Referenzen Archive - PerlSystem® it solutions

23 Juni, 2023

Doosan Babcock Energy Germany GmbH

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Doosan Babcock Energy Germany GmbH besteht seit 2007 und entstand durch die Fusion der DH KRAFTWERKSSERVICE HOHENTHURM GmbH & Co. KG mit der DH Dampfkessel und Behälterbau Hohenthurm GmbH. Das Unternehmen gehört zum Konzern Doosan Babcock Ltd., dessen Hauptsitz sich in Großbritannien befindet. Es ist auf die Konstruktion, Fertigung und Montage von verschiedensten Modulen und Bauteilen für die Verwendung im Kessel- und Anlagenbau spezialisiert. Ein weiterer Schwerpunkt der Tätigkeit des Unternehmens ist die Bereitstellung von umfassenden Service-Leistungen für Kraftwerksanlagen. Hierfür beschäftigt die Doosan Babcock Energy Germany GmbH über 50 Mitarbeiter, von denen ein Großteil nahezu ständig außerhalb auf den Baustellen des Unternehmens arbeitet.

Ausgangslage

Die gesamte Serverinfrastruktur war auf zwei Servern untergliedert. Darauf war die gesamte unternehmensweit benötigte Software installiert und darauf befanden sich nahezu alle relevanten Unternehmensdaten. Diese „historisch“ gewachsene Serverinfrastruktur entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Die Leistungsfähigkeit der Server stieß durch die allmählich wachsende Anzahl von Nutzern / PC-Arbeitsplätzen immer häufiger an Grenzen. Hinzu kam, dass die verwendeten Betriebssysteme teilweise veraltet waren und auch nicht mehr von Microsoft unterstützt wurden. Das gesamte bestehende Konzept zur Datensicherung zeigte deutliche Lücken. Dadurch war die Gefahren eines größeren Serverausfalls und auch eines nicht reparablen Datenverlustes ständig präsent.

Es war notwendig, die gesamte Serverlandschaft als Ganzes zu betrachten und unter Beachtung der zukünftig sich entwickelnden Anforderungen ein Konzept für eine völlig neue Serverlandschaft zu erarbeiten.

Projektziel

Die bestehende Serverinfrastruktur sollte an die aktuelle Situation im Unternehmen hinsichtlich der Nutzeranzahl, der Hardwareanforderungen durch die benötigte Software sowie den aktuell bestehenden Anforderungen an Datensicherung und Datenschutz angepasst werden. Zusätzlich sollte die Performance des Gesamtsystems auch bei wachsenden Nutzerzahlen sichergestellt sein. Der gesamte Aufbau der Serverlandschaft sollte so gestaltet sein, dass bei Störungen die Fehlersuche schnell zu Ergebnissen führt und damit die Ausfallzeiten möglichst kurzgehalten werden.

Herangehensweise

Die bestehende Serverinfrastruktur wurde analysiert und die Aufgabenverteilung auf jedem Server wurde einzeln betrachtet und bewertet. In Consultings mit dem Management der Doosan Babcock Energy Germany GmbH wurden die Arbeitsweise und davon ableitend die Anforderungen an eine neue Serverinfrastruktur im Unternehmen definiert.

Durch PerlSystem® it solutions wurden Konzeptionen zur zukünftigen IT- Server-Landschaft und für eine, den aktuellen Anforderungen entsprechende und zukunftssichere, Datensicherung erstellt.

Auf der Basis dieser Konzeptionen erfolgten weitere Consultings mit allen Beteiligten. Dies mündete schließlich in einem Angebot zur Umgestaltung der Serverlandschaft bei der Doosan Babcock Energy Germany GmbH und einem belastbaren Lasten- und Pflichtenheft, in dem das Projekt in einzelne Etappen aufgeteilt und die schrittweise Umsetzung festgelegt wurde.

Umsetzung

Entsprechend der vorliegenden Konzeption wurde die neue Serverlandschaft inklusive aktueller Betriebssoftware aufgebaut. Die im Unternehmen genutzten Software-Anwendungen wurden nach und nach, in enger Abstimmung mit den betroffenen Mitarbeitern, von den alten Servern auf die neuen Server überspielt. Zur Erhöhung der Sicherheit bei möglichen Ausfällen wurden zusätzlich redundante Strukturen aufgebaut. Die Basis des neuen Systems bilden nun zwei physische Server, die als Plattform für insgesamt sechs virtuelle Maschinen dienen. So werden durch die Redundanz alle virtuellen Maschinen auf den Servern vorgehalten und gegenseitig repliziert.

Ein eigens eingerichteter Backup-Server sichert nun die virtuellen Maschinen während des Betriebes, um die Hochverfügbarkeit des Serververbundes zu unterstützen.

Ergebnis

Mit der Realisierung des Projektes steht bei der Doosan Babcock Energy Germany GmbH eine Serverinfrastruktur, die sicher arbeitet und den zukünftigen softwareseitig zu erwartenden Anforderungen gerecht wird.

