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DMS

ELO Feed: Der innovative Schlüssel zur verbesserten Zusammenarbeit
22 November, 2024

ELO Feed: Der innovative Schlüssel zur verbesserten Zusammenarbeit

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Digitalisierung hat den Arbeitsplatz revolutioniert, und mit ihr steigt auch die Herausforderung, Informationen effizient zu teilen und Teams gut zu koordinieren. Hier kommt das ELO Feed Modul der ELO ECM Suite ins Spiel. Es bietet eine Plattform, auf der Kommunikation und Dokumentenverwaltung vereint werden, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten und Informationen direkt an der Quelle teilen können. Dieser Artikel erklärt, wie der ELO Feed aufgebaut ist, welche Funktionen es bietet und warum es für Unternehmen eine wertvolle Ergänzung darstellt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist das ELO Feed Modul?

Das ELO Feed Modul stellt ein innovatives Kommunikationsinstrument dar, das speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen abgestimmt ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikations-Tools, die unabhängig von der Dokumentenverwaltung arbeiten, ermöglicht der Feed eine direkte Interaktion dort, wo die Informationen entstehen – an den Dokumenten und Projekten selbst. Diese Verbindung von Kommunikation und Arbeitsmaterial erleichtert nicht nur die Koordination, sondern steigert auch die Effizienz.

  • ELO Feed ermöglicht Kommunikation direkt in den Dokumenten, um wichtige Kontexte zu erhalten.
  • Die intuitive Benutzeroberfläche von ELO Feed ist schnell zugänglich.
  • ELO Feed stärkt den Zusammenhang von Dokumentenmanagement und Projektkommunikation.
  • ELO Feed verhindert Informationsverlust, da alles an einem zentralen Ort gespeichert ist.

Hauptfunktionen des ELO Feeds

Das ELO Feed Modul bietet eine breite Palette an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse des modernen Arbeitsplatzes zugeschnitten sind. Anstatt Nachrichten von einem Tool ins nächste zu übertragen, können Mitarbeiter direkt an den jeweiligen Dokumenten oder Einträgen kommunizieren.

Erwähnungen und Verweise:

Nutzer können mit @-Erwähnungen Kollegen informieren oder Links zu anderen Einträgen setzen, wodurch jeder in Echtzeit auf dem neuesten Stand bleibt.

Umfragen und Abstimmungen:

Schnelles Einholen von Feedback und Konsens durch einfache Umfragen im ELO Feed.

Hashtags und Kategorisierung:

Themenbereiche lassen sich im ELO Feed übersichtlich sortieren und schnell finden – perfekt, um den Überblick zu behalten.

Sichtbarkeit und Zugriffsrechte:

Die Zugriffssteuerung in ELO Feed ermöglicht es, vertrauliche Informationen nur mit bestimmten Personen oder Gruppen zu teilen.

Vorteile des ELO Feeds für Unternehmen

In einer digitalen Arbeitswelt ist es von zentraler Bedeutung, Informationen schnell und transparent zu teilen. Das ELO Feed Modul bringt entscheidende Vorteile für Unternehmen, die ihre interne Kommunikation verbessern möchten. Durch die zentrale Verbindung von Dokumenten und Dialogen sparen Teams wertvolle Zeit, und ELO Feed erleichtert es, Informationen effizient zu verteilen.

Verbesserte Transparenz: Alle Kommentare und Aktivitäten im ELO Feed sind nachvollziehbar und direkt mit den betreffenden Dokumenten verknüpft, was Vertrauen schafft.

Effizientere Kommunikation: Teams müssen nicht zwischen Tools wechseln, denn ELO Feed vereint alles, was für die Aufgabenbearbeitung nötig ist.

Förderung von Teamarbeit und Wissenstransfer: Wissen wird im ELO Feed offen und strukturiert geteilt, was besonders für neue Teammitglieder wertvoll ist.

Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Durch die zentrale Ablage und Bearbeitung im ELO Feed reduzieren sich Wartezeiten und Missverständnisse.

Praktische Anwendungsszenarien für ELO Feed

Der wahre Wert des ELO Feed Moduls zeigt sich, wenn es im Arbeitsalltag zum Einsatz kommt. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten unterstützt ELO Feed Teams, die auf eine agile und effiziente Zusammenarbeit angewiesen sind.

Darstellung der praktischen Anwendungsszenarien für ELO Feed

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Nutzung des ELO Feeds

Eine erfolgreiche Einführung des ELO Feeds beginnt mit einer klaren Strategie und der Einbindung aller Teammitglieder. Schulungen sind entscheidend, damit sich jeder mit den Funktionen des ELO Feeds vertraut machen kann.

Schulung und Einführung:

Einführungsschulungen stellen sicher, dass jeder im Team den vollen Funktionsumfang des ELO Feeds kennt und nutzen kann.

Einheitliche Nutzung von Hashtags:

Vereinbarungen zur einheitlichen Verwendung von Hashtags im ELO Feed erleichtern die Kategorisierung und das Auffinden von Themen.

Förderung einer offenen Kultur:

Eine offene Kommunikation fördert die Nutzung und das Vertrauen in den ELO Feed als kollaboratives Werkzeug.

Regelmäßiges Feedback einholen:

Durch kontinuierliches Feedback kann der ELO Feed gezielt an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst werden.

Fazit: Der Mehrwert von ELO Feed für moderne Unternehmen

Das ELO Feed Modul ist weit mehr als nur eine Kommunikationsplattform – es ist ein Werkzeug, das die digitale Zusammenarbeit neu definiert. Durch die Integration in die ELO ECM Suite verbindet es Dokumentenmanagement und Kommunikation auf einer Ebene, die Transparenz und Effizienz fördert. Unternehmen, die den ELO Feed nutzen, profitieren nicht nur von einer verbesserten internen Kommunikation, sondern auch von einer gesteigerten Produktivität und einer nachhaltigen Zusammenarbeit.

  • Kommunikation direkt in die Dokumentenverwaltung integriert durch ELO Feed
  • Zeitersparnis durch effiziente Prozesse im ELO Feed
  • Nachhaltige Teamkultur durch transparente Kommunikation und besseren Wissenstransfer mit ELO Feed

ELO Feed ist der Schlüssel, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Sie sind neugierig geworden? Dann lass Sie sich von uns beraten!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
W-L Code in Verbindung mit ELO for DATEV – DIE Erleichterung Ihrer Buchhaltung 2024!
06 November, 2024

W-L Code in Verbindung mit ELO for DATEV – DIE Erleichterung Ihrer Buchhaltung 2024!

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

W/L – Codes bieten eine entscheidende Verbesserung in der Effizienz und Genauigkeit von Dokumentenmanagementprozessen. Insbesondere in der heutigen Geschäftswelt, in der diese Faktoren von größter Bedeutung sind, kann das Dokumentenmanagementsystem ELO eine leistungsstarke Lösung zur Verarbeitung von Rechnungen darstellen. Durch die enge Integration von ELO for DATEV, einem führenden Anbieter für Buchhaltungssoftware, lässt sich der Rechnungseingangsprozess erheblich optimieren. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie der ‚Rechnungseingang-Workflow-Prozess‘ funktioniert und welche Vorteile die Nutzung von W/L – Codes sowie die Verwendung von ‚Lerndateien‘ für eine noch höhere Automatisierung und Genauigkeit in der Buchhaltung bieten.“

Inhaltsverzeichnis

Effiziente Rechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV: Automatisierung für Ihre Buchhaltung

Der Rechnungseingang-Workflow-Prozess in ELO

ELO ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen effizient zu erfassen und zu verarbeiten. Der „Rechnungseingang-Workflow-Prozess“ ist eine zentrale Funktion, bei der sämtliche relevanten Daten aus den eingehenden Rechnungen automatisiert erfasst und in das System übertragen werden. Natürlich funktioniert das auch mit sämtlichen bekannten e-Rechnungs-Formaten. Dies umfasst unter anderem Informationen wie

  • Rechnungsnummer,
  • Betrag,
  • Lieferant
  • Rechnungsdatum

Die Daten werden nicht nur in ELO gespeichert, sondern auch weiterverarbeitet, um eine nahtlose Übergabe an DATEV zu ermöglichen.

So gehört zu einem erfolgreichen Rechnungseingangsprozess auch die Buchung der Rechnung im DATEV. Für Ihre wiederkehrenden Geschäftsvorgänge werden daher sogenannte W/L – Codes angeboten. Diese erlauben die einfache Buchung von wiederkehrenden Rechnungen – auch ganz ohne buchhaltärisches Wissen – mithilfe von DATEV Lerndatein.

Lerndateien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle - bekannt aus dem DATEV

Viele Unternehmen haben regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, die oft das gleiche Konto oder die gleiche Kostenstelle betreffen. Um den Buchungsprozess für diese wiederkehrenden Vorgänge zu vereinfachen, bietet DATEV die Möglichkeit, Lerndateien zu verwenden. Diese Lerndateien sind im Grunde genommen „Wenn-Dann-Funktionen“, die automatisch vordefinierte Buchungen vornehmen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

DATEV-Anwender sind mit Lerndateien bereits vertraut, insbesondere aus der Bankbuchhaltung, wo sie verwendet werden, um regelmäßig wiederkehrende Buchungsvorgänge wie Überweisungen oder Lastschriften zu automatisieren. Aber auch im Rechnungseingang kann man sich diese Funktion zunutze machen, um die Buchhaltungsprozesse weiter zu optimieren.

Lerndateien lassen sich über das DATEV definieren und dann für den Rechnungseingangsprozess im ELO nutzen.

 

Lerndateien im DATEV anlegen

W/L - Codes in Verbindung mit DATEV Lerndateien

Die Einführung des W/L – Codes im Rahmen der ELO- und DATEV-Integration ermöglicht eine präzise und flexible Buchungserfassung. Dieser stellt das ELO Pendant zu den Lerndateien auf DATEV Seite dar. Der W/L – Code wird direkt in das ELO-Formular eingetragen und stellt sicher, dass das entsprechende Konto oder die  Kostenstelle bzw. Kostenträger korrekt zugewiesen werden – so wie in den Lerndateien definiert. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die verschiedene Geschäftsbereiche oder Projekte haben, für die unterschiedliche Kostenstellen geführt werden müssen oder in denen viel mit wiederkehrenden Zahlungen gearbeitet wird.

Wie funktioniert die Integration von Lerndateien in ELO?

Die Integration von Lerndateien im ELO-Rechnungseingang erfolgt über DATEVconnect, eine Schnittstelle, die es ELO ermöglicht, auf die in DATEV gespeicherten Lerndateien zuzugreifen. ELO erzeugt daraufhin die W/L  – Codes und stellt diese im Formular zur Verfügung. Sobald eine Lerndatei in DATEV angelegt wurde, erkennt ELO beim Eintragen des entsprechenden W/L – Codes im Formular, dass es auf die entsprechende Lerndatei zugreifen muss und befüllt Konto, Kostenstelle und Kostenträger voll automatisch. ELO wendet also die im DATEV hinterlegten Bedingungen automatisch an

Beispiel:

Angenommen, Sie besuchen regelmäßig Schulungen im Bereich IT und erhalten dazu immer wieder ähnliche Rechnungen. Wenn ELO nun die Rechnungsdaten erfasst, erkennt das System, dass diese Rechnung zu mit einem bestimmten W/L-Code kontiert werden kann. ELO greift auf die dazugehörige DATEV Lerndatei  zu und führt eine automatische und korrekte Zuordnung der Kostenstelle und des Sachkontos in der Buchhaltung durch.

Auf diese Weise entfällt die manuelle Eingabe und es wird sichergestellt, dass die Buchung korrekt und fehlerfrei durchgeführt wird.

Automatisierte Buchungsvorschläge und noch mehr Effizienz

Wer seine Buchhaltung weiter automatisieren möchte, hat in ELO die Möglichkeit, automatisierte Buchungsvorschläge zu hinterlegen. Diese Vorschläge basieren auf den erlernten Mustern aus den Lerndateien und den erfassten Rechnungsdaten. Wenn ELO eine Rechnung erkennt, für die ein wiederkehrender Geschäftsvorfall hinterlegt ist, wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt. Dieser kann entweder direkt übernommen oder manuell angepasst werden.

Das führt zu einer signifikanten Zeitersparnis und reduziert den Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erheblich. Durch die Kombination von ELO for  DATEV und den W/L – Codes wird der gesamte Rechnungs- und Buchhaltungsprozess nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier. Gerade in Zeiten von wachsenden Rechnungsvolumen und immer komplexeren Anforderungen an die Buchhaltung ist diese Automatisierung ein großer Vorteil.

Unser Fazit

Höhere Effizienz und weniger Fehler durch ELO for DATEV in Verbindung mit W/L - Codes

Die Kombination von ELO for DATEV und den W/L – Codes bietet eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die Ihre Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung optimieren möchten. Durch die Nutzung des

  • Rechnungseingang-Workflow-Prozesses,
  • der W/L – Codes zur Kostenstellenzuordnung
  • und der Lerndateien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle

können Sie als Unternehmen Ihre Buchhaltung nicht nur automatisieren, sondern auch wesentlich präziser und fehlerfreier gestalten.

Mit der Möglichkeit, automatisierte Buchungsvorschläge zu hinterlegen, können Sie ihre Buchhaltungsprozesse weiter verbessern und gleichzeitig den Aufwand für manuelle Eingaben minimieren. Wenn Sie auf diese Technologien setzen, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand der Technik ist – effizient, schnell und vor allem fehlerfrei.

Nutzen Sie die Vorteile dieser leistungsstarken Kombination und lassen Sie sich die Arbeit in der Buchhaltung erleichtern!

Interessiert? Wir beraten Sie gerne!
Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
E-Rechnung – Der digitale Durchbruch 2024!
28 August, 2024

E-Rechnung – Der digitale Durchbruch 2024!

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Welt des Rechnungswesens erlebt eine digitale Revolution, und im Zentrum dieser Veränderung steht die E-Rechnung. Was einst als einfache Papierrechnung begann, hat sich in den letzten Jahren zu einem hochentwickelten, rechtlich regulierten und technologisch fortschrittlichen Prozess entwickelt. Von den frühen Anfängen der elektronischen Rechnungsstellung bis hin zur Einführung strenger europäischer Richtlinien ist die E-Rechnung heute weit mehr als nur ein Trend – sie ist der neue Standard im Geschäftsbetrieb.

In diesem Blogartikel nehme ich Sie mit auf eine Reise durch die Geschichte und die rechtliche Entwicklung der E-Rechnung, kläre, was genau sie von der herkömmlichen Papierrechnung unterscheidet, und beleuchte die praktische Umsetzung in Unternehmen. Zudem werfe ich einen Blick auf die zwei gängigsten Formate, ZUGFeRD und xRechnung, und zeige Ihnen deren Vor- und Nachteile auf. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, warum die E-Rechnung nicht nur die Zukunft, sondern bereits die Gegenwart des Rechnungswesens ist.

Zur Infoseite!
QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist eigentlich E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, die den papierbasierten Rechnungsprozess ersetzt. Sie wird in einem strukturierten Format erstellt und elektronisch übermittelt, oft unter Verwendung standardisierter Formate wie ZUGFeRD oder xRechnung.

E-Rechnungen ermöglichen die automatische Verarbeitung durch Software, was den manuellen Aufwand reduziert. Sie sind rechtlich anerkannt und müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. in Bezug auf Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. 

E-Rechnung vs. Papierrechnung

E-Rechnung vs. Papierrechnung​​

Die Entwicklung der E-Rechnung

Nachdem nun geklärt ist, was eine E-Rechnung genau ist und welche Besonderheiten sie im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen aufweist, stellt sich die Frage, wie sich diese digitale Rechnungsform im Laufe der Zeit entwickelt hat. Um die Bedeutung und Vorteile der E-Rechnung voll zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf ihre Entstehungsgeschichte und die technologischen Fortschritte zu werfen, die sie ermöglicht haben.

Geschichtliche Entstehung der E-Rechnung

Die E-Rechnung hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem zentralen Element moderner Geschäftstransaktionen entwickelt. Der Ursprung der elektronischen Rechnungsstellung liegt in den frühen 2000er Jahren, als Unternehmen nach effizienteren Wegen suchten, Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der Verbreitung des Internets wurde die E-Rechnung zu einer praktikablen Alternative zur traditionellen Papierrechnung. Anfangs war sie hauptsächlich in großen Unternehmen und im B2B-Bereich im Einsatz, wo die Vorteile in Form von Kosteneinsparungen und schnelleren Bearbeitungszeiten besonders spürbar waren.

Im Laufe der Zeit haben sich unterschiedliche Formate und Standards entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Unternehmen zu gewährleisten. Insbesondere in Europa wurde die Einführung von Standards wie ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) und xRechnung vorangetrieben, um die Akzeptanz und Verbreitung von E-Rechnungen zu fördern. Die wachsende Nachfrage nach effizienteren und kostengünstigeren Geschäftsprozessen, verbunden mit der Notwendigkeit, Umweltbelastungen durch den Papierverbrauch zu reduzieren, beschleunigte die Entwicklung der E-Rechnung.

Werdegang der gesetzlichen Regelungen

Parallel zur technologischen Entwicklung der E-Rechnung hat sich auch der rechtliche Rahmen kontinuierlich weiterentwickelt. Ein entscheidender Wendepunkt war die Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den rechtlichen Grundstein für die obligatorische Akzeptanz der E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen in Europa legte. Diese Richtlinie zielte darauf ab, die grenzüberschreitende Rechnungsstellung innerhalb der EU zu vereinfachen und eine einheitliche rechtliche Grundlage zu schaffen, um den Einsatz elektronischer Rechnungen zu fördern.

Die Umsetzung dieser Richtlinie in nationales Recht durch die Mitgliedstaaten führte zu einer Vielzahl von spezifischen Vorschriften, die Unternehmen befolgen müssen, um E-Rechnungen zu verwenden. In Deutschland etwa wurde die Richtlinie durch die Einführung der sogenannten E-Rechnungsverordnung (ERechV) im Jahr 2017 konkretisiert. Diese Rechungsverodnung schreibt vor, dass E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen zwingend im Standardformat xRechnung eingereicht werden müssen.

Jene rechtlichen Rahmenbedingungen beschleunigten nicht nur die Einführung und Nutzung von E-Rechnungen, sondern trugen auch zu einer Standardisierung bei, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.

Die Rechtliche Ausgestaltung

Nach der Betrachtung der Entwicklung der E-Rechnung von ihren Anfängen bis hin zu ihrem heutigen Stand , zeigt sich deutlich, wie maßgeblich technologische Innovationen diesen Bereich geprägt haben. Doch neben den technischen Fortschritten spielt auch die rechtliche Seite eine zentrale Rolle.Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen nicht nur praktisch, sondern auch rechtskonform sind, müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Im nächsten Abschnitt werfen wir daher einen genaueren Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen, die die Nutzung von E-Rechnungen regeln.

Dieser Standard ist das zentrale Element der Normierung für E-Rechnungen in Europa. Er legt fest, welche Informationen in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und in welchem Format diese Informationen vorliegen müssen. Der EN 16931-Standard gewährleistet die Interoperabilität von E-Rechnungen in der gesamten Europäischen Union, d. h., dass sie von verschiedenen Software-Systemen automatisch und fehlerfrei verarbeitet werden können.

Insbesondere im öffentlichen Sektor ist die Einhaltung dieser normierten Formate verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber in der EU dürfen seit April 2020 nur noch E-Rechnungen akzeptieren, die den Standards des EN 16931 entsprechen. Diese Normierung soll den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU erleichtern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Normierung ist die Verwendung des XML-Formats (Extensible Markup Language) für die Strukturierung der Daten in der E-Rechnung. Dieses Format ermöglicht eine maschinenlesbare Darstellung der Rechnung, die standardisierte Datenfelder enthält, sodass die Rechnungsdaten von allen relevanten IT-Systemen verstanden und weiterverarbeitet werden können.

Die Normierung der E-Rechnung ist Teil eines größeren Ziels der EU, digitale Geschäftsprozesse weiter zu harmonisieren. Dies soll nicht nur die Effizienz in der Verwaltung steigern, sondern auch den Unternehmen die Anpassung an digitale Technologien erleichtern und sie wettbewerbsfähiger machen.

Durch die Normierung werden die Prozesse der Rechnungsverarbeitung weiter automatisiert. Da die Inhalte und Strukturen der E-Rechnungen vorab festgelegt sind, können Unternehmen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so konfigurieren, dass sie E-Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und verbuchen.

Zusammenfassend ermöglicht die Normierung bei der E-Rechnung eine vereinheitlichte und effiziente digitale Rechnungsverarbeitung über Ländergrenzen hinweg und bildet die Grundlage für eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse.

Ausgestaltung im Unternehmen

Die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen im Unternehmen erfordert mehr als nur die Entscheidung für den Umstieg auf digitale Rechnungen. Es bedarf einer sorgfältigen Planung und Anpassung der internen Prozesse, um die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen zu können. In diesem Abschnitt beleuchten wir, wie Unternehmen die Einführung von E-Rechnungen optimal gestalten können, dessen Vorteile, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen notwendig sind und wie eine reibungslose Integration in die bestehende Infrastruktur gelingt.

Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung, Platzersparnis und Sicherheit, Fehlerreduktion, Transparenz und Nachverfolgbarkeit, Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Anwendbare Ausgestaltung

1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies beinhaltet die Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Die E-Rechnung muss bestimmte rechtlich vorgeschriebene Informationen enthalten, wie z. B. die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern von Käufer und Verkäufer, das Rechnungsdatum, und die Rechnungsnummer.

2. Technische Anforderungen

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, welches maschinenlesbar ist. Der EN 16931-Standard ist hier maßgeblich, da er definiert, wie die Daten in der E-Rechnung strukturiert sein müssen.

In der Praxis verwenden viele Unternehmen das XML-Format zur Erstellung von E-Rechnungen, da es den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtert.

3. Integration in bestehende Systeme

Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so anpassen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Dies kann die Implementierung neuer Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern.

Viele Unternehmen integrieren E-Rechnungen in ihre Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme, um den Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.

4. Prozessgestaltung und -optimierung

Der Einsatz von E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Prozesse zu optimieren. Dies umfasst die Automatisierung der Rechnungsprüfung und -verbuchung, was Fehler reduziert und den Arbeitsaufwand verringert.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse an die Anforderungen der E-Rechnung angepasst sind, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung von Fristen und die Sicherstellung der Datenintegrität.

5. Compliance und Kontrolle

Die Einhaltung der Vorschriften zur E-Rechnung wird durch regelmäßige Audits und Kontrollen überwacht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß archivieren und zugänglich machen können, um im Falle einer Prüfung die Compliance nachweisen zu können.

Auch die Sicherheit der Daten spielt eine wichtige Rolle, da E-Rechnungen personenbezogene und finanzielle Daten enthalten, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden müssen.

Die anwendbare Ausgestaltung der E-Rechnung erfordert also eine umfassende Anpassung sowohl der technischen Infrastruktur als auch der organisatorischen Prozesse eines Unternehmens, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Die Datenformate im Vergleich

ZUGFeRD

Der „Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD) ist ein hybrides Datenformat, das sowohl strukturierte maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Es bietet Flexibilität für Unternehmen, da es sowohl von automatisierten IT-Systemen als auch manuell von Menschen verarbeitet werden kann und sich somit besonders für die Verwendung im Mittelstand eignet.

xRechnung

Ein standardisiertes Datenformat, dass speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und verwendet XML zur strukturierten Darstellung der Rechnungsdaten, um die maschinelle Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen.

Sie wollen die Vorteile der E-Rechnung auf für Ihr Unternehmen nutzen? Machen Sie einen Termin und lassen Sie sich kostenlos beraten!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
DMS vs. ECM – Eine großartige Entscheidungshilfe für 2024! 👍
09 Juli, 2024

DMS vs. ECM – Eine großartige Entscheidungshilfe für 2024! 👍

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind effiziente und zuverlässige Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Unternehmensinhalten unerlässlich. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen, um den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Zwei weit verbreitete Lösungen, die häufig zur Bewältigung dieser Aufgaben eingesetzt werden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Systeme.

In diesem Artikel werden wir die grundlegenden Unterschiede und Gemeinsamkeiten von DMS und ECM untersuchen. Wir werden die jeweiligen Funktionen, Einsatzbereiche, sowie die entscheidenden Kriterien für die Auswahl des passenden Systems für Ihr Unternehmen detailliert beleuchten. Ziel ist es, Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, welche Lösung am besten zu den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. 

Interessiert? Wir beraten Sie gerne!
QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Definitionen und Kernfunktionen

Sowohl DMS als auch ECM sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Content und Dokumenten. Während ein DMS – ein Dokumentenmanagementsystem darauf abzielt die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente zu erleichtern integriert ein ECM – ein Enterprise Content Management Systems oft mehrere Technologien und Prozesse, um die vollständige Lebensdauer von Content jeglicher Art zu steuern.

Ein ECM erweitert also die Funktionen des DMS.

Kernfunktionen

ECM

Content-Erfassung: 
Automatisierte Erfassung von Content aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails und mobilen Geräten

Content-Verwaltung: 
Strukturierte Verwaltung von Content, einschließlich Dokumenten, Web-Content, E-Mails und Multimedia

Content-Speicherung: 
Sichere und skalierbare Speicherung von Content, oft unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Content-Workflow und Automatisierung: 
Erweiterte Workflows und Automatisierung zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Content-Ausgabe: 
Verwaltung und Ausgabe von Content über verschiedene Kanäle, einschließlich Web, Mobilgeräte und Druck

Archivierung und Compliance: 
Langfristige Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

DMS

Zentrale Speicherung:
Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, was Zugriff und Verwaltung erleichtert

Versionierung: 
Dokumente werden versioniert, sodass Änderungen nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden können

Suchfunktionen: 
Benutzer können Dokumente anhand von Metadaten oder Volltextsuche schnell finden

Zugriffsrechte: 
Zugriff auf Dokumente kann je nach Benutzerrolle und Berechtigung eingeschränkt werden

Dokumenten-Workflows: 
Standardisierte Prozesse zur Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten

Einsatzbereiche & Anwendungsfälle

Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben welche der Softwarelösungen wo und wie angewendet wird haben wir Ihnen dies hier nochmal in 2 kleinen Absätzen zusammen gefasst. 

DMS

DMS und ECM Systeme bieten jeweils spezifische Vorteile und sind in verschiedenen Einsatzbereichen besonders wirkungsvoll. DMS finden typischerweise Anwendung in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen sowie in Branchen mit einem hohen Dokumentenaufkommen. Sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung und Organisation von Geschäftsdokumenten, einschließlich Vertragsmanagement und Projektmanagement. Im Rechtswesen nutzen Kanzleien DMS zur Verwaltung von Mandantenakten und Gerichtsunterlagen, während Bauunternehmen sie einsetzen, um Baupläne und projektbezogene Dokumente zu speichern. Im Gesundheitswesen unterstützen DMS Kliniken und Praxen bei der Verwaltung von Patientenakten und medizinischen Berichten.

ECM

Im Gegensatz dazu adressieren ECM-Systeme größere Unternehmen und multinationale Konzerne, indem sie eine unternehmensweite Content-Verwaltung ermöglichen. Diese Systeme bieten eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinhalte, einschließlich Dokumente, Web-Content, E-Mails und Multimedia. Sie sind besonders geeignet für die Erfüllung komplexer Compliance-Anforderungen und regulatorischer Vorschriften in Branchen wie dem Finanzwesen, wo Banken und Versicherungen ECM nutzen, um Kundendaten und Finanzdokumente zu verwalten. In der pharmazeutischen Industrie helfen ECM-Systeme bei der Verwaltung von Forschungsdokumentationen und klinischen Studien, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Energie- und Versorgungsunternehmen setzen ECM ein, um technische Zeichnungen, Verträge und regulatorische Dokumente effizient zu verwalten und zu kontrollieren.

Kleines Icon, welches zeigt, dass in Elo ECM enthält, welches DMS enthält

Unterschiede im Detail

Für alle die es wirklich ganz genau wissen wollen haben wir in den folgenden Boxen nochmal alle Unterschiede und Funktionen im Detail, für Sie zum Entdecken hinterlegt. Sollten Sie aber schon ein gutes Gefühl dafür entwickelt haben und sich jetzt fragen „Und was passt für mein Unternehmen am besten“ klicken Sie einfach auf den Button, um weiter unten zur Entscheidungshilfe zu gelangen!

Zu den Entscheidungshilfen

Datenverwaltung & -speicherung

  • Erweiterte Speicherung: 
    Speicherung von Dokumenten, Web-Content, E-Mails, Videos und anderen Medien
  • Lebenszyklusmanagement:
    Verwaltung des Lebenszyklus von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung und endgültigen Löschung
  • Erweiterte Metadaten: 
    komplexere Metadatenschemata erleichtern Verwaltung und Suche nach Content
  • Zentralisierte Speicherung:  
    zentrale Ablage für alle Dokumente
  • Versionierung: 
    Speicherung aller Versionen und Bearbeitungsschritte
  • Metadaten und Indizierung: 
    Zuordnung von Metadaten, um Suche und Organisation zu erleichtern
  • Check-in/Check-out: 
    Vermeidung von Datenkonflikten durch Beschränkung der zeitgleichen Bearbeitbarkeit

Workflows & Automatisierung

  • Komplexe Workflows: 
    Erstellung komplexer Workflows, mit mehr Schritten und Benutzerrollen  für den Support von Workflows und Automatisierung
  • Business Process Management (BPM): 
    ECM-Lösungen integrieren oft BPM-Funktionen, die die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
  • Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: 
    Moderne ECM-Systeme nutzen KI und maschinelles Lernen, um Workflows weiter zu optimieren und Aufgaben wie die Klassifizierung und Kategorisierung von Content zu automatisieren.
  • Einfache Workflows: 
    Grundlegende Workflow-Funktionen, um Dokumente zur Genehmigung oder Überprüfung weiterzuleiten.
  • Automatisierung von Dokumentenprozessen: 
    Automatisierungsfunktionen, die wiederkehrende Aufgaben (z.B. Erstellen von Aufgabenlisten) unterstützen


Compliance & Sicherheit

  • Erweiterte Sicherheitsfunktionen: 
    umfassendere Sicherheitsmaßnahmen, Datenverschlüsselung, erweiterter Zugriffskontrollen und detaillierter Audit-Trails
  • Compliance-Management: 
    umfangreiche Compliance-Anforderungen durch erweiterte Audit-Funktionen

 

  • Dokumentensicherheit:
    grundlegende Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen
  • Compliance: 
    Unterstützung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Audit-Trails 

 

Integration & Skalierbarkeit

  • Nahtlose Integration:
    nahtlose Integration in eine Vielzahl von Unternehmensanwendungen, einschließlich ERP- und CRM-Systemen, und unterstützen die Integration mit anderen branchenspezifischen Lösungen.
  • Hohe Skalierbarkeit: 
    ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit den Anforderungen großer Unternehmen und komplexer IT-Umgebungen skaliert werden können, um ein wachsendes Datenvolumen und zunehmende Benutzerzahlen zu bewältigen.
  • Integration mit Office-Anwendungen:
    DMS-Systeme bieten häufig Integrationen mit gängigen Office-Anwendungen wie Microsoft Word und Excel, um die Dokumentenbearbeitung zu erleichtern.
  • Begrenzte Skalierbarkeit: 
    Für kleinere und mittelgroße Unternehmen ausreichend, jedoch möglicherweise nicht ideal für sehr große oder stark wachsende Unternehmen.

 

Entscheidungsorientierung für Unternehmen

Die Wahl zwischen einem DMS und einem ECM System hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Entscheidungskriterien erläutert, die Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems berücksichtigen sollten.

Anforderungen und Ziele

Ein DMS eignet sich für die effiziente Verwaltung von Dokumenten, inklusive zentraler Speicherung, Versionierung und Zugriffskontrollen. Unternehmen mit breiteren Anforderungen, wie der Verwaltung von Web-Content und Multimedia, sollten ein ECM in Betracht ziehen, das umfassendere Funktionen bietet.

Für grundlegende Workflows und Automatisierungen zur Dokumentenverwaltung reicht ein DMS aus. Unternehmen, die komplexe Workflows und umfassende Automatisierungen benötigen, sollten ein ECM wählen, das oft Business Process Management (BPM) Funktionen integriert.

Budget und Ressourcen

DMS-Systeme sind aufgrund geringerer Anschaffungs- und Betriebskosten besonders attraktiv für Unternehmen mit begrenztem Budget. Obwohl ECM-Systeme teurer sind, können sie durch erweiterte Funktionen und Prozessoptimierung langfristig Kosteneinsparungen und einen höheren ROI bieten.

Ein DMS erfordert weniger IT-Ressourcen und ist daher für kleinere IT-Teams geeignet. ECM-Systeme benötigen umfangreichere IT-Ressourcen und -Kompetenzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendigen IT-Ressourcen verfügen, um ein ECM erfolgreich zu betreiben.

Zukünftige Wachstumspläne

Für Unternehmen ohne signifikante Skalierungspläne ist ein DMS langfristig geeignet. Unternehmen mit schnellem Wachstum oder Expansion in neue Geschäftsbereiche sollten ein ECM in Betracht ziehen, das die notwendige Skalierbarkeit und Flexibilität bietet.

DMS-Systeme sind weniger anpassungsfähig an neue Technologien und Trends, was ihre langfristige Nutzung einschränken kann. ECM-Systeme sind besser in der Lage, sich an neue Technologien wie künstliche Intelligenz und erweiterte Automatisierung anzupassen. In stark regulierten Branchen ist ein ECM oft unerlässlich, während Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Bauwesen oder Rechtswesen gut mit einem DMS bedient werden können.

Allroundlösung Elo

Die Softwarelösung ELO bietet flexible Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. Sie bietet sowohl Funktionen des DMS auch erweiterte ECM Funktionen. Es wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von der einfachen Implementierung und den robusten Funktionen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung ermöglichen. Große Unternehmen und Konzerne nutzen ELO für komplexe Content-Management-Anforderungen sowie umfassende Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Mit erweiterten Funktionen wie Business Process Management (BPM), Workflow-Automatisierung und künstlicher Intelligenz optimiert ELO Geschäftsprozesse und passt sich an wachsende Datenvolumen an. Zudem unterstützt ELO die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Standards, was es besonders für stark regulierte Branchen attraktiv macht. So können Unternehmen jeglicher Größe eine zentrale Plattform zur Verwaltung all ihrer Inhalte nutzen, was zu effizienteren Prozessen, höherer Sicherheit und besserer Compliance führt.

Sie sind jetzt neugierig geworden auf DMS, ECM und ELO? Machen Sie einen Termin mit uns und lassen sich kostenlos beraten!

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ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions
26 März, 2024

ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Bereichen des Geschäftslebens immer weiter voranschreitet, spielt das Dokumentenmanagement–System (DMS) eine zentrale Rolle. Dabei ist ELO, ein führendes DMS, nicht nur eine Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Noch nie war der Zugriff auf, die Verwaltung und die Sicherung Ihrer Daten so einfach und sicher wie heute – dank der Cloud-Technologie. Als einer der wenigen, exklusiven Cloud-Partner von ELO, möchten wir, PerlSystem® it solutions, Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von ELO in der Cloud profitieren kann.

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Einsatzmöglichkeiten von ELO in der Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

● Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten. Berechtigungsstrukturen sorgen für kontollierte Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Daten.

● Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Datenschutz und Patientenrechte sind im Standard mit gegeben.

● Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher. Profitieren Sie von besserer Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten in Produktionsprozessen.

● Landwirtschaft: Verwalten Sie Landpachtverträge, Maschinenwartungsprotokolle und Förderanträge. Sorgen Sie für eine einfache Dokumentation und Nachverfolgung von nachhaltigen Anbaumethoden und -zertifizierungen.
● Verwaltungsorganisationen: Egal ob betriebliche oder öffentliche Verwaltung: ELO unterstützt mit zentralisierter Ablage von allen Dokumenten wie bspw. Mietverträgen, Abrechnungen. Sorgen Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
● Kulturunternehmen: Verwalten Sie Projektdokumentationen, Sponsoringverträge und alle anfallenden Rechnungen zentral an einer Stelle.
● Baugewerbe: Zentralisieren Sie Ihre Baupläne, Verträge und Projektprotokolle, sodass Sie immer – auch unterwegs- Zugriff auf diese haben. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Dokumentationsplfichten und Sicherheitsstandards lassen sich einfach abbilden.
● Stiftungen / Vereine: ELO ermölicht eine effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten und Spendenunterlagen. Schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Spender und Mitglieder.
● Vertriebsorganisationen: Behalten Sie einen Überblick über Kundenkontakte, Verträge und Verkaufsdokumentationen. Ideal auch zur zentralen Verwaltung von Marketingmaterial. Nutzen Sie die ortsunabhängige Verfügbarkeit für den Zugriff auf Vertriebsdokumente und -daten für Ihre Außendienstmitarbeiter.
● Diensteleistungsunternehmen: Optimieren Sie mithilfe von Workflows Ihre Prozesse und profitieren Sie von zentralisierter Verwaltung von Kundenunterlagen und Serviceverträgen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen
06 April, 2023

ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.

Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.

Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?

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Warum mit ELO?

"Innovationen sind an der Tagesordnung, Stillstand ein Fremdwort.
ELO als Unternehmen kennt also Veränderung ..."
Herr Nils Mosbach - ELO Office
Nils Mosbach Geschäftsführung ELO Digital Office

Bildquelle: ELO Digital Office GmbH“

Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, „die Unterhaltung“ über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Was ist DocuSign?

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

Struktur von ELO for Docusign
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?

DocuSign ist datenschutzkonform, weil sie BCRs folgen, die DSGVO-konform sind.

Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: Ja!

Die lange Antwort:

DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.

Die Abbildung des Prozesses im ELO

Nehmen wir an: Die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.

Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verändern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Änderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr für doppelte Datensätze geht gegen null!

Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der Verschwiegenheitserklärung unterschrieben werden soll. 

Wo kann man digital die Unterschrift tätigen?

  • mit der Standard-Auswahl kann der Empfänger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tätigt,
  • mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender für alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
  • und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich für ein einzelnes Dokument angepasst werden.

Als nächsten Schritt werden die Empfängerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird („Verschwiegenheitserklärung Unterschrift“).  Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider übermittelt.

ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.

Braucht man einen DocuSign-Account und eine ELO-Lizenz?

Derjenige, der die Unterschrift leisten soll, braucht keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz; das braucht nur der Auftraggeber (in diesem Fall der Arbeitgeber).

Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, über die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe „Unterschriftsprozess abgeschlossen“ – sodass das fertige Dokument noch einmal geprüft werden kann. Außerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch für andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.

Welche Vorteile hat ELO for DocuSign?

Die Vorteile von ELO for DocuSign liegen auf der Hand! Schauen wir uns gemeinsam einen typischen Ablauf ohne die digitale Unterschrift an!

Der Arbeitgeber hätte zum Beispiel dem Sekretär des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die Verschwiegenheitserklärung postalisch zukommen zu lassen. Die Verschwiegenheitserklärung wird ausgedruckt, der Sekretär passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nächsten Briefkasten eingeworfen.

elo for docusign vorteile - PerlSystem
Vorteile mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Zwei Tage später hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die Verschwiegenheitserklärung wiederum zurück an das Unternehmen – mit der händischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage später ist der Brief mit der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung im Unternehmen angekommen. Der Sekretär ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die Verschwiegenheitserklärung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur Prüfung auf den Tisch gelegt – und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.

„So ist das halt!“, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystem® it solutions: „So muss das nicht bleiben!“
Wir präsentieren: Einen himmelweiten Unterschied mit ELO for DocuSign!

Wie lange dauert der Prozess mit ELO for DocuSign?

Der Prozess dauert im besten Fall nur wenige Minuten.

Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich

Im direkten Vergleich der drei E-Signaturen räumen wir mit Missverständnissen auf.

Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem Geschäftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natürlich!

Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befähigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?

Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und üblich sind.

💡Elektronische Signaturen verständlich erklärt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel

Wer verwendet die EES?

Die EES, die einfache elektronische Signatur verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.

Wir, die wir täglich und ganz selbstverständlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestätigen die Erklärung für die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein – und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der Bestätigung aus. Die Identifizierung ist dann bloß die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.

Wann kommt die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) zum Einsatz?

Die FES kommt zum Einsatz, wenn mehr Rechtssicherheit benötigt wird.

Die FES ist geeignet für Verträge ohne Formvorschrift. Bei der Überprüfung werden Sicherheitsschlüssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. Außerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen wird.

Die Rechtskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.

Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschließen: Die meisten Verträge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

  • Mietverträge,
  • Arbeitsverträge,
  • Lieferantenverträge,
  • Vollmachten,
  • Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung

– alle können mit der FES rechtsgültig unterschrieben werden!

Was bietet die QES (qualifizierte elektronische Signatur)?

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche Legitimationsprüfung bescheinigt.

Mit der QES können digital Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Verbraucher-darlehensverträge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.

ELO for DocuSign: Sieben häufige Anwendungsfälle der E-Signatur für KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen)

Hier haben wir von PerlSystem® it solutions einige Anwendungsfälle für Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.

Kaufverträge

Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können Kaufverträge direkt online abgewickelt und Geschäfte schneller abgeschlossen werden – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen –, sogar dann, wenn die Verträge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.

Bestellformulare

Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – das funktioniert am besten mit e-Signaturen!

Lieferantenverträge

Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.

Änderungsaufträge

Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell ändern. Ob kleinere Änderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte – Änderungsverträge sind ein wichtiger Teil des alltäglichen Geschäfts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.

Formulare für Neukunden

Wenn ein Kunde viele Formulare ausfüllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden – übersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.

Immobilienverträge

Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geändert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen für Immobilienverträge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heißen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. Kaufverträge für eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher Ausführung unterschrieben waren? Auch hier – wie in jedem Bereich – vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!

Onboarding von Mitarbeitern

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, Verschwiegenheitserklärungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.

Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Überblick über den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding für beide Seiten zu ermöglichen!

Noch mehr Möglichkeiten für Sie, Dank PerlSystem® it solutions!

Darüber hinaus planen wir von PerlSystem® it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:

  • Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, für jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter überblickt werden.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
  • Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer über den Status eines Dokuments zu informieren
  • Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)

Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?

Fazit – digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Wir von PerlSystem® it soloutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator