ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen
In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.
Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.
Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?
Inhaltsverzeichnis
Warum mit ELO?
ELO als Unternehmen kennt also Veränderung ..."
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH“
Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, “die Unterhaltung” über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!
Was ist DocuSign?
DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.
Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?
DocuSign ist datenschutzkonform, weil sie BCRs folgen, die DSGVO-konform sind.
Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?
Die kurze Antwort ist: Ja!
Die lange Antwort:
DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.
Die Abbildung des Prozesses im ELO
Nehmen wir an: Die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.
Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verändern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Änderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr für doppelte Datensätze geht gegen null!
Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der Verschwiegenheitserklärung unterschrieben werden soll.
Wo kann man digital die Unterschrift tätigen?
- mit der Standard-Auswahl kann der Empfänger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tätigt,
- mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender für alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
- und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich für ein einzelnes Dokument angepasst werden.
Als nächsten Schritt werden die Empfängerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird („Verschwiegenheitserklärung Unterschrift“). Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider übermittelt.
ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.
Braucht man einen DocuSign-Account und eine ELO-Lizenz?
Derjenige, der die Unterschrift leisten soll, braucht keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz; das braucht nur der Auftraggeber (in diesem Fall der Arbeitgeber).
Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, über die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe „Unterschriftsprozess abgeschlossen“ – sodass das fertige Dokument noch einmal geprüft werden kann. Außerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch für andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.
Welche Vorteile hat ELO for DocuSign?
Die Vorteile von ELO for DocuSign liegen auf der Hand! Schauen wir uns gemeinsam einen typischen Ablauf ohne die digitale Unterschrift an!
Der Arbeitgeber hätte zum Beispiel dem Sekretär des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die Verschwiegenheitserklärung postalisch zukommen zu lassen. Die Verschwiegenheitserklärung wird ausgedruckt, der Sekretär passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nächsten Briefkasten eingeworfen.
Zwei Tage später hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die Verschwiegenheitserklärung wiederum zurück an das Unternehmen – mit der händischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage später ist der Brief mit der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung im Unternehmen angekommen. Der Sekretär ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die Verschwiegenheitserklärung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur Prüfung auf den Tisch gelegt – und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.
„So ist das halt!“, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystem® it solutions: „So muss das nicht bleiben!“
Wir präsentieren: Einen himmelweiten Unterschied mit ELO for DocuSign!
Wie lange dauert der Prozess mit ELO for DocuSign?
Der Prozess dauert im besten Fall nur wenige Minuten.
Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!
ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich
Im direkten Vergleich der drei E-Signaturen räumen wir mit Missverständnissen auf.
Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem Geschäftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natürlich!
Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!
Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befähigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?
Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und üblich sind.
💡Elektronische Signaturen verständlich erklärt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel
Wer verwendet die EES?
Die EES, die einfache elektronische Signatur verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.
Wir, die wir täglich und ganz selbstverständlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestätigen die Erklärung für die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein – und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der Bestätigung aus. Die Identifizierung ist dann bloß die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.
Wann kommt die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) zum Einsatz?
Die FES kommt zum Einsatz, wenn mehr Rechtssicherheit benötigt wird.
Die FES ist geeignet für Verträge ohne Formvorschrift. Bei der Überprüfung werden Sicherheitsschlüssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. Außerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen wird.
Die Rechtskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.
Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschließen: Die meisten Verträge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden.
- Mietverträge,
- Arbeitsverträge,
- Lieferantenverträge,
- Vollmachten,
- Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung
– alle können mit der FES rechtsgültig unterschrieben werden!
Was bietet die QES (qualifizierte elektronische Signatur)?
Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche Legitimationsprüfung bescheinigt.
Mit der QES können digital Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Verbraucher-darlehensverträge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.
ELO for DocuSign: Sieben häufige Anwendungsfälle der E-Signatur für KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen)
Hier haben wir von PerlSystem® it solutions einige Anwendungsfälle für Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.
Kaufverträge
Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können Kaufverträge direkt online abgewickelt und Geschäfte schneller abgeschlossen werden – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen –, sogar dann, wenn die Verträge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.
Bestellformulare
Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – das funktioniert am besten mit e-Signaturen!
Lieferantenverträge
Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.
Änderungsaufträge
Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell ändern. Ob kleinere Änderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte – Änderungsverträge sind ein wichtiger Teil des alltäglichen Geschäfts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.
Formulare für Neukunden
Wenn ein Kunde viele Formulare ausfüllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden – übersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.
Immobilienverträge
Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geändert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen für Immobilienverträge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heißen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. Kaufverträge für eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher Ausführung unterschrieben waren? Auch hier – wie in jedem Bereich – vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!
Onboarding von Mitarbeitern
Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, Verschwiegenheitserklärungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.
Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Überblick über den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding für beide Seiten zu ermöglichen!
Noch mehr Möglichkeiten für Sie, Dank PerlSystem® it solutions!
Darüber hinaus planen wir von PerlSystem® it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:
- Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, für jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter überblickt werden.
- Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
- Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer über den Status eines Dokuments zu informieren
- Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)
Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?
Fazit – digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen
Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?
Wir von PerlSystem® it soloutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!
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