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Dokumentenmanagement

ECM vs. DMS: Unterschiede, Nutzen und Praxisbeispiele
12 November, 2025

ECM vs. DMS: Unterschiede, Nutzen und Praxisbeispiele

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Wer in Meetings „DMS“ sagt, aber eigentlich „ECM“ braucht, verschenkt Potenzial. Dieser Beitrag erklärt ECM vs. DMS ohne Buzzwords – entlang realer Szenarien: von Indexierung und OCR-Volltext über Rechte und Versionierung bis zu Workflows, die Rechnungen parallel prüfen, vorkontieren und Daten an ERP, DATEV oder CRM übergeben. Sie lesen, warum E-Mail kein Dokumentenmanagement ersetzt, wie Metadaten Prozesse steuern („ab 10.000 € Vier-Augen-Prinzip“) und weshalb Datenschutz direkt am Dokument gedacht werden muss. Kurz: DMS ist die stabile Basis zum Ablegen und Finden – ECM
macht Inhalte prozessorientiert nutzbar, unternehmensweit und anschlussfähig. So wird aus Ablage echte Zusammenarbeit – mit weniger Kopien, weniger Ping-Pong, mehr Transparenz.

Inhaltsverzeichnis

ECM vs. DMS: Was Unternehmen wirklich brauchen

ECM vs. DMS: Warum die Unterscheidung wichtig ist

In vielen Unternehmen werden ECM und DMS synonym verwendet. Das führt zu falschen Erwartungen: Wer nur ablegen und wiederfinden will, braucht ein Dokumentenmanagementsystem. Wer Inhalte in Prozessen steuern, anreichern und in andere Systeme übergeben möchte, landet bei Enterprise Content Management
. Dieser Beitrag ordnet beides ein – auf Basis praktischer Beispiele aus dem Arbeitsalltag.

DMS kompakt: Dokumente erfassen, strukturieren, wiederfinden

Ein DMS erfasst Dokumente, speichert sie strukturiert und macht sie auffindbar. Kernelemente sind Ablage, Versionen, Suche und vor allem Indexierung. Das ist die digitale Entsprechung zur alten Ordnerlogik: Statt Schlüssel fürs Kellerarchiv nutzen Teams heute digitale Metadaten und Volltext, um Informationen gezielt zu finden.

Lerndateien im DATEV anlegen

Indexierung statt Insiderwissen: Metadaten als Landkarte

Früher wussten „Frau Müller“ oder „Herr Meier“, wo was liegt. Heute leisten das Metadaten : Kreditor, Betrag, Datum, Vorgangsart – Attribute, die gezielte Anfragen ermöglichen („letzte fünf Rechnungen von X über Y“). Ohne konsequente Indexierung bleibt Suche Zufall. Mit Indexierung wird ein DMS zur verlässlichen Auskunftsstelle.

OCR und Volltext: Aus Scans wird durchsuchbarer Inhalt

Ein Scan ist erst einmal ein Bild – auch im PDF. OCR (Optical Character Recognition) erzeugt daraus Volltext, der Begriffe und Zahlen durchsuchbar macht. So wird aus „schöner Ablage“ echte Informationsbasis. Moderne Erkennung arbeitet robust; die Grundidee bleibt: Ohne OCR kein sinnvoller Volltext.

Warum Metadaten trotz Volltext unverzichtbar sind

Wenn Volltext so gut ist – wozu Verschlagwortung ? Weil Prozesse eindeutige Datenfelder brauchen. Ein Regelwerk wie „ab 10.000 € zweite Freigabe“ lässt sich nicht zuverlässig aus Freitext ableiten. Metadaten liefern Struktur und Steuerungslogik. Volltext ist die Taschenlampe, Metadaten sind die Landkarte.

Ab hier ECM: Inhalte in Prozessen steuern

ECM erweitert den Blick von Dokumenten auf Inhalte im Unternehmenskontext. Es reicht nicht, eine Rechnung abzulegen – sie muss durch formelle und sachliche Prüfung, ggf. Vier-Augen-Prinzip, Vorkontierung und Übergabe an DATEV oder das ERP. ECM orchestriert diese Schritte, reichert Metadaten an und macht sie in nachgelagerten Systemen nutzbar.

Workflows im ECM: Flussdiagramme, die arbeiten

Ein ECM-Workflow definiert, wer wann was zu tun hat – und setzt es um. Der Unterschied zur Umlaufmappe: Schritte laufen bei Bedarf parallel (z. B. sachliche Prüfung und §14-UStG-Prüfung). Niemand führt Kopien zusammen oder tippt Daten um. Das System verteilt Aufgaben, erinnert Beteiligte und erzeugt sauberen Kontext für den nächsten Schritt.

Warum Metadaten trotz Volltext unverzichtbar sind

Wenn Volltext so gut ist – wozu Verschlagwortung ? Weil Prozesse eindeutige Datenfelder brauchen. Ein Regelwerk wie „ab 10.000 € zweite Freigabe“ lässt sich nicht zuverlässig aus Freitext ableiten. Metadaten liefern Struktur und Steuerungslogik. Volltext ist die Taschenlampe, Metadaten sind die Landkarte.

Vorkontierung und Übergabe: Wenn Systeme zusammenspielen

Erkennt das ECM  Kreditor und Betrag, schlägt es eine Vorkontierung vor, zieht Konten aus dem führenden System und übergibt am Ende einen möglichst vollständigen Buchungssatz an die Finanzbuchhaltung. Parallel aktualisiert das CRM den Status („Rechnung eingegangen / in Verarbeitung“), damit Service und Vertrieb auskunftsfähig sind – ohne direkten Zugriff auf DMS oder ERP.

