Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?
Ein Softwareupdate ist immer eine aufregende Sache – nicht nur für IT-interessierte Menschen, sondern auch für diejenigen, die mit der Anwendung tagtäglich arbeiten. Da mag es zwar nicht so spannend sein, wie Änderungen technisch umgesetzt wurden, aber dass es neue Funktionsweisen oder eine veränderte Bedienung gibt, betrifft am Ende des Tages alle Nutzer!
Zu den neuesten Updates gehört ELO 23, das wir von PerlSystem® it solutions als Businesspartner von ELO getestet haben. Was das nigelnagelneue und groß angelegte Update zu bieten hat, lesen Sie hier!
Aber von vorne:
Was ist ELO? Was kann ELO?
ELO ist die Abkürzung von Elektronischer LEITZ-Ordner – und geht tatsächlich auf eine kleine Abteilung im Unternehmen LEITZ zurück, die Ende der 90er Überlegungen für ein digitales Ablagesystem angestellt hat. Seit vielen Jahren ist ELO aber nun gänzlich losgelöst von LEITZ und der Marktführer für ECM und Dokumentenmanagementsysteme in Deutschland geworden.
ECM steht für Enterprise Content Management und meint viel mehr als die bloße digitale Archivierung von Dokumenten. Ein ECM ist ein intelligentes System, mit dem man Geschäftsprozesse verwaltet, das sich mit anderen Anwendungen vernetzt und wodurch Arbeitsabläufe fortschreitend automatisiert werden.
Das bringt eine ganze neue Effizienz mit sich, die das Potenzial hat, den unternehmerischen Erfolg zu maximieren. Durch den Einsatz eines ECMs sind Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar und werden – soweit möglich – automatisch verarbeitet.
Darüber hinaus ist ein ECM rechtssicher und garantiert die rechtskonforme Aufbewahrung aller eingepflegten Unternehmensdaten. Gesetzliche Vorschriften wie die GoBD in Bezug auf die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen werden genauso eingehalten wie die DS-GVO. Außerdem kann durch das individuelle und flexible Berechtigungskonzept und die Verschlüsselungstechnologie eine hohe Datensicherheit im Unternehmen gewährleistet werden.
Elo 23: effiziente und intuitive Dokumentenverwaltung
Wichtig ist beim ELO, dass die Arbeit mit der Software nicht damit aufhört, ein Dokument im ELO abzulegen. Eigentlich beginnt da das Arbeiten mit ELO erst und mit ELO 23 umso mehr!
Auch schon vor ELO 23 konnten Dokumente aus dem Archiv ausgecheckt und in anderen Anwendungen bearbeitet werden. Man kann sie auf Wiedervorlage legen oder eine Aufgabe für ein Dokument u. a. mit Eskalationsstufen erstellen, um keine Frist mehr zu verpassen.
Im ELO Feed ist es möglich, sich mit anderen Mitarbeitern über ein Dokument zu unterhalten und man sieht auch, ob ein Dokument bearbeitet und eine neue Version im ELO abgelegt wurde (vorangegangene Versionen stehen weiterhin zur Verfügung). So lassen sich Arbeitsschritte einfach und sinnvoll nachvollziehen. Man spart sich mit dem Feed und durch die automatische Versionierung nach Bearbeitung eines Dokuments das ewige Mail-Ping-Pong.
Mit der intelligenten und mit vielen Filtermöglichkeiten versehenen ELO iSearch findet man Dokumente im Handumdrehen wieder – ohne in zig verschiedenen physischen Ordnern zu suchen. Die Suche in ELO filtert nicht nur nach dem Titel der Dokumente (z.B. Rechnung ), sondern findet Dank der Volltextsuche auch die eingegebenen Meta-Daten und Informationen auf der Rechnung selbst. Sie wurde im ELO 23 nochmals verbessert, um die Ergebnisse noch schneller zu liefern.
Durch die mobilen Anwendungen von ELO kann von überall auf das Archiv zugegriffen werden. Das gilt nicht nur für den PC im Homeoffice, sondern auch für Smartphone und Tablets. Sie sind auf dem Weg zum Kunden und wollen papierlos und intuitiv auf alle notwendigen Informationen (Vertragsinhalte, Rechnungen, etc.) zugreifen? Dann suchen Sie doch einfach die jeweiligen Dokumente mit der ELO App fürs Smartphone heraus und machen Sie vor Ihrem Kunden eine tolle Figur!
Außerdem: ELO ist extrem anpassbar und kann passsgenau auf individuelle Bedürfnisse umprogrammiert werden. Mit einem fähigen und erfahrenen ELO-Businesspartner sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.