Das umgesetzte Datensicherungskonzept arbeitet nach dem 3-2-1 Prinzip. Damit wird sichergestellt, dass das Risiko eines Datenverlustes bei Störungen und Ausfällen aller Art sehr stark minimiert wurde. Durch die Verwendung eines Backup-Servers und einer zusätzlichen speziellen Software erfolgt die Datensicherung bereits im laufenden Betrieb und es ist ein professionelles Management aller Datensicherungen gewährleistet.

Durch einen zusätzlich abge- schlossenen Wartungsvertrag mit garantierten Reaktionszeiten wurde die Gefahr von Ausfallzeiten abgesichert.

„Mit der Umsetzung des Konzepts für eine völlig neue Serverlandschaft sind wir für die wachsenden Anforderungen in der Zukunft sehr gut aufgestellt. Insbesondere in den Fragen der Datensicherung und Daten- sicherheit haben wir jetzt eine sehr gute Lösung gefunden.“

Thomas Blechschmidt, Prokurist, Doosan Babcock Energy Germany GmbH

23 Juni, 2023

Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH übernahm 1995 als nicht- bundeseigene Eisenbahngesellschaft den Zugverkehr der Schmalspurbahn „Molli“. Die Firma unterhält dazu das ca. 15 km lange Streckennetz zwischen Bad Doberan – Heiligendamm – Kühlungsborn. In diesen Orten besitzt das Unternehmen auch eigene Bahnbetriebsstätten. Außerdem betreibt die Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH mehrere gastronomische Einrichtungen, u.a. die Erlebnis-Gaststätte „Gleis 2 – Das Mollirestaurant“ im Bahnhof Kühlungsborn Ost und das Museumscafe im Bahnhof Kühlungsborn West. Von Beginn an war es das Ziel der Firma, die Einzigartigkeit und den nostalgischen Charakter der Bahn und des direkten Umfeldes zu erhalten und kontinuierlich die Attraktivität dieser Erlebnisbahn weiter auszubauen.

Ausgangslage

In den einzelnen Bahnbetriebsstätten des Unternehmens (Kühlungsborn West, Kühlungsborn Ost, Bad Doberan, Heiligendamm) existierten eigenständige Telefonanschlüsse mit jeweils zwei bis sechs ISDN-Leitungen. An jedem Standort gab es unabhängig voneinander arbeitende Telefonanlagen mit unterschiedlichen Rufnummernblöcken. Pro Standort gab es einen eigenen Vertrag mit einem Provider und es gab keine Möglichkeit standortübergreifend interne Gespräche zu führen. Entsprechend hoch waren die Gesamt-Telefonkosten im Unternehmen.

Projektziel

Die bisher unabhängig voneinander bestehenden Telefonanschlüsse sollten durch einen einzigen Anschluss mit einem durchgehenden Rufnummernblock ersetzt werden.

Weiterhin sollten die an den einzelnen Standorten arbeitenden Telefonanlagen ausgewechselt und durch eine moderne Telekommunikationsanlage ersetzt werden, die alle Standorte miteinander vernetzt.

Dadurch sollte die Außendarstellung des Unternehmens mit einer einzigen Rufnummer und einem durchgehenden Rufnummernblock sowie die Möglichkeiten zur internen Kommunikation entscheidend verbessert werden. Bei erfassten Kontakten sollte das Wählen der Telefonnummer vom Computer aus erfolgen (Computer- telefonie) und damit die Notwendigkeit des manuellen Wählens auf ein Minimum reduziert werden. Ein weiteres Ziel war die deutliche Reduzierung der monatlichen Telefonkosten.

Herangehensweise

Der im Unternehmen bestehende Ist-Zustand bei der Telekommunikation nach außen und auch die interne Kommunikation wurden unter Einbeziehung des Managements der Mecklenburgischen Bäderbahn Molli GmbH eingehend analysiert. Intensiv wurden in mehreren Consultings die Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation und der damit verbundenen Optimierung der Außendarstellung des Unternehmens besprochen.

Auf dieser Basis wurde das Gesamtprojekt in einzelne Teilabschnitte unterteilt und dann die detaillierte Vorgehensweise für die Umsetzung besprochen.

Durch die ständige intensive Kommunikation zwischen PerlSystem® it solutions und der Mecklenburgischen Bäderbahn Molli GmbH konnten auch während der Umsetzung noch zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten erkannt und umgesetzt werden. Diese von Anfang an bestehende intensive Kommunikation zwischen allen Beteiligten und das Vertrauen des Kunden in unsere Erfahrung bei der Umsetzung solcher Vorhaben war eine wesentliche Basis für den Erfolg des Projektes.

Umsetzung

Im ersten Schritt wurden alle bestehenden Telefonanschlüsse inklusive aller Rufnummern virtualisiert. Dadurch wurde die leitungsgebundene Rufnummernvergabe pro Standort gelöst und es konnten sämtliche Rufnummern standortunabhängig zur Verfügung gestellt werden. Praktisch bedeutete das, dass damit die Rufnummern unabhängig vom Standort der Betriebsstätte vergeben werden konnten.