Warum Metadaten trotz Volltext unverzichtbar sind

Wenn Volltext so gut ist – wozu Verschlagwortung ? Weil Prozesse eindeutige Datenfelder brauchen. Ein Regelwerk wie „ab 10.000 € zweite Freigabe“ lässt sich nicht zuverlässig aus Freitext ableiten. Metadaten liefern Struktur und Steuerungslogik. Volltext ist die Taschenlampe, Metadaten sind die Landkarte.

Outlook vs. DMS: Warum E-Mail kein Dokumentenmanagement ist

E-Mail wurde für Nachrichten gebaut, nicht für Dokumentenmanagement. Weitergeleitete Anhänge erzeugen Kopien und Versionschaos. Ein ECM/DMS bietet zentrale Versionierung, gemeinsame Bearbeitung und Suche über Anhänge inklusive Metadaten. Das senkt Suchaufwand und verhindert, dass vertrauliche Inhalte in falschen Postfächern landen.

Versionierung im ECM/DMS: Entscheidungen nachvollziehbar halten

„Vertrag_final_neu_wirklich_final“ war gestern. Mit Versionierung entsteht pro Änderung eine neue, kommentierte Fassung. Wer hat wann was weshalb geändert? Die Antwort steckt am Dokument – ältere Stände sind zwei Klicks entfernt. Das reduziert Mental-Load und macht Abstimmungen, etwa bei Verträgen oder Richtlinien, transparent.

Rechte und Rollen: Einmal durchdacht, dauerhaft souverän

Analog hieß Sicherheit: Schlüssel verwalten. Digital braucht es Rollen- und  Berechtigungskonzepte. Das ist initial anspruchsvoller, zahlt sich aber aus: sauber modelliert, lassen sich Zugriffe mit wenigen Klicks steuern. Häufige Fehlerquelle: zu spät über Rechte nachdenken – dann entstehen Schattenzugriffe oder „Rechte-Wildwuchs“.

Kollaboration im ECM: Parallel arbeiten, gemeinsam entscheiden

Kollaboration im ECM heißt: gleichzeitig im Dokument und gleichzeitig am Prozess arbeiten. Prüfen, kommentieren, freigeben – ohne Kopierstapel und ohne E-Mail-Ping-Pong. Informationen bleiben am Vorgang gebündelt. Das ist nicht nur effizienter, sondern verhindert auch divergierende Informationsstände.

Compliance & Datenschutz: Rechtsgrundlagen am Dokument führen

Personenbezogene Daten brauchen eine Rechtsgrundlage – und die kann wechseln, etwa im Bewerbungsprozess (vorvertraglich → berechtigtes Interesse zur Abwehr von Ansprüchen). Wichtig ist, solche Wechsel am Dokument zu dokumentieren und Fristen automatisiert zu steuern (löschen, verlängern, aufbewahren). Hinweis: Das ist organisatorische Logik, keine Rechtsberatung.

Informationssicherheit: Vertraulich, aber zugänglich

Sensible Inhalte gehören ins sichere Archiv – nicht in E-Mail-Anhänge. ECM/DMS
schützt Daten zentral und erlaubt dennoch geregelten Fernzugriff, ohne improvisierte ZIP-Archive oder unsichere Kanäle. So bleibt Vertrauliches vertraulich – und verfügbar.

Von analog zu digital: Muster nutzen, Potenzial heben

Viele ECM-Workflows orientieren sich an früheren Papierkreisläufen – hilfreich für den Einstieg. Digital lohnt es, mehr zu tun: Prüfungen parallelisieren, Daten automatisch anreichern, Systeme anbinden. Die Umlaufmappe wird so zum koordinierten, transparenten Prozess.

DMS und ECM im Zusammenspiel: Gleiches Fundament, andere Flughöhe

Beide Welten teilen die Basis: erfassen, versionieren, revisionssicher archivieren, suchen. Der Unterschied liegt in der Flughöhe. DMS beantwortet „Wo ist das Dokument?“ – ECM
zusätzlich „Was passiert mit dem Inhalt – und welche Folgeaktionen starten in anderen Systemen?“

Praxisbild Rechnungsprüfung: Weniger Stau, mehr Klarheit

Rechnung kommt an, ECM erkennt Kreditor und Betrag, startet den passenden Workflow (formell, sachlich, Vier-Augen-Prinzip). Vorkontierung wird vorgeschlagen, Konten kommen aus DATEV/ERP, Buchungssatz wird übergeben, CRM meldet Status. Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Rückfragen, weniger Medienbrüche.

Gewachsene Strukturen bewegen: Klein starten, gezielt skalieren

Wer noch manuell erfasst und per Umlaufmappe arbeitet, startet pragmatisch mit der Rechnungsprüfung – die Effekte sind schnell sichtbar. Von dort überträgt man die Logik auf Verträge, Personalakten oder Posteingang/-ausgang. So wächst ein DMS Schritt für Schritt in ECM hinein.

Fazit zu ECM vs. DMS: Ablage ist Pflicht, Prozess ist Kür

Mehr Überblick und weniger Reibung durch ganzheitliches Enterprise Content Management

Die Verbindung aus DMS-Funktionalität und ECM-Workflows schafft den entscheidenden Unterschied für Unternehmen, die ihre Informationsflüsse vereinfachen und digitale Prozesse konsequent leben wollen.

Durch den Einsatz von:

  • automatisierten Freigabe-Workflows
  • klar definierten Rollen- und Rechtekonzepten
  • integrierten Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder DATEV-Systemen
  • und systematischer Versionierung und Indexierung

lassen sich Abläufe nicht nur digitalisieren , sondern nachhaltig optimieren.
Ein DMS sorgt für strukturierte Ablage und revisionssichere Dokumentation – ein ECM nutzt dieselben Inhalte, um Entscheidungen zu steuern, Zusammenarbeit zu beschleunigen und Wissen unternehmensweit nutzbar zu machen.

