LOOKS FILM & TV Produktionen GmbH: Invoice

Die LOOKS Film & TV Produktionen GmbH ist ein Unternehmen, das seit mehreren Jahrzehnten Serien, Dokumentationen und Spielfilme produziert. Zu Ihren Kunden zählen unter anderem die öffentlich-rechtlichen Medienunternehmen, sowie Streaminggrößen wie Netflix. Der Sitz der GmbH ist in Leipzig; andere Standorte, die unter der Marke Looksfilm laufen, sind in Berlin, Hannover und Magdeburg. 

Projektfokus

  • Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, wodurch der ursprüngliche Vorgang extrem beschleunigt wurde. 

  • Looks hatte bereits ein ERP (Enterprise-Resource-Planning) System (den Clouddienst myfactory), das an den neuen Rechnungseingangs-verarbeitungsprozess angebunden wurde.

  • Rechnungsdaten werden automatisch aus analogen und digitalen Rechnungen erfasst.

  • Es wurde eine dynamische Budgetierung eingeführt; wenn ein Rechnungseingang zu einem Projekt verbucht wird, gleicht sich das verfügbare Budget automatisch an.

  • Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit geschaffen, die unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter an den jeweiligen Vorgängen abzubilden.

  • Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.

Realtime-Budgetierung • Mobiles Arbeiten • dynamische Rechtevergabe • DS-GVO-konform • Prozessvereinfachung • GoBD-konform

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die dynamische Anpassung der Berechtigungen im Rechnungseingangsverarbeitungsprozess. So kann ein Mitarbeiter während der Prüfung der Rechnung (vor der Freigabe) über Schreibrechte verfügen und nach der Freigabe nur noch Leserechte der Metadaten.
  • Rechnungen werden automatisch Projekten zugeordnet, da durch die Anbindung der ERP-Cloud an das ECM projektbezogene Daten automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden.
  • Eine Realtime-Budgetübersicht für alle laufenden Projekte im ECM. Das hinterlegte Budget in einem Projekt aktualisiert sich automatisch mit dem Rechnungseingangs-verarbeitungsprozess, wodurch aus Budgetgefühl Budgetwissen wird!
  • Zusätzliches Personal ist nicht mehr nötig! Vor der Digitalisierung des Rechnungseingangsverarbeitungs-prozesses war die hohe Anzahl an Rechnungen ohne externes Personal nicht zu bearbeiten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse wurden diese nicht nur extrem beschleunigt, sondern zusätzlich die Fehlerquote auf ein absolutes Minimum gesenkt.
  • Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit an unterschiedlichen Standorten auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter auch einen Apple-PC nutzen.
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.

Steffen Perlwitz

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