Zur Vermeidung von Irritationen bei den Kunden des Unter- nehmens bezüglich der Erreichbarkeit wurde entschieden, dass für eine Übergangszeit von sechs Monaten die bisherigen Telefonnummern weiterhin gültig sind. Der Anrufer erhielt bei jedem Anruf jedoch eine Ansage, dass es neue Telefonnummern gibt. Nach dieser Übergangszeit wird das Unternehmen an allen Betriebsstätten über die gleiche Telefonnummer und einem durchgehenden Rufnummernblock für die Durchwahl erreichbar sein.

Alle Standorte wurden über VPN vernetzt. Das war die Basis für die Installation einer einzigen Telefonanlage für alle Standorte.

Ergebnis

Bei der Mecklenburgischen Bäderbahn Molli GmbH ist jetzt eine moderne und zuverlässig arbeitende Telekommunikationsanlage der Auerswald GmbH & Co. KG im Einsatz. Sämtliche Betriebsstätten sind dadurch miteinander vernetzt und über den gleichen Rufnummernblock erreichbar. Durch die intelligente Anbindung diese Anlage an die EDV-Technik des Kunden ist jetzt die Kommunikation mit den Kunden des Unternehmens deutlich individueller und professioneller.

Zwischen den einzelnen Standorten sind jetzt kostenneutrale interne Gespräche ohne die Belegung von externen Ämtern möglich.

Über das Besetzt-Lampenfeld am Display des Telefons wird sofort erkannt, ob der anzurufende Kollege gerade telefoniert.

Die monatlichen Telefonkosten wurden deutlich reduziert, da das Unternehmen nur noch einen Anschluss nutzt.

„Mit dem Einsatz einer modernen Telekommunikationsanlage wurden alle Standorte miteinander vernetzt. Unsere Kommunikation mit unseren Kunden sowie auch unsere interne Kommunikation sind dadurch deutlich komfortabler und professioneller geworden.“

Michael Mißlitz, Geschäftsführer, Mecklenburgische Bäderbahn Molli GmbH

23 Juni, 2023

HÖHER Management GmbH

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die HÖHER Management GmbH entwickelt seit 1999 Bildungsangebote für die Aus- und Weiterbildung im Gesundheitssektor und in sozialen Berufen. Inzwischen hat die Firma einen sehr großen Kundenkreis und ist mit 65 Schulungscentren sowie staatlich geprüften Fernlehrgängen bundesweit präsent. Neben diesen klassischen Lehrveranstaltungen werden immer häufiger Online-Seminare und In-House-Veranstaltungen zur Weiterbildung durchgeführt. Dazu werden von der Höher Management GmbH die neuesten Kommunikationsmöglichkeiten bis hin zu individuell zugeschnittenen E-Learning-Programmen genutzt. Das breitgefächerte Angebot an Fort- und Weiterbildungen ist ein überzeugender Nachweis für die langjährige kundenorientierte und qualitativ hochwertige Bildungsarbeit. Daneben arbeitet der Bereich Kundenbetreuung mit circa 15 Angestellten die täglich anfallenden umfangreichen Anfragen ab.

Ausgangslage

Zur Verwaltung der umfangreichen Prozesse und unter Beachtung der ständig wachsenden Anforderungen wurde bereits in der Vergangenheit die Software „Cobra CRM Plus“ mit 37 Nutzern angeschafft.

Im Laufe der der Zeit stieß man aber mit den anfangs geplanten internen Abläufen an Grenzen. Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens machte eine Optimierung von internen Arbeitsabläufen und eine deutlich umfangreichere und effizientere Nutzung der eingesetzten CRM-Software notwendig. Mit dieser Anforderung trat die HÖHER Management GmbH an PerlSystem® it solutions heran.

Projektziel

Die separate Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung, die bis dahin in einem anderen Programm stattfand, sollte zukünftig mit der CRM Software erfolgen. Durch diese Änderung würde es allen Kundenberatern im Unternehmen, unter Beachtung bestehender Berechtigungen, möglich sein, die Erstellung, die Einsicht und Korrektur von Kundendaten vornehmen zu können. Die aufwendige Informationsbeschaffung von Daten über die Buchhaltung sollte damit entfallen.

Eine weitere Anforderung waren das Sammeln und die automatisierte Übergabe der relevanten Rechnungsdaten an das existierende Zahlungs-programm.

Herangehensweise

Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der HÖHER Management GmbH betrachtet und nach Relevanz und vorhandenem Optimierungspotential bewertet. Intensiv wurden in mehreren Consultings mögliche zukünftige Änderungen in einzelnen Unternehmensabläufen besprochen.

Bereits nach wenigen Tagen waren nach der Umsetzung von Teilabschnitten erste Ergebnisse sichtbar und nutzbar.

Auf der Basis dieser Erfahrungen und einer ständigen intensiven Kommu- nikation zwischen PerlSystem® und der HÖHER Management GmbH konnten auch alle weiteren Anforderungen des Unternehmens zügig umgesetzt und damit die Liveschaltung des Gesamtprojektes fristgerecht realisiert werden.