Mit der Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, Metadaten intelligent zu verknüpfen und Inhalte abteilungsübergreifend verfügbar zu machen, wird aus Ablage Effizienz – und aus Verwaltung Wertschöpfung.

So wird Ihr Unternehmen dokumentenbasiert, aber entscheidungsorientiert: schneller, sicherer und transparenter.

Machen Sie den nächsten Schritt von der Ablage zur Automatisierung – und erleben Sie, wie viel effizienter Ihr Arbeitsalltag mit ECM wirklich wird.

Interessiert? Wir beraten Sie gerne!
Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
E-Rechnung – Der ideale Durchbruch 2025💥
20 Dezember, 2024

E-Rechnung – Der ideale Durchbruch 2025💥

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Welt des Rechnungswesens erlebt eine digitale Revolution, und im Zentrum dieser Veränderung steht die E-Rechnung. Was einst als einfache Papierrechnung begann, hat sich in den letzten Jahren zu einem hochentwickelten, rechtlich regulierten und technologisch fortschrittlichen Prozess entwickelt. Von den frühen Anfängen der elektronischen Rechnungsstellung bis hin zur Einführung strenger europäischer Richtlinien ist die E-Rechnung heute weit mehr als nur ein Trend – sie ist der neue Standard im Geschäftsbetrieb.

In diesem Blogartikel nehme ich Sie mit auf eine Reise durch die Geschichte und die rechtliche Entwicklung der neuen Rechnung, kläre, was genau sie von der herkömmlichen Papierrechnung unterscheidet, und beleuchte die praktische Umsetzung in Unternehmen. Zudem werfe ich einen Blick auf die zwei gängigsten Formate, ZUGFeRD und xRechnung, und zeige Ihnen deren Vor- und Nachteile auf. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, warum die moderne Rechnung nicht nur die Zukunft, sondern bereits die Gegenwart des Rechnungswesens ist.

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Inhaltsverzeichnis

Was ist eigentlich E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, die den papierbasierten Rechnungsprozess ersetzt. Sie wird in einem strukturierten Format erstellt und elektronisch übermittelt, oft unter Verwendung standardisierter Formate wie ZUGFeRD oder xRechnung.

Die modernen Rechnungen ermöglichen die automatische Verarbeitung durch Software, was den manuellen Aufwand reduziert. Sie sind rechtlich anerkannt und müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. in Bezug auf Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. 

E-Rechnung vs. Papierrechnung

E-Rechnung vs. Papierrechnung​​

Die Entwicklung der E-Rechnung

Nachdem nun geklärt ist, was eine E-Rechnung genau ist und welche Besonderheiten sie im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen aufweist, stellt sich die Frage, wie sich diese digitale Rechnungsform im Laufe der Zeit entwickelt hat. Die klassischen Papierrechnungen, die über Jahre hinweg der Standard waren, zeichneten sich durch aufwändige manuelle Prozesse, hohe Kosten und eine geringe Umweltfreundlichkeit aus. Im Gegensatz dazu ermöglichen E-Rechnungen eine schnellere Verarbeitung, geringere Fehlerquoten und tragen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.

Die Geschichte der E-Rechnung reicht zurück bis in die frühen 1990er-Jahre, als erste digitale Standards für den elektronischen Datenaustausch (EDI) entwickelt wurden. Durch technologische Fortschritte, wie die Einführung von Cloud-Systemen, OCR-Technologien und Blockchain, hat sich die digitale Rechnungsstellung zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Geschäftsprozesse entwickelt.

Heute werden in vielen Ländern E-Rechnungen nicht nur als Innovation, sondern als Pflicht angesehen, da sie die Effizienz steigern und gleichzeitig die Umwelt schonen. Ein Blick auf diese Entwicklung verdeutlicht, wie Unternehmen durch den Umstieg auf digitale Rechnungen langfristig profitieren können. Um die Bedeutung und Vorteile der voll zu verstehen, lohnt es sich also einen Blick auf ihre Entstehungsgeschichte und die technologischen Fortschritte zu werfen, die sie ermöglicht haben.

Geschichtliche Entstehung der

Die E-Rechnung hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem zentralen Element moderner Geschäftstransaktionen entwickelt. Der Ursprung der elektronischen Rechnungsstellung liegt in den frühen 2000er Jahren, als Unternehmen nach effizienteren Wegen suchten, Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der Verbreitung des Internets wurde die E-Rechnung zu einer praktikablen Alternative zur traditionellen Papierrechnung. Anfangs war sie hauptsächlich in großen Unternehmen und im B2B-Bereich im Einsatz, wo die Vorteile in Form von Kosteneinsparungen und schnelleren Bearbeitungszeiten besonders spürbar waren.

Im Laufe der Zeit haben sich unterschiedliche Formate und Standards entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Unternehmen zu gewährleisten. Insbesondere in Europa wurde die Einführung von Standards wie ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) und xRechnung vorangetrieben, um die Akzeptanz und Verbreitung von den “neuen Rechnungen” zu fördern. Die wachsende Nachfrage nach effizienteren und kostengünstigeren Geschäftsprozessen, verbunden mit der Notwendigkeit, Umweltbelastungen durch den Papierverbrauch zu reduzieren, beschleunigte die Entwicklung.

Werdegang der gesetzlichen Regelungen

Parallel zur technologischen Entwicklung der E-Rechnung hat sich auch der rechtliche Rahmen kontinuierlich weiterentwickelt. Ein entscheidender Wendepunkt war die Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den rechtlichen Grundstein für die obligatorische Akzeptanz der E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen in Europa legte. Diese Richtlinie zielte darauf ab, die grenzüberschreitende Rechnungsstellung innerhalb der EU zu vereinfachen und eine einheitliche rechtliche Grundlage zu schaffen, um den Einsatz elektronischer Rechnungen zu fördern.

