ELO for DocuSign: Wie funktioniert das?
In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.
Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.
Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?
Inhaltsverzeichnis
Warum mit ELO?
ELO als Unternehmen kennt also VerÀnderung ..."
Bildquelle: ELO Digital Office GmbHâ
Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen MarktfĂŒhrer fĂŒr Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, “die Unterhaltung” ĂŒber ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone â mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!
Was ist DocuSign?
DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den gröĂten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.
Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?
Bei âUnternehmen aus den USAâ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen â ist das also eine gute Idee?
Die lange Antwort: DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln fĂŒr die Behandlung von personenbezogenen Daten â und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedĂŒrfen, in der Regel einige! Die Kriterien fĂŒr diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde (âArtikel-29-Datenschutzgruppeâ eingesetzt von der EuropĂ€ischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darĂŒber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.
Die Abbildung des Prozesses im ELO
Nehmen wir an: Die VerschwiegenheitserklĂ€rung fĂŒr den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.
Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verĂ€ndern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Ănderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr fĂŒr doppelte DatensĂ€tze geht gegen null!
Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der VerschwiegenheitserklĂ€rung unterschrieben werden soll.Â
Hier gibt es von ELO for DocuSign mehrere Möglichkeiten:
Mit der Standard-Auswahl kann der EmpfÀnger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tÀtigt,
mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender fĂŒr alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich fĂŒr ein einzelnes Dokument angepasst werden.
Als nĂ€chsten Schritt werden die EmpfĂ€ngerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird (âVerschwiegenheitserklĂ€rung Unterschriftâ). Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider ĂŒbermittelt.
ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die VerschwiegenheitserklĂ€rung fĂŒr den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.
DafĂŒr braucht der neue Mitarbeiter keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz!
Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, ĂŒber die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe âUnterschriftsprozess abgeschlossenâ â sodass das fertige Dokument noch einmal geprĂŒft werden kann. AuĂerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch fĂŒr andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.
ELO for DocuSign: Die Vorteile liegen auf der Hand
Kennen Sie folgenden Ablauf? Dauer: ca. 1 Woche (wenn es gut lĂ€uft đ”âđ«)
Der Arbeitgeber hÀtte zum Beispiel dem SekretÀr des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die VerschwiegenheitserklÀrung postalisch zukommen zu lassen. Die VerschwiegenheitserklÀrung wird ausgedruckt, der SekretÀr passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nÀchsten Briefkasten eingeworfen.
Zwei Tage spĂ€ter hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die VerschwiegenheitserklĂ€rung wiederum zurĂŒck an das Unternehmen â mit der hĂ€ndischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage spĂ€ter ist der Brief mit der unterschriebenen VerschwiegenheitserklĂ€rung im Unternehmen angekommen. Der SekretĂ€r ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die VerschwiegenheitserklĂ€rung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur PrĂŒfung auf den Tisch gelegt â und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.
Mit ELO for DocuSign reichen wenige Minuten aus!
âSo ist das halt!â, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystemÂź it solutions: âSo muss das nicht bleiben!â
Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone â der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur PrĂŒfung. DafĂŒr braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!
ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich
Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem GeschĂ€ftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natĂŒrlich!
Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone â der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur PrĂŒfung. DafĂŒr braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!
Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befÀhigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?
Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und ĂŒblich sind.
đĄElektronische Signaturen verstĂ€ndlich erklĂ€rt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel
Die EES, die einfache elektronische Signatur, verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.
Wir, die wir tĂ€glich und ganz selbstverstĂ€ndlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestĂ€tigen die ErklĂ€rung fĂŒr die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein â und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der BestĂ€tigung aus. Die Identifizierung ist dann bloĂ die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.
Die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) kommt zum Einsatz, wenn Dokumente mehr Rechtssicherheit benötigen.
Die FES ist geeignet fĂŒr VertrĂ€ge ohne Formvorschrift. Bei der ĂberprĂŒfung werden SicherheitsschlĂŒssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. AuĂerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachtrĂ€gliche Ănderung ausgeschlossen wird.
Die RechtskonformitÀt der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.
Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschlieĂen: Die meisten VertrĂ€ge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden. MietvertrĂ€ge, ArbeitsvertrĂ€ge, LieferantenvertrĂ€ge, Vollmachten, Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung â alle können mit der FES rechtsgĂŒltig unterschrieben werden!
Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit -
mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche LegitimationsprĂŒfung bescheinigt.
Mit der QES können digital ArbeitnehmerĂŒberlassungsvertrĂ€ge, Verbraucher-darlehensvertrĂ€ge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.
ELO for DocuSign: Sieben hĂ€ufige AnwendungsfĂ€lle der E-Signatur fĂŒr KMU (Kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen)
Hier haben wir von PerlSystemÂź it solutions einige AnwendungsfĂ€lle fĂŒr Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.
KaufvertrÀge
KaufvertrĂ€ge sind hĂ€ufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können KaufvertrĂ€ge direkt online abgewickelt und GeschĂ€fte schneller abgeschlossen werden â innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen â, sogar dann, wenn die VertrĂ€ge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.
Bestellformulare
Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl VerkĂ€ufer als auch KĂ€ufer den Vertrag schnell und effizient abschlieĂen â das funktioniert am besten mit e-Signaturen!
LieferantenvertrÀge
Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.
ĂnderungsauftrĂ€ge
FĂŒr projektbasierte Unternehmen wie ArchitekturbĂŒros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell Ă€ndern. Ob kleinere Ănderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte â ĂnderungsvertrĂ€ge sind ein wichtiger Teil des alltĂ€glichen GeschĂ€fts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.
Formulare fĂŒr Neukunden
Wenn ein Kunde viele Formulare ausfĂŒllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten EinverstĂ€ndniserklĂ€rungen, HaftungsverzichtserklĂ€rungen oder Richtlinienaktualisierungen mĂŒssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden â ĂŒbersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.
ImmobilienvertrÀge
Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geĂ€ndert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen fĂŒr ImmobilienvertrĂ€ge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heiĂen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. KaufvertrĂ€ge fĂŒr eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher AusfĂŒhrung unterschrieben waren? Auch hier â wie in jedem Bereich â vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!
Onboarding von Mitarbeitern
Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, VerschwiegenheitserklÀrungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.
Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Ăberblick ĂŒber den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding fĂŒr beide Seiten zu ermöglichen!
Noch mehr Möglichkeiten fĂŒr Sie, Dank PerlSystemÂź it solutions!
DarĂŒber hinaus planen wir von PerlSystemÂź it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:
- Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, fĂŒr jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter ĂŒberblickt werden.
- Eine E-Mail-Benachrichtigung bei StatusÀnderung
- Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer ĂŒber den Status eines Dokuments zu informieren
- Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)
Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?
Fazit â digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen
Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzĂ€hlige GeschĂ€ftsprozesse bereits deutlich vereinfacht â aber warum es dabei belassen?
Wir von PerlSystemŸ ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das AlltagsgeschÀft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!
Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung ĂŒberzeugt und wollen loslegen?
Klicken Sie hier â und wir kommen ins GesprĂ€ch!
Holger Sopp
Ein toller Artikel Herr Perlwitz.
Sie versprachen noch ein Video mit einem Anwalt.
Wann ist damit zu rechnen?
Mai 1, 2023