Der Erfolg dieses Projektes basierte entscheidend auf die von Anfang an geplante Einteilung der Gesamtaufgabe in messbare Teilabschnitte, der ständigen Kommunikation mit dem Kunden und dem Vertrauen des Kunden HÖHER Management GmbH in unsere Erfahrungen bei der Umsetzung solcher Projekte.

Umsetzung

Der Aufbau der Datenbank des Programms cobra CRM Plus wurde im ersten Schritt verändert und durch funktionelle SQL-Scripts erweitert. Für den Kunden wurde eine Schnittstelle programmiert, mit der die Übergabe von Rechnungsdaten aus dem Programm cobra CRM Plus in das Lexware erfolgt. Dadurch wurde es möglich, einen prozessualen digitalen Weg der Daten über Programmgrenzen hinaus zu gestalten. Ein eigens entwickelter Prozessablauf sammelt nun alle fälligen Rechnungen technisch ein und übergibt diese anschließend in das Zahlungsprogramm StarMoney. Somit wird ein automatisierter Lastschrifteinzug von bis zu 1000 Rechnungen pro Monat in wenigen Minuten erledigt.

Eine automatisierte und clevere Zahlungsüberwachung im cobra rundet das Projektziel gelungen ab.

Ergebnis

Mit der Realisierung des Projektes wurden mehrere Unternehmensprozesse optimiert. Es gibt eine deutlich messbare Zeitersparnis im gesamten Bereich der Zahlungsabwicklung und eine höhere Sicherheit bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand im Bereich der Zahlungsüberwachung.

Durch die Umstellung von einzelnen Prozessabläufen und dem Einsatz der CRM-Software cobra CRM Plus als das federführende Programm im Unternehmen, stehen den Sachbearbeitern nun alle nötigen Informationen in nur einer Software zur Verfügung.

Dadurch entfallen frühere, sehr zeitaufwendige, Rückfragen in anderen Abteilungen des Unternehmens. Den Mitarbeitern steht deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Tätigkeit, der Arbeit mit und für ihre Kunden, zur Verfügung.

Ein durchdachtes Konzept mit individuellen Zugriffsberechtigungen auf die vorhandenen Daten im Programm cobra CRM Plus sichert die Einhaltung der bestehenden Vorgaben durch den Datenschutz. Die HÖHER Management GmbH war mit der Umsetzung des Projektes durch PerlSystem® it solutions sehr zufrieden und arbeitet auch Jahre später eng mit uns zusammen.

„Mit der Umstellung interner Unternehmensabläufe und der Konzentration auf die CRM-Software cobra CRM Plus erzielten wir eine messbare Zeitersparnis sowohl im Ablauf einzelner Prozesse als auch in der täglichen Arbeit unserer Mitarbeiter.“

Christian Karl, stellv. Geschäftsführer, HÖHER Management GmbH

22 Juni, 2023

Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Firma Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH bietet seit 1996 professionelles Immobilienmanagement für private und institutionelle Eigentümer und ist spezialisiert auf die WEG-Verwaltung. Inzwischen hat die Firma einen sehr großen Kundenkreis und betreut etwa 200 Häuser mit ca. 2.500 Wohneinheiten. Ihr Schwerpunkt liegt bei der klassischen Mietverwaltung sowie der Verwaltung gewerblicher Objekte im Raum Halle / Saalekreis sowie im Raum Leipzig.
Ziel ihrer täglichen Arbeit ist die Zufriedenheit der Eigentümer und der Mieter. Dazu beschäftigen sie ausschließlich qualifizierte kaufmännische Mitarbeiter. Ein weiteres Tätigkeitsfeld der Firma ist die Revitalisierung problembehafteter Immobilien in ganz Sachsen-Anhalt.

Ausgangslage

Die Unternehmen Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH verzeichnet seit 1996 einen stetig wachsenden Bestand an betreuten Häusern, Wohneinheiten und gewerblichen Objekten. Damit einhergehend stieg intern der absolute Betreuungsaufwand und die Anzahl und Komplexität der zu realisierenden Prozessabläufe. Die Ablage der Dokumente erfolgte bis zur Betreuung durch PerlSystem® it solutions nicht in einer Dokumentenmanagement-Software.

Projektziel

Sämtliche Eingangsbelege sollten rechtskonform gemäß GoBD und sachbezogen pro Verwaltungseinheit archiviert werden. Die gesamte Ordnerstruktur im zu schaffenden Archiv sollte intuitiv gemäß der Arbeitsweise des Unternehmens aufgebaut werden, sodass ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente jederzeit möglich ist. Die noch vorhandene manuelle Ablage in Handakten sollte komplett durch eine durchdachte digitale Ordnerstruktur inklusive elektronischer Akten abgelöst werden. Durch ein zu erstellendes komplexes Berechtigungskonzept und deren Umsetzung in einem Dokumentenmanagement-System sollten alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden.