Die Umsetzung dieser Richtlinie in nationales Recht durch die Mitgliedstaaten führte zu einer Vielzahl von spezifischen Vorschriften, die Unternehmen befolgen müssen. In Deutschland etwa wurde die Richtlinie durch die Einführung der sogenannten E-Rechnungsverordnung (ERechV) im Jahr 2017 konkretisiert. Diese Rechungsverodnung schreibt vor, dass E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen zwingend im Standardformat xRechnung eingereicht werden müssen.

Jene rechtlichen Rahmenbedingungen beschleunigten nicht nur die Einführung und Nutzung, sondern trugen auch zu einer Standardisierung bei, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten und den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern.

Die Rechtliche Ausgestaltung

Nach der Betrachtung der Entwicklung von ihren Anfängen bis hin zu ihrem heutigen Stand, zeigt sich deutlich, wie maßgeblich technologische Innovationen diesen Bereich geprägt haben. Fortschritte wie die Integration von Cloud-Lösungen oder die Einführung von Blockchain-Technologien haben den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung revolutioniert. Doch neben den technischen Fortschritten spielt auch die rechtliche Seite eine zentrale Rolle. Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen nicht nur praktisch, sondern auch rechtskonform sind, müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben beachtet werden. Ohne die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben riskieren Unternehmen nicht nur Bußgelder, sondern auch den Verlust von Kundenvertrauen. In der EU beispielsweise regeln die Richtlinien 2014/55/EU und andere nationale Gesetze die Nutzung und Archivierung von E-Rechnungen.

Im nächsten Abschnitt werfen wir daher einen genaueren Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen, die die Nutzung der nunmehr kommenden “neuen Rechnungen” regeln.

Dieser Standard ist das zentrale Element der Normierung für E-Rechnungen in Europa. Er wurde im Jahr 2017 eingeführt, um die Nutzung elektronischer Rechnungen innerhalb der Europäischen Union zu vereinfachen und zu standardisieren. Der EN 16931-Standard legt genau fest, welche Informationen, wie z. B. Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Mehrwertsteuerbeträge und Empfängerinformationen, in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und in welchem Format diese Informationen vorliegen müssen.

Durch diese präzisen Vorgaben wird die Interoperabilität von E-Rechnungen in der gesamten Europäischen Union gewährleistet.

Das bedeutet, dass Rechnungen unabhängig von der verwendeten Software zwischen Unternehmen, Behörden und Ländern fehlerfrei ausgetauscht werden können. Diese Standardisierung erleichtert nicht nur die grenzüberschreitende Zusammenarbeit, sondern spart Unternehmen auch Zeit und Kosten. Dennoch kann die Implementierung des Standards für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen, weshalb entsprechende Unterstützung und Schulungen oft notwendig sind.

Insbesondere im öffentlichen Sektor ist die Einhaltung dieser normierten Formate verpflichtend. Öffentliche Auftraggeber, wie kommunale Verwaltungen, staatliche Behörden oder Krankenhäuser, in der EU dürfen seit April 2020 nur noch E-Rechnungen akzeptieren, die den Standards des EN 16931 entsprechen. Diese Vorschrift hat den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU erheblich erleichtert, da einheitliche Standards den Austausch zwischen Unternehmen und Behörden vereinfachen.

Beispielsweise müssen Unternehmen bei Lieferungen an öffentliche Auftraggeber nicht mehr unterschiedliche Rechnungsformate berücksichtigen, sondern können dieselben Datenfelder für alle EU-Länder verwenden. Darüber hinaus trägt die Normierung dazu bei, den Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren, indem manuelle Prozesse entfallen und die Rechnungsprüfung automatisiert wird.

Laut einer Studie der Europäischen Kommission konnten die Bearbeitungszeiten für Rechnungen um bis zu 50 % verkürzt werden. Dennoch stellt die Umstellung für einige Behörden eine Herausforderung dar, insbesondere in Regionen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Normierung ist die Verwendung des XML-Formats (Extensible Markup Language) für die Strukturierung der Daten in der E-Rechnung. XML ist ein flexibles, plattformunabhängiges Format, das speziell dafür entwickelt wurde, Daten strukturiert und leicht austauschbar zu machen.

Dieses Format ermöglicht eine maschinenlesbare Darstellung der Rechnung, die standardisierte Datenfelder wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Betrag und Steuern umfasst. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten IT-Systeme – von der Buchhaltungssoftware bis hin zu ERP-Systemen – die Daten problemlos verstehen und verarbeiten können. Im Vergleich zu herkömmlichen Formaten wie PDF bietet XML den Vorteil, dass es Daten direkt in digitale Workflows integriert und manuelle Eingaben überflüssig macht. Unternehmen profitieren nicht nur von schnelleren Verarbeitungszeiten, sondern auch von einer geringeren Fehlerquote.

Die Normierung der E-Rechnung ist Teil eines größeren Ziels der EU, digitale Geschäftsprozesse weiter zu harmonisieren. Dieses Bestreben ist ein zentraler Baustein, um einen einheitlichen digitalen Binnenmarkt zu schaffen, der den globalen Anforderungen gerecht wird.

Die EU strebt an, nicht nur die Effizienz in der Verwaltung durch die Automatisierung von Prozessen und den Abbau bürokratischer Hürden zu steigern, sondern auch den Unternehmen die Anpassung an digitale Technologien wie Cloud-Systeme, Künstliche Intelligenz und automatisierte Rechnungsprüfungen zu erleichtern. Durch diese Maßnahmen sollen europäische Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und sich auf internationalen Märkten behaupten können. Langfristig wird erwartet, dass die Harmonisierung digitale Innovationen fördert und die Grundlage für einen vollständig digitalisierten Binnenmarkt schafft.

Durch die Normierung werden die Prozesse der Rechnungsverarbeitung weiter automatisiert. Da die Inhalte und Strukturen der E-Rechnungen vorab festgelegt sind, können Unternehmen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so konfigurieren, dass sie E-Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und verbuchen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich, da Daten direkt aus der Rechnung extrahiert und in die entsprechenden Systeme übertragen werden.

Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz ermöglichen es, selbst komplexe Rechnungen fehlerfrei zu verarbeiten. Laut einer Studie können Unternehmen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung bis zu 70 % der Bearbeitungszeit einsparen. Diese automatisierten Prozesse fördern nicht nur Effizienz, sondern erhöhen auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungswesen.

🖖 Lass uns reden 🖖

Zusammenfassend ermöglicht die Normierung bei der E-Rechnung eine vereinheitlichte und effiziente digitale Rechnungsverarbeitung über Ländergrenzen hinweg und bildet die Grundlage für eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse.

Ausgestaltung im Unternehmen

Die erfolgreiche Implementierung von E-Rechnungen im Unternehmen erfordert mehr als nur die Entscheidung für den Umstieg auf digitale Rechnungen. Es bedarf einer sorgfältigen Planung und Anpassung der internen Prozesse, um die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen zu können. Eine gründliche Analyse der bestehenden Abläufe ist der erste Schritt, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und die Einführung erfolgreich zu gestalten. Dazu gehört die Wahl geeigneter technologischer Lösungen, wie z. B. API-Integrationen oder cloudbasierte Plattformen, die eine nahtlose Verbindung zu bestehenden DMS-Systemen (ELO 😊) ermöglichen.

Auch die Schulung der Mitarbeiter spielt eine entscheidende Rolle, damit sie die neuen Prozesse verstehen und effektiv umsetzen können. Zu den Vorteilen der E-Rechnung zählen unter anderem schnellere Zahlungseingänge, eine verbesserte Liquiditätsplanung und eine höhere Transparenz bei der Verwaltung von Rechnungen. Eine strukturierte Herangehensweise, wie die Erstellung eines klaren Projektplans und die enge Zusammenarbeit mit IT- und Buchhaltungsteams, kann sicherstellen, dass die Integration reibungslos in die bestehende Infrastruktur erfolgt. Erfolgreiche Beispiele aus der Praxis zeigen, dass Unternehmen durch den Umstieg auf E-Rechnungen ihre Prozesseffizienz erheblich steigern können.

Kosteneinsparung, Effizienzsteigerung, Platzersparnis und Sicherheit, Fehlerreduktion, Transparenz und Nachverfolgbarkeit, Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Anwendbare Ausgestaltung

1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies beinhaltet die Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Die E-Rechnung muss bestimmte rechtlich vorgeschriebene Informationen enthalten, wie z. B. die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern von Käufer und Verkäufer, das Rechnungsdatum, und die Rechnungsnummer.

2. Technische Anforderungen

Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, welches maschinenlesbar ist. Der EN 16931-Standard ist hier maßgeblich, da er definiert, wie die Daten in der E-Rechnung strukturiert sein müssen.

In der Praxis verwenden viele Unternehmen das XML-Format zur Erstellung von E-Rechnungen, da es den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtert.

3. Integration in bestehende Systeme

Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme so anpassen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Dies kann die Implementierung neuer Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern.

Viele Unternehmen integrieren E-Rechnungen in ihre Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme, um den Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.

4. Prozessgestaltung und -optimierung

Der Einsatz von E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Prozesse zu optimieren. Dies umfasst die Automatisierung der Rechnungsprüfung und -verbuchung, was Fehler reduziert und den Arbeitsaufwand verringert.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse an die Anforderungen der E-Rechnung angepasst sind, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung von Fristen und die Sicherstellung der Datenintegrität.

5. Compliance und Kontrolle

Die Einhaltung der Vorschriften zur E-Rechnung wird durch regelmäßige Audits und Kontrollen überwacht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß archivieren und zugänglich machen können, um im Falle einer Prüfung die Compliance nachweisen zu können.

Auch die Sicherheit der Daten spielt eine wichtige Rolle, da E-Rechnungen personenbezogene und finanzielle Daten enthalten, die gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt werden müssen.

Die anwendbare Ausgestaltung der E-Rechnung erfordert also eine umfassende Anpassung sowohl der technischen Infrastruktur als auch der organisatorischen Prozesse eines Unternehmens, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Die Datenformate im Vergleich

ZUGFeRD

Der “Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (ZUGFeRD) ist ein hybrides Datenformat, das sowohl strukturierte maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Es bietet Flexibilität für Unternehmen, da es sowohl von automatisierten IT-Systemen als auch manuell von Menschen verarbeitet werden kann und sich somit besonders für die Verwendung im Mittelstand eignet.

xRechnung

Ein standardisiertes Datenformat, dass speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Verwaltungen in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und verwendet XML zur strukturierten Darstellung der Rechnungsdaten, um die maschinelle Verarbeitung und den Austausch zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen.

Sie wollen die Vorteile der E-Rechnung auf für Ihr Unternehmen nutzen? Machen Sie einen Termin und lassen Sie sich kostenlos beraten!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
ELO Feed: Der innovative Schlüssel zur verbesserten Zusammenarbeit
22 November, 2024

ELO Feed: Der innovative Schlüssel zur verbesserten Zusammenarbeit

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Digitalisierung hat den Arbeitsplatz revolutioniert, und mit ihr steigt auch die Herausforderung, Informationen effizient zu teilen und Teams gut zu koordinieren. Hier kommt das ELO Feed Modul der ELO ECM Suite ins Spiel. Es bietet eine Plattform, auf der Kommunikation und Dokumentenverwaltung vereint werden, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten und Informationen direkt an der Quelle teilen können. Dieser Artikel erklärt, wie der ELO Feed aufgebaut ist, welche Funktionen es bietet und warum es für Unternehmen eine wertvolle Ergänzung darstellt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist das ELO Feed Modul?

