Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH
Die Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH ist ein Unternehmen mit circa 40 Mitarbeitern, das sich auf den Vertrieb von Land- und Gartenmaschinen spezialisiert hat. Neben einem Onlineshop gibt es den Hauptsitz des Unternehmens in Bad Lausick, sowie eine zweite Niederlassung in Eilenburg.
Projektfokus
Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Digitalisierung analoger Archive und Weiterführung des digitalen Archivs.
Außerdem wurden die Bestellprozesse beschleunigt und vereinfacht, was wiederum zu einer Beseitigung von Fehlern und Vermeidung von Informationsverlust in der händischen Verarbeitung führte.
Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen mit den aufgegebenen Bestellungen passiert jetzt automatisiert im digitalen Archiv, wodurch die Zuordnung nicht mehr händische erfolgen muss.
Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit geschaffen, die unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter an den jeweiligen Vorgängen abzubilden.
Mobiles Arbeiten • DATEV-Anbindung • DS-GVO-konform • papierlos • Vereinfachung • GoBD-konform • unterschiedliche Ansichten
Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?
- Die automatisierte digitale Erfassung von Bestellungen inklusive der Zuordnung der daraus resultierenden Eingangsrechnungen.
- Die vollautomatische Anbindung an DATEV, einem Buchhaltungs-programm, führte zur Extrem-beschleunigung der Buchungs-vorgänge.
- Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. So ist ein flexibles Arbeiten über mehrere Standorte hinweg zuverlässig möglich.
- Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter flexibel andere Geräte und Betriebssysteme nutzen: Apple-Geräte (wie Mac, iPad, iPhone) sowie Smartphones mit Android.
- Die Erzeugung unterschiedlicher Ansichten der gleichen Daten im Archiv. Die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen (Lager, Einkauf, Geschäftsführung) haben unterschiedliche Berechtigungen im Archiv und damit unterschiedliche, festgelegte Ansichten unter dem Motto “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”. So können die Mitarbeiter mit den Informationen und Daten arbeiten, die sie für ihre jeweiligen Arbeitsschritte benötigen!
- Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.