Herangehensweise

Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter betrachtet und nach Relevanz und möglichem Optimierungspotential bewertet.
Anschließend wurde auf dieser Basis entschieden, dass die Gestaltung und der Aufbau des Dokumentenmanagement-Systems mit neun lizensierten Arbeitsplätzen erfolgt. Innerhalb des gesamten Projektes wurden mehrere Teilprojekte definiert, die nacheinander umgesetzt werden sollten.
Ein wichtiger Punkt hierbei war die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter an den einzelnen Arbeitsplätzen.

Umsetzung

In mehreren Consultings wurden interne Prozessabläufe analysiert, individuelle Zuständigkeiten erfasst und Benutzerberechtigungen besprochen und ggf. gemeinsam erörtert.
Die definierten Teilprojekte wurden nacheinander umgesetzt und die Software ELO-Professional wurde Schritt für Schritt im Unternehmen eingeführt.
Großen Raum nahmen Consultings zur zu schaffenden Ablagestruktur im Archiv von ELO-Professional ein. Letztlich wurde die bereits bestehende Struktur im genutzten Wohnungsverwaltungsprogramm weitestgehend übernommen. Das sicherte für die betroffenen Mitarbeiter ein schnelles Einarbeiten und intuitives Zurechtfinden im neu geschaffenen Archiv. Der Prozess der Archivierung der Ausgangbelege wurde analysiert und weitestgehend automatisiert. Zuletzt wurden sämtliche Arten von Eingangsbelegen im Unternehmen analysiert und deren Bearbeitung im Rahmen von definierten Workflows unter Nutzung der Möglichkeiten des Programms ELO-Professional optimiert. Die schrittweise Umsetzung und mehrfach direkt am Arbeitsplatz erfolgte Schulungen sicherten die Akzeptanz des Dokumentenmanagement-Systems bei den Mitarbeitern.
Das Projekt wurde von Anfang an als modulares System konzipiert und ist damit auch zukünftig an mögliche veränderte oder zusätzliche Anforderungen anpassbar.

Ergebnis

Mit der Realisierung des Projektes erfolgt nun eine rechtskonforme Archivierung aller Eingangs- und Ausgangs-belege gemäß den Anforderungen der GoBD. Durch den Einsatz von Workflows wurde eine deutliche Zeit- und damit auch Kostenersparnis im Prozess der Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten erreicht. Die intuitiv erfassbare Archivstruktur ermöglicht ein schnelles Wiederauffinden von benötigten Dokumenten.

„Nach der Einführung des Programms ELO-Professional und der damit verbundenen Optimierung von internen Prozessen arbeiten wir deutlich effektiver und damit auch kostengünstiger.“

Ralph Sopp, Geschäftsführer, Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH

22 Juni, 2023

SPUTNIK SPRING BREAK 2019

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

30.000 Fans haben beim Festival SPUTNIK SPRING BREAK 2019 auf der Halbinsel Pouch bei Bitterfeld (Sachsen-Anhalt) für einen neuerlichen Besucherrekord gesorgt. Beim traditionsreichen Musikfestival an der Goitzsche traten über 120 Acts auf, darunter internationale Superstars wie David Guetta und Armin van Buuren.
Der Radiosender MDR Sputnik war rund um die Uhr vor Ort präsent. Doch nicht nur die Besucher auf der Halbinsel Pouch konnten das Live-Ereignis verfolgen – zum ersten Mal wurden mehrere Konzerte in Kooperation mit ARTE CONCERT weltweit als Facebook-Live-Video gestreamt. Insgesamt sahen während des Festivals über 450.000 Fans die Auftritte der Stars.

Auch PerlSystem® it solutions leistete als technischer Kooperationspartner der Veranstalter seinen Beitrag zum Erfolg des Festivals.

Ausgangslage

Wenn zehntausende junge Leute ihre Stars auf dem Spring Break Festival feiern, möchten sie in Zeiten von Social Media ihre Erlebnisse natürlich schnell mit Followern oder Freunde und Familie teilen.
In den vergangenen Jahren brachen deswegen auf dem Festivalgelände immer wieder die Mobilfunknetze zusammen.
Die etwas abgelegene Lage der Halbinsel Pouch und die fehlenden Anschlussmöglichkeiten an ein leistungsfähiges Breitbandkabel verhinderten bisher auch den Aufbau eines leistungsstarken WLAN-Netzes während des Festivals. In diesem Jahr kamen noch mehr Gäste und brauchten naturgemäß noch mehr Band-breite.

Projektziel

Für den diesjährigen Sputnik Spring Break beschlossen der Veranstalter Black Mamba und der Sender MDR Sputnik, erstmals ein leistungsfähiges WLAN für die Besucher anzubieten.

Das WLAN-Netz sollte so konzipiert sein, dass es mehrere tausend Besucher gleichzeitig nutzen und ihre Erlebnisse auf dem Festival in Form von Bildern und Filmen mit Freunden und auf den Social-Media-Accounts des MDR Sputnik teilen können. Außerdem sollten die Besucher die Möglichkeit bekommen, auf Instagram direkt mit den Sputnik-Moderatoren zu interagieren und live Fragen an die Stars des Festivals zu stellen.