Das ELO Feed Modul stellt ein innovatives Kommunikationsinstrument dar, das speziell auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen abgestimmt ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Kommunikations-Tools, die unabhängig von der Dokumentenverwaltung arbeiten, ermöglicht der Feed eine direkte Interaktion dort, wo die Informationen entstehen – an den Dokumenten und Projekten selbst. Diese Verbindung von Kommunikation und Arbeitsmaterial erleichtert nicht nur die Koordination, sondern steigert auch die Effizienz.

  • ELO Feed ermöglicht Kommunikation direkt in den Dokumenten, um wichtige Kontexte zu erhalten.
  • Die intuitive Benutzeroberfläche von ELO Feed ist schnell zugänglich.
  • ELO Feed stärkt den Zusammenhang von Dokumentenmanagement und Projektkommunikation.
  • ELO Feed verhindert Informationsverlust, da alles an einem zentralen Ort gespeichert ist.

Hauptfunktionen des ELO Feeds

Das ELO Feed Modul bietet eine breite Palette an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse des modernen Arbeitsplatzes zugeschnitten sind. Anstatt Nachrichten von einem Tool ins nächste zu übertragen, können Mitarbeiter direkt an den jeweiligen Dokumenten oder Einträgen kommunizieren.

Erwähnungen und Verweise:

Nutzer können mit @-Erwähnungen Kollegen informieren oder Links zu anderen Einträgen setzen, wodurch jeder in Echtzeit auf dem neuesten Stand bleibt.

Umfragen und Abstimmungen:

Schnelles Einholen von Feedback und Konsens durch einfache Umfragen im ELO Feed.

Hashtags und Kategorisierung:

Themenbereiche lassen sich im ELO Feed übersichtlich sortieren und schnell finden – perfekt, um den Überblick zu behalten.

Sichtbarkeit und Zugriffsrechte:

Die Zugriffssteuerung in ELO Feed ermöglicht es, vertrauliche Informationen nur mit bestimmten Personen oder Gruppen zu teilen.

Vorteile des ELO Feeds für Unternehmen

In einer digitalen Arbeitswelt ist es von zentraler Bedeutung, Informationen schnell und transparent zu teilen. Das ELO Feed Modul bringt entscheidende Vorteile für Unternehmen, die ihre interne Kommunikation verbessern möchten. Durch die zentrale Verbindung von Dokumenten und Dialogen sparen Teams wertvolle Zeit, und ELO Feed erleichtert es, Informationen effizient zu verteilen.

Verbesserte Transparenz: Alle Kommentare und Aktivitäten im ELO Feed sind nachvollziehbar und direkt mit den betreffenden Dokumenten verknüpft, was Vertrauen schafft.

Effizientere Kommunikation: Teams müssen nicht zwischen Tools wechseln, denn ELO Feed vereint alles, was für die Aufgabenbearbeitung nötig ist.

Förderung von Teamarbeit und Wissenstransfer: Wissen wird im ELO Feed offen und strukturiert geteilt, was besonders für neue Teammitglieder wertvoll ist.

Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Durch die zentrale Ablage und Bearbeitung im ELO Feed reduzieren sich Wartezeiten und Missverständnisse.

Praktische Anwendungsszenarien für ELO Feed

Der wahre Wert des ELO Feed Moduls zeigt sich, wenn es im Arbeitsalltag zum Einsatz kommt. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten unterstützt ELO Feed Teams, die auf eine agile und effiziente Zusammenarbeit angewiesen sind.

Darstellung der praktischen Anwendungsszenarien für ELO Feed

Tipps zur erfolgreichen Einführung und Nutzung des ELO Feeds

Eine erfolgreiche Einführung des ELO Feeds beginnt mit einer klaren Strategie und der Einbindung aller Teammitglieder. Schulungen sind entscheidend, damit sich jeder mit den Funktionen des ELO Feeds vertraut machen kann.

Schulung und Einführung:

Einführungsschulungen stellen sicher, dass jeder im Team den vollen Funktionsumfang des ELO Feeds kennt und nutzen kann.

Einheitliche Nutzung von Hashtags:

Vereinbarungen zur einheitlichen Verwendung von Hashtags im ELO Feed erleichtern die Kategorisierung und das Auffinden von Themen.

Förderung einer offenen Kultur:

Eine offene Kommunikation fördert die Nutzung und das Vertrauen in den ELO Feed als kollaboratives Werkzeug.

Regelmäßiges Feedback einholen:

Durch kontinuierliches Feedback kann der ELO Feed gezielt an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst werden.

Fazit: Der Mehrwert von ELO Feed für moderne Unternehmen

Das ELO Feed Modul ist weit mehr als nur eine Kommunikationsplattform – es ist ein Werkzeug, das die digitale Zusammenarbeit neu definiert. Durch die Integration in die ELO ECM Suite verbindet es Dokumentenmanagement und Kommunikation auf einer Ebene, die Transparenz und Effizienz fördert. Unternehmen, die den ELO Feed nutzen, profitieren nicht nur von einer verbesserten internen Kommunikation, sondern auch von einer gesteigerten Produktivität und einer nachhaltigen Zusammenarbeit.