Key-Features von ELO 23 im Überblick:
ELO 23 ist da! Das Update des Marktführers im Bereich ECM- und DMS! Hier sind einige der Features von ELO 23 gelistet:
- Unternehmensdaten im Blick mit dem Dashboard ‚Mein ELO‘
- Berechtigungen je Mitarbeiter und je Dokument
- Informationen schneller finden mit ELO iSearch
- Informationsaustausch mit dem ELO Feed
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen und unveränderbare Historie
- Individuell anpassbare Oberfläche für jeden Mitarbeiter
- Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten
- Haftnotizen, Stempel etc. auf Dokumenten
- Versionierung von Dokumenten für eine komplette Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen
- Dynamische Filteransichten (Workspaces)
- Grafische Darstellung von Daten, Informationen und Suchergebnissen
- Mobiles Arbeiten: ECM-Funktionalitäten nutzen mit der ELO APP
- Effiziente und transparente Zusammenarbeit dank Collaboration-Tools. Einige dieser Tools stellen wir auf unserer Website vor,
siehe hier!
Weitere Neuerungen von ELO 23
Prozessautomatisierung mit ELO Flows und dem ELO Workflow
Sie kennen vielleicht schon Workflows: Kleinere oder größere angelegte Automatismen, die alltägliche Geschäftsprozesse begleiten, zum Beispiel benötigte Freigaben, die als Aufgabe bei dem jeweiligen Nutzer erscheinen und mit einem Klick an den nächsten Kollegen weitergegeben werden können.
Aber ELO Flows kennen Sie vermutlich noch nicht, zumindest nicht bewusst. ELO Flows meint Prozesse, die vollautomatisch im ELO ablaufen und die lediglich einmal konfiguriert werden müssen. Am ehesten versteht man den Unterschied zwischen Flows und Workflows im ELO wohl, in dem man einfach sagt: Für Workflows braucht man immer einen Menschen – und ELO Flows brauchen uns lediglich für die Einrichtung. 
Die ELO Flows gibt es schon seit ELO 21. Nun wird es aber langsam zu einem besonders nützlichen Tool heran. Mit ELO 23 wird nun eine komplette Neuentwicklung vorgestellt. Diese Plattform stellt Anpassungen im ELO zur Verfügung, die die Automatisierung erleichtern werden.
Für die IT-Leiter unter Ihnen: Auf lange Sicht wird ELO Flows den alten und historisch gewachsenen ELO Automation Service ablösen. In der ELO 23 ist aber noch nicht der Fall, dennoch sind die technischen Fundamente dafür gelegt.
Wie funktioniert diese Prozessoptimierung?
Es gibt zum Beispiel dynamische Stichwortlisten.
Dynamische Stichwortlisten erlauben das Befüllen mehrerer Felder anhand von abgerufenen oder hinterlegten Daten – gern aus angebunden Systemen – , wie zum Beispiel die gesamte Adresse eines Lieferanten, wenn man dessen Namen auswählt. So geht die Verschlagwortung der Metadaten noch schneller von der Hand!
Flows können nun auch leichter angelegt und in Workflows integriert werden, das geht jetzt mit dem Workflowdesigner. Dort kann man nun Punkte definieren, an denen ein Flow direkt gestartet wird. Die Bearbeitung eines Dokumentes läuft also im Workflow normal weiter, ab einem gewissen Punkt behandelt der Flow dieses aber selbstständig und nach den definierten Anforderungen. 👏
Und apropos Workflows: Auch hier gibt es einige Neuerungen bei ELO 23, die das Handling der bereits bestehenden Workflows enorm vereinfacht.
Wie könnte das aussehen 🧐
Wir haben einen Workflow, dass wenn ein Postboxdokument im ELO abgelegt wird, die Buchhaltung dieses Dokument zur Durchsicht vorgelegt bekommt. Wir können nun aber zwischen diesen Schritt, also Ablage im ELO – und – Vorlage Buchhaltung nun Flows einbinden, die zum Beispiel automatisiert eine E-Mail verschicken.
Dies ging schon immer durch Programmierung, nun ist dies aber auch durch die Einbindung von nicht-programmierten ELO Flows Komponenten möglich.
Angenommen, wir haben zehn Dokumente, die alle denselben Freigabeprozess durchlaufen müssen, der wiederum als wiederkehrender Workflow im ELO angelegt ist. Musste man bislang für jedes Dokument den Workflow einzeln starten, können wir nun einfach alle betroffenen Dokumente auswählen und in einem Rutsch für jedes Dokument dieselbe Workflow-Vorlage auswählen, die dann zehnmal (also für jedes Dokument einmal) gestartet wird. 🚀
Vieles mehr wird in Zukunft bei ELO 23 mit den Flows möglich sein.
Wir sind sehr gespannt, wie die Einbindung von MS-Word und MS-Excel im Arbeitsalltag mit den Flows geschieht. Auch der FTP-Knoten hat das Potenzial, sonst aufwändige Programmierarbeiten zu erleichtern. Diese sind noch im Entwicklungsstadium.
ELO Textreader der zweiten Generation
OCR-Anwendungen und die Dokumentenvorschau werden in den neuen ELO Textreader integriert.
Nochmal kurz: Was ist OCR 🤔
Optical character recognition ist die Abkürzung für Texterkennung. Gemeint ist ein automatisches Auslesen von Bildern und pdf-Dateien, um die Inhalte dieser als suchbare quasi-Metadaten anzulegen. Und wie genau jetzt? Eine KI sichtet ein Dokument und erfasst alles, was es erkennt, in einer Text-Editor-Datei (.txt), welche dann mit dem Originaldokument logisch verknüpft wird. 👍
Sie haben im Unternehmen irgendwann mal ergonomische PC-Mäuse gekauft und wissen nicht mehr bei welchem Lieferanten? Dann geben Sie bei der ELO iSearch ‚PC Maus‘ ein – und Sie werden vermutlich fündig!
Nun wird es etwas technischer, das ist vielleicht für die IT-Spezialisten unter Ihnen etwas interessanter:
Der ELO-Textreader der 2. Generation in ELO 23 ist für höhere Skalierungen ausgelegt. Er läuft nun als eigenständiger Dienst und ist sogar clusterfähig, es können also mehrere dieser Dienste auf verschiedenen Servern betrieben werden, die durch einen Load-Balancer Aufgaben zugeteilt bekommen. Diese Neuerungen bieten deutliche Vorteile, früher wurden dem Textreader feste Ressourcen zugeteilt, die er auch belegte, wenn er gerade nicht viel oder sogar gar nichts zu tun hatte. Zudem war er schlecht skalierbar, wenn kurzzeitig viel zu tun war. Umfangreiche Textreader-Prozesse haben teilweise über Wochen die zugeteilten Ressourcen belegt und im schlechtesten Fall die Performance über lange Zeit stark eingeschränkt. Mit dem Textreader der zweiten Generation gibt es viel zu entdecken, weil etliche Optimierungsprozesse stattgefunden haben.🏎️
In den kommenden Wochen erfahren Sie auf unserem Blog auch etwas zu den neuen zusätzlichen Anwendungen von ELO: ELO Meeting und ELO for DATEV.
Bis dahin schauen Sie doch mal bei ELO for DocuSign vorbei und erfahren Sie, wie das papierlose Signieren von Verträgen einfach und rechtssicher mit Ihren Partnern funktionieren kann – und das, ohne das die Vertragspartner ELO- oder DocuSign-Kunden sind!
Und ebenfalls neu: Schnittstellen zu Microsoft Teams und Microsoft OneDrive!
ELO for Microsoft OneDrive
Bislang war es so, dass ein Dokument, das im ELO abgelegt ist und weiter modifiziert wird, nur von einem einzigen Mitarbeiter gleichzeitig und nur lokal in der zum Dateiformat passenden Anwendung bearbeitet werden kann. Für andere Nutzer ist dieses Dokument während der Bearbeitung gesperrt und niemand anderes kann es bearbeiten. 🤷♂️
Dabei ist doch so vieles mehr möglich! Jetzt auch mit ELO 23.
Mit Clouddiensten kann online gleichzeitig und in Echtzeit an einem Dokument gearbeitet werden. Ich kann mitansehen, wie mein Kollege die Änderungen vornimmt – und direkt eingreifen! Durch einen Kommentar, der Funktion ‚Änderung nachverfolgen‘ oder ‚vorschlagen‘ kann man im selben Dokument wieder und wieder gemeinsam und nachvollziehbar digital Dokumente erarbeiten. 👍
Gemeinsame Echtzeitbearbeitung mit ELO 23
Durch die Möglichkeit, ein Dokument ‚nach OneDrive auszuchecken‘ gelingt die gemeinsame Echtzeitbearbeitung. Endlich! Das ist das, was die Nutzer kennen und lieben. So vieles ist durch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Clouddiensten einfacher, gerade aus dem Homeoffice oder über verschiedenen Firmenstandorte hinweg.
Aber? Was ist mit der DS-GVO? Wie sichert ELO unsere Daten, wenn wir sie auf den Server des US-amerikanischen Clouddienstes Microsoft OneDrive laden, um dort an ihnen Änderungen vorzunehmen? 🇺🇸
Die Antwort ist ernüchternd wie klar: Hier hört der Einflussbereich von ELO auf, da die Bearbeitung über Fremd-Dienste erfolgt.
Als Experte für Datenschutz muss ich sagen: Wenn die Microsoft-Server, auf denen das Dokument aus dem ELO heraus für die gemeinsame Bearbeitung gespeichert ist, außerhalb der EU ihren Sitz haben, wird die DS-GVO mit sehr, sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht eingehalten. Bei digitalen Riesen wie Microsoft oder Google sollte man ganz klar davon ausgehen, dass unsere deutschen bzw. europäischen Standards nicht, oder nur bedingt eingehalten werden.
Es lässt sich festhalten, dass ELO die DS-GVO sehr ernst nimmt und sehr gewissenhaft umsetzt – in der eigenen Anwendung. ELO ist rechtssicher, datenschutzkonform und GoBD-konform mit Aufbewahrungs- und Löschfristen, die automatisiert bei Dokumenten greifen können. Ihr Compliance im Unternehmen wird es Ihnen danken. Je mehr und noch besser auch in ELO 23. 💡
Die DS-GVO schränkt aber am Ende die Möglichkeiten und die Nutzer ein. Ja, man kann jetzt ein Dokument aus dem ELO heraus im Microsoft OneDrive hochladen und von dort aus bearbeiten. Nutzer können – auch außerhalb des eigenen Netzwerkes – zeitgleich ein Dokument bearbeiten und intuitiv zusammenarbeiten. Hier muss man sich aber Risiken bewusst sein.
Will man den Service dennoch nutzen, hat man mit ELO for Microsoft OneDrive eine tolle Neuerung in ELO 23. Nach der Bearbeitung wird die neue Version im ELO gespeichert – und damit ist alles wieder beim Alten und sicher! 👮
ELO for Microsoft Teams
ELO 23 hat jetzt auch die Anbindung an die beliebte Anwendung Microsoft Teams!
Mit Teams hat Microsoft 2017 eine eigene Plattform entwickelt, die (Gruppen-)Chats, Besprechungen, die Abbildung des Status der Mitarbeiter und das Versenden von Anhängen deutlich vereinfacht und das übliche Mail-Pingpong vermeidet.
Nun kann mit ELO for Microsoft Teams ein Dokument aus dem ELO an eine Person oder eine Gruppe im Teams schicken. Ein Klick im ELO reicht aus!
Externe Mitarbeiter, die aber Teil eines Teams des Unternehmens sind, können so ebenfalls einfach an dem Dokument mitarbeiten und sich schnell und unkompliziert mit ihren Kollegen im Teams-Channel austauschen. Das spart Zeit und Ressourcen! 🕘
ELO for Microsoft Teams ist eine tolle Schnittstelle, die bestimmt viele ELO-Kunden begeistern wird. 👍
ELO 23: Meeting Starter
ELO 23 bringt ein neues ELO-Feature mit sich, das ich bald in einem ganz eigenen Blogartikel ausführlich erklären werde. 🔎
Aber ein paar Infos muss ich einfach schon vorweg nehmen!
Als Nutzer von ELO 23 hat man die Möglichkeit, kostenlos die ELO Business Solution ELO Meeting Starter ins eigene ELO zu implementieren.
ELO bietet drei Produktvarianten an:
ELO Meeting Starter
ELO Meeting
und ELO Meeting Premium
Mit ELO Meeting Starter kann ein Team oder eine Abteilung das integrierte Meeting Board nutzen und so Besprechungen planen und durchführen. Diese Version ist eine Art Testversion, durch deren Nutzung man herausfinden kann, ob diese neue Business Solution zum Unternehmen passt und ob man sich entweder für ELO Meeting oder ELO Meeting Premium entscheiden möchte, damit alle Mitarbeiter und Abteilungen die Vorteile von ELO Meeting nutzen können und somit eine weitere, prozessautomatisierende Lösung in ihrem ELO 23 zu integrieren.
Sie möchten ELO Meeting Starter nutzen? Kontaktieren Sie uns gerne! 📞📧 Wir von PerlSystem® it solutions können als Business Partner von ELO schnell und einfach die Business Solution in Ihrem ELO installieren (die Anwendung wird nicht automatisch installiert, um nicht ungewollt Ressourcen auf dem Server des ELO-Kunden zu belegen).
Fazit – ELO 23 wird vieles verändern!
Mit dem Update auf ELO 23 werden Geschäftsprozesse weiter – noch weiter – digitalisiert! Im Hintergrund werden extrem fortschrittliche und automatisierende KIs dafür sorgen, dass Fehler weiter minimiert werden, Dokumente noch verlässlicher und schneller gefunden werden und Schnittstellen zu beliebten, externen Anwendungen geschaffen werden. Dabei bleibt unser Dokument doch immer im ELO – da, wo es hingehört und sicher aufbewahrt wird!
Wir von PerlSystem® it solutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!
Es bleibt spannend, auch mit ELO 23,
Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?
Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!