Herangehensweise

Die Veranstalter gaben für diese anspruchsvolle Aufgabe der Firma PerlSystem® ihr Vertrauen. Die doppelte Herausforderung:
Das Festivalgelände brauchte einen leistungsstarken Breitbandanschluss und darüber hinaus sollte eine sehr große Anzahl von Besuchern auf engstem Raum einen einfachen Zugang zum WLAN und damit zum Internet bekommen. Hierfür holte sich PerlSystem® die fr-wlan GmbH, die über langjährige Erfahrung im Public WiFi Bereich verfügt, mit ins Boot.

Umsetzung

PerlSystem® it solutions und die fr-wlan GmbH haben das Festivalgelände mit lizenziertem professionellen Richtfunk mit 1 GBit/s an ein Glasfasernetz angebunden.
Mit einer doppelt abgesicherten Leitung (redundantes System) wurde das Ausfallrisiko von vornherein auf ein Minimum reduziert.

Über 25 Access-Points kamen die Besucher auf dem Festival-Gelände ins WLAN. PerlSystem® it solutions hat die nötigen Geräte installiert und eingemessen. Zum Einsatz kam die neueste Technik, die es in Europa derzeit im professionellen Wifi-Bereich gibt. So konnten sich 3.000 – 5.000 Nutzer gleichzeitig einwählen und bequem im Internet surfen.

Ergebnis

Das Angebot zur Nutzung eines kostenfreien WLANs wurde an den drei Tagen des Festivals von über 20.000 Nutzern angenommen. In den Spitzenzeiten waren bis zu 5.500 Besucher gleichzeitig über das WLAN im Internet aktiv.

Während des Festivals schickten die Besucher mehr als 4,2 TB (davon 1/3 Upload) Daten über das WLAN. Das Datenvolumen hat die Erwartungen des Veranstalters und des MDR Sputnik deutlich übertroffen.
Die zu unterschiedlichen Zeiten gemessenen Datenraten zeigten eindrucksvoll, dass die Nutzung des WLANs zu jeder Zeit möglich war und das Angebot auch rund um die Uhr genutzt wurde.
Die Besucher haben auf den Social-Media-Accounts von MDR Sputnik unablässig Bilder und Filme gepostet. Der Sender hat das Material anschließend zu einem „Festival-Aftermovie“ verarbeitet.

„Wir haben uns sehr gefreut, dass der Veranstalter Black Mamba sich überzeugen ließ, ein flächen-deckendes WLAN für die 30.000 Besucher einzuführen. Besonders gefreut hat uns, dass dadurch die Marke MDR SPUTNIK mit einer riesigen Wucht in die viralen Netze getrieben wurde. Durch die hervorragende Umsetzung durch Herrn Perlwitz und seinem Team steht einer Wiederholung von unserer Seite nichts entgegen.“

Uwe Oertel, Teamleiter, MDR SPUTNIK

21 Juni, 2023

LOOKS FILM & TV Produktionen GmbH: Contract

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die LOOKS Film & TV Produktionen GmbH ist ein Unternehmen, das seit mehreren Jahrzehnten Serien, Dokumentationen und Spielfilme produziert. Zu Ihren Kunden zählen unter anderem die öffentlich-rechtlichen Medienunternehmen, sowie Streaminggrößen wie Netflix. Der Sitz der GmbH ist in Leipzig; andere Standorte, die unter der Marke Looksfilm laufen, sind in Berlin, Hannover und Magdeburg.

Projektfokus

Die strukturierte Verwaltung der digitalen Rechten von LOOKSfilm wurde eingeführt.
Dabei wurden diese digitalen Rechte / Lizenzen unter der Berücksichtigung der potenziellen Verwertungskette visualisiert.
Digitale Verwertungsrechte / -lizenzen meint jegliche Kunstrechte, über die die Produktionsfirma verfügt.

Vertragsverwaltung • Mobiles Arbeiten • DS-GVO-konform • Vereinfachung • globales Wissen • GoBD-konform

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

Die Abbildung digitaler Rechte konnte ohne zusätzliche Software im ECM-System integriert werden. Dadurch sind alle projektbezogenen Daten in einem System vereint.
Die Auswertung der digitalen Rechte und die Möglichkeit der monetären Bewertung, um diese am weltweiten Markt anzubieten.
Die Informationen sind für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar. Wissen, das früher einmal bei einzelnen Mitarbeitern in lokalen Excel-Tabellen gespeichert war, ist nun gebündelt im ECM-System.
Eine Anbindung zur ERP-Cloud myfactory ermöglicht die schnelle Ansicht projektbezogener Metadaten.
Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit an unterschiedlichen Standorten auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter auch einen Apple-PC nutzen.
Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.