  • Kommunikation direkt in die Dokumentenverwaltung integriert durch ELO Feed
  • Zeitersparnis durch effiziente Prozesse im ELO Feed
  • Nachhaltige Teamkultur durch transparente Kommunikation und besseren Wissenstransfer mit ELO Feed

ELO Feed ist der Schlüssel, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Sie sind neugierig geworden? Dann lass Sie sich von uns beraten!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
W-L Code in Verbindung mit ELO for DATEV – DIE Erleichterung Ihrer Buchhaltung 2024!
06 November, 2024

W-L Code in Verbindung mit ELO for DATEV – DIE Erleichterung Ihrer Buchhaltung 2024!

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

W/L – Codes bieten eine entscheidende Verbesserung in der Effizienz und Genauigkeit von Dokumentenmanagementprozessen. Insbesondere in der heutigen Geschäftswelt, in der diese Faktoren von größter Bedeutung sind, kann das Dokumentenmanagementsystem ELO eine leistungsstarke Lösung zur Verarbeitung von Rechnungen darstellen. Durch die enge Integration von ELO for DATEV, einem führenden Anbieter für Buchhaltungssoftware, lässt sich der Rechnungseingangsprozess erheblich optimieren. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie der ‚Rechnungseingang-Workflow-Prozess‘ funktioniert und welche Vorteile die Nutzung von W/L – Codes sowie die Verwendung von ‚Lerndateien‘ für eine noch höhere Automatisierung und Genauigkeit in der Buchhaltung bieten.“

Inhaltsverzeichnis

Effiziente Rechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV: Automatisierung für Ihre Buchhaltung

Der Rechnungseingang-Workflow-Prozess in ELO

ELO ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen effizient zu erfassen und zu verarbeiten. Der „Rechnungseingang-Workflow-Prozess“ ist eine zentrale Funktion, bei der sämtliche relevanten Daten aus den eingehenden Rechnungen automatisiert erfasst und in das System übertragen werden. Natürlich funktioniert das auch mit sämtlichen bekannten e-Rechnungs-Formaten. Dies umfasst unter anderem Informationen wie

  • Rechnungsnummer,
  • Betrag,
  • Lieferant
  • Rechnungsdatum

Die Daten werden nicht nur in ELO gespeichert, sondern auch weiterverarbeitet, um eine nahtlose Übergabe an DATEV zu ermöglichen.

So gehört zu einem erfolgreichen Rechnungseingangsprozess auch die Buchung der Rechnung im DATEV. Für Ihre wiederkehrenden Geschäftsvorgänge werden daher sogenannte W/L – Codes angeboten. Diese erlauben die einfache Buchung von wiederkehrenden Rechnungen – auch ganz ohne buchhaltärisches Wissen – mithilfe von DATEV Lerndatein.

Lerndateien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle - bekannt aus dem DATEV

Viele Unternehmen haben regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, die oft das gleiche Konto oder die gleiche Kostenstelle betreffen. Um den Buchungsprozess für diese wiederkehrenden Vorgänge zu vereinfachen, bietet DATEV die Möglichkeit, Lerndateien zu verwenden. Diese Lerndateien sind im Grunde genommen „Wenn-Dann-Funktionen“, die automatisch vordefinierte Buchungen vornehmen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

DATEV-Anwender sind mit Lerndateien bereits vertraut, insbesondere aus der Bankbuchhaltung, wo sie verwendet werden, um regelmäßig wiederkehrende Buchungsvorgänge wie Überweisungen oder Lastschriften zu automatisieren. Aber auch im Rechnungseingang kann man sich diese Funktion zunutze machen, um die Buchhaltungsprozesse weiter zu optimieren.

Lerndateien lassen sich über das DATEV definieren und dann für den Rechnungseingangsprozess im ELO nutzen.

 

Lerndateien im DATEV anlegen

W/L - Codes in Verbindung mit DATEV Lerndateien

Die Einführung des W/L – Codes im Rahmen der ELO- und DATEV-Integration ermöglicht eine präzise und flexible Buchungserfassung. Dieser stellt das ELO Pendant zu den Lerndateien auf DATEV Seite dar. Der W/L – Code wird direkt in das ELO-Formular eingetragen und stellt sicher, dass das entsprechende Konto oder die  Kostenstelle bzw. Kostenträger korrekt zugewiesen werden – so wie in den Lerndateien definiert. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die verschiedene Geschäftsbereiche oder Projekte haben, für die unterschiedliche Kostenstellen geführt werden müssen oder in denen viel mit wiederkehrenden Zahlungen gearbeitet wird.

Wie funktioniert die Integration von Lerndateien in ELO?

Die Integration von Lerndateien im ELO-Rechnungseingang erfolgt über DATEVconnect, eine Schnittstelle, die es ELO ermöglicht, auf die in DATEV gespeicherten Lerndateien zuzugreifen. ELO erzeugt daraufhin die W/L  – Codes und stellt diese im Formular zur Verfügung. Sobald eine Lerndatei in DATEV angelegt wurde, erkennt ELO beim Eintragen des entsprechenden W/L – Codes im Formular, dass es auf die entsprechende Lerndatei zugreifen muss und befüllt Konto, Kostenstelle und Kostenträger voll automatisch. ELO wendet also die im DATEV hinterlegten Bedingungen automatisch an

Beispiel:

Angenommen, Sie besuchen regelmäßig Schulungen im Bereich IT und erhalten dazu immer wieder ähnliche Rechnungen. Wenn ELO nun die Rechnungsdaten erfasst, erkennt das System, dass diese Rechnung zu mit einem bestimmten W/L-Code kontiert werden kann. ELO greift auf die dazugehörige DATEV Lerndatei  zu und führt eine automatische und korrekte Zuordnung der Kostenstelle und des Sachkontos in der Buchhaltung durch.

Auf diese Weise entfällt die manuelle Eingabe und es wird sichergestellt, dass die Buchung korrekt und fehlerfrei durchgeführt wird.

Automatisierte Buchungsvorschläge und noch mehr Effizienz

Wer seine Buchhaltung weiter automatisieren möchte, hat in ELO die Möglichkeit, automatisierte Buchungsvorschläge zu hinterlegen. Diese Vorschläge basieren auf den erlernten Mustern aus den Lerndateien und den erfassten Rechnungsdaten. Wenn ELO eine Rechnung erkennt, für die ein wiederkehrender Geschäftsvorfall hinterlegt ist, wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt. Dieser kann entweder direkt übernommen oder manuell angepasst werden.

Das führt zu einer signifikanten Zeitersparnis und reduziert den Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erheblich. Durch die Kombination von ELO for  DATEV und den W/L – Codes wird der gesamte Rechnungs- und Buchhaltungsprozess nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier. Gerade in Zeiten von wachsenden Rechnungsvolumen und immer komplexeren Anforderungen an die Buchhaltung ist diese Automatisierung ein großer Vorteil.

Unser Fazit

Höhere Effizienz und weniger Fehler durch ELO for DATEV in Verbindung mit W/L - Codes

Die Kombination von ELO for DATEV und den W/L – Codes bietet eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die Ihre Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung optimieren möchten. Durch die Nutzung des

  • Rechnungseingang-Workflow-Prozesses,
  • der W/L – Codes zur Kostenstellenzuordnung
  • und der Lerndateien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle

können Sie als Unternehmen Ihre Buchhaltung nicht nur automatisieren, sondern auch wesentlich präziser und fehlerfreier gestalten.

Mit der Möglichkeit, automatisierte Buchungsvorschläge zu hinterlegen, können Sie ihre Buchhaltungsprozesse weiter verbessern und gleichzeitig den Aufwand für manuelle Eingaben minimieren. Wenn Sie auf diese Technologien setzen, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand der Technik ist – effizient, schnell und vor allem fehlerfrei.

Nutzen Sie die Vorteile dieser leistungsstarken Kombination und lassen Sie sich die Arbeit in der Buchhaltung erleichtern!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
ZUGFeRD – Der innovative Fortschritt 2024!
18 September, 2024

ZUGFeRD – Der innovative Fortschritt 2024!

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In der modernen Geschäftswelt gewinnt die Digitalisierung in allen Bereichen zunehmend an Bedeutung – und das Rechnungswesen bildet dabei keine Ausnahme. Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Rechnungsprozesse bietet Unternehmen enorme Vorteile: Effizienzsteigerung, Kostensenkung und verbesserte Transparenz. Elektronische Rechnungen ermöglichen es, administrative Aufgaben zu automatisieren, manuelle Fehler zu minimieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern zu vereinfachen. Besonders in Zeiten, in denen Schnelligkeit und Flexibilität über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden, ist die digitale Rechnungsverarbeitung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Mit der Einführung digitaler Rechnungsformate wie ZUGFeRD hat die Digitalisierung des Rechnungswesens einen neuen Standard erreicht. ZUGFeRD kombiniert das klassische PDF-Format mit maschinenlesbaren XML-Daten, wodurch Rechnungen sowohl von Menschen als auch von Systemen problemlos verarbeitet werden können. Unternehmen, die auf solche modernen Standards setzen, profitieren nicht nur von einer schnelleren Bearbeitung, sondern erfüllen auch die Anforderungen der zunehmenden Regulierung im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung. Dieser Blogartikel gibt einen detaillierten Einblick in das ZUGFeRD-Format und zeigt auf, wie es im Vergleich zur xRechnung abschneidet – einem weiteren wichtigen Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist ZUGFeRD?

Überblick über das Format: ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile einer visuellen PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren Daten in einer XML-Struktur kombiniert. Entwickelt wurde ZUGFeRD, um den Austausch elektronischer Rechnungen für Unternehmen jeder Größe zu erleichtern. Es erlaubt sowohl menschliche Lesbarkeit als auch die vollautomatische Verarbeitung der Rechnung durch IT-Systeme. Dies macht ZUGFeRD besonders flexibel und vielseitig in der Anwendung, da die Rechnung wie gewohnt als PDF betrachtet werden kann, gleichzeitig aber alle wichtigen Daten digital zur Weiterverarbeitung verfügbar sind.

Das Format richtet sich insbesondere an Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, ohne aufwendige technische Anpassungen vorzunehmen. ZUGFeRD unterstützt mehrere Profile, die sich in der Detailtiefe der enthaltenen Daten unterscheiden. So können Unternehmen das für sie passende Profil wählen – je nach Komplexität und den Anforderungen ihrer Partner. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist seine Interoperabilität auf nationaler und internationaler Ebene, was den Austausch elektronischer Rechnungen mit Kunden und Lieferanten weltweit erleichtert.

Durch die Einbettung in den globalen Standard UN/CEFACT sind ZUGFeRD-Rechnungen auch in internationalen Geschäftsumfeldern weit verbreitet. ZUGFeRD bietet Unternehmen daher einen modernen, skalierbaren Ansatz zur Digitalisierung des Rechnungswesens und leistet einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung in der Finanzbuchhaltung.

Die Entwicklung und Standardisierung des Formats

Die Entwicklung des ZUGFeRD-Formats begann als gemeinschaftliches Projekt mehrerer Organisationen, darunter das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), mit dem Ziel, ein einheitliches und flexibles Format für den Austausch elektronischer Rechnungen zu schaffen. Die Initiative zur Standardisierung entstand aus dem wachsenden Bedarf an effizienten, digitalen Lösungen für die Rechnungsverarbeitung, die sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) als auch für große Unternehmen geeignet sind. Seit seiner Einführung 2014 hat sich ZUGFeRD stetig weiterentwickelt und ist mittlerweile ein fest etablierter Standard in der digitalen Rechnungsstellung.

Die Standardisierung