Mai 23, 2023
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz
DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh
Die DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh ist ein Unternehmen mit circa 15 Mitarbeitern, das sich auf die Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien im Raum Magdeburg sowie dem näheren Umfeld spezialisiert hat.
Wir von PerlSystem® it solutions betreuen die DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh seit 2019 und haben schon viele Herausforderungen gemeinsam bewältigt. Darunter Installation des neuen DMS von ELO!
Projektfokus
- Grundsätzlich wurde das DMS ELO Professional im Unternehmen installiert, auf die individuellen Bedürfnisse beim Kunden angepasst und die Mitarbeiter wurden ausführlich in der Bedienung geschult.
- In diesem DMS wurde eine eigens programmierte Vorgangsverwaltung für das Immobilienmanagement und die Hausverwaltung implementiert – in der eigenen Nomenklatur, die den einfachen Umstieg zur digitalen Immobilienakte garantiert hat!
- Mit der Einführung von individuellen und automatisierten Workflows ist selbst die Überwachung von besonders kleinschrittigen Vorgängen gewährleistet.
- Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen mit den ausgelösten Vorgängen passiert jetzt automatisiert im digitalen Archiv, wodurch die Zuordnung nicht mehr händisch erfolgen muss.
- So ist ein nachvollziehbares Controlling für die Eigentümergesellschaften von Haus aus gegeben.
Digitale Immobilienakte• mobiles Arbeiten •DS-GVO-konform • papierlos • Vereinfachung • GoBD-konform • individuell
Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?
- Die Bildung der digitalen Immobilienakte im DMS, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte zu einer Wohneinheit an einem Ort gespeichert sind, wodurch ein Controlling durch die Hauseigentümer erheblich erleichtert ist.
- Die digitale Erfassung von Vorgängen (zum Beispiel notwendigen Reparaturarbeiten) löst einen eigens programmierten Workflow aus, der die Überwachung aller Handlungsschritte innerhalb des Vorgangs (durch automatisiert erstellte Aufgaben für die zuständigen Mitarbeiter) garantiert – inklusive der Zuordnung der daraus resultierenden Eingangsrechnungen.
- Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berück-sichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. So ist ein flexibles Arbeiten über mehrere Standorte hinweg zuverlässig möglich.
- Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter flexibel andere Geräte und Betriebssysteme nutzen: Apple-Geräte (wie Mac, iPad, iPhone) sowie Smartphones mit Android. Die Kommunikation ist durch Verschlüsselung mit digitalen Signaturen geschützt.
- Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im DMS und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.