21 Juni, 2023

LOOKS FILM & TV Produktionen GmbH: Invoice

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die LOOKS Film & TV Produktionen GmbH ist ein Unternehmen, das seit mehreren Jahrzehnten Serien, Dokumentationen und Spielfilme produziert. Zu Ihren Kunden zählen unter anderem die öffentlich-rechtlichen Medienunternehmen, sowie Streaminggrößen wie Netflix. Der Sitz der GmbH ist in Leipzig; andere Standorte, die unter der Marke Looksfilm laufen, sind in Berlin, Hannover und Magdeburg.

Projektfokus

Einführung einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung, wodurch der ursprüngliche Vorgang extrem beschleunigt wurde.
Looks hatte bereits ein ERP (Enterprise-Resource-Planning) System (den Clouddienst myfactory), das an den neuen Rechnungseingangs-verarbeitungsprozess angebunden wurde.
Rechnungsdaten werden automatisch aus analogen und digitalen Rechnungen erfasst.
Es wurde eine dynamische Budgetierung eingeführt; wenn ein Rechnungseingang zu einem Projekt verbucht wird, gleicht sich das verfügbare Budget automatisch an.
Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit geschaffen, die unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter an den jeweiligen Vorgängen abzubilden.
Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.

Realtime-Budgetierung • Mobiles Arbeiten • dynamische Rechtevergabe • DS-GVO-konform • Prozessvereinfachung • GoBD-konform

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

Die dynamische Anpassung der Berechtigungen im Rechnungseingangsverarbeitungsprozess. So kann ein Mitarbeiter während der Prüfung der Rechnung (vor der Freigabe) über Schreibrechte verfügen und nach der Freigabe nur noch Leserechte der Metadaten.
Rechnungen werden automatisch Projekten zugeordnet, da durch die Anbindung der ERP-Cloud an das ECM projektbezogene Daten automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden.
Eine Realtime-Budgetübersicht für alle laufenden Projekte im ECM. Das hinterlegte Budget in einem Projekt aktualisiert sich automatisch mit dem Rechnungseingangs-verarbeitungsprozess, wodurch aus Budgetgefühl Budgetwissen wird!
Zusätzliches Personal ist nicht mehr nötig! Vor der Digitalisierung des Rechnungseingangsverarbeitungs-prozesses war die hohe Anzahl an Rechnungen ohne externes Personal nicht zu bearbeiten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse wurden diese nicht nur extrem beschleunigt, sondern zusätzlich die Fehlerquote auf ein absolutes Minimum gesenkt.
Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit an unterschiedlichen Standorten auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter auch einen Apple-PC nutzen.
Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.

21 Juni, 2023

Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH ist ein Unternehmen mit circa 40 Mitarbeitern, das sich auf den Vertrieb von Land- und Gartenmaschinen spezialisiert hat. Neben einem Onlineshop gibt es den Hauptsitz des Unternehmens in Bad Lausick, sowie eine zweite Niederlassung in Eilenburg.

Projektfokus

Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Digitalisierung analoger Archive und Weiterführung des digitalen Archivs.
Außerdem wurden die Bestellprozesse beschleunigt und vereinfacht, was wiederum zu einer Beseitigung von Fehlern und Vermeidung von Informationsverlust in der händischen Verarbeitung führte.
Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen mit den aufgegebenen Bestellungen passiert jetzt automatisiert im digitalen Archiv, wodurch die Zuordnung nicht mehr händische erfolgen muss.
Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit geschaffen, die unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter an den jeweiligen Vorgängen abzubilden.

Mobiles Arbeiten • DATEV-Anbindung • DS-GVO-konform • papierlos • Vereinfachung • GoBD-konform • unterschiedliche Ansichten

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

Die automatisierte digitale Erfassung von Bestellungen inklusive der Zuordnung der daraus resultierenden Eingangsrechnungen.
Die vollautomatische Anbindung an DATEV, einem Buchhaltungs-programm, führte zur Extrem-beschleunigung der Buchungs-vorgänge.
Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. So ist ein flexibles Arbeiten über mehrere Standorte hinweg zuverlässig möglich.
Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter flexibel andere Geräte und Betriebssysteme nutzen: Apple-Geräte (wie Mac, iPad, iPhone) sowie Smartphones mit Android.
Die Erzeugung unterschiedlicher Ansichten der gleichen Daten im Archiv. Die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen (Lager, Einkauf, Geschäftsführung) haben unterschiedliche Berechtigungen im Archiv und damit unterschiedliche, festgelegte Ansichten unter dem Motto “so viel wie nötig, so wenig wie möglich”. So können die Mitarbeiter mit den Informationen und Daten arbeiten, die sie für ihre jeweiligen Arbeitsschritte benötigen!
Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.

24 Mai, 2023

Abwasserzweckverband Raguhn-Zörbig

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Der Abwasserzweckverband Westliche Mulde ist Dienstleister für die mehr als 68.000 Menschen, die im Verbandsgebiet Landkreis Anhalt-Bitterfeld und in Teilen des Saalekreises leben. Der AZV Westliche Mulde entsorgt pro Jahr 2,35 Millionen Kubikmeter Schmutzwasser und betreut 18.500 Kunden.

Wir von PerlSystem^® it solutions arbeiten seit 2021 mit dem Abwasserzweckverband Westliche Mulde zusammen und haben als großes Hauptprojekt gemeinsam die Einrichtung des ECM umgesetzt.

Projektfokus

Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs.
Ein besonderer Fokus lag bei der Erzeugung einer digitalen Kundenakte,
dem digitalen Posteingang,
und dem automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess.
Darüber hinaus wurde eine Anbindung mit granularer Berechtigung über bestimmte Abteilungen für externe Dienstleister an das Archivsystem geschaffen.
Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.

Mobiles Arbeiten • digitale Kundenakte • DS-GVO-konform • papierlos • Anbindung von Fremdsystemen • GoBD-konform • individuell • Anbindung Dienstleister

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

Die Bildung der digitalen Kundenakte im ECM, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte an einem Ort gespeichert sind. Das ERP (Enterprise-Resource-Planning) System – hier Microsoft Dynamics 365 Business Central – erzeugt Belege, Bescheide, Rechnungen und sonstigen Schriftverkehr mit dem Kunden und überträgt diese ins ECM. So liegt die vollständige, digitale Kundenakte beim Mitarbeiter vor.
Der automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozess mit der Anbindung an das ERP.
Die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Kundendaten für externe Dienstleister bereitzustellen, sodass diese ihre Verträge erfüllen können. Dies geschieht unter der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DS-GVO und nach der Art. 26 DS-GVO bzw. Art. 28 DS-GVO der gemeinsamen Verantwortlichkeit bzw. der Auftragsverarbeiter.
Entwurf und Festlegung auf granulare, diffizile Berechtigungsstruktur. Unter dem Motto “So viel wie nötig, so wenig wie möglich” wurde ein Berechtigungskonzept erstellt, sodass die Mitarbeiter nur den Zugriff im ECM erhalten, der für den Arbeitsschritt notwendig ist.
Automatische Auswertung und Übertragung alter Digitalisierungsquellen in das neue, ganzheitliche ECM. Dabei werden bereits bestehende Daten aus vorherigen, anteiligen Versuchen der Digitalisierung transferiert. Die Daten werden neu strukturiert, kategorisiert und automatisch an der richtigen Stelle im ECM eingepflegt.
Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO.
Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.

23 Mai, 2023

Abwasserzweckverband Westliche Mulde

CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Der Abwasserzweckverband Westliche Mulde ist Dienstleister für die mehr als 68.000 Menschen, die im Verbandsgebiet Landkreis Anhalt-Bitterfeld und in Teilen des Saalekreises leben. Der AZV Westliche Mulde entsorgt pro Jahr 2,35 Millionen Kubikmeter Schmutzwasser und betreut 18.500 Kunden.

Wir von PerlSystem^® it solutions arbeiten seit 2021 mit dem Abwasserzweckverband Westliche Mulde zusammen und haben als großes Hauptprojekt gemeinsam die Einrichtung des ECM umgesetzt.

Projektfokus

Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs.
Ein besonderer Fokus lag bei der Erzeugung einer digitalen Kundenakte,
dem digitalen Posteingang,
und dem automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess.
Darüber hinaus wurde eine Anbindung mit granularer Berechtigung über bestimmte Abteilungen für externe Dienstleister an das Archivsystem geschaffen.
Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet.

Mobiles Arbeiten • digitale Kundenakte • DS-GVO-konform • papierlos • Anbindung von Fremdsystemen • GoBD-konform • individuell • Anbindung Dienstleister

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

Die Bildung der digitalen Kundenakte im ECM, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte an einem Ort gespeichert sind. Das ERP (Enterprise-Resource-Planning) System – hier Microsoft Dynamics 365 Business Central – erzeugt Belege, Bescheide, Rechnungen und sonstigen Schriftverkehr mit dem Kunden und überträgt diese ins ECM. So liegt die vollständige, digitale Kundenakte beim Mitarbeiter vor.
Der automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozess mit der Anbindung an das ERP.
Die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Kundendaten für externe Dienstleister bereitzustellen, sodass diese ihre Verträge erfüllen können. Dies geschieht unter der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DS-GVO und nach der Art. 26 DS-GVO bzw. Art. 28 DS-GVO der gemeinsamen Verantwortlichkeit bzw. der Auftragsverarbeiter.
Entwurf und Festlegung auf granulare, diffizile Berechtigungsstruktur. Unter dem Motto “So viel wie nötig, so wenig wie möglich” wurde ein Berechtigungskonzept erstellt, sodass die Mitarbeiter nur den Zugriff im ECM erhalten, der für den Arbeitsschritt notwendig ist.
Automatische Auswertung und Übertragung alter Digitalisierungsquellen in das neue, ganzheitliche ECM. Dabei werden bereits bestehende Daten aus vorherigen, anteiligen Versuchen der Digitalisierung transferiert. Die Daten werden neu strukturiert, kategorisiert und automatisch an der richtigen Stelle im ECM eingepflegt.
Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO.
Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht.