Für die Filmproduktionsfirma LOOKS, die sich hauptsächlich in Projekten und nicht in Abteilungen organisiert, sind die innovativen Funktionalitäten von Pliant pures Gold wert!
Mit Projekten sind die einzelnen Filme, die produziert werden, gemeint. Ein Film hat ein festes Produktionsbudget, über das die jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter von LOOKS (wie die Produzenten zum Beispiel) während der Umsetzung des Films relativ frei verfügen können. Hierfür werden den Mitarbeitern eines Projektes virtuelle Kreditkarten von Pliant zur Verfügung gestellt. Derzeitig haben alle Unternehmen der Looksfilm insgesamt 65 aktive Kreditkarten, die über die Pliant-Plattform verwaltet werden.
Für ein Projekt (ein aufwendig produzierter Dokumentarfilm), das gerade abgeschlossen wurde, wurden mehr als 50 temporäre Kreditkarten benötigt. Diese Kreditkarten wurden alle mühelos online bei Pliant eingerichtet, für den Projektzeitraum aktiviert und mit dem jeweiligen und vordefinierten Budget ausgestattet. Alle berechtigten Personen waren in Echtzeit über das verbleibende Budget im Bilde, da alle durchgeführten Transaktionen in Real-Time in den Pliant Applikationen dargestellt werden. Bei Bedarf konnte der Betrag, über den eine Person verfügte, erhöht oder reduziert werden. Als die Produktion dieses Projekts abgeschlossen war, wurden die 50 Kreditkarten einfach online bei Pliant deaktiviert, sodass mit diesen virtuellen Kreditkarten keine Transaktionen mehr getätigt werden können.
Die einfache und genaue Zuordnung der Bewegungen erleichtert den Überblick über die Kreditkartentransaktionen, die durch Firmenkreditkarten getätigt werden, und erlaubt eine Budgetkalkulation in Echtzeit. Zudem ersetzt Pliant die analoge Abarbeitung von Kreditkartenprozessen durch digitale Prozesse; Pliant ist papierlos!
Die Transaktionen können jederzeit bequem aus Pliant exportiert werden: Die gesammelten Belegbilder der Mitarbeiter als ZIP-Ordner, die Kontobewegungen zum Beispiel als Excel-Tabelle.
Ein Controlling in Echtzeit war früher für das Unternehmen LOOKS schlichtweg nicht möglich, weil die Kreditkartenabrechnungen der Bank erst im Folgemonat postalisch zugestellt wurden.
Für die Weiterverarbeitung der Kreditkartenabrechnungen gibt es bereits einige Schnittstellen zu anderen Anwendungen, um die Arbeit der Buchhaltung zu vereinfachen und Daten automatisch zu übertragen.
LOOKS arbeitet mit ELO und myfactory – und hierfür gab es bislang keine Schnittstelle. Dann kamen wir von PerlSystem® it solutions ins Spiel! Als jahrelanger IT-Partner haben wir gemeinsam mit LOOKS schon einige Projekte umgesetzt, allen voran die umfangreiche Anpassung der ELO ECM SUITE!
Hier haben wir zum Beispiel bereits die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen individuell an die Abläufe im Unternehmen angepasst mithilfe von ELO Invoice.
Um die vielen Verträge (die bei einer Filmproduktion abgeschlossen werden müssen zum Beispiel zur Musiknutzung) zu managen und unkompliziert und einheitlich mit wenigen Klicks erst ausschließlich digital zu erstellen und dann prüfen zu lassen, haben wir in intensiver Zusammenarbeit ELO Contract bei LOOKS installiert und nach ihren Wünschen programmiert.
Für die Weiterverarbeitung der Kreditkartenbelege in der Controlling-Software myfactory und zur DSG-VO- und GoBD-konformen Archivierung in der ELO ECM SUITE musste eine Schnittstelle geschaffen werden. In enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden LOOKS und dem Unternehmen Pliant haben wir von PerlSystem® it solutions als offizieller ELO Business Partner eine Schnittstelle geschaffen!
