ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO die einzige Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform Pliant programmiert, wer nennen das ELO for Pliant

Diese Schnittstelle will ich Ihnen hier heute auf unserem Blog vorstellen.

Wenn Sie erfahren wollen, wie wir diese Schnittstelle bei unserem langjährigen Kunden LOOKS anwenden, lesen Sie hier unsere success story!

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Wie wichtig sind automatisierte Geschäftsprozesse?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist sehr wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit und spielt heutzutage eine entscheidende Rolle in Unternehmen jeder Größe!

Automatisch bedeutet allerdings nicht immer einfach. Der Anspruch von uns und von ELO ist es, dass mit der Automatisierung auch eine Nachvollziehbarkeit der unterschiedlichen Geschäftsprozesse einher geht.

Diese erhält man umso leichter, wenn die relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank eingepflegt werden.

Wieso eignet sich ELO ECM für die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

ELO ECM eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse jeglicher Art zu automatisieren, da ein digitales Archiv das Herzstück von ELO ECM ist.

Man erhält so die Möglichkeit der Bearbeitung von Dokumenten aus dem ELO heraus, die zahlreichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und die interne Kommunikation im Feed, die Erstellung von Aufgaben und die kinderleichte Integration von Workflows macht es den Nutzern sehr leicht, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit dieser zu vereinen.

Die Verwaltung Ihrer zentralen Datenbank ELO ECM Suite ist sehr einfach!

Welche Schnittstellen gibt es für ELO ECM Suite?

Gerade im Bezug auf Schnittstellen lässt ELO nur wenige Wünsche offen: Microsoft Office Anwendungen, Microsoft Teams und 365, OneDrive, DocuSign und DATEV sind nur einige große (teils internationale) Softwareanbieter, die mit ELO zusammenarbeiten und ein nahtloses und automatisiertes Arbeiten ermöglichen.

ELO ist hier mittlerweile sehr breit aufgestellt und ständig werden neue Integrationen vorgestellt. Eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank abzulegen und zu bearbeiten!


Lesen Sie hier auf unserem Blog alles zu der neuesten Version von ELO ECM: ELO 23!


Auf unserer Website finden Sie alle notwendigen Informationen, um sich hier ein vollumfängliches Bild zu machen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns doch gerne für ein unverbindliches Gespräch!

Was ist, wenn es noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm gibt?

Es gibt noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm, mit dem Sie viel arbeiten, dann kontaktieren Sie uns doch einfach! Wir von PerlSystem® it solutions stellen uns gerne Ihrer Herausforderung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen und mit ELO die entsprechende Schnittstelle. So wie kürzlich mit der Software Pliant!

Was ist Pliant?

Pliant ist ein deutsches Unternehmen und Europas innovativster Anbieter für Firmenkreditkarten.

Die praktische und benutzerfreundliche Pliant-App ermöglicht die Verwaltung von physischen und virtuellen VISA-Kreditkarten. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sofort nach der Ausgabe verwendet werden können. Apple Pay und Google Pay sind selbstverständlich mit Pliant verfügbar.

Zu der Verwaltung von Kreditkarten durch Pliant gehören unter anderem die Festlegung von Kartenlimits sowie das Anzeigen von Echtzeitberichten über die Transaktionen und den verfügbaren Kreditrahmen. Den festgehaltenen Transaktionen der Kreditkarten können Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden, wodurch die Zuweisung von Transaktionen zu Projekten deutlich erleichtert wird.

Einer unserer Kunden ist eine Filmproduktionsfirma, die sich hauptsächlich in Projekten und nicht in Abteilungen organisieren. Hier ist die Abrechnung mit Pliant pures Gold wert! (Lesen Sie hier unsere success story mit unserem Kunden und der Schnittstelle ELO for Pliant!)

Diese einfache und genaue Zuordnung der Bewegungen erleichtert den Überblick über die Kreditkartentransaktionen, die durch Firmenkreditkarten getätigt werden, und erlaubt eine Budgetkalkulation in Echtzeit. Zudem ersetzt Pliant die analoge Abarbeitung von Kreditkartenprozessen durch digitale Prozesse; Pliant ist papierlos!

Um die gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflicht zu erfüllen, gibt es auch die Möglichkeit, Belegbilder zu diesen Transaktionen in den Formaten JPG, PNG und PDF, bequem per web-, mobile App, oder sogar über eine zentrale, KI-unterstützte Mailbox zuzuweisen.

Das klingt nach DER Anwendung, die Sie in Ihrem Unternehmen brauchen? Sprechen Sie doch mal mit unseren kompetenten Kollegen von Pliant!

Denn eins steht fest: Der digitale Abwicklungsprozess in Pliant ist für die Buchhaltung eines Unternehmens ein großer und wichtiger Schritt, der die Nachvollziehbarkeit von Budgets für Mitarbeiter für alle Seiten vereinfacht – aber danach geht es noch weiter!

ELO for Pliant - Die Schnittstelle von PerlSystem® it solutions:

Unsere Kunden sind mit dem Wunsch an uns herangetreten, eine effiziente Lösung für die Überführung von Kreditkartenbelegen ins ELO und die dazugehörigen Kostenkalkulationen zu entwickeln. Bislang mussten die Belege der einzelnen Kreditkarten händisch ins ELO übertragen werden. Dies war nicht nur mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig – sondern auch ungewöhnlich ineffizient für unsere Kunden, die eigentlich automatisierte Prozesse gewohnt sind.

Wir fackelten nicht lange und entwickelten eine Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform des Anbieters Pliant, mit dessen Software unsere Kunden bereits gearbeitet haben. Pliant bietet außerdem anwenderfreundliche und moderne APIs an, die unsere Integration gefördert haben. So entstand die das Produkt ELO for Pliant.

Unsere innovative Lösung ermöglicht es Unternehmen, Kreditkartenbuchungen vollautomatisch nach gewünschten Kriterien in das ELO Dokumentenmanagementsystem zu überführen, zu verschlagworten und mit den Belegen einen Workflow, zum Beispiel den im Unternehmen etablierten Workflow für den Rechnungseingang, zu starten.

Unsere eigens programmierte Schnittstelle ELO for Pliant ist so gut, dass wir nun sogar eine Kooperation mit dem Unternehmen Pliant gestartet haben. Uns von PerlSystem® it solutions macht das natürlich besonders stolz! 👨🏼‍💻

Wie läuft der Verarbeitungsprozess weiter ab?

Außerhalb von Pliant läuft der Verarbeitungsprozess weiter. Die übersichtlichen Daten von Pliant müssen natürlich im unternehmensinternen Archiv integriert werden – Sie arbeiten schon mit ELO ECM Suite? Dann gehört das bald der Vergangenheit an.

Sie wissen ja: Die Anlage der Transaktionen und die Ablage der zugehörigen Belegbilder schließt in der Regel nicht den digitalen Bearbeitungsprozess ab, sondern stößt nur weitere Prozesse in einem Unternehmen an. So müssen die zugehörigen Daten häufig in Projektkalkulationen eingetragen werden, Belege müssen auffindbar im Archiv hinterlegt werden, Kostenstellen an das Rechnungswesen übermittelt werden – und so weiter!

Arbeitet man bereits mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO und der Schnittstelle ELO for DATEV (alles dazu finden Sie hier auf unserer Website!), ist man automatisierte und einfache Prozesse in der Buchhaltung gewohnt. Mit ELO und Pliant hatte man bislang(!) mit zwei Anwendungen zu tun, die nicht so recht wussten, wie sie ineinandergreifen können.

Die korrekte Ablage in ELO bereitet ohne unsere Schnittstelle viel händische und monotone Arbeit, da die Belege aus den Transaktionen in der Pliant App heruntergeladen werden müssen (dies ist zwar im Pliant gesammelt als ZIP-Ordner möglich, die Zuordnung der Belege im eigenen ELO muss allerdings händisch und einzeln passieren).

Es muss Buch im ELO darüber geführt werden, welche Belege noch fehlen (dies ist natürlich in Pliant übersichtlich möglich, aber nicht ohne Zuarbeit in anderen Anwendungen wie ELO).

Wenn ein Belegbild fehlerhaft ist, muss der Kreditkarteninhaber kontaktiert werden, dass bitte ein neues Belegbild bereitgestellt werden muss. Hier spricht man also von Excel-Tabellen, die händisch gepflegt werden müssen; von E-Mails, die man an den Benutzer der Kreditkarte schreiben muss; und an eine zweite Mail zur Erinnerung, weil der Kreditkartenbeleg immer noch nicht korrekt hinterlegt worden ist.
Außerdem: Die Verschlagwortung in ELO findet ohne unsere Schnittstelle zudem auch weitgehend manuell statt.

Wie funktioniert unsere vollautomatische Lösung ELO for Pliant?

In Kooperation mit Pliant haben wir von PerlSystem® it solutions als ELO Business Partner eine bidirektionale Schnittstelle zwischen ELO und Pliant für unsere Kunden programmiert.

Diese Schnittstelle ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen. Durch intelligente Algorithmen und Regelwerke werden relevante Informationen wie Kreditoren, Summen und zugehörige Projekte aus den Buchungen extrahiert und direkt ins ELO überführt.

Die Kreditkartenbelege, die die Mitarbeiter selbst in der Pliant App hochladen (zum Beispiel als JPEG), werden somit vollautomatisch gesammelt, in einem einheitlichen Format (PDF) abgeholt und in ELO DSGVO-konform archiviert. Nun müssen die einzelnen Belege endlich nicht mehr händisch verlinkt werden. Auch die Verschlagwortung im ELO findet vollautomatisch statt.

Weiterhin kann mit den Belegen aus Pliant im ELO ein vollautomatisierter Workflow gestartet werden, der die Daten nach Ihren Wünschen weiterverarbeitet. So ist es zum Beispiel möglich, diese Daten in eine Projektkalkulation zu überführen, wenn die entsprechende Kostenstelle hinterlegt wurde, oder aber die Daten anderweitig abzugleichen. Der weiterführende Workflow kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden – ich sag mal: Nichts ist unmöglich für uns von PerlSystem® it solutions! 😉

Was sind die Vorteile der Schnittstelle ELO for Pliant?

Lesen Sie hier auf den Punkt gebracht alle Vorteile unserer Schnittstelle ELO for Pliant!

  • Zeitersparnis: Die automatische Belegverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
  • Fehlerminimierung: Durch den automatisierten Prozess werden Tippfehler oder andere Übertragungsfehler verhindert, da keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
  • Effizienzsteigerung: Die Integration von Pliant in den Workflow ermöglicht eine nahtlose und reibungslose Verarbeitung der Belege.
  • Kontaktaufnahme: Wenn in der Buchhaltung bemerkt wird, dass ein Beleg fehlerhaft ist, kann anhand von hinterlegten E-Mail-Adressen eine automatisierte E-Mail an den Kreditkarteninhaber versendet werden, welche diesen darauf hinweist, dass der Beleg zu einer eindeutig identifizierbaren Transaktion fehlerhaft ist.
  • Erleichterte Fehlerbehebung: Fehlerhafte Belege können in einer täglichen Schleife immer wieder abgefragt werden, bis sich etwas an den Belegbildern ändert. Anhand eines dynamischen Ordners kann nachvollzogen werden, welche Belege sich gerade in diesem Prozess befinden.
  • Zentrale Arbeitsstelle: Wir verlagern den Prozess der Belegverarbeitung fast ausschließlich ins ELO, die Pliant App muss in der Regel im Bearbeitungsprozess von der Buchhaltung nicht mehr verwendet werden (die Mitarbeiter laden weiterhin dort ihre Belege initial hoch).

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle zwischen ELO for Pliant eine effiziente und automatisierte Lösung zur weiteren Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen.

Durch die nahtlose Integration in den Workflow können Belege vollautomatisch in das ELO Dokumentenmanagement überführt, verschlagwortet und weiterverarbeitet werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, einer Fehlerminimierung bei der Datenübertragung und einer Steigerung der Effizienz.

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle zwischen ELO und Pliant definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

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