. Als einer der wenigen, exklusiven Cloud-Partner von ELO, möchten wir, PerlSystem® it solutions, Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von ELO in der Cloud profitieren kann.

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Einsatzmöglichkeiten von ELO in der Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten. Berechtigungsstrukturen sorgen für kontollierte Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Daten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Datenschutz und Patientenrechte sind im Standard mit gegeben.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher. Profitieren Sie von besserer Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten in Produktionsprozessen.

● Landwirtschaft: Verwalten Sie Landpachtverträge, Maschinenwartungsprotokolle und Förderanträge. Sorgen Sie für eine einfache Dokumentation und Nachverfolgung von nachhaltigen Anbaumethoden und -zertifizierungen.
● Verwaltungsorganisationen: Egal ob betriebliche oder öffentliche Verwaltung: ELO unterstützt mit zentralisierter Ablage von allen Dokumenten wie bspw. Mietverträgen, Abrechnungen. Sorgen Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
● KulturunternehmenVerwalten Sie Projektdokumentationen, Sponsoringverträge und alle anfallenden Rechnungen zentral an einer Stelle.
● Baugewerbe: Zentralisieren Sie Ihre Baupläne, Verträge und Projektprotokolle, sodass Sie immer – auch unterwegs- Zugriff auf diese haben. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Dokumentationsplfichten und Sicherheitsstandards lassen sich einfach abbilden.
● Stiftungen / Vereine: ELO ermölicht eine effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten und Spendenunterlagen. Schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Spender und Mitglieder.
● Vertriebsorganisationen: Behalten Sie einen Überblick über Kundenkontakte, Verträge und Verkaufsdokumentationen. Ideal auch zur zentralen Verwaltung von Marketingmaterial. Nutzen Sie die ortsunabhängige Verfügbarkeit für den Zugriff auf Vertriebsdokumente und -daten für Ihre Außendienstmitarbeiter.
● Diensteleistungsunternehmen: Optimieren Sie mithilfe von Workflows Ihre Prozesse und profitieren Sie von zentralisierter Verwaltung von Kundenunterlagen und Serviceverträgen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Als Ihr vertrauenswürdiger Partner in der Welt der digitalen Transformation sind wir von PerlSystem® it solutions nicht nur darauf spezialisiert, ELO in Ihrem Unternehmen zu implementieren und den idealen ELO Client für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Installation der Software. In Wahrheit beginnt unsere Aufgabe genau an diesem Punkt: Nach der Installation kommt die Konfiguration, und hier zeigen wir erst recht, was in uns steckt.

Es ist uns besonders wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich in Ihrem täglichen Arbeitsumfeld wohl fühlen. Wir sind uns bewusst, dass Veränderungen Herausforderungen mit sich bringen können, besonders wenn es um die Integration neuer Softwarelösungen wie ELO for DATEV geht. Ein häufiges Missverständnis, das wir in Gesprächen mit unseren Kunden aufklären, betrifft die Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV. Lassen Sie uns dieses Thema einmal näher beleuchten.

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Der Ursprung des Missverständnisses

Ein weit verbreiteter Irrglaube – den wir auch häufiger in Kundengesprächen zu hören bekommen – ist, dass ELO for DATEV nicht mehrmandantenfähig sei. Diese Annahme steht im Zusammenhang mit einer Komponente namens DocX (Light), die Teil des ELO for DATEV Pakets ist.

ELO for DATEV besteht aus mehreren Bausteinen: der ELO Kernsoftware, einer speziellen Schnittstelle für DATEV (DATEVConnect) und eben DocX Light. Diese Kombination bietet eine leistungsstarke Lösung für das Dokumentenmanagement, zugeschnitten auf die Bedürfnisse von DATEV-Nutzern.

Die einfache Antwort: Aufhebung der Einschränkungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Einschränkungen von DocX (Light) nicht endgültig sind. Es besteht die Möglichkeit, diese Beschränkungen zu überwinden und DocX Light in eine umfangreichere Version zu verwandeln. Durch solche Anpassungen kann ELO for DATEV vollständig mehrmandantenfähig gemacht werden.

Unser Ansatz bei PerlSystem® it solutions

Wir bei PerlSystem® it solutions nehmen uns die Zeit, den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen genau zu analysieren. Wir möchten verstehen, welche Prozesse reibungslos laufen und wo es hakt. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so zu gestalten, dass sie Ihre Arbeit automatisiert, Ihre Mitarbeiter entlastet und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens steigert.

Die Implementierung von ELO for DATEV in Ihrem Unternehmen bedeutet nicht, dass Sie sich an die Software anpassen müssen. Vielmehr passen wir die Software an Ihre Bedürfnisse an. Dazu gehört auch die Erweiterung von DocX Light, um die Mehrmandantenfähigkeit vollständig zu gewährleisten.

Lassen Sie uns darüber sprechen!

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV haben oder sich einfach nur informieren möchten, wie wir Ihr Unternehmen digital transformieren können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Bei PerlSystem® it solutions stehen wir bereit, mit Ihnen neue Wege zu gehen und Lösungen zu finden, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und optimieren.

Unser Team freut sich darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen und gemeinsam die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu erarbeiten. Digitalisierung ist unser Fachgebiet, und Ihr Erfolg ist unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Wir von PerlSystem® it solutions sind als offizieller Business Partner von ELO Experten darin, bei Ihnen im Unternehmen ELO zu installieren und die richtigen ELO Clients für Sie auszuwählen. Das machen wir seit Jahren, dafür schätzen uns unsere Kunden genauso wie die Kollegen von ELO. Aber natürlich endet unser Arbeitsauftrag nicht mit abgeschlossener Installation der Software. Ganz im Gegenteil; da beginnt er erst. Denn: Nach der Installation ist vor der Konfiguration: Und da können wir (Arbeits-)Berge versetzen!

Das Wichtigste für uns in der Zusammenarbeit mit Ihnen als unser Kunde ist, dass Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit wohlfühlen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und das letzte, was wir wollen, ist dass sich der Workflow von Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Unternehmen dem ELO anpassen muss. Da können wir ruhig ehrlich sein: Das wäre im großen Stil wohl nur schwer umsetzbar und vor allem mit viel Zeitaufwand verbunden. Außerdem: Digitalisierung soll Ihre Arbeit ja automatisieren, ihre Mitarbeiter entlasten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens garantieren.

Deshalb fragen wir als Auftragnehmer ganz genau bei Ihnen nach: Wie ist der Ist-Zustand im Unternehmen, welche Prozesse laufen wie am Schnürchen, bei welchen hakt es? Welche Arbeitsschritte kosten unnötig viel Energie Ihrer Mitarbeiter, die sie in Ihrer Kreativität hemmen?

Was wünschen Sie sich? Was ist der Soll-Zustand? Was erwarten Sie von der Implementierung eines Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen? Es könnte sein, dass Sie zu viel erwarten (das ist nach meiner Erfahrung aber unwahrscheinlich; den meisten Unternehmern ist gar nicht bewusst, wie stark Geschäftsprozesse heutzutage bereits automatisiert werden können), aber vermutlich können wir gemeinsam in Gesprächen herausfinden, wie viel Digitalisierungspotenzial in Ihrem Alltagsgeschäft steckt.

Also scheuen Sie sich nicht!

Heute können Sie in diesem kurzen und knackigen Blogartikel herausfinden, welche Version von ELO Professional die richtige für Sie ist! Welcher ELO Client darf es sein – Java, Web oder Desktop? Was ergibt für Sie am meisten Sinn? Und worüber wollen Sie unbedingt mit uns sprechen?!

Apropos mit uns sprechen: Das können wir sehr empfehlen! Sie möchten bezüglich ELO oder cobra (die CRM-Software, deren Business Partner wir ebenfalls sind) beraten werden, Sie haben ganz allgemeine Digitalisierungsfragen, es gibt vielleicht ein Datenschutzproblem – Sie brauchen einen neuen IT-Dienstleister? Dann buchen Sie einfach mit wenigen Klicks einen unverbindlichen und kostenfreien Termin. Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!

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Was ist ein Client?

Ein Client ist eine Anwendung.

Sind Sie über die Frage „Welcher Client darf es sein?“ gestolpert? Dann hole ich Sie hier einmal ab: In Ihrem Unternehmen werden Sie einen Server haben. Dieser Server wird von einem Host betrieben (das Serverprogramm, was gleichzeitig als Gegenteil eines Clients verstanden werden kann) und innerhalb des Servers sind mehrere Endgeräte angebunden. Ihr PC, mit dem Sie im Büro arbeiten, ist ein solches Endgerät. Auf Ihrem Computer sind vermutlich viele verschiedene Anwendungen installiert: Webbrowser, vielleicht Outlook, ein Programm zur Videotelefonie für OnlineMeetings – das sind Clients! Und alles unterschiedliche, da es darum geht, auf welche Art von Daten mit dem jeweiligen Client zugegriffen werden soll – und welche Hintergrundprozesse hierfür ausgeführt werden müssen.

Das klingt alles etwas kompliziert, das gebe ich gern zu! Ich denke aber, dass anhand der verschiedenen Clients klar wird, wo die Unterschiede zwischen den ELO Clients liegt und mehr noch – dass Sie durch die Lektüre für sich feststellen werden können, welche Installation von ELO am allerbesten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt!

Welche ELO Clients gibt es?

Es gibt mittlerweile einige ELO Clients; ich stelle Ihnen heute die wichtigsten vor, die wir unseren Kunden empfehlen. Dazu gehören:

  • Java Client,
  • Web Client,
  • Desktop Client,
  • Workflow Client,
  • die ELO Mobile App und
  • die ELO Dropzone.

Die Clients unterscheiden sich hierbei im Funktionsumfang oder sind Add-Ons, die weitere praktische Vereinfachungen mitbringen, die vielleicht auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnten!

Schauen Sie sich auch unbedingt unsere Beispielvideos an, die einer meiner Mitarbeiter aufgenommen hat!

Was ist der ELO Java Client?

Der ELO Java Client ist der umfangreichste ELO Client. Er bietet den Umfang aller Funktionen eines ECM auf sämtlichen Plattformen, die die Programmiersprache Java unterstützen. Die Benutzeroberfläche (auch User-Interface genannt) des ELO Java Clients orientiert sich dabei am Desktop-Design von Microsoft Windows 10 und dessen Kacheloptik sowie am modernen Look-and-Feel von Microsoft Office 365. Die Anwender bewegen sich optisch also in vertrauter Umgebung – und finden sich somit schnell im ECM-System zurecht.

Was ist der ELO Web Client?

Der ELO Web Client sichert – in Verbindung mit dem ELO Web Access-Server – den unkomplizierten, schnellen und plattformunabhängigen Zugriff auf das ELO Repository (also das digitale Archiv). Außerdem zeichnet sich der Web Client durch eine leistungsfähige Benutzeroberfläche aus, die dem Java Client quasi in nichts nachsteht. Sollte der Funktionsumfang dennoch für bestimmte ELO-Benutzer eingeschränkt werden, ist dies schnell durch einen Admin erledigt. All das ist möglich – ohne umfangreiche Installationen und komplizierte Rollout-Szenarien!

Was ist der ELO Desktop Client?

Der schlanke ELO Desktop Client ist eine platzsparende Seitenleiste, die auf dem Windows Desktop angezeigt wird. Er ist optimal für die Verknüpfung von ECM-System und Microsoft Office inklusive Outlook. Der ELO Desktop Client verfügt über ein ansprechendes wie schnörkelloses Design und stellt Dateien und E-Mails in der Vorschau aber in gut lesbarer Größe dar. Jederzeit kann auf das Repository oder auf den Bereich „Mein ELO“ und die darin enthaltenen Beiträge im Feed zugegriffen werden. Favoriten können fürs mühelose Wiederfinden mit einem Klick einfach angeheftet werden, die Suche wird durch umfangreiche Filter effizient gestaltet.

Für wen wurde der ELO Workflow Client entwickelt?

Der ELO Workflow Client wurde für ELO Benutzer entwickelt, die keinen Zugriff auf alle Funktionen des ELO Systems brauchen: Sie haben nur hin und wieder einen Part in einem Workflow, der dann in ihren Aufgaben erscheint, sie benötigen nicht sämtliche Informationen oder Dokumente und müssen nur weniges freigeben oder zur aktiv zur Kenntnis nehmen. Die Benutzer sehen dennoch den kompletten Feed, die jeweilige Vorschau eines Dokuments und können zwischen der Formular- und der Metadatenansicht wechseln.

Was ist die ELO Mobile App?

Die ELO Mobile App ist die App für Ihr Smartphone und Tablet und ermöglicht das Arbeiten in Ihrem gewohnten ELO von überall – bei vollem Zugriff auf das ELO Archiv und Nutzung der Basisfunktionen des ECMs. Ob „neuen Ordner erstellen“, „Dokument bearbeiten“, „Eintrag löschen“ oder vieles mehr – flexibles und schnelles Arbeiten zu jeder Zeit von jedem Ort: Ihr Büro für die Hosentasche!

Ich habe in einem Blogartikel die unterschiedlichen Funktionen von ELO Mobile verständlich aufbereitet und ein Mitarbeiter von PerlSystem® it solutions hat Beispielvideos aufgenommen, in denen Sie auch einen ersten visuellen Eindruck von ELO Mobile gewinnen können. Schauen Sie gerne einmal hier vorbei für weitere Informationen rund um ELO Mobile!

Was bietet die ELO Dropzone?

Die ELO Dropzone bietet eine schnelle Ablage per Drag-and-drop im System und gleichzeitig einen Platz für häufig verwendete Funktionen – plus Zeiteinsparung. Je nach Zieldefinitionen können verschiedene Kacheln für die Ablage angelegt werden. Für die Vergabe von Metadaten aus ERP- oder anderen Drittsystemen sorgt eine entsprechende Schnittstelle.

Fazit

ELO bietet viele Möglichkeiten, um das Alltagsgeschäft in Unternehmen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Ob es nun die verschiedenen Clients sind oder die einzelnen Funktionen von ELO sind – dieses Dokumentenmanagement hat so viel zu bieten!

  • Das Archiv mit seiner starken Volltextsuche und den vielen Filtermöglichkeiten für präzise und schnelle Suchergebnisse
  • Die Verknüpfung zu den Office-Produkten, sodass ein Dokument aus dem ELO heraus bearbeitet werden kann und danach am selben Ort im Archiv als neue Version abgelegt wird
  • Der Feed, in dem sich die Mitarbeiter direkt im Archiv über ein abgelegtes Dokument austauschen und auf dem neuesten Stand halten können
  • Die Aufgaben, in denen selbst erstellte Wiedervorlagen sowie Workflows liegen, die eine Bearbeitung des jeweiligen Mitarbeiters benötigen
  • Die Workflows, die aufwendige Bearbeitungsprozesse von Dokumenten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, schnell und unkompliziert von einer Person zur anderen weiterleiten und eine rechtzeitige Fertigstellung gewährleisten
  • Die extra entwickelten Anwendungsfälle für ELO bei gewissen, wiederkehrenden Prozessen mit (zB.) ELO Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung oder ELO Contract für die Vertragserstellung und -verwaltung

Hier auf unserer Website können Sie einiges dazu nachlesen. Außerdem gibt es unseren Blogartikel zur neuesten Version der Software: ELO 23!

Dann gibt es allerhand Schnittstellen, von denen ich Ihnen auch einige auf unserem Blog vorgestellt habe:

Unterschiedliche Funktionen von ELO werden ebenfalls in den unterschiedlichen Clients abgebildet.

Die hier vorgestellten sind die ELO Clients, mit denen wir von PerlSystem® it solutions arbeiten und die wir unseren Kunden ans Herz legen. Ganz schön viele Möglichkeiten?! Finden wir auch! Lassen Sie uns gerne gemeinsam ins Gespräch kommen, um zusammen herauszufinden, welcher Client bei Ihnen im Unternehmen am meisten Sinn ergibt und Ihnen und Ihren Mitarbeitern die größte Erleichterung verschafft.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

Wir von PerlSystem® it solutions kennen uns – als offizieller Business Partner von ELO – selbstredend auch mit den mobilen Anwendungen von ELO aus. Um die soll es heute gehen: Die ELO Mobile App!

Wir versorgen Sie (als Ihr ELO Partner) natürlich auch mit den praktischen, leicht bedienbaren und somit benutzerfreundlichen Apps von ELO – und ich verspreche Ihnen: So leicht waren Sie bestimmt noch nicht papierlos unterwegs!

Sie sind bereits ELO-Kunde? ELO ist Ihnen höchstens ein grober Begriff und Sie haben noch Aktenschränke voller Ordner in Ihren Büroräumen? So oder so werden Sie aus diesem Artikel allerhand Informationen mitnehmen. Ich lasse Sie da nicht im Stich!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Also seien Sie gespannt und schauen Sie mal, was alles so möglich ist im Zeitalter der Digitalisierung. Schauen meine ich in diesem Fall ganz wortwörtlich: Zusätzlich zu meinen schriftlichen Ausführungen gibt es einige Videos, die sehr anschaulich demonstrieren, wie in der ELO Mobile App der Hase läuft! Sie werden überrascht sein, was eigentlich alles mit ELO möglich ist, wenn man nicht im Büro am PC sitzt.

Fangen wir von vorne an: Alle Infos zur aktuellen Version von ELO 23, dem deutschen Marktführer im Bereich Dokumentenmanagement (DMS), finden Sie hier in unserem Blogartikel! Hier erklären wie Ihnen, wie die Implementierung von ELO in Ihrem Unternehmen dafür sorgen wird, dass Sie von nun an GoBD- und DS-GVO-konform und PAPIERLOS archivieren und an Dokumenten arbeiten können.

Sie wollen direkt dazu mit uns sprechen?!

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Warum sollten Sie mit ELO Mobile arbeiten?

Es gibt so viele Gründe, weshalb Sie mit ELO Mobile arbeiten sollten!

Spätestens seit der Covid-19-Pandemie und seit den Zeiten von Homeoffice ist klar: Wir müssen manchmal flexibler sein und es hilft, wenn man außerhalb des Büros auf relevante Dokumente Zugriff hat.

Denn in unserer zunehmend digitalisierten Welt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um den Arbeitsplatz ihrer Angestellten so zu gestalten, dass die Bedingungen optimal sind, sodass die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern und die Fehlerquote minimieren können.

Mit ELO können Unternehmen ganz viele dieser Wünsche umsetzen: Das digitale, einheitliche Ablegen von Dokumenten ist spätestens bei der Suche nach (zum Beispiel) Rechnungen oder Verträgen eine massive Zeitersparnis und Erleichterung. Die Volltextsuche ermöglicht, was kein perfekt geordnetes Papierbüro schafft: In Sekundenschnelle lässt sich in den Inhalten eines Dokuments suchen, also über die Metadaten hinaus.

Mit dem ELO Feed sind Unterhaltungen über ein Dokument schnell und niedrigschwellig direkt am Dokument im Archiv möglich und mit Workflows werden bei den jeweiligen Mitarbeitern automatische Aufgaben erstellt. All das ist in der Desktop-Version der Anwendung möglich. Aber da hört ELO natürlich nicht auf! Der ELO Feed zum Beispiel ist haargenau so am Handy nutzbar wie am PC!

Mit den ELO Mobile Apps können Nutzer ihr Büro praktisch in die Hosentasche stecken und haben jederzeit Zugriff auf ihre

  • Arbeitsdateien,
  • Kommunikationstools und
  • Unternehmensressourcen.

Ein Beispiel für die ELO-Nutzer unter Ihnen:

Es wird noch dringend eine Freigabe benötigt, die bei Ihnen in den Workflows liegt? Dann können Sie bequem die ELO App auf Ihrem Mobilgerät öffnen und diesen Workflow bearbeiten.

Dieses und viele weitere Anwendungsbeispiele sowie die Nützlichkeit und Möglichkeiten von ELO Mobile stelle ich Ihnen in diesem Blogartikel dar!

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Arbeit mit ELO Mobile notwendig?

Dies sind die technischen Voraussetzungen, die für die Arbeit mit ELO Mobile zu erfüllen sind:

ELO Mobile Apps benötigen einen Zugriff auf den ELO Indexserver, etwas genauer gesagt zu der ELO Web Client Komponente, welche auf dem ELO Server verfügbar sein muss.

Zudem muss die Erreichbarkeit dieser Komponente durch externe Zugriffe gewährt sein. Dies können wir auf zwei Wegen erreichen:

  1. Ein DMZ-Server (Demilitarized Zone – Ein Server welcher aus dem Internet erreichbar ist und mit dem internen Netzwerk verbunden ist, aber durch strikte (Firewall-)Regeln dafür sorgt, dass das interne Netz vor externen Zugriffen geschützt wird) zwischen den ELO-Server und den Mobile-Client geschaltet. Hierzu sollte eine weitere Instanz des Indexservers in der DMZ-Umgebung installiert werden, damit für den Web-Zugriff eine unabhängige Indexserver-Instanz zur Verfügung steht.
  2. Das Endgerät verbindet sich mittels VPN-Zugang mit dem Firmennetz und kommuniziert so aus dem internen Firmennetz mit dem Indexserver. VPN-Zugänge gelten derzeit als extrem sicher und sind daher auch unsere Empfehlung, um sich mit dem Firmennetz zu verbinden.

Wie verläuft die Einrichtung der App?

Die entsprechende App kann entweder aus dem Google Play Store (Android) oder aus dem App Store (iOS) heruntergeladen und angewandt werden, wenn die Anbindungsvoraussetzungen erfüllt sind. In der ELO Mobile App können die Mitarbeiter nun die Netzwerkadresse hinterlegen, unter welcher diese die Web Client Komponente erreichen, sowie die gewohnten Login-Daten, mit welcher die Mitarbeiter sich im ELO einloggen. Dann kann es sofort losgehen!

Wie ist die Benutzeroberfläche von ELO Mobile gestaltet?

Die Benutzeroberfläche ist nach der Kachelübersicht gestaltet, die man auch aus der Desktopversion von ELO kennt.

Die Mobile Apps bieten eine Kachelübersicht der folgenden Funktionsbereiche:

Mein ELO:

  • Hier finden Sie Neuigkeiten zu abonnierten Feeds sowie Informationen zu Aufgaben und Workflows.

Archiv:

  • Enthält sämtliche Ordner und Dokumente, auf die Sie zugreifen können.

Klemmbrett:

  • Der Funktionsbereich Klemmbrett ist eine temporäre Sammelliste für Dokumente und Ordner. Das Klemmbrett wird auf den verschiedenen ELO Clients nicht synchronisiert, auf dem Klemmbrett von ELO Mobile können sich andere Dokumente befinden als im Java Client.

Aufgaben:

  • In diesem Funktionsbereich werden Ihre Aufgaben und Workflows angezeigt.
  • Suche: Hier können Sie gezielt nach Einträgen in ELO suchen.

Offline:

  • Laden Sie Einträge in den Offline-Bereich herunter, um sie auf Ihrem Gerät verfügbar zu machen. Dateien, die sich hier befinden gelten nicht als ausgecheckt. Sie sind lediglich auch dann auf dem Endgerät verfügbar, wenn es keinen Internetzugriff hat.

Datensätze:

  • Hier werden Datensätze zwischengespeichert. Je nach Voreinstellung werden sie in den Funktionsbereich Ablage geladen, sobald eine Internetverbindung besteht.

Zudem besteht für den Administrator die Möglichkeit neue Funktionsbereiche anzulegen und diese für die Mobile-Apps verfügbar zu machen. Da die Postbox eine exklusive Funktionalität des ELO Java Clients ist, kann auf diese nicht aus einer Mobile-App zugegriffen werden.

Wie genau das aussieht, können Sie sich hier einmal anschauen. Einer meiner geschätzten Mitarbeiter hat hierzu mehrere leicht verständliche Videos mit Voiceover produziert, um Ihnen die ELO Mobile App visuell näher zu bringen.

Hat die ELO Mobile App die Grundfunktionen der ELO Desktop-Version?

Ja, die ELO Mobile App hat die gleichen Grundfunktionen wie die ELO Desktopversion.

Dazu gehören die folgenden:

  1. Neuen Ordner erstellen
  2. Datei hinzufügen
  3. Neue Version laden
  4. Dokument zur Ansicht öffnen
  5. Dokument bearbeiten
  6. Formular anzeigen
  7. Eintrag senden
  8. Randnotiz erstellen
  9. Eintrag löschen

Welche Arbeitsschritte lassen sich in den Funktionsbereichen der App ELO Mobile umsetzen?

Natürlich lässt sich nicht jeder Arbeitsschritt der ELO Desktopversion in der ELO Mobile App umsetzen – aber sehr viele!

Prinzipiell möchte ich aber betonen, dass ELO Mobile nicht als Ersatz für die Arbeit mit der Desktopversion gedacht ist, sondern „lediglich“ als Ergänzung genutzt werden soll. Die Arbeit mit dem ELO über einen PC ist für die tägliche Arbeit unabdingbar.

Welche Arbeitsschritte mit ELO Mobile allerdings möglich sind, will ich einmal kurz aufzeigen.

Klemmbrett

Auf dem Klemmbrett lassen sich (wie von ELO gewohnt) häufig genutzt Ordner und Dokumente ablegen. Es ist ein Schnellzugriff auf Dokumente, die auf dem Klemmbrett mit einer Referenz versehen sind. Mit dem Klick auf „Gehe zu“ gelangt man direkt an den Ort, wo das Dokument tatsächlich im Archiv abgelegt ist.

Innerhalb des Archivs und in der Suche kann man mit einem Klick einzelne Ordner oder Dokumente auf dem Klemmbrett verlinken; ebenfalls mit einem Klick lassen sich Einträge vom Klemmbrett wieder entfernen. Das löscht natürlich nicht das Dokument aus dem Archiv, sondern löst lediglich die Erwähnung auf dem Klemmbrett auf.

Aufgaben und Workflows

Ein weiterer Funktionsbereich in der ELO Mobile App sind die Aufgaben. Diesen Bereich kennen Sie – insofern Sie bereits ELO-Nutzer sind – auch von der ELO Desktopversion.

Hier sind Ihre individuellen Workflows und erstellte Wiedervorlagen aufgelistet. Ausgehend von diesem Bereich können Sie dann auch mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnen.

Neu hinzugekommene Aufgaben lassen sich dadurch erkennen, dass sie in fetter Schrift und zusätzlich mit einem grünen Punkt markiert werden. Aufgaben, deren Frist überschritten sind, sind an einem roten Ausrufezeichen erkennbar.

Weiter unten in diesem Abschnitt können Sie sich ein Video anschauen, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Neue Workflows, aus denen sich dann wiederum neue Aufgaben für Kollegen ergeben können, können Sie aus dem Archiv bzw. aus dem Funktionsbereich Klemmbrett starten. Im Kontextmenü eines Dokuments können Sie aus Vorlagen wählen. Ihr Unternehmen wird für spezifische und häufige Situationen im Unternehmen Workflows angelegt haben lassen – oder Sie erstellen einen Ad-hoc-Workflow für Freigaben und Kenntnisnahmen und wählen die jeweiligen Kollegen aus.

Wir bei PerlSystem® it solutions sind ELO– und damit auch Workflow-Experten. Wir konfigurieren für Sie Ihr ELO und werden wahrscheinlich keine Wünsche offenlassen. Alles ist möglich! Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

 

Angenommen Sie sind eigentlich im Urlaub, sagen wir in Südfrankreich, aber haben die Bearbeitung eines Workflows vergessen und keine Urlaubsvertretung im ELO eingerichtet? Nun ruft doch der Kollege an, entschuldigt sich vielmals, aber braucht die Aufgabe, die bei Ihnen liegt … Die Flexibilität und die Erreichbarkeit durch mobile Anwendungen muss nicht unbedingt heißen, dass damit auch Mehrarbeit außerhalb der offiziellen Arbeitszeit einhergeht. In diesem Fall haben Sie im Urlaub in einer Minute alles erledigt: Sie können einen Workflow von unterwegs weiterleiten oder delegieren, sodass ein Kollege die Bearbeitung übernimmt. Sie wählen diesen aus und klicken auf „ok“. Der Urlaub kann weitergehen!

Darüber hinaus gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie innerhalb der ELO Mobile App mit Workflows umgehen können. Dies würde aber den Rahmen sprengen. Es sei gesagt, dass sich die Möglichkeiten der App im großen Teil mit der der Desktopversion decken.

Suche

Ein weiterer und sehr hilfreicher Funktionsbereich ist die Suche. Hier lassen sich nicht nur bloße Begriffe eintippen, sondern darüber hinaus – wie auch bei der Desktopversion von ELO – allerhand Filtermöglichkeiten. Man kann den Volltext durchsuchen lassen, die Kurzbezeichnung und ggf. weitere Felder der Metadaten und Verschlagwortung und es lässt sich zum Beispiel auch einstellen, von welchem Benutzer und in welchem Zeitraum das gesuchte Dokument wahrscheinlich abgelegt wurde, um die Suchergebnisse einzugrenzen. Das sind nur einige Beispiele der Filtermöglichkeiten für die Suche, da ist natürlich noch einiges mehr möglich, damit Sie so schnell wie möglich finden, was Sie suchen!

Sie suchen ständig unter der gleichen Prämisse? Dann speichern Sie sich die Suche mit den jeweiligen Filtermöglichkeiten einfach als Favoriten ab. Noch schneller geht es nun aber wirklich nicht mehr!

Für einen Einblick in die Suche mit der ELO Mobile App können Sie sich hier ein weiteres Video anschauen. Film ab (und Ton an)!

Dateien offline verfügbar machen und hochladen

Einer Ihrer Kunden wohnt in einem tiefen Funkloch und Sie wollen nicht nach dem WLAN-Passwort fragen? Na, zum Glück hat ELO hier noch eine Funktion eingebaut, die Ihnen ganz sicher nützlich sein wird!

Sie können Einträge im Archiv offline verfügbar machen. Hier wird also das Dokument oder gar die ganze Kundenakte in Ihren Smartphone-Speicher heruntergeladen, aber Sie greifen trotzdem noch über die ELO Mobile App darauf zu. Letztendlich brauchen Sie also nur genügend Speicherplatz auf Ihrem mobilen Gerät und nichts kann Sie dann noch davon abbringen, Ihren wichtigen Kunden bei einem Hausbesuch optimal zu beraten, auch wenn nicht einmal Edge-Netz verfügbar ist.

Hier gibt es ebenfalls ein kurzes, anschauliches Beispielvideo.

Sie können von Ihrem Mobilgerät auch Dateien im ELO ablegen. Wie genau das funktioniert, können Sie sich auch hier in einem kurzen Video kurz anschauen. Der Vorgang ist dem von anderen gängigen Apps wie zum Beispiel Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram sehr ähnlich. Die Kategorisierung und Verschlagwortung dieser hochgeladenen Datei deckt sich dann wiederum mit den gängigen Vorgängen in der Desktopversion von ELO.

Hier können Sie sich beide Videos zu diesem Abschnitt anschauen:

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions sind voll und ganz von den mobilen Lösungen von ELO überzeugt. ELO Mobile – da sind wir dabei!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir außerdem Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen. Das gilt natürlich auch für bereits bestehende ELO-Archive – kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie mit Ihrem digitalisierten Ist-Zustand nicht gänzlich zufrieden sind!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO-Kunde sind oder noch nicht – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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