Dokumenten-Mangement-System von ELO​

ist Archivierung | ist GoBD-konform | ist DS-GVO-konform | ist effizient | ist Revisionssicherheit | ist jederzeit mit weiteren Modulen erweiterbar | ist die Zukunft des Arbeitens

ELO ECM Suite
ELO Business Partner - PerlSystem® it solutions

FĂĽr Einsteiger

Erfahren Sie alles, was ELO zu bieten hat.

Neugierig und bereit fĂĽr Innovation?

Wenn Sie noch dicke Rechnungsordner in Ihrem Büro haben und Stunden Ihrer Lebenszeit damit verbringen, Rechnungen, Verträge und Akten zu organisieren, sollten Sie dringend einen Termin mit uns vereinbaren!
Wir beraten Sie gern!

FĂĽr Fortgeschrittene

Entdecken Sie zusätzliche Möglichkeiten.

Sie wissen genau, was Sie von Ihrem DMS wollen?

Archivierung & Datensicherheit | Suche & Datenanalyse | Zusammenarbeit & Mobilität | Prozess- & Workflowoptimierung
Wir beraten Sie gern!

FĂĽr Profis

Lassen Sie sich von uns über weitere Vernetzungsmöglichkeiten informieren.

Sind Sie bereit, das Beste aus ELO rauszuholen?

Sie besitzen ELO bereits und wollen das Beste aus dem System herausholen, weitere Elemente implementieren und die unzähligen Möglichkeiten entdecken, an die Sie noch nicht einmal im Entferntesten gedacht haben.
Wir beraten Sie gern!

ELO - Das perfekte Tool für digitales Dokumentenmanagement ​

Gemeinsam nutzen

E-Mail-Ping-Pong gehört der Vergangenheit an, denn mit ELO können Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten. So ist jeder Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand.

Digitale Akten = der perfekte Ăśberblick

Mit einem Klick archivieren Sie Akten, Rechnungen und Verträge und statt im Leitz-Ordner landen die Dokumente jederzeit abrufbar in Ihrem digitalen Archiv. Dank App auch via Smartphone und Tablet abrufbar oder per Web-App im Browser. Aktenberge gehören damit der Vergangenheit an!

Safety first

ELO erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Dokumenten. Durch die Speicherung in Langzeitformaten können Sie und jeder Prüfer auch noch in Jahrzehnten etwas damit anfangen!

Alles wie immer = nur besser!

Erstellen Sie wie gewohnt Ihre Dokumente mit dem Programm Ihrer Wahl und speichern Sie diese ganz einfach direkt in Ihrem ELO Archiv.

Mobile Datenpflege = Einfach, praktisch, gut!

Scannen Sie Papierdokumente mit Ihrem Smartphone und ĂĽbertragen Sie die Daten direkt in Ihr ELO Archiv.

ELO for Pliant: Innovativ, modern, automatisch!

ELO for Pliant – die Schnittstelle zwischen der Kreditkartenplattform Pliant und ELO, dem deutschen Marktführer für Dokumentenmanagementsysteme, entwickelt vom offiziellen ELO Business Partner PerlSystem® it solutions in Zusammenarbeit mit Pliant! Allgemeine Infos hier auf unserem Blog!

Diese Vorteile ergeben sich aus der Schnittstelle ELO for Pliant fĂĽr unseren Kunden LOOKS:

  • Die ELO ECM SUITE als DSG-VO-konformes digitales HerzstĂĽck der Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten bleibt Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens

  • Die händische Verarbeitung der Kreditkartenabrechnungen im ELO entfällt durch eine tägliche, automatische Synchronisierung von Pliant und ELO

  • Durch die Synchronisierung der Kreditkartenbelege in Echtzeit ist ein tagesaktuelles Controlling von Produktionsbudgets endlich Realität

  • Die Belege von Pliant werden automatisch als pdf-Datei dem zugehörigen Projekt im ELO zugeordnet

  • Vom ELO ausgehend können die Daten zu anderer Software ĂĽbertragen werden (im Falle von LOOKS zu myfactory und DATEV)

  • Minimale Fehleranfälligkeit durch die automatische Synchronisierung der Abrechnungen – keine Tippfehler und kein Vergessen!

  • Die automatische Ăśbertragung von Belegen aus Pliant in die ELO ECM SUITE bringt der Buchhaltung eine weitere Zeitersparnis von 30 %!

PerlSystem® it solutions hat eine eigene Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform Pliant programmiert.
Auf unserem Blog erfahren Sie ĂĽbersichtlich und allgemein alles zu dieser neuen Programmierung!

Die Schnittstelle ELO for Pliant ist unter anderen bei unserem langjährigen Kunden LOOKS im Einsatz – und erleichtert die tägliche Arbeit in der Buchhaltung enorm!
Die LOOKS Film & TV Produktionen GmbH ist ein Unternehmen, das seit mehreren Jahrzehnten Serien, Dokumentationen und Spielfilme produziert. Zu ihren Kunden zählen unter anderem die öffentlich-rechtlichen Medienunternehmen sowie Streaminggrößen wie Netflix. Der Sitz der GmbH ist in Leipzig; andere Standorte, die unter der Marke Looksfilm laufen, sind in Berlin, Hannover und Magdeburg.

Das Unternehmen LOOKS nutzt die Kreditkarten und -Plattform von Pliant.
Wir von PerlSystem® it solutions betreuen LOOKS bezüglich ihrer zentralen digitalen Datenbank: ELO!
ELO ECM eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse jeglicher Art zu automatisieren, da ein digitales Archiv das Herzstück von ELO ECM ist. Man erhält so die Möglichkeit der Bearbeitung von Dokumenten aus dem ELO heraus. Die zahlreichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und die interne Kommunikation im Feed, die Erstellung von Aufgaben und die kinderleichte Integration von Workflows macht es den Nutzern sehr leicht, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit dieser zu vereinen. Die Verwaltung Ihrer zentralen Datenbank ELO ECM Suite ist sehr einfach!

Pliant ist ein deutsches Unternehmen und Europas innovativster Anbieter fĂĽr Firmenkreditkarten.
Die praktische und benutzerfreundliche Pliant-App ermöglicht die Verwaltung von physischen und virtuellen VISA-Kreditkarten. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sofort nach der Ausgabe verwendet werden können; Apple Pay und Google Pay sind selbstverständlich mit Pliant verfügbar.
Zu der Verwaltung von Kreditkarten durch Pliant gehören unter anderem die Festlegung von Kartenlimits sowie das Anzeigen von Echtzeitberichten über die Transaktionen und den verfügbaren Kreditrahmen. Den festgehaltenen Transaktionen der Kreditkarten können Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden, wodurch die Zuweisung von Transaktionen zu Projekten deutlich erleichtert wird.

Für die Filmproduktionsfirma LOOKS, die sich hauptsächlich in Projekten und nicht in Abteilungen organisiert, sind die innovativen Funktionalitäten von Pliant pures Gold wert!

Mit Projekten sind die einzelnen Filme, die produziert werden, gemeint. Ein Film hat ein festes Produktionsbudget, über das die jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter von LOOKS (wie die Produzenten zum Beispiel) während der Umsetzung des Films relativ frei verfügen können. Hierfür werden den Mitarbeitern eines Projektes virtuelle Kreditkarten von Pliant zur Verfügung gestellt. Derzeitig haben alle Unternehmen der Looksfilm insgesamt 65 aktive Kreditkarten, die über die Pliant-Plattform verwaltet werden.

Für ein Projekt (ein aufwendig produzierter Dokumentarfilm), das gerade abgeschlossen wurde, wurden mehr als 50 temporäre Kreditkarten benötigt. Diese Kreditkarten wurden alle mühelos online bei Pliant eingerichtet, für den Projektzeitraum aktiviert und mit dem jeweiligen und vordefinierten Budget ausgestattet. Alle berechtigten Personen waren in Echtzeit über das verbleibende Budget im Bilde, da alle durchgeführten Transaktionen in Real-Time in den Pliant Applikationen dargestellt werden. Bei Bedarf konnte der Betrag, über den eine Person verfügte, erhöht oder reduziert werden. Als die Produktion dieses Projekts abgeschlossen war, wurden die 50 Kreditkarten einfach online bei Pliant deaktiviert, sodass mit diesen virtuellen Kreditkarten keine Transaktionen mehr getätigt werden können.

Die einfache und genaue Zuordnung der Bewegungen erleichtert den Überblick über die Kreditkartentransaktionen, die durch Firmenkreditkarten getätigt werden, und erlaubt eine Budgetkalkulation in Echtzeit. Zudem ersetzt Pliant die analoge Abarbeitung von Kreditkartenprozessen durch digitale Prozesse; Pliant ist papierlos!

Die Transaktionen können jederzeit bequem aus Pliant exportiert werden: Die gesammelten Belegbilder der Mitarbeiter als ZIP-Ordner, die Kontobewegungen zum Beispiel als Excel-Tabelle.
Ein Controlling in Echtzeit war früher für das Unternehmen LOOKS schlichtweg nicht möglich, weil die Kreditkartenabrechnungen der Bank erst im Folgemonat postalisch zugestellt wurden.

FĂĽr die Weiterverarbeitung der Kreditkartenabrechnungen gibt es bereits einige Schnittstellen zu anderen Anwendungen, um die Arbeit der Buchhaltung zu vereinfachen und Daten automatisch zu ĂĽbertragen.
LOOKS arbeitet mit ELO und myfactory – und hierfür gab es bislang keine Schnittstelle. Dann kamen wir von PerlSystem® it solutions ins Spiel! Als jahrelanger IT-Partner haben wir gemeinsam mit LOOKS schon einige Projekte umgesetzt, allen voran die umfangreiche Anpassung der ELO ECM SUITE!
Hier haben wir zum Beispiel bereits die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen individuell an die Abläufe im Unternehmen angepasst mithilfe von ELO Invoice.
Um die vielen Verträge (die bei einer Filmproduktion abgeschlossen werden müssen zum Beispiel zur Musiknutzung) zu managen und unkompliziert und einheitlich mit wenigen Klicks erst ausschließlich digital zu erstellen und dann prüfen zu lassen, haben wir in intensiver Zusammenarbeit ELO Contract bei LOOKS installiert und nach ihren Wünschen programmiert.
Für die Weiterverarbeitung der Kreditkartenbelege in der Controlling-Software myfactory und zur DSG-VO- und GoBD-konformen Archivierung in der ELO ECM SUITE musste eine Schnittstelle geschaffen werden. In enger Zusammenarbeit mit unserem Kunden LOOKS und dem Unternehmen Pliant haben wir von PerlSystem® it solutions als offizieller ELO Business Partner eine Schnittstelle geschaffen!

Konnten wir Ihre Neugier wecken? Haben auch Sie Interesse an automatisierten Geschäftsprozessen, um Ihre Buchhaltung zu entlasten und die DSG-VO-konforme, digitale Archivierung und Weiterverarbeitung von Dokumenten zu gewährleisten?

Sie nutzen ELO schon und brauchen eine Schnittstelle, die es bislang noch nicht gibt? Wir helfen Ihnen gerne weiter und programmieren im engen Austausch mit Ihnen genau das, was Sie in Ihrem Unternehmen brauchen – für zukunftsgewandte und automatisierte Arbeitsweisen!

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice

Automatisierte Rechnungsverarbeitung | Sichere Einhaltung von Zahlungszielen | Datenschutzrechtliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien erfĂĽllen | Komfortable Rechnungsfreigabeprozesse | Nahtlose Anbindung an ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme | Controlling mit ĂĽbersichtlichem Rechnungseingangs-Cockpit

1. Rechnungseingang – Sammeln Sie eingehende Rechnungen zentral in der ELO Postbox: egal, ob eingescannte Papierrechnung oder digitale E-Rechnung.

2. RechnungsprĂĽfung – ELO Invoice erfasst die Rechnungsdaten und klassifiziert sie dank intelligentem Erfassungsassistenten. Danach legt ELO Invoice den Beleg im System ab.

3. Rechnungsfreigabe – AnschlieĂźend wird automatisch der Rechnungsfreigabeprozess gestartet. Bei Sammelrechnungen berĂĽcksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen, bei Klärungsbedarf mit Einbezug einer Clearingstelle.

4. Buchung – Nach der Freigabe werden die Rechnungsinformationen an das ERP-System ĂĽbergeben, abgeglichen und der Beleg wird in ELO als „gebucht“ gekennzeichnet.

5. Rechnungscontrolling – Mit dem Rechnungscockpit sind Statistiken, Auswertungen und individuelle Visualisierungen im Handumdrehen möglich. Damit haben Sie alle Rechnungen jederzeit im Blick.

Die Vorteile der Arbeit mit ELO Contract

Revisionssicheres Verwalten unterschiedlichster Vertragsarten | Überblick über alle Vertragskonditionen wie Status, Fristen etc. | Berücksichtigung aller für den Vertrag relevanten Personen | Schutz vertraulicher Inhalte | Vergleichbarkeit durch die Berücksichtigung von Fremdwährungen | Mobiler Zugriff via Smartphone und Tablet | Digitale Unterzeichnung mit ELO for DocuSign | Klauseln automatisiert einfügen und aktualisieren | Maximale Transparenz durch Versionshistorie

Termine, Laufzeiten, Fristen – wenn Sie davon graue Haare bekommen, dann sollten Sie sich ELO Contract genauer ansehen! Durch ein Dashboard behalten Sie den Überblick über alle Vertragsinformationen, erstellen individuelle Auswertungen und der integrierte und automatisierte Kalender sorgt dafür, dass Sie keine Frist mehr verpassen. Dazu ist ELO Contract transparent, rechtskonform, schnell und automatisiert – was will man mehr?!

1. Vertragsanbahnung – Verträge werden inklusive Klauseln automatisch generiert. Sie legen fest, wer darauf Zugriff hat und ob die Freigabe automatisiert geschieht. Die Unterzeichnung kann ebenfalls digital erfolgen.

2. Vertragsverwaltung – Sämtliche Verträge liegen an einem zentralen Ort. So erfassen Sie schnell alle Informationen – und das auch jederzeit mobil.

3. Vertragspflege – Konfigurieren Sie Vertragslaufzeiten und nutzen Sie die Wiedervorlage-Option. Definieren Sie zudem, welche Verlängerungen oder Kündigungen automatisiert durchgeführt werden sollen.

4. Vertragscontrolling – In einem Dashboard werden alle Verträge überwacht. Dabei werden Fristen übersichtlich dargestellt und sogar Wechselkurse in Ihren Zahlungsplänen berücksichtigt.

Das neue Update: ELO 23

Endlich ist sie da! Die neue Version von ELO, die viele neue Key-Features mitbringt:

Die zweite Generation der ELO Flows fĂĽr mehr Automatisierung und eine leichtere Integration in ELO Workflow, den ELO Textreader der zweiten Generation fĂĽr noch bessere Texterkennung, ELO Meeting als neue Business Solution in drei unterschiedlichen AusfĂĽhrungen fĂĽr den individuellen Bedarf im Unternehmen, ELO for Microsoft OneDrive fĂĽr das Ausschecken von Dokumenten zur gemeinsamen Bearbeiten in der beliebten Cloud von Microsoft und ELO for Microsoft Teams fĂĽr das leichte Teilen von Dokumenten im ELO mit nur einem Klick.

In aller AusfĂĽhrlichkeit beschreibt Steffen Perlwitz auf unserem Blog alle groĂźen Neuerungen von ELO 23.

Jetzt neu: ELO for DocuSign

rechtssicher | bequem | einfach | DS-GVO-konform

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Dafür nutzt DocuSign die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

Steffen Perlwitz hat einen detaillierten Blogartikel geschrieben, in dem er verständlich und nahbar die vielfältigen Möglichkeiten von ELO for DocuSign aufbereitet.

In KĂĽrze funktioniert es so:

Mit der Schnittstelle zwischen ELO und DocuSign, kann an pdf-Dateien, die sich im eigenen ELO befinden, ein Signaturprozess gestartet werden. Der ELO-Nutzer gibt dem Dokument einen Namen, gibt den Betreff der Mail an, die automatisch generiert wird und füllt die Empfängerliste mit den Namen und Mailadressen derer aus, die dieses pdf-Dokument unterschreiben sollen. Wollen die Empfänger der Mail das Dokument über DocuSign unterzeichnen, benötigen sie keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz! Während die Empfänger das Dokument unterschreiben, ist die pdf im ELO für die Bearbeitung gesperrt. Ist der Signaturprozess abgeschlossen, bekommt der ELO-Nutzer eine Aufgabe zur Prüfung – der unterschriebene Vertrag ist automatisch im ELO als neue Version des pdfs gespeichert. Der Prozess ist automatisiert, schnell, rechtssicher und nachvollziehbar – für alle Parteien!

Die Vorteile der Arbeit mit ELO HR Personnel

Die digitale Personalakte bringt alles – von Krankmeldung über Elternzeitnachweis bis Rentenbescheid – an einem Ort zusammen. Mit ELO HR Personnel File haben Sie alles zentral an einem Ort, digital und vor allem sicher. Fristen oder Verträge mit Probezeiten werden in einer Kalenderansicht dargestellt und das Beste: Sie werden automatisch erinnert.

Zentrale und formatunabhängige Verwaltung aller Personaldokumente | EU-DSGVO-Anforderungen einfach erfüllen und Datenzugriff individuell steuern | Kollaborativ und gleichzeitig digital arbeiten | Arbeitsprozesse mobil initiieren via Smartphone oder Tablet | Organigramme und Ausweise erstellen | Einfache Integration in bestehende HR-Systeme

Entdecken Sie weitere ELO-Module in einem persönlichen Gespräch mit uns! Ihrer Fantasie im Bereich Dokumentenmanagement sind keine Grenzen gesetzt!​

ELOoffice PackShot

1 – 10 Benutzer | Vom Einzelplatz bis zum kleinen Unternehmen | Bis zu 200.000 Dokumente | Nützliche Einstiegslösung | Revisionssichere Archivierung | Windows Client mit zentraler Datenbank

ELOprofessional PackShot

bis zu 100 Benutzer | Modulare Client-/Server- Architektur | umfangreiche – Workflows – | MultiClient fähig MacOs / Windows / Web / iOS | fertige Business Lösungen | vielfältige Schnittstellen

ELOenterprise PackShot

ab 100 Benutzer | für große Unternehmen und Konzerne | all das, was ELOprofessional leistet | hohe Skalierbarkeit / Load Balancing | Clusterfähigkeit | Platformunabhänigkeit

Ihr Ansprechpartner

Zusammen ermitteln wir Ihren individuellen Bedarf und stimmen WĂĽnsche und Ziele ab. Nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Steffen Perlwitz

Geschäftsführer

Bild Herr Steffen Perlwitz Impressum

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