Mai 24, 2023
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz
Abwasserzweckverband Raguhn-Zörbig
Der Abwasserzweckverband Westliche Mulde ist Dienstleister für die mehr als 68.000 Menschen, die im Verbandsgebiet Landkreis Anhalt-Bitterfeld und in Teilen des Saalekreises leben. Der AZV Westliche Mulde entsorgt pro Jahr 2,35 Millionen Kubikmeter Schmutzwasser und betreut 18.500 Kunden.
Wir von PerlSystem® it solutions arbeiten seit 2021 mit dem Abwasserzweckverband Westliche Mulde zusammen und haben als großes Hauptprojekt gemeinsam die Einrichtung des ECM umgesetzt.
Projektfokus
- Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs.
- Ein besonderer Fokus lag bei der Erzeugung einer digitalen Kundenakte,
- dem digitalen Posteingang,
- und dem automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess.
- Darüber hinaus wurde eine Anbindung mit granularer Berechtigung über bestimmte Abteilungen für externe Dienstleister an das Archivsystem geschaffen.
- Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.
Mobiles Arbeiten • digitale Kundenakte • DS-GVO-konform • papierlos • Anbindung von Fremdsystemen • GoBD-konform • individuell • Anbindung Dienstleister
Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?
- Die Bildung der digitalen Kundenakte im ECM, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte an einem Ort gespeichert sind. Das ERP (Enterprise-Resource-Planning) System – hier Microsoft Dynamics 365 Business Central – erzeugt Belege, Bescheide, Rechnungen und sonstigen Schriftverkehr mit dem Kunden und überträgt diese ins ECM. So liegt die vollständige, digitale Kundenakte beim Mitarbeiter vor.
- Der automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozess mit der Anbindung an das ERP.
- Die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Kundendaten für externe Dienstleister bereitzustellen, sodass diese ihre Verträge erfüllen können. Dies geschieht unter der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DS-GVO und nach der Art. 26 DS-GVO bzw. Art. 28 DS-GVO der gemeinsamen Verantwortlichkeit bzw. der Auftragsverarbeiter.
- Entwurf und Festlegung auf granulare, diffizile Berechtigungsstruktur. Unter dem Motto “So viel wie nötig, so wenig wie möglich” wurde ein Berechtigungskonzept erstellt, sodass die Mitarbeiter nur den Zugriff im ECM erhalten, der für den Arbeitsschritt notwendig ist.
- Automatische Auswertung und Übertragung alter Digitalisierungsquellen in das neue, ganzheitliche ECM. Dabei werden bereits bestehende Daten aus vorherigen, anteiligen Versuchen der Digitalisierung transferiert. Die Daten werden neu strukturiert, kategorisiert und automatisch an der richtigen Stelle im ECM eingepflegt.
- Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO.
- Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.