“Entscheidungshilfe: DMS vs. ECM – Welches System passt zu Ihrem Unternehmen?”

“Entscheidungshilfe: DMS vs. ECM – Welches System passt zu Ihrem Unternehmen?”

In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind effiziente und zuverlässige Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Unternehmensinhalten unerlässlich. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen, um den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Zwei weit verbreitete Lösungen, die häufig zur Bewältigung dieser Aufgaben eingesetzt werden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Systeme.

Doch was genau verbirgt sich hinter diesen Begriffen und warum ist es wichtig, die Unterschiede zwischen DMS und ECM zu kennen? Während beide Systeme darauf abzielen, Dokumente und Content zu verwalten, unterscheiden sie sich in ihren Funktionen, Anwendungsbereichen und der Art und Weise, wie sie in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden.

In diesem Artikel werden wir die grundlegenden Unterschiede und Gemeinsamkeiten von DMS und ECM untersuchen. Wir werden die jeweiligen Funktionen, Einsatzbereiche, sowie die entscheidenden Kriterien für die Auswahl des passenden Systems für Ihr Unternehmen detailliert beleuchten. Ziel ist es, Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, welche Lösung am besten zu den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. 

Inhaltsverzeichnis

Definitionen und Kernfunktionen

Sowohl DMS als auch ECM sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Content und Dokumenten. Während ein DMS – ein Dokumentenmanagementsystem darauf abzielt die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente zu erleichtern integriert ein ECM – ein Enterprise Content Management Systems oft mehrere Technologien und Prozesse, um die vollständige Lebensdauer von Content jeglicher Art zu steuern.

Ein ECM erweitert also die Funktionen des DMS.

Kernfunktionen

ECM

Content-Erfassung: 
Automatisierte Erfassung von Content aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails und mobilen Geräten

Content-Verwaltung: 
Strukturierte Verwaltung von Content, einschließlich Dokumenten, Web-Content, E-Mails und Multimedia

Content-Speicherung: 
Sichere und skalierbare Speicherung von Content, oft unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Content-Workflow und Automatisierung: 
Erweiterte Workflows und Automatisierung zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Content-Ausgabe: 
Verwaltung und Ausgabe von Content über verschiedene Kanäle, einschließlich Web, Mobilgeräte und Druck

Archivierung und Compliance: 
Langfristige Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

DMS

Zentrale Speicherung:
Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, was Zugriff und Verwaltung erleichtert

Versionierung: 
Dokumente werden versioniert, sodass Änderungen nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden können

Suchfunktionen: 
Benutzer können Dokumente anhand von Metadaten oder Volltextsuche schnell finden

Zugriffsrechte: 
Zugriff auf Dokumente kann je nach Benutzerrolle und Berechtigung eingeschränkt werden

Dokumenten-Workflows: 
Standardisierte Prozesse zur Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten

Einsatzbereiche & Anwendungsfälle

Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben welche der Softwarelösungen wo und wie angewendet wird haben wir Ihnen dies hier nochmal in 2 kleinen Absätzen zusammen gefasst. 

DMS

DMS und ECM Systeme bieten jeweils spezifische Vorteile und sind in verschiedenen Einsatzbereichen besonders wirkungsvoll. DMS finden typischerweise Anwendung in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen sowie in Branchen mit einem hohen Dokumentenaufkommen. Sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung und Organisation von Geschäftsdokumenten, einschließlich Vertragsmanagement und Projektmanagement. Im Rechtswesen nutzen Kanzleien DMS zur Verwaltung von Mandantenakten und Gerichtsunterlagen, während Bauunternehmen sie einsetzen, um Baupläne und projektbezogene Dokumente zu speichern. Im Gesundheitswesen unterstützen DMS Kliniken und Praxen bei der Verwaltung von Patientenakten und medizinischen Berichten.

ECM

Im Gegensatz dazu adressieren ECM-Systeme größere Unternehmen und multinationale Konzerne, indem sie eine unternehmensweite Content-Verwaltung ermöglichen. Diese Systeme bieten eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinhalte, einschließlich Dokumente, Web-Content, E-Mails und Multimedia. Sie sind besonders geeignet für die Erfüllung komplexer Compliance-Anforderungen und regulatorischer Vorschriften in Branchen wie dem Finanzwesen, wo Banken und Versicherungen ECM nutzen, um Kundendaten und Finanzdokumente zu verwalten. In der pharmazeutischen Industrie helfen ECM-Systeme bei der Verwaltung von Forschungsdokumentationen und klinischen Studien, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Energie- und Versorgungsunternehmen setzen ECM ein, um technische Zeichnungen, Verträge und regulatorische Dokumente effizient zu verwalten und zu kontrollieren.

Kleines Icon, welches zeigt, dass in Elo ECM enthält, welches DMS enthält

Unterschiede im Detail

Für alle die es wirklich ganz genau wissen wollen haben wir in den folgenden Boxen nochmal alle Unterschiede und Funktionen im Detail, für Sie zum Entdecken hinterlegt. Sollten Sie aber schon ein gutes Gefühl dafür entwickelt haben und sich jetzt fragen “Und was passt für mein Unternehmen am besten” klicken Sie einfach auf den Button, um weiter unten zur Entscheidungshilfe zu gelangen!

Datenverwaltung & -speicherung

  • Erweiterte Speicherung: 
    Speicherung von Dokumenten, Web-Content, E-Mails, Videos und anderen Medien
  • Lebenszyklusmanagement:
    Verwaltung des Lebenszyklus von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung und endgültigen Löschung
  • Erweiterte Metadaten: 
    komplexere Metadatenschemata erleichtern Verwaltung und Suche nach Content
  • Zentralisierte Speicherung:  
    zentrale Ablage für alle Dokumente
  • Versionierung: 
    Speicherung aller Versionen und Bearbeitungsschritte
  • Metadaten und Indizierung: 
    Zuordnung von Metadaten, um Suche und Organisation zu erleichtern
  • Check-in/Check-out: 
    Vermeidung von Datenkonflikten durch Beschränkung der zeitgleichen Bearbeitbarkeit

Workflows & Automatisierung

  • Komplexe Workflows: 
    Erstellung komplexer Workflows, mit mehr Schritten und Benutzerrollen  für den Support von Workflows und Automatisierung
  • Business Process Management (BPM): 
    ECM-Lösungen integrieren oft BPM-Funktionen, die die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
  • Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: 
    Moderne ECM-Systeme nutzen KI und maschinelles Lernen, um Workflows weiter zu optimieren und Aufgaben wie die Klassifizierung und Kategorisierung von Content zu automatisieren.
  • Einfache Workflows: 
    Grundlegende Workflow-Funktionen, um Dokumente zur Genehmigung oder Überprüfung weiterzuleiten.
  • Automatisierung von Dokumentenprozessen: 
    Automatisierungsfunktionen, die wiederkehrende Aufgaben (z.B. Erstellen von Aufgabenlisten) unterstützen


Compliance & Sicherheit

  • Erweiterte Sicherheitsfunktionen: 
    umfassendere Sicherheitsmaßnahmen, Datenverschlüsselung, erweiterter Zugriffskontrollen und detaillierter Audit-Trails
  • Compliance-Management: 
    umfangreiche Compliance-Anforderungen durch erweiterte Audit-Funktionen

 

  • Dokumentensicherheit:
    grundlegende Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen
  • Compliance: 
    Unterstützung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Audit-Trails 

 

Integration & Skalierbarkeit

  • Nahtlose Integration:
    nahtlose Integration in eine Vielzahl von Unternehmensanwendungen, einschließlich ERP- und CRM-Systemen, und unterstützen die Integration mit anderen branchenspezifischen Lösungen.
  • Hohe Skalierbarkeit: 
    ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit den Anforderungen großer Unternehmen und komplexer IT-Umgebungen skaliert werden können, um ein wachsendes Datenvolumen und zunehmende Benutzerzahlen zu bewältigen.
  • Integration mit Office-Anwendungen:
    DMS-Systeme bieten häufig Integrationen mit gängigen Office-Anwendungen wie Microsoft Word und Excel, um die Dokumentenbearbeitung zu erleichtern.
  • Begrenzte Skalierbarkeit: 
    Für kleinere und mittelgroße Unternehmen ausreichend, jedoch möglicherweise nicht ideal für sehr große oder stark wachsende Unternehmen.

 

Entscheidungsorientierung für Unternehmen

Die Wahl zwischen einem DMS und einem ECM System hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Entscheidungskriterien erläutert, die Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems berücksichtigen sollten.

Anforderungen und Ziele

Ein DMS eignet sich für die effiziente Verwaltung von Dokumenten, inklusive zentraler Speicherung, Versionierung und Zugriffskontrollen. Unternehmen mit breiteren Anforderungen, wie der Verwaltung von Web-Content und Multimedia, sollten ein ECM in Betracht ziehen, das umfassendere Funktionen bietet.

Für grundlegende Workflows und Automatisierungen zur Dokumentenverwaltung reicht ein DMS aus. Unternehmen, die komplexe Workflows und umfassende Automatisierungen benötigen, sollten ein ECM wählen, das oft Business Process Management (BPM) Funktionen integriert.

Budget und Ressourcen

DMS-Systeme sind aufgrund geringerer Anschaffungs- und Betriebskosten besonders attraktiv für Unternehmen mit begrenztem Budget. Obwohl ECM-Systeme teurer sind, können sie durch erweiterte Funktionen und Prozessoptimierung langfristig Kosteneinsparungen und einen höheren ROI bieten.

Ein DMS erfordert weniger IT-Ressourcen und ist daher für kleinere IT-Teams geeignet. ECM-Systeme benötigen umfangreichere IT-Ressourcen und -Kompetenzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendigen IT-Ressourcen verfügen, um ein ECM erfolgreich zu betreiben.

Zukünftige Wachstumspläne

Für Unternehmen ohne signifikante Skalierungspläne ist ein DMS langfristig geeignet. Unternehmen mit schnellem Wachstum oder Expansion in neue Geschäftsbereiche sollten ein ECM in Betracht ziehen, das die notwendige Skalierbarkeit und Flexibilität bietet.

DMS-Systeme sind weniger anpassungsfähig an neue Technologien und Trends, was ihre langfristige Nutzung einschränken kann. ECM-Systeme sind besser in der Lage, sich an neue Technologien wie künstliche Intelligenz und erweiterte Automatisierung anzupassen. In stark regulierten Branchen ist ein ECM oft unerlässlich, während Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Bauwesen oder Rechtswesen gut mit einem DMS bedient werden können.

Allroundlösung Elo

Die Softwarelösung ELO bietet flexible Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. Sie bietet sowohl Funktionen des DMS auch erweiterte ECM Funktionen. Es wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von der einfachen Implementierung und den robusten Funktionen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung ermöglichen. Große Unternehmen und Konzerne nutzen ELO für komplexe Content-Management-Anforderungen sowie umfassende Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Mit erweiterten Funktionen wie Business Process Management (BPM), Workflow-Automatisierung und künstlicher Intelligenz optimiert ELO Geschäftsprozesse und passt sich an wachsende Datenvolumen an. Zudem unterstützt ELO die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Standards, was es besonders für stark regulierte Branchen attraktiv macht. So können Unternehmen jeglicher Größe eine zentrale Plattform zur Verwaltung all ihrer Inhalte nutzen, was zu effizienteren Prozessen, höherer Sicherheit und besserer Compliance führt.

Sie sind jetzt neugierig geworden auf DMS, ECM und ELO? Machen Sie einen Termin mit uns und lassen sich kostenlos beraten!

CRM vs CXM – Die Schlüsselunterschiede, die Ihr Unternehmen kennen muss!

CRM vs CXM – Die Schlüsselunterschiede, die Ihr Unternehmen kennen muss!

Folgenden Herausforderungen stehen Sie und Ihr Unternehmen im Umgang mit Kunden gegenüber:

  • Ständig verändernde Kundenbedürfnisse
  • Zunehmender Wettbewerbsdruck
  • Rasante Entwicklung von Technologien

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden bzw. sie zu meistern sind CRM und CXM nützliche Hilfsmittel.

CRM fokussiert dabei die unternehmensinternen Prozesse, um die Kundenbeziehungen effizienter zu gestalten, während CXM den Blick auf die Kundenerlebnisse richtet und diese in allen Bereichen des Unternehmens verbessern möchte.

Doch wie genau CRM und CXM sich unterscheiden und welche Methoden und Fokuspunkte sie jeweils in den Vordergrund stellen, diese relevanten Fragen wollen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten nahebringen und beantworten, damit Sie eine starke Beziehung zu ihren Kunden entwickelkönnen!

Inhaltsverzeichnis

CRM vs. CXM

Sowohl Customer Relationship Management (CRM) als auch Customer Experience Management (CXM) befassen sich mit der Optimierung der Kundenbeziehungen.

Während sich CRM dabei auf die Verwaltung und Verbesserung der Interaktionen zwischen Unternehmen und Kunden konzentriert, zielt CXM darauf ab, die gesamte Kundenerfahrung über alle Touchpoints hinweg zu optimieren und zu verbessern.

Dabei haben Sie unterschiedliche Kernziele, die Sie mit unterschiedlichen Methoden erreichen. Diese wollen wir Ihnen nun jeweils vorstellen und abschließend anhand drei kleiner Beispiele aufzeigen.

Kernziele

CRM

  • Steigerung der Kundenzufriedenheit

  • Gewinnung neuer Kunden & Bindung bestehender Kunden

  • Maximierung des Kundenwerts und der Rentabilität für das Unternehmen

CXM

  • Erstklassige Kundenerfahrungen ermöglichen

     

  • Loyalität der Kunden zum Unternehmen steigern

     

  • Bindung der Kunden zur Marke stärken

Methoden

Um die jeweiligen Kernziele zu erreichen nutzen CRM und CXM durchaus auch ähnliche Methoden, wobei CXM die Methoden des CRM nimmt und sie erweitert.

CRM

Verwaltung
jeglicher Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen

Automatisierung
von Marketingaktivitäten wie E-Mail-Kampagnen und Social-Media-Interaktionen

Erfassung
von Vertriebsaktivitäten- und Prozessen zur Produktivitätssteigerung 

Reaktion
Regulierung und Beobachtung der Art und Weise, wie ein Unternehmen auf Kunden reagiert

CXM

Interaktion
Verwaltung aller Kundendaten und Touchpoints, die Kunden mit einem Unternehmen haben

Personalisierung
Anpassung der automatisierten Marketingkommunikation basierend auf individuellen Kundenwünschen und Verhaltensweisen

Integration
Nahtlose Verbindung aller internen Systeme und Prozesse, um eine konsistente Kundenerfahrung zu gewährleisten

Analyse
von Kundeninteraktionen und -verhalten zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen

CRM vs. CXM am alltagsnahen Beispiel

Mit den folgenden Beispielen wollen wir Ihnen einen direkten und lebbaren Einblick geben, wo Sie die Unterschiede zwischen CRM und CXM in Ihrem Alltag finden können.

CRM

CXM

Einzelhandel

  • Personalisierte E-Mail-Kampagnen mit passenden Rabatten
  • Personalisierte Einkaufserlebnisse durch individuelle Rabatte oder passende Produktempfehlungen

Gesundheitswesen

  • Effiziente Verwaltung der Patientendaten, um die Kommunikation zwischen Patienten und Anbietern zu optimieren.
  • Optimierung von Behandlungszyklen durch ein in sich optimal vernetztes System der Datenverwaltung

Finanzdienstleistungsbranche

  • Steigern der Konversion von Interessenten zu Kaufenden durch Follow-Up-Aktivitäten
  • Emotionale Bindung der Kunden stärken durch individuelle Jubiläumsangebote oder Gebrutstagsgrüße

Praxistipps für die Implementierung

Bei bisherigen, erfolgreichen Implementierungen haben wir von PerlSystem® it solutions die Erfahrung gemacht, dass die gemeinsame Beantwortung der folgenden Fragen den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und ein ausgezeichnetes Ergebnis zu liefern:

  • Was sind Ihre Geschäftsziele?
  • Wie sollte das System eingerichtet werden, um ihre Ziele optimal zu unterstützen?
  • Welche Mitarbeiter müssen wie geschult werden, um eine kontinuierliche Anpassung und Überwachung des Systems sicherzustellen?

Zusätzlich dafür empfehlen wir für eine erfolgreiche Umsetzung eines CXM noch die Nutzung verschiedener Tools und Technologien:

• Customer Journey Mapping

• Customer Feedback Management-Plattformen

• Customer Analytics

• Personalisierungssoftware

• KI-gestützte Chatbots und Automatisierungstools.

Faktoren die bei der implementierung berücksichtigT werden müssen

CRM und CXM haben sowohl gemeinsame als auch separate Faktoren, die bei der Implementierung zu berücksichtigen sind. 

Gemeinsame Faktoren

Datensilos und Integration: Die Integration verschiedener Datenquellen und Systeme, um eine konsistente Kundensicht zu gewährleisten, ist sowohl für CRM- als auch für CXM-Systeme eine zentrale Herausforderung.

Benutzerakzeptanz und Schulung: Die Einführung neuer Prozesse und Technologien erfordert oft eine Umschulung der Mitarbeiter und eine Veränderung der Arbeitsweise, was sowohl bei CRM- als auch bei CXM-Implementierungen eine Herausforderung darstellen kann.

Datenschutz und Compliance: Die Verwaltung sensibler Kundeninformationen und die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen sind sowohl bei CRM- als auch bei CXM-Systemen von entscheidender Bedeutung.

Separate Faktoren

CRM

Datenqualität und -aktualität: Die Eingabe und Aktualisierung von Daten können eine spezifische Herausforderung für CRM-Systeme sein, da die Datenqualität einen direkten Einfluss auf die Effektivität des Systems hat.

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit: Die Anpassung und Skalierung des CRM-Systems an die sich ändernden Anforderungen und das Wachstum des Unternehmens kann spezifisch für CRM-Implementierungen herausfordernd sein.

Kundenspezifische Prozesse und Workflows: Die Abbildung und Automatisierung kundenspezifischer Prozesse und Workflows kann eine weitere spezifische Herausforderung für CRM-Systeme darstellen, da diese oft individuell auf die Bedürfnisse und Abläufe des Unternehmens zugeschnitten sind.

CXM

Kanalübergreifende Integration und Konsistenz: Die Integration verschiedener Kundeninteraktionskanäle und die Sicherstellung einer konsistenten Erfahrung über alle Touchpoints hinweg sind spezifische Herausforderungen für CXM-Implementierungen.

Messung und Analyse von Kundenfeedback: Die Erfassung und Auswertung von Kundenfeedback, um Einblicke in die Kundenbedürfnisse und -präferenzen zu gewinnen, kann spezifisch für CXM-Herausforderungen sein.

Schnelligkeit und Agilität: Die Anpassung an sich ändernde Kundenanforderungen und Markttrends erfordert Agilität und Flexibilität, was eine spezifische Herausforderung für CXM-Systeme darstellen kann.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass CRM und CXM zwei eng miteinander verbundene Konzepte sind, die gemeinsam zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und des Unternehmenserfolgs beitragen können.

Der Unterschied zwischen CRM und CXM liegt weniger in der Software oder der Implementierung. Viel mehr liegt er in den Zielen Ihres Unternehmens, den Informationen und den Schlussfolgerungen, die Sie daraus ziehen.

Sie haben die Bedürfnisse Ihres Unternehmens wiedererkannt oder fanden den Artikel interessant und aufschlussreich?

Wir freuen uns auf eine rege und produktive Zusammenarbeit mit Ihnen!

ELO in der Cloud: Eine technische Perspektive auf das perfekte Zusammenspiel

ELO in der Cloud: Eine technische Perspektive auf das perfekte Zusammenspiel

In der Welt des Dokumentenmanagements steht die Fähigkeit, Daten sicher, effizient und flexibel zu handhaben, an vorderster Front der Unternehmensanforderungen. ELO, ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS), hat sich seit jeher auf die Integration fortschrittlicher Webtechnologien konzentriert, um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Kombination von ELO mit Cloud-Technologien erscheint daher nicht nur als logischer Schritt, sondern als eine natürliche Evolution seiner Fähigkeiten.

In diesem Artikel werfen wir einen technischen Blick darauf, warum ELO in der Cloud wie füreinander geschaffen sind, insbesondere unter Berücksichtigung von ELOs Basis auf Webtechnologien wie Apache Tomcat und der Kommunikation über HTTP.

Lesen Sie auch hier die inhaltliche Betrachtung von ELO in der Cloud.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Webtechnologien im Kern von ELO

ELO setzt auf Apache Tomcat, einen robusten und leistungsstarken Webserver und Servlet Container, der eine zuverlässige Plattform für die Ausführung von Java-basierten Webanwendungen bietet. Diese Wahl ermöglicht es ELO, seine Dienste über HTTP(S) zu kommunizieren, was eine universelle und leicht zugängliche Methode für die Datenübertragung im Internet darstellt. 

Diese grundlegende Entscheidung für Webtechnologien zeigt deutlich, dass ELO und Cloud einfach zusammengehören. ELOs besitzt somit die Fähigkeit, nahtlos in Webumgebungen integriert zu werden – eine Eigenschaft, die in der Cloud-Umgebung von unschätzbarem Wert ist.

ELO in der cloud
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Warum die Cloud?

Die Verwendung von Webtechnologien wie Apache Tomcat und HTTP als Kommunikationsprotokoll macht ELO zu einem idealen Kandidaten für die Cloud-Migration. Diese technologische Basis ermöglicht eine reibungslose Integration in Cloud-Umgebungen, wobei die folgenden Aspekte besonders hervorzuheben sind:

● Verteilte Architektur mit ELO in der Cloud: Cloud-Plattformen basieren auf dem Prinzip verteilter Systeme, die eine hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit gewährleisten. ELO kann von dieser Architektur profitieren, indem es seine Komponenten über verschiedene Cloud-Server verteilt, was zu einer verbesserten Leistung und Ausfallsicherheit führt.

● Kommunikation über das Web mit ELO in der Cloud: Da ELO bereits für die Kommunikation über HTTP(S) ausgelegt ist, kann es problemlos in die Cloud integriert werden, wo Webdienste und APIs eine zentrale Rolle spielen. Dies erleichtert die Anbindung an andere Cloud-Dienste und die Integration in bestehende Cloud-basierte IT-Landschaften.

● Sicherheit und Compliance mit ELO in der Cloud: Die Cloud bietet fortschrittliche Sicherheitsfeatures, die ELOs Bedarf an sicheren Datenübertragungen und der Einhaltung von Datenschutzstandards ergänzen. Die Verwendung von HTTPS, kombiniert mit den Sicherheitsprotokollen der Cloud, sorgt für eine sichere Umgebung für sensible Unternehmensdaten. 

● Flexibilität und Skalierbarkeit mit ELO in der Cloud: ELOs Fähigkeit, in einer verteilten Umgebung zu operieren, passt perfekt zur elastischen Natur der Cloud. Unternehmen können ELO-Instanzen je nach Bedarf skalieren, um Spitzenlasten zu bewältigen oder Ressourcen in ruhigeren Zeiten zu reduzieren.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile der Nutzung einer Cloud sind sehr vielfältig:

● Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Wie funktioniert ELO in der Cloud?

Die Cloud funktioniert im Grunde wie ein riesiges Netzwerk von Servern, die über das Internet verbunden sind und es ermöglichen, Rechenleistung, Speicherplatz und Anwendungen nach Bedarf zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieser Cloud-Umgebung gibt es verschiedene Technologien, die genutzt werden können, um Anwendungen zu hosten und zu verwalten:

● Virtuelle Maschinen (VMs): VMs sind isolierte Software-Container, die ein komplettes Betriebssystem und die dazugehörige Software enthalten. Sie ermöglichen es, mehrere virtuelle Umgebungen auf einem einzelnen physischen Server zu betreiben, wobei jede VM als unabhängiger Server fungiert. Dies erlaubt eine effiziente Ressourcennutzung und erleichtert die Skalierung.

● Docker: Docker ist eine Plattform für die Containerisierung, die es ermöglicht, Anwendungen samt ihren Abhängigkeiten in leichten, tragbaren Containern zu verpacken. Im Gegensatz zu VMs, die jeweils ein vollständiges Betriebssystem enthalten, teilen sich Docker-Container das Betriebssystem des Hosts, was zu schnelleren Startzeiten und weniger Speicherverbrauch führt.

● Kubernetes: Kubernetes ist ein Orchestrierungstool für Container, das die Bereitstellung, Skalierung und Verwaltung von containerisierten Anwendungen automatisiert. Es hilft bei der Handhabung von Docker-Containern (oder anderen Container-Technologien) in großen, verteilten Umgebungen und unterstützt komplexe Anwendungen mit hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Skalierbarkeit.

All diese Technologien bieten die Grundlage für den verteilten Betrieb der ELO Software. 

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis.

Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO Cloud: So machen das die Andern im Jahr 2024 !?!

ELO Cloud: So machen das die Andern im Jahr 2024 !?!

In unserer immer stärker digitalisierten Welt ist es wichtiger denn je, unsere Dokumente und Daten effektiv zu verwalten. Hier kommt ein spezielles System, bekannt als Dokumentenmanagement-System (DMS), ins Spiel. Eines der führenden Systeme in diesem Bereich ist ELO, das weit mehr als nur ein Tool zur Dokumentenverwaltung ist. Es ist ein echter Game-Changer, wenn es darum geht, die Abläufe in Ihrem Unternehmen schlanker und effizienter zu gestalten.

… und Was hat das mit ELO Cloud zu tun?

Nun denn, bislang war der Zugang zu, die Verwaltung und Sicherung Ihrer Daten eine komplexe Angelegenheit. Doch mit der Einführung der Cloud-Technologie hat sich das grundlegend geändert. Wir bei PerlSystem® it solutions sind stolz darauf, als einer der wenigen auserwählten Cloud-Partner von ELO fungieren zu dürfen. Unser Ziel ist es, Ihnen die zahlreichen Vorteile näherzubringen, die ELO Cloud Ihrem Unternehmen bieten kann.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Aber was ist eigentlich diese Cloud?

Stellen Sie sich die Cloud oder eben die ELO cloud einfach als einen virtuellen Speicherplatz vor, auf den Sie jederzeit und überall über das Internet zugreifen können. Anstatt Daten und Programme auf der Festplatte eines Computers zu speichern, befinden sie sich in einem Netzwerk aus Servern, die unterschiedlichste Dienste bereitstellen. Das kann von Online-Speicherlösungen bis hin zur Nutzung von Anwendungen reichen, ohne dass diese auf Ihrem Gerät installiert sein müssen.

Lesen Sie auch hier die technische Betrachtung von ELO Cloud.

Was macht die Cloud so besonders?

Die Cloud ist nicht nur ein technologisches Konzept; sie ist eine völlig neue Art zu denken. Stellen Sie sich vor, all Ihre wertvollen Daten und Dokumente wären sicher in einem virtuellen Tresor gespeichert, auf den Sie von überall aus Zugriff haben, sei es vom Büro aus, von zu Hause oder sogar von unterwegs. Dieser Tresor wird nicht nur durch modernste Sicherheitstechnologien geschützt, sondern passt sich auch dynamisch Ihren Bedürfnissen an. Genau das ermöglicht die Cloud-Technologie und ist somit Standard in der ELO Cloud.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile der Nutzung einer Cloud sind sehr vielfältig:

Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Und was hat ELO damit zu tun?

ELO nutzt all diese Vorteile der Cloud, um Ihnen und uns das Leben leichter zu machen. Statt Aktenordner durchzuwühlen, haben Sie mit ELO und eben auch mit ELO Cloud alle Dokumente digital und übersichtlich sortiert. Sie können:

 Automatisch sortieren: ELO kann Ihre Dokumente automatisch ablegen, wo sie hingehören. So sparen Sie sich viel Zeit und Mühe.

 Gemeinsam arbeiten: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu Durcheinander kommt. So wird Teamarbeit viel einfacher.

 Sicher aufbewahren: ELO sorgt dafür, dass Ihre Dokumente sicher sind und bleibt und nur von den richtigen Personen eingesehen werden können.

Einsatzmöglichkeiten von ELO Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher.

Warum also ELO Cloud?

Für Sie bietet die Cloud, insbesondere in Verbindung mit ELO, eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen auch die Sicherheit Ihrer Daten. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, flexibel und effizient zu agieren. Die Cloud und ELO sind Ihre Partner auf diesem Weg. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu heben und bereiten Sie sich darauf vor, den Herausforderungen der Zukunft mit Zuversicht zu begegnen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO in der Cloud: Die Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

ELO in der Cloud: Die Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Bereichen des Geschäftslebens immer weiter voranschreitet, spielt das Dokumentenmanagement-System (DMS) eine zentrale Rolle. Dabei ist ELO, ein führendes DMS, nicht nur eine Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Noch nie war der Zugriff auf, die Verwaltung und die Sicherung Ihrer Daten so einfach und sicher wie heute – dank der Cloud-Technologie. Als einer der wenigen, exklusiven Cloud-Partner von ELO, möchten wir, PerlSystem® it solutions, Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von ELO in der Cloud profitieren kann.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist die Cloud?

Einfach ausgedrückt, ermöglicht die Cloud-Technologie das Speichern und den Zugriff auf Daten und Programme über das Internet statt auf der Festplatte eines Computers. Die Cloud ist ein Netzwerk aus Servern, die verschiedene Dienste anbieten. Einige Server bieten eine Online-Speicherlösung, während andere es ermöglichen, Anwendungen direkt über das Internet zu nutzen – ohne dass diese auf dem lokalen Rechner installiert sein müssen.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile eines Cloud-basierten DMS wie ELO sind vielfältig:

● Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Einsatzmöglichkeiten von ELO in der Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten. Berechtigungsstrukturen sorgen für kontollierte Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Daten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Datenschutz und Patientenrechte sind im Standard mit gegeben.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher. Profitieren Sie von besserer Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten in Produktionsprozessen.

● Landwirtschaft: Verwalten Sie Landpachtverträge, Maschinenwartungsprotokolle und Förderanträge. Sorgen Sie für eine einfache Dokumentation und Nachverfolgung von nachhaltigen Anbaumethoden und -zertifizierungen.
● Verwaltungsorganisationen: Egal ob betriebliche oder öffentliche Verwaltung: ELO unterstützt mit zentralisierter Ablage von allen Dokumenten wie bspw. Mietverträgen, Abrechnungen. Sorgen Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
● KulturunternehmenVerwalten Sie Projektdokumentationen, Sponsoringverträge und alle anfallenden Rechnungen zentral an einer Stelle.
● Baugewerbe: Zentralisieren Sie Ihre Baupläne, Verträge und Projektprotokolle, sodass Sie immer – auch unterwegs- Zugriff auf diese haben. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Dokumentationsplfichten und Sicherheitsstandards lassen sich einfach abbilden.
● Stiftungen / Vereine: Effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten und Spendenunterlagen. Schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Spender und Mitglieder.
● Vertriebsorganisationen: Behalten Sie einen Überblick über Kundenkontakte, Verträge und Verkaufsdokumentationen. Ideal auch zur zentralen Verwaltung von Marketingmaterial. Nutzen Sie die ortsunabhängige Verfügbarkeit für den Zugriff auf Vertriebsdokumente und -daten für Ihre Außendienstmitarbeiter.
● Diensteleistungsunternehmen: Optimieren Sie mithilfe von Workflows Ihre Prozesse und profitieren Sie von zentralisierter Verwaltung von Kundenunterlagen und Serviceverträgen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

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Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Als Ihr vertrauenswürdiger Partner in der Welt der digitalen Transformation sind wir von PerlSystem® it solutions nicht nur darauf spezialisiert, ELO in Ihrem Unternehmen zu implementieren und den idealen ELO Client für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Installation der Software. In Wahrheit beginnt unsere Aufgabe genau an diesem Punkt: Nach der Installation kommt die Konfiguration, und hier zeigen wir erst recht, was in uns steckt.

Es ist uns besonders wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich in Ihrem täglichen Arbeitsumfeld wohl fühlen. Wir sind uns bewusst, dass Veränderungen Herausforderungen mit sich bringen können, besonders wenn es um die Integration neuer Softwarelösungen wie ELO for DATEV geht. Ein häufiges Missverständnis, das wir in Gesprächen mit unseren Kunden aufklären, betrifft die Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV. Lassen Sie uns dieses Thema einmal näher beleuchten.

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Der Ursprung des Missverständnisses

Ein weit verbreiteter Irrglaube – den wir auch häufiger in Kundengesprächen zu hören bekommen – ist, dass ELO for DATEV nicht mehrmandantenfähig sei. Diese Annahme steht im Zusammenhang mit einer Komponente namens DocX (Light), die Teil des ELO for DATEV Pakets ist.

ELO for DATEV besteht aus mehreren Bausteinen: der ELO Kernsoftware, einer speziellen Schnittstelle für DATEV (DATEVConnect) und eben DocX Light. Diese Kombination bietet eine leistungsstarke Lösung für das Dokumentenmanagement, zugeschnitten auf die Bedürfnisse von DATEV-Nutzern.

Die Rolle von DocX (Light)

DocX (Light) wurde entwickelt, um technisch effizient und gleichzeitig wirtschaftlich attraktiv zu sein. Es ist ein Ableger des großen DocX, der Komponente die für die automatische Erfassung von Dokumenteninhalten verantwortlich ist.

DocX (Light) liefert dabei eine auf diesen Anwendungsfall angepasste Konfigurationsversion die im Standard tatsächlich keine Mehrmandantenfähigkeit unterstützt. Diese Einschränkungen beschränken die Funktionalität von ELO for DATEV insgesamt aber nur bedingt.

Die einfache Antwort: Aufhebung der Einschränkungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Einschränkungen von DocX (Light) nicht endgültig sind. Es besteht die Möglichkeit, diese Beschränkungen zu überwinden und DocX Light in eine umfangreichere Version zu verwandeln. Durch solche Anpassungen kann ELO for DATEV vollständig mehrmandantenfähig gemacht werden.

Unser Ansatz bei PerlSystem® it solutions

Wir bei PerlSystem® it solutions nehmen uns die Zeit, den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen genau zu analysieren. Wir möchten verstehen, welche Prozesse reibungslos laufen und wo es hakt. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so zu gestalten, dass sie Ihre Arbeit automatisiert, Ihre Mitarbeiter entlastet und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens steigert.

Die Implementierung von ELO for DATEV in Ihrem Unternehmen bedeutet nicht, dass Sie sich an die Software anpassen müssen. Vielmehr passen wir die Software an Ihre Bedürfnisse an. Dazu gehört auch die Erweiterung von DocX Light, um die Mehrmandantenfähigkeit vollständig zu gewährleisten.

Lassen Sie uns darüber sprechen!

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV haben oder sich einfach nur informieren möchten, wie wir Ihr Unternehmen digital transformieren können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Bei PerlSystem® it solutions stehen wir bereit, mit Ihnen neue Wege zu gehen und Lösungen zu finden, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und optimieren.

Unser Team freut sich darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen und gemeinsam die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu erarbeiten. Digitalisierung ist unser Fachgebiet, und Ihr Erfolg ist unser Ziel.

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

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Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Wir von PerlSystem® it solutions sind als offizieller Business Partner von ELO Experten darin, bei Ihnen im Unternehmen ELO zu installieren und die richtigen ELO Clients für Sie auszuwählen. Das machen wir seit Jahren, dafür schätzen uns unsere Kunden genauso wie die Kollegen von ELO. Aber natürlich endet unser Arbeitsauftrag nicht mit abgeschlossener Installation der Software. Ganz im Gegenteil; da beginnt er erst. Denn: Nach der Installation ist vor der Konfiguration: Und da können wir (Arbeits-)Berge versetzen!

Das Wichtigste für uns in der Zusammenarbeit mit Ihnen als unser Kunde ist, dass Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit wohlfühlen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und das letzte, was wir wollen, ist dass sich der Workflow von Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Unternehmen dem ELO anpassen muss. Da können wir ruhig ehrlich sein: Das wäre im großen Stil wohl nur schwer umsetzbar und vor allem mit viel Zeitaufwand verbunden. Außerdem: Digitalisierung soll Ihre Arbeit ja automatisieren, ihre Mitarbeiter entlasten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens garantieren.

Deshalb fragen wir als Auftragnehmer ganz genau bei Ihnen nach: Wie ist der Ist-Zustand im Unternehmen, welche Prozesse laufen wie am Schnürchen, bei welchen hakt es? Welche Arbeitsschritte kosten unnötig viel Energie Ihrer Mitarbeiter, die sie in Ihrer Kreativität hemmen?

Was wünschen Sie sich? Was ist der Soll-Zustand? Was erwarten Sie von der Implementierung eines Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen? Es könnte sein, dass Sie zu viel erwarten (das ist nach meiner Erfahrung aber unwahrscheinlich; den meisten Unternehmern ist gar nicht bewusst, wie stark Geschäftsprozesse heutzutage bereits automatisiert werden können), aber vermutlich können wir gemeinsam in Gesprächen herausfinden, wie viel Digitalisierungspotenzial in Ihrem Alltagsgeschäft steckt.

Also scheuen Sie sich nicht!

Heute können Sie in diesem kurzen und knackigen Blogartikel herausfinden, welche Version von ELO Professional die richtige für Sie ist! Welcher ELO Client darf es sein – Java, Web oder Desktop? Was ergibt für Sie am meisten Sinn? Und worüber wollen Sie unbedingt mit uns sprechen?!

Apropos mit uns sprechen: Das können wir sehr empfehlen! Sie möchten bezüglich ELO oder cobra (die CRM-Software, deren Business Partner wir ebenfalls sind) beraten werden, Sie haben ganz allgemeine Digitalisierungsfragen, es gibt vielleicht ein Datenschutzproblem – Sie brauchen einen neuen IT-Dienstleister? Dann buchen Sie einfach mit wenigen Klicks einen unverbindlichen und kostenfreien Termin. Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!

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Was ist ein Client?

Ein Client ist eine Anwendung.

Sind Sie über die Frage „Welcher Client darf es sein?“ gestolpert? Dann hole ich Sie hier einmal ab: In Ihrem Unternehmen werden Sie einen Server haben. Dieser Server wird von einem Host betrieben (das Serverprogramm, was gleichzeitig als Gegenteil eines Clients verstanden werden kann) und innerhalb des Servers sind mehrere Endgeräte angebunden. Ihr PC, mit dem Sie im Büro arbeiten, ist ein solches Endgerät. Auf Ihrem Computer sind vermutlich viele verschiedene Anwendungen installiert: Webbrowser, vielleicht Outlook, ein Programm zur Videotelefonie für Online-Meetings – das sind Clients! Und alles unterschiedliche, da es darum geht, auf welche Art von Daten mit dem jeweiligen Client zugegriffen werden soll – und welche Hintergrundprozesse hierfür ausgeführt werden müssen.

Das klingt alles etwas kompliziert, das gebe ich gern zu! Ich denke aber, dass anhand der verschiedenen Clients klar wird, wo die Unterschiede zwischen den ELO Clients liegt und mehr noch – dass Sie durch die Lektüre für sich feststellen werden können, welche Installation von ELO am allerbesten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt!

Welche ELO Clients gibt es?

Es gibt mittlerweile einige ELO Clients; ich stelle Ihnen heute die wichtigsten vor, die wir unseren Kunden empfehlen. Dazu gehören: Java Client, Web Client, Desktop Client, Workflow Client, die ELO Mobile App und die ELO Dropzone. Die Clients unterscheiden sich hierbei im Funktionsumfang oder sind Add-Ons, die weitere praktische Vereinfachungen mitbringen, die vielleicht auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnten! Schauen Sie sich auch unbedingt unsere Beispielvideos an, die einer meiner Mitarbeiter aufgenommen hat!

Was ist der ELO Java Client?

Der ELO Java Client ist der umfangreichste ELO Client. Er bietet den Umfang aller Funktionen eines ECM auf sämtlichen Plattformen, die die Programmiersprache Java unterstützen. Die Benutzeroberfläche (auch User-Interface genannt) des ELO Java Clients orientiert sich dabei am Desktop-Design von Microsoft Windows 10 und dessen Kacheloptik sowie am modernen Look-and-Feel von Microsoft Office 365. Die Anwender bewegen sich optisch also in vertrauter Umgebung – und finden sich somit schnell im ECM-System zurecht.

Was ist der ELO Web Client?

Der ELO Web Client sichert – in Verbindung mit dem ELO Web Access-Server – den unkomplizierten, schnellen und plattformunabhängigen Zugriff auf das ELO Repository (also das digitale Archiv). Außerdem zeichnet sich der Web Client durch eine leistungsfähige Benutzeroberfläche aus, die dem Java Client quasi in nichts nachsteht. Sollte der Funktionsumfang dennoch für bestimmte ELO-Benutzer eingeschränkt werden, ist dies schnell durch einen Admin erledigt. All das ist möglich – ohne umfangreiche Installationen und komplizierte Rollout-Szenarien!

Was ist der ELO Desktop Client?

Der schlanke ELO Desktop Client ist eine platzsparende Seitenleiste, die auf dem Windows Desktop angezeigt wird. Er ist optimal für die Verknüpfung von ECM-System und Microsoft Office inklusive Outlook. Der ELO Desktop Client verfügt über ein ansprechendes wie schnörkelloses Design und stellt Dateien und E-Mails in der Vorschau aber in gut lesbarer Größe dar. Jederzeit kann auf das Repository oder auf den Bereich „Mein ELO“ und die darin enthaltenen Beiträge im Feed zugegriffen werden. Favoriten können fürs mühelose Wiederfinden mit einem Klick einfach angeheftet werden, die Suche wird durch umfangreiche Filter effizient gestaltet.

Für wen wurde der ELO Workflow Client entwickelt?

Der ELO Workflow Client wurde für ELO Benutzer entwickelt, die keinen Zugriff auf alle Funktionen des ELO Systems brauchen: Sie haben nur hin und wieder einen Part in einem Workflow, der dann in ihren Aufgaben erscheint, sie benötigen nicht sämtliche Informationen oder Dokumente und müssen nur weniges freigeben oder zur aktiv zur Kenntnis nehmen. Die Benutzer sehen dennoch den kompletten Feed, die jeweilige Vorschau eines Dokuments und können zwischen der Formular- und der Metadatenansicht wechseln.

Was ist die ELO Mobile App?

Die ELO Mobile App ist die App für Ihr Smartphone und Tablet und ermöglicht das Arbeiten in Ihrem gewohnten ELO von überall – bei vollem Zugriff auf das ELO Archiv und Nutzung der Basisfunktionen des ECMs. Ob „neuen Ordner erstellen“, „Dokument bearbeiten“, „Eintrag löschen“ oder vieles mehr – flexibles und schnelles Arbeiten zu jeder Zeit von jedem Ort: Ihr Büro für die Hosentasche!

Ich habe in einem Blogartikel die unterschiedlichen Funktionen von ELO Mobile verständlich aufbereitet und ein Mitarbeiter von PerlSystem® it solutions hat Beispielvideos aufgenommen, in denen Sie auch einen ersten visuellen Eindruck von ELO Mobile gewinnen können. Schauen Sie gerne einmal hier vorbei für weitere Informationen rund um ELO Mobile!

Was bietet die ELO Dropzone?

Die ELO Dropzone bietet eine schnelle Ablage per Drag-and-drop im System und gleichzeitig einen Platz für häufig verwendete Funktionen – plus Zeiteinsparung. Je nach Zieldefinitionen können verschiedene Kacheln für die Ablage angelegt werden. Für die Vergabe von Metadaten aus ERP- oder anderen Drittsystemen sorgt eine entsprechende Schnittstelle.

Fazit

ELO bietet viele Möglichkeiten, um das Alltagsgeschäft in Unternehmen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Ob es nun die verschiedenen Clients sind oder die einzelnen Funktionen von ELO sind – dieses Dokumentenmanagement hat so viel zu bieten!

  • Das Archiv mit seiner starken Volltextsuche und den vielen Filtermöglichkeiten für präzise und schnelle Suchergebnisse
  • Die Verknüpfung zu den Office-Produkten, sodass ein Dokument aus dem ELO heraus bearbeitet werden kann und danach am selben Ort im Archiv als neue Version abgelegt wird
  • Der Feed, in dem sich die Mitarbeiter direkt im Archiv über ein abgelegtes Dokument austauschen und auf dem neuesten Stand halten können
  • Die Aufgaben, in denen selbst erstellte Wiedervorlagen sowie Workflows liegen, die eine Bearbeitung des jeweiligen Mitarbeiters benötigen
  • Die Workflows, die aufwendige Bearbeitungsprozesse von Dokumenten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, schnell und unkompliziert von einer Person zur anderen weiterleiten und eine rechtzeitige Fertigstellung gewährleisten
  • Die extra entwickelten Anwendungsfälle für ELO bei gewissen, wiederkehrenden Prozessen mit (zB.) ELO Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung oder ELO Contract für die Vertragserstellung und -verwaltung

Hier auf unserer Website können Sie einiges dazu nachlesen. Außerdem gibt es unseren Blogartikel zur neuesten Version der Software: ELO 23!

Dann gibt es allerhand Schnittstellen, von denen ich Ihnen auch einige auf unserem Blog vorgestellt habe:

Unterschiedliche Funktionen von ELO werden ebenfalls in den unterschiedlichen Clients abgebildet.

Die hier vorgestellten sind die ELO Clients, mit denen wir von PerlSystem® it solutions arbeiten und die wir unseren Kunden ans Herz legen. Ganz schön viele Möglichkeiten?! Finden wir auch! Lassen Sie uns gerne gemeinsam ins Gespräch kommen, um zusammen herauszufinden, welcher Client bei Ihnen im Unternehmen am meisten Sinn ergibt und Ihnen und Ihren Mitarbeitern die größte Erleichterung verschafft.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

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Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

Wir von PerlSystem® it solutions kennen uns – als offizieller Business Partner von ELO – selbstredend auch mit den mobilen Anwendungen von ELO aus. Um die soll es heute gehen: Die ELO Mobile App!

Wir versorgen Sie (als Ihr ELO Partner) natürlich auch mit den praktischen, leicht bedienbaren und somit benutzerfreundlichen Apps von ELO – und ich verspreche Ihnen: So leicht waren Sie bestimmt noch nicht papierlos unterwegs!

Sie sind bereits ELO-Kunde? ELO ist Ihnen höchstens ein grober Begriff und Sie haben noch Aktenschränke voller Ordner in Ihren Büroräumen? So oder so werden Sie aus diesem Artikel allerhand Informationen mitnehmen. Ich lasse Sie da nicht im Stich!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Also seien Sie gespannt und schauen Sie mal, was alles so möglich ist im Zeitalter der Digitalisierung. Schauen meine ich in diesem Fall ganz wortwörtlich: Zusätzlich zu meinen schriftlichen Ausführungen gibt es einige Videos, die sehr anschaulich demonstrieren, wie in der ELO Mobile App der Hase läuft! Sie werden überrascht sein, was eigentlich alles mit ELO möglich ist, wenn man nicht im Büro am PC sitzt.

Fangen wir von vorne an: Alle Infos zur aktuellen Version von ELO 23, dem deutschen Marktführer im Bereich Dokumentenmanagement (DMS), finden Sie hier in unserem Blogartikel! Hier erklären wie Ihnen, wie die Implementierung von ELO in Ihrem Unternehmen dafür sorgen wird, dass Sie von nun an GoBD- und DS-GVO-konform und PAPIERLOS archivieren und an Dokumenten arbeiten können.

Sie wollen direkt dazu mit uns sprechen?!

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Warum sollten Sie mit ELO Mobile arbeiten?

Es gibt so viele Gründe, weshalb Sie mit ELO Mobile arbeiten sollten!

Spätestens seit der Covid-19-Pandemie und seit den Zeiten von Homeoffice ist klar: Wir müssen manchmal flexibler sein und es hilft, wenn man außerhalb des Büros auf relevante Dokumente Zugriff hat.

Denn in unserer zunehmend digitalisierten Welt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um den Arbeitsplatz ihrer Angestellten so zu gestalten, dass die Bedingungen optimal sind, sodass die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern und die Fehlerquote minimieren können.

Mit ELO können Unternehmen ganz viele dieser Wünsche umsetzen: Das digitale, einheitliche Ablegen von Dokumenten ist spätestens bei der Suche nach (zum Beispiel) Rechnungen oder Verträgen eine massive Zeitersparnis und Erleichterung. Die Volltextsuche ermöglicht, was kein perfekt geordnetes Papierbüro schafft: In Sekundenschnelle lässt sich in den Inhalten eines Dokuments suchen, also über die Metadaten hinaus.

Mit dem ELO Feed sind Unterhaltungen über ein Dokument schnell und niedrigschwellig direkt am Dokument im Archiv möglich und mit Workflows werden bei den jeweiligen Mitarbeitern automatische Aufgaben erstellt. All das ist in der Desktop-Version der Anwendung möglich. Aber da hört ELO natürlich nicht auf! Der ELO Feed zum Beispiel ist haargenau so am Handy nutzbar wie am PC!

Mit den ELO Mobile Apps können Nutzer ihr Büro praktisch in die Hosentasche stecken und haben jederzeit Zugriff auf ihre Arbeitsdateien, Kommunikationstools und Unternehmensressourcen.

Ein Beispiel für die ELO-Nutzer unter Ihnen:

Es wird noch dringend eine Freigabe benötigt, die bei Ihnen in den Workflows liegt? Dann können Sie bequem die ELO App auf Ihrem Mobilgerät öffnen und diesen Workflow bearbeiten.

Dieses und viele weitere Anwendungsbeispiele sowie die Nützlichkeit und Möglichkeiten von ELO Mobile stelle ich Ihnen in diesem Blogartikel dar!

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Arbeit mit ELO Mobile notwendig?

Dies sind die technischen Voraussetzungen, die für die Arbeit mit ELO Mobile zu erfüllen sind:

ELO Mobile Apps benötigen einen Zugriff auf den ELO Indexserver, etwas genauer gesagt zu der ELO Web Client Komponente, welche auf dem ELO Server verfügbar sein muss.

Zudem muss die Erreichbarkeit dieser Komponente durch externe Zugriffe gewährt sein. Dies können wir auf zwei Wegen erreichen:

  1. Ein DMZ-Server (Demilitarized Zone – Ein Server welcher aus dem Internet erreichbar ist und mit dem internen Netzwerk verbunden ist, aber durch strikte (Firewall-)Regeln dafür sorgt, dass das interne Netz vor externen Zugriffen geschützt wird) zwischen den ELO-Server und den Mobile-Client geschaltet. Hierzu sollte eine weitere Instanz des Indexservers in der DMZ-Umgebung installiert werden, damit für den Web-Zugriff eine unabhängige Indexserver-Instanz zur Verfügung steht.
  2. Das Endgerät verbindet sich mittels VPN-Zugang mit dem Firmennetz und kommuniziert so aus dem internen Firmennetz mit dem Indexserver. VPN-Zugänge gelten derzeit als extrem sicher und sind daher auch unsere Empfehlung, um sich mit dem Firmennetz zu verbinden.

Wie verläuft die Einrichtung der App?

Die entsprechende App kann entweder aus dem Google Play Store (Android) oder aus dem App Store (iOS) heruntergeladen und angewandt werden, wenn die Anbindungsvoraussetzungen erfüllt sind. In der ELO Mobile App können die Mitarbeiter nun die Netzwerkadresse hinterlegen, unter welcher diese die Web Client Komponente erreichen, sowie die gewohnten Login-Daten, mit welcher die Mitarbeiter sich im ELO einloggen. Dann kann es sofort losgehen!

Wie ist die Benutzeroberfläche von ELO Mobile gestaltet?

Die Benutzeroberfläche ist nach der Kachelübersicht gestaltet, die man auch aus der Desktopversion von ELO kennt.

Die Mobile Apps bieten eine Kachelübersicht der folgenden Funktionsbereiche:

  • Mein ELO: Hier finden Sie Neuigkeiten zu abonnierten Feeds sowie Informationen zu Aufgaben und Workflows.
  • Archiv: Enthält sämtliche Ordner und Dokumente, auf die Sie zugreifen können.
  • Klemmbrett: Der Funktionsbereich Klemmbrett ist eine temporäre Sammelliste für Dokumente und Ordner. Das Klemmbrett wird auf den verschiedenen ELO Clients nicht synchronisiert, auf dem Klemmbrett von ELO Mobile können sich andere Dokumente befinden als im Java Client.
  • Aufgaben: In diesem Funktionsbereich werden Ihre Aufgaben und Workflows angezeigt.
  • Suche: Hier können Sie gezielt nach Einträgen in ELO suchen.
  • Offline: Laden Sie Einträge in den Offline-Bereich herunter, um sie auf Ihrem Gerät verfügbar zu machen. Dateien, die sich hier befinden gelten nicht als ausgecheckt. Sie sind lediglich auch dann auf dem Endgerät verfügbar, wenn es keinen Internetzugriff hat.
  • Datensätze: Hier werden Datensätze zwischengespeichert. Je nach Voreinstellung werden sie in den Funktionsbereich Ablage geladen, sobald eine Internetverbindung besteht.

Zudem besteht für den Administrator die Möglichkeit neue Funktionsbereiche anzulegen und diese für die Mobile-Apps verfügbar zu machen. Da die Postbox eine exklusive Funktionalität des ELO Java Clients ist, kann auf diese nicht aus einer Mobile-App zugegriffen werden.

Wie genau das aussieht, können Sie sich hier einmal anschauen. Einer meiner geschätzten Mitarbeiter hat hierzu mehrere leicht verständliche Videos mit Voiceover produziert, um Ihnen die ELO Mobile App visuell näher zu bringen.

Hat die ELO Mobile App die Grundfunktionen der ELO Desktop-Version?

Ja, die ELO Mobile App hat die gleichen Grundfunktionen wie die ELO Desktopversion.

Dazu gehören die folgenden:

  • Neuen Ordner erstellen
  • Datei hinzufügen
  • Neue Version laden
  • Dokument zur Ansicht öffnen
  • Dokument bearbeiten
  • Formular anzeigen
  • Eintrag senden
  • Randnotiz erstellen
  • Eintrag löschen

Welche Arbeitsschritte lassen sich in den Funktionsbereichen der App ELO Mobile umsetzen?

Natürlich lässt sich nicht jeder Arbeitsschritt der ELO Desktopversion in der ELO Mobile App umsetzen – aber sehr viele!

Prinzipiell möchte ich aber betonen, dass ELO Mobile nicht als Ersatz für die Arbeit mit der Desktopversion gedacht ist, sondern „lediglich“ als Ergänzung genutzt werden soll. Die Arbeit mit dem ELO über einen PC ist für die tägliche Arbeit unabdingbar.

Welche Arbeitsschritte mit ELO Mobile allerdings möglich sind, will ich einmal kurz aufzeigen.

Klemmbrett

Auf dem Klemmbrett lassen sich (wie von ELO gewohnt) häufig genutzt Ordner und Dokumente ablegen. Es ist ein Schnellzugriff auf Dokumente, die auf dem Klemmbrett mit einer Referenz versehen sind. Mit dem Klick auf „Gehe zu“ gelangt man direkt an den Ort, wo das Dokument tatsächlich im Archiv abgelegt ist.

Innerhalb des Archivs und in der Suche kann man mit einem Klick einzelne Ordner oder Dokumente auf dem Klemmbrett verlinken; ebenfalls mit einem Klick lassen sich Einträge vom Klemmbrett wieder entfernen. Das löscht natürlich nicht das Dokument aus dem Archiv, sondern löst lediglich die Erwähnung auf dem Klemmbrett auf.

Aufgaben und Workflows

Ein weiterer Funktionsbereich in der ELO Mobile App sind die Aufgaben. Diesen Bereich kennen Sie – insofern Sie bereits ELO-Nutzer sind – auch von der ELO Desktopversion.

Hier sind Ihre individuellen Workflows und erstellte Wiedervorlagen aufgelistet. Ausgehend von diesem Bereich können Sie dann auch mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnen.

Neu hinzugekommene Aufgaben lassen sich dadurch erkennen, dass sie in fetter Schrift und zusätzlich mit einem grünen Punkt markiert werden. Aufgaben, deren Frist überschritten sind, sind an einem roten Ausrufezeichen erkennbar.

Weiter unten in diesem Abschnitt können Sie sich ein Video anschauen, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Neue Workflows, aus denen sich dann wiederum neue Aufgaben für Kollegen ergeben können, können Sie aus dem Archiv bzw. aus dem Funktionsbereich Klemmbrett starten. Im Kontextmenü eines Dokuments können Sie aus Vorlagen wählen. Ihr Unternehmen wird für spezifische und häufige Situationen im Unternehmen Workflows angelegt haben lassen – oder Sie erstellen einen Ad-hoc-Workflow für Freigaben und Kenntnisnahmen und wählen die jeweiligen Kollegen aus.

Wir bei PerlSystem® it solutions sind ELO- und damit auch Workflow-Experten. Wir konfigurieren für Sie Ihr ELO und werden wahrscheinlich keine Wünsche offenlassen. Alles ist möglich! Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Sie sind eigentlich im Urlaub, sagen wir in Südfrankreich, aber haben die Bearbeitung eines Workflows vergessen und keine Urlaubsvertretung im ELO eingerichtet? Nun ruft doch der Kollege an, entschuldigt sich vielmals, aber braucht die Aufgabe, die bei Ihnen liegt … Die Flexibilität und die Erreichbarkeit durch mobile Anwendungen muss nicht unbedingt heißen, dass damit auch Mehrarbeit außerhalb der offiziellen Arbeitszeit einhergeht. In diesem Fall haben Sie im Urlaub in einer Minute alles erledigt: Sie können einen Workflow von unterwegs weiterleiten oder delegieren, sodass ein Kollege die Bearbeitung übernimmt. Sie wählen diesen aus und klicken auf „ok“. Der Urlaub kann weitergehen!

Darüber hinaus gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie innerhalb der ELO Mobile App mit Workflows umgehen können. Dies würde aber den Rahmen sprengen. Es sei gesagt, dass sich die Möglichkeiten der App im großen Teil mit der der Desktopversion decken.

Suche

Ein weiterer und sehr hilfreicher Funktionsbereich ist die Suche. Hier lassen sich nicht nur bloße Begriffe eintippen, sondern darüber hinaus – wie auch bei der Desktopversion von ELO – allerhand Filtermöglichkeiten. Man kann den Volltext durchsuchen lassen, die Kurzbezeichnung und ggf. weitere Felder der Metadaten und Verschlagwortung und es lässt sich zum Beispiel auch einstellen, von welchem Benutzer und in welchem Zeitraum das gesuchte Dokument wahrscheinlich abgelegt wurde, um die Suchergebnisse einzugrenzen. Das sind nur einige Beispiele der Filtermöglichkeiten für die Suche, da ist natürlich noch einiges mehr möglich, damit Sie so schnell wie möglich finden, was Sie suchen!

Sie suchen ständig unter der gleichen Prämisse? Dann speichern Sie sich die Suche mit den jeweiligen Filtermöglichkeiten einfach als Favoriten ab. Noch schneller geht es nun aber wirklich nicht mehr!

Für einen Einblick in die Suche mit der ELO Mobile App können Sie sich hier ein weiteres Video anschauen. Film ab (und Ton an)!

Dateien offline verfügbar machen und hochladen

Einer Ihrer Kunden wohnt in einem tiefen Funkloch und Sie wollen nicht nach dem WLAN-Passwort fragen? Na, zum Glück hat ELO hier noch eine Funktion eingebaut, die Ihnen ganz sicher nützlich sein wird!

Sie können Einträge im Archiv offline verfügbar machen. Hier wird also das Dokument oder gar die ganze Kundenakte in Ihren Smartphone-Speicher heruntergeladen, aber Sie greifen trotzdem noch über die ELO Mobile App darauf zu. Letztendlich brauchen Sie also nur genügend Speicherplatz auf Ihrem mobilen Gerät und nichts kann Sie dann noch davon abbringen, Ihren wichtigen Kunden bei einem Hausbesuch optimal zu beraten, auch wenn nicht einmal Edge-Netz verfügbar ist.

Hier gibt es ebenfalls ein kurzes, anschauliches Beispielvideo.

Sie können von Ihrem Mobilgerät auch Dateien im ELO ablegen. Wie genau das funktioniert, können Sie sich auch hier in einem kurzen Video kurz anschauen. Der Vorgang ist dem von anderen gängigen Apps wie zum Beispiel Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram sehr ähnlich. Die Kategorisierung und Verschlagwortung dieser hochgeladenen Datei deckt sich dann wiederum mit den gängigen Vorgängen in der Desktopversion von ELO.

Hier können Sie sich beide Videos zu diesem Abschnitt anschauen:

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions sind voll und ganz von den mobilen Lösungen von ELO überzeugt. ELO Mobile – da sind wir dabei!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir außerdem Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen. Das gilt natürlich auch für bereits bestehende ELO-Archive – kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie mit Ihrem digitalisierten Ist-Zustand nicht gänzlich zufrieden sind!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO-Kunde sind oder noch nicht – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

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Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO natürlich auch die innovative und vollautomatische Alternative für DATEV DMS classic im Angebot: ELO for DATEV!

Sie sind bereits ELO-Kunde? Sie sind bereits DATEV-Kunde? Keins von beidem?! Beides?! Keine Sorge, so oder so hole ich Sie hier ab!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Dieses Mal geht es ein weiteres Mal um die Schnittstelle zwischen ELO und einem weiteren Softwaregiganten: DATEV. Diese Schnittstelle wird nämlich spätestens zum Jahresende besonders interessant und relevant! Mehr dazu jetzt im folgenden Blogartikel über ELO for DATEV.

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Was ist ELO for DATEV?

ELO for DATEV ist die neue Schnittstelle von ELO. Sie wird von DATEV empfohlen und löst somit das hauseigene Produkt DATEV DMS classic ab, welches am 31.12.2023 abgekündigt wird.

Mit der Schnittstelle ELO for DATEV tut sich der Marktführer in Deutschland für ECM und Dokumentenmanagementsysteme mit dem großen IT-Dienstleister DATEV zusammen.

Diese Schnittstelle ist eine großartige Methode, um das aufwendige Thema der Buchhaltung weiter zu automatisieren und ist komfortabel mit den Lösungen für das Rechnungswesen verzahnt. Anwendern steht damit ein umfassendes Dokumentenmanagement inklusive der automatischen Erstellung eines Buchungsvorschlags zur Verfügung.

😁 ELO for Datev // PerlSystem® it solutions ist ein ELO for Datev Fan 🫶

Wieso ist ELO for DATEV besonders empfehlenswert?

ELO for DATEV ist besonders empfehlenswert, weil beide Unternehmen an dieser Schnittstelle gearbeitet haben. DATEV empfiehlt sogar explizit ELO for DATEV, um die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kanzleien zu vereinfachen. 

ELO und DATEV widmen sich auch ihrem Ziel, an dem Aufbau eines gemeinsamen Partnernetzwerkes aus Systemhäusern und IT-Beratungen zu arbeiten. Mehr dazu später!

Aber von vorne:

Für Infos über ELO habe ich hier einen Blogartikel über das neue Update – ELO 23 – geschrieben, der detailliert und nahbar erklärt, was das ECM alles kann. Hier werden Sie sicherlich Funktionen finden, die die alltäglichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen immens vereinfachen und automatisieren kann.

Etwas allgemeiner und knackiger sind die Information zu ELO auf unserer Website – wenn’s also schnell gehen soll, klicken Sie gerne hier!

Was ist die DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft und ein Softwarehaus für Kanzleien: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Diese kaufen Anteile der DATEV und nutzen DATEV, um ihren eigenen Kunden gerecht zu werden, die an die Kanzleien die Finanzbuchführung, als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.

Die DATEV ist laut dem IDC-Ranking 2020 der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und auch europaweit eine Größe.

Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting.

Mit ihren digitalen Angeboten bilden sie die Basis für unzählige Geschäftsbeziehungen zwischen dem Mittelstand und den Steuerberatern – mehr als 500.000 Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen) nutzen DATEV. Jeden Monat werden rund 14 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV erstellt.

Aber gibt es nicht schon ein DMS von DATEV?

Noch gibt es mit DATEV DMS classic eine eigene Lösung für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, die DATEV betreffen. Der Support dieses Softwaremoduls wird allerdings zum 31.12.2023 eingestellt – und dann müssen alle Dokumente umgezogen sein. DATEV selbst empfiehlt explizit ELO for DATEV: Und zwar aus guten Gründen!

Seit 2019 existiert die Partnerschaft zwischen ELO und DATEV. Die Schnittstelle zwischen ELO und DATEV wurde 2020 entwickelt. Seitdem wurde ELO for DATEV mit mehr als 400 Kunden umgesetzt und mehr als 150 Businesspartner wurden geschult – darunter natürlich auch wir von PerlSystem® it solutions!

Welche Funktionen bietet ELO for DATEV?

ELO for DATEV bietet viele Funktionen, hier zuerst einmal die Highlights!

  • Lösung für DATEV Rechnungswesen, beruhend auf der DATEV Connect Schnittstelle
  • Vorzeitige Erfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Selbstlernende Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
  • Rechnungsnummer-Dublettenprüfung
  • Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen – in Echtzeit!
  • Jegliche Belege werden im ELO archiviert und können ad hoc per Beleglink aus dem DATEV aufgerufen werden
  • Im zugehörigen Vorgangsordner können begleitende und ergänzende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
  • Direkter Zugriff u.a. auf DATEV Unternehmen, Stammdaten, Konten, Zahlungsbedingungen
  • Vollständige Vorgangstransparenz durch Freigabe- und Korrektur-Workflows, Volltextsuche und ELO Feed (und vielem mehr!)
  • Dashboard für die Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige
  • Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
  • Kombination mit anderen ELO Business Solutions (Vertragsmanagement und viele mehr) möglich

Wie sieht ein Prozess mit ELO for DATEV aus?

Wie ein Prozess mit ELO for DATEV aussehen kann, will ich Ihnen nun gerne einmal beispielhaft aufzeigen!

💡Optimal verzahnt – ELO und DATEV in der Praxis

Nehmen wir mal an, Sie arbeiten in der Buchhaltung Ihres Unternehmens und bekommen eine Rechnung von einem Ihrer Partner – vielleicht von Ihrem IT-Dienstleister PerlSystem® it solutions. Diese verschicken wir digital per Mail und so landet sie direkt in Ihrer Postbox.

Um diese Rechnung nun zu bearbeiten, nutzen Sie in Ihrer Postbox den Button „Beleg ablegen“ und legen fest, um was für einen Belegtyp es sich handelt. Zur Auswahl stehen zum Beispiel:

Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Internen Buchungsbeleg – Kreditorisch, Internen Buchungsbeleg – Debitorisch oder Förderbescheid.

Darüber hinaus können aber natürlich (in klassischer ELO-Manier) beliebig viele eigene Belegkategorien hinzugefügt werden. Ihrer Fantasie sind also hier keinerlei Grenzen gesetzt!

Fahren wir fort in unserem Gedankenspiel: Die Rechnung von PerlSystem® it solutions ist eine Eingangsrechnung. Mit der Auswahl dieser Kategorie startet der damit verbundene und hierfür extra programmierte Workflow – und die Arbeit an der Rechnung beginnt! Sie müssen aber nun tatsächlich herzlich wenig dafür tun.

Im Hintergrund verarbeitet nun eine KI* – ein Erfassungsassistent – alle relevanten Informationen aus Ihrer Eingangsrechnung, um die manuelle Erfassung der Metadaten so gering wie möglich zu halten.

Es werden Daten erfasst wie Unternehmens-Name, Unternehmens-Nummer, Rechnungsdatum, Buchungstext, Geschäftspartner-Typ, Lieferdatum, Belegnummer, Gesamtbetrag Netto und Brutto, Währung.

Sollte sich die KI bei einem Datum nicht sicher sein, wird das Feld orange markiert, was den ELO-Nutzer darauf aufmerksam macht, dass dieses Feld nicht zu 100 % korrekt ausgefüllt werden kann. Händisch ausfüllen muss man dieses Feld dann aber trotzdem nicht. Dann der OCR-Erkennung von ELO wurden alle Worte auf der Rechnung erfasst und wenn man das benötigte Feld und dann die zugehörige Info anklickt, wird das Feld automatisch ausgefüllt. So passieren so wenig Fehler wie noch nie zuvor!

Die Kontierung muss vorgenommen werden, was als weitere Prüfung der Eingangsrechnung dient. Der zu kontierende Betrag ist in rot markiert und verringert sich natürlich entsprechend bei der Eintragung der jeweiligen Posten auf der Rechnung. Erst nach der Kontierung kann die Rechnung freigegeben werden.

Die Stammdaten der Vertragspartner werden live von der DATEV Connect Schnittstelle abgerufen, hinterlegte Zahlungsbedingungen werden automatisch eingetragen und die Fälligkeit mit dem höchsten Skonto-Betrag wird festgelegt.

Für die weitere Prüfung und Freigabe kann ein weiterer Mitarbeiter ausgewählt werden (vielleicht ist der Betrag der Rechnung so hoch, dass die Geschäftsführung diese freigeben muss). Wenn die Auswahl des nächsten Bearbeiters geschehen ist, verschwindet die Rechnung aus der Postbox der Buchhaltung und erscheint als Aufgabe im ELO der Geschäftsführung. Hier kann intern ein Schwellenwert eingetragen werden, sodass bei Erreichen dieses die Rechnung sofort an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Hat die Geschäftsführung die Freigabe erteilt, ist der Prozess im ELO quasi abgeschlossen. Die Rechnung liegt im Ordner „Belege zum Export“ unter „Eingangsrechnung“

Wählt man dort nun die jeweiligen Belege aus und klickt auf „Buchungsvorschläge senden“, werden die Rechnungen an DATEV Rechnungswesen übertragen.

Es startet nun ein Informationsworkflow, in dem sich nachvollziehen lässt, welche und wie viele Belege übermittelt wurden – und bei wie vielen dieser Buchungsvorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Konnten Rechnungen nicht erfolgreich an DATEV Rechnungswesen übermittelt werden, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe, um die Rechnung erneut zu prüfen und unvollständige oder falsche Informationen zu bereinigen.

Wurden die Eingangsrechnungen an DATEV als Belege übermittelt, befinden sich die Rechnungen nun im Ordner „Finanzbuchhaltung“. Im ELO Feed lässt sich – für alle Mitarbeiter mit der zugehörigen Berechtigung im ELO – einsehen und nachvollziehen, welche Bearbeitungsschritte die Rechnung bereits durchlaufen hat und an welchem Ort sie sich gerade für die weitere Verarbeitung befindet.

Nun ist der Prozess im ELO also abgeschlossen, da die Rechnung ans DATEV Rechnungswesen übermittelt wurde.

ELO for DATEV - PerlSystem
Ablauf ELO ELO for DATEV - Quelle: ELO Digital Office GmbH

Im DATEV kommt die Eingangsrechnung als Buchungsvorschlag an und wenn dieser angenommen ist, wird er in einen Buchungsstapel mit all den Informationen aus dem ELO eingefügt. Die Vorschau des Belegs ist mit einem Klick im DATEV ausgelöst – die Rechnung öffnet sich dann im ELO.

Im ELO gibt es schließlich noch ein weiteres, aufschlussreiches Analysetool. Im Belegcockpit (das man zum Beispiel über die Kacheln im „Mein ELO“-Bereich aufrufen kann) hat man eine detaillierte und schnell nachvollziehbare Übersicht aller Belege und in welcher Bearbeitungsphase sich gerade welcher Betrag befindet.

Es gibt die Übersicht über den Gesamtbetrag aller Belege und zusätzlich den Betrag der zeitkritischen Belege (in rot). Darüber hinaus gibt es folgende übersichtliche Kategorien: Erfassung, formelle Prüfung, fachliche Prüfung, Buchungserfassung, zum Export, exportiert, gebucht, in Klärung, abgewiesen, in sachlicher Prüfung, Korrektur notwendig und reklamiert.

Es ist zusätzlich einsehbar, wie hoch die Rechnungen der Top 5 Kreditoren ist und die fällige Nettosumme pro Monat.

Alle eingepflegten Belege können zusätzlich nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Zum Beispiel nach Kreditoren, nach Rechnungsdatum, nach dem Nettobetrag oder nach der Fälligkeit.

Alle Infos zu ELO for DATEV auf einen Blick

Die lieben Kollegen von ELO haben selbst noch einmal kurz und knapp die einzelnen Teile der Schnittstelle ELO for DATEV aufgelistet und zeigen so nachvollziehbar auf, wie die verschiedenen Schritte ineinander greifen. Dem konnten wir nichts mehr hinzufügen:

ELO Accounting for DATEV:
Der Belegworkflow

  • Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  • Zusätzliche Belegarten
  • Genehmigungsworkflows
  • Ein Workflow für alle Belegprozesse
  • ZUGFeRD-Format-Erkennung
  • Automatische Erstellung eines Buchungsvorschlags
  • Für jeden User individuell konfigurierbar
  • Dashboard für den Überblick

ELO DocXtractor for DATEV:
Die Belegerkennung

  • Automatische Belegklassifizierung
  • Extraktion von Beleginhalten durch modernste KI-Technologie
  • Zuordnung von Beleg zum entsprechenden Freigabeprozess
  • Selbstlernende Belegerkennung

ELO Integration for DATEV:
Die Schnittstelle

  • Bereitstellung des Buchungsvorschlags mit Beleglink
  • Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfprozess
  • Live-Zugriff auf Stammdaten über die DATEV connect Schnittstelle
  • Besonderheiten für ELO DocXtractor for DATEV:
  • Ohne Verifier und Dokumentenmanager
  • Nachbearbeitung der Analyseergebnisse innerhalb des ELO Clients im Workflow statt in separater Nachbearbeitungs-GUI (Verifier)
  • Besonderheiten für ELO Integration for DATEV

Was sind die Voraussetzung für den Kunden zur Nutzung von ELO for DATEV?

Das sind die Voraussetzungen für den Kunden, um ELO for DATEV zu nutzen:

  • ELO ECM Suite (Enterprise oder Professional Technologie) Named-Voll-User muss vorhanden sein
  • DATEV Rechnungswesen muss vorhanden sein
  • DATEV Connect Schnittstelle muss bei DATEV (kostenneutral) bestellt werden

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle ELO for DATEV eine effiziente, sichere und automatisierte Lösung zur Bearbeitung von Rechnungsbelegen. Mit ELO for DATEV, dem offiziellen Nachfolger von DATEV DMS classic, entwickelt von ELO und DATEV kann nichts schief gehen!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO- oder DATEV-Kunde, beides oder noch nichts sind – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Also: Handeln Sie jetzt, bevor DATEV DMS classic eingestellt wird und kontaktieren Sie uns!

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle ELO for DATEV definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO die einzige Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform Pliant programmiert, wer nennen das ELO for Pliant

Diese Schnittstelle will ich Ihnen hier heute auf unserem Blog vorstellen.

Wenn Sie erfahren wollen, wie wir diese Schnittstelle bei unserem langjährigen Kunden LOOKS anwenden, lesen Sie hier unsere success story!

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Wie wichtig sind automatisierte Geschäftsprozesse?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist sehr wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit und spielt heutzutage eine entscheidende Rolle in Unternehmen jeder Größe!

Automatisch bedeutet allerdings nicht immer einfach. Der Anspruch von uns und von ELO ist es, dass mit der Automatisierung auch eine Nachvollziehbarkeit der unterschiedlichen Geschäftsprozesse einher geht.

Diese erhält man umso leichter, wenn die relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank eingepflegt werden.

Wieso eignet sich ELO ECM für die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

ELO ECM eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse jeglicher Art zu automatisieren, da ein digitales Archiv das Herzstück von ELO ECM ist.

Man erhält so die Möglichkeit der Bearbeitung von Dokumenten aus dem ELO heraus, die zahlreichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und die interne Kommunikation im Feed, die Erstellung von Aufgaben und die kinderleichte Integration von Workflows macht es den Nutzern sehr leicht, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit dieser zu vereinen.

Die Verwaltung Ihrer zentralen Datenbank ELO ECM Suite ist sehr einfach!

Welche Schnittstellen gibt es für ELO ECM Suite?

Gerade im Bezug auf Schnittstellen lässt ELO nur wenige Wünsche offen: Microsoft Office Anwendungen, Microsoft Teams und 365, OneDrive, DocuSign und DATEV sind nur einige große (teils internationale) Softwareanbieter, die mit ELO zusammenarbeiten und ein nahtloses und automatisiertes Arbeiten ermöglichen.

ELO ist hier mittlerweile sehr breit aufgestellt und ständig werden neue Integrationen vorgestellt. Eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank abzulegen und zu bearbeiten!


Lesen Sie hier auf unserem Blog alles zu der neuesten Version von ELO ECM: ELO 23!


Auf unserer Website finden Sie alle notwendigen Informationen, um sich hier ein vollumfängliches Bild zu machen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns doch gerne für ein unverbindliches Gespräch!

Was ist, wenn es noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm gibt?

Es gibt noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm, mit dem Sie viel arbeiten, dann kontaktieren Sie uns doch einfach! Wir von PerlSystem® it solutions stellen uns gerne Ihrer Herausforderung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen und mit ELO die entsprechende Schnittstelle. So wie kürzlich mit der Software Pliant!

Was ist Pliant?

Pliant ist ein deutsches Unternehmen und Europas innovativster Anbieter für Firmenkreditkarten.

Die praktische und benutzerfreundliche Pliant-App ermöglicht die Verwaltung von physischen und virtuellen VISA-Kreditkarten. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sofort nach der Ausgabe verwendet werden können. Apple Pay und Google Pay sind selbstverständlich mit Pliant verfügbar.

Zu der Verwaltung von Kreditkarten durch Pliant gehören unter anderem die Festlegung von Kartenlimits sowie das Anzeigen von Echtzeitberichten über die Transaktionen und den verfügbaren Kreditrahmen. Den festgehaltenen Transaktionen der Kreditkarten können Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden, wodurch die Zuweisung von Transaktionen zu Projekten deutlich erleichtert wird.

Einer unserer Kunden ist eine Filmproduktionsfirma, die sich hauptsächlich in Projekten und nicht in Abteilungen organisieren. Hier ist die Abrechnung mit Pliant pures Gold wert! (Lesen Sie hier unsere success story mit unserem Kunden und der Schnittstelle ELO for Pliant!)

Diese einfache und genaue Zuordnung der Bewegungen erleichtert den Überblick über die Kreditkartentransaktionen, die durch Firmenkreditkarten getätigt werden, und erlaubt eine Budgetkalkulation in Echtzeit. Zudem ersetzt Pliant die analoge Abarbeitung von Kreditkartenprozessen durch digitale Prozesse; Pliant ist papierlos!

Um die gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflicht zu erfüllen, gibt es auch die Möglichkeit, Belegbilder zu diesen Transaktionen in den Formaten JPG, PNG und PDF, bequem per web-, mobile App, oder sogar über eine zentrale, KI-unterstützte Mailbox zuzuweisen.

Das klingt nach DER Anwendung, die Sie in Ihrem Unternehmen brauchen? Sprechen Sie doch mal mit unseren kompetenten Kollegen von Pliant!

Denn eins steht fest: Der digitale Abwicklungsprozess in Pliant ist für die Buchhaltung eines Unternehmens ein großer und wichtiger Schritt, der die Nachvollziehbarkeit von Budgets für Mitarbeiter für alle Seiten vereinfacht – aber danach geht es noch weiter!

ELO for Pliant - Die Schnittstelle von PerlSystem® it solutions:

Unsere Kunden sind mit dem Wunsch an uns herangetreten, eine effiziente Lösung für die Überführung von Kreditkartenbelegen ins ELO und die dazugehörigen Kostenkalkulationen zu entwickeln. Bislang mussten die Belege der einzelnen Kreditkarten händisch ins ELO übertragen werden. Dies war nicht nur mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig – sondern auch ungewöhnlich ineffizient für unsere Kunden, die eigentlich automatisierte Prozesse gewohnt sind.

Wir fackelten nicht lange und entwickelten eine Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform des Anbieters Pliant, mit dessen Software unsere Kunden bereits gearbeitet haben. Pliant bietet außerdem anwenderfreundliche und moderne APIs an, die unsere Integration gefördert haben. So entstand die das Produkt ELO for Pliant.

Unsere innovative Lösung ermöglicht es Unternehmen, Kreditkartenbuchungen vollautomatisch nach gewünschten Kriterien in das ELO Dokumentenmanagementsystem zu überführen, zu verschlagworten und mit den Belegen einen Workflow, zum Beispiel den im Unternehmen etablierten Workflow für den Rechnungseingang, zu starten.

Unsere eigens programmierte Schnittstelle ELO for Pliant ist so gut, dass wir nun sogar eine Kooperation mit dem Unternehmen Pliant gestartet haben. Uns von PerlSystem® it solutions macht das natürlich besonders stolz! 👨🏼‍💻

Wie läuft der Verarbeitungsprozess weiter ab?

Außerhalb von Pliant läuft der Verarbeitungsprozess weiter. Die übersichtlichen Daten von Pliant müssen natürlich im unternehmensinternen Archiv integriert werden – Sie arbeiten schon mit ELO ECM Suite? Dann gehört das bald der Vergangenheit an.

Sie wissen ja: Die Anlage der Transaktionen und die Ablage der zugehörigen Belegbilder schließt in der Regel nicht den digitalen Bearbeitungsprozess ab, sondern stößt nur weitere Prozesse in einem Unternehmen an. So müssen die zugehörigen Daten häufig in Projektkalkulationen eingetragen werden, Belege müssen auffindbar im Archiv hinterlegt werden, Kostenstellen an das Rechnungswesen übermittelt werden – und so weiter!

Arbeitet man bereits mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO und der Schnittstelle ELO for DATEV (alles dazu finden Sie hier auf unserer Website!), ist man automatisierte und einfache Prozesse in der Buchhaltung gewohnt. Mit ELO und Pliant hatte man bislang(!) mit zwei Anwendungen zu tun, die nicht so recht wussten, wie sie ineinandergreifen können.

Die korrekte Ablage in ELO bereitet ohne unsere Schnittstelle viel händische und monotone Arbeit, da die Belege aus den Transaktionen in der Pliant App heruntergeladen werden müssen (dies ist zwar im Pliant gesammelt als ZIP-Ordner möglich, die Zuordnung der Belege im eigenen ELO muss allerdings händisch und einzeln passieren).

Es muss Buch im ELO darüber geführt werden, welche Belege noch fehlen (dies ist natürlich in Pliant übersichtlich möglich, aber nicht ohne Zuarbeit in anderen Anwendungen wie ELO).

Wenn ein Belegbild fehlerhaft ist, muss der Kreditkarteninhaber kontaktiert werden, dass bitte ein neues Belegbild bereitgestellt werden muss. Hier spricht man also von Excel-Tabellen, die händisch gepflegt werden müssen; von E-Mails, die man an den Benutzer der Kreditkarte schreiben muss; und an eine zweite Mail zur Erinnerung, weil der Kreditkartenbeleg immer noch nicht korrekt hinterlegt worden ist.
Außerdem: Die Verschlagwortung in ELO findet ohne unsere Schnittstelle zudem auch weitgehend manuell statt.

Wie funktioniert unsere vollautomatische Lösung ELO for Pliant?

In Kooperation mit Pliant haben wir von PerlSystem® it solutions als ELO Business Partner eine bidirektionale Schnittstelle zwischen ELO und Pliant für unsere Kunden programmiert.

Diese Schnittstelle ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen. Durch intelligente Algorithmen und Regelwerke werden relevante Informationen wie Kreditoren, Summen und zugehörige Projekte aus den Buchungen extrahiert und direkt ins ELO überführt.

Die Kreditkartenbelege, die die Mitarbeiter selbst in der Pliant App hochladen (zum Beispiel als JPEG), werden somit vollautomatisch gesammelt, in einem einheitlichen Format (PDF) abgeholt und in ELO DSGVO-konform archiviert. Nun müssen die einzelnen Belege endlich nicht mehr händisch verlinkt werden. Auch die Verschlagwortung im ELO findet vollautomatisch statt.

Weiterhin kann mit den Belegen aus Pliant im ELO ein vollautomatisierter Workflow gestartet werden, der die Daten nach Ihren Wünschen weiterverarbeitet. So ist es zum Beispiel möglich, diese Daten in eine Projektkalkulation zu überführen, wenn die entsprechende Kostenstelle hinterlegt wurde, oder aber die Daten anderweitig abzugleichen. Der weiterführende Workflow kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden – ich sag mal: Nichts ist unmöglich für uns von PerlSystem® it solutions! 😉

Was sind die Vorteile der Schnittstelle ELO for Pliant?

Lesen Sie hier auf den Punkt gebracht alle Vorteile unserer Schnittstelle ELO for Pliant!

  • Zeitersparnis: Die automatische Belegverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
  • Fehlerminimierung: Durch den automatisierten Prozess werden Tippfehler oder andere Übertragungsfehler verhindert, da keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
  • Effizienzsteigerung: Die Integration von Pliant in den Workflow ermöglicht eine nahtlose und reibungslose Verarbeitung der Belege.
  • Kontaktaufnahme: Wenn in der Buchhaltung bemerkt wird, dass ein Beleg fehlerhaft ist, kann anhand von hinterlegten E-Mail-Adressen eine automatisierte E-Mail an den Kreditkarteninhaber versendet werden, welche diesen darauf hinweist, dass der Beleg zu einer eindeutig identifizierbaren Transaktion fehlerhaft ist.
  • Erleichterte Fehlerbehebung: Fehlerhafte Belege können in einer täglichen Schleife immer wieder abgefragt werden, bis sich etwas an den Belegbildern ändert. Anhand eines dynamischen Ordners kann nachvollzogen werden, welche Belege sich gerade in diesem Prozess befinden.
  • Zentrale Arbeitsstelle: Wir verlagern den Prozess der Belegverarbeitung fast ausschließlich ins ELO, die Pliant App muss in der Regel im Bearbeitungsprozess von der Buchhaltung nicht mehr verwendet werden (die Mitarbeiter laden weiterhin dort ihre Belege initial hoch).

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle zwischen ELO for Pliant eine effiziente und automatisierte Lösung zur weiteren Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen.

Durch die nahtlose Integration in den Workflow können Belege vollautomatisch in das ELO Dokumentenmanagement überführt, verschlagwortet und weiterverarbeitet werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, einer Fehlerminimierung bei der Datenübertragung und einer Steigerung der Effizienz.

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle zwischen ELO und Pliant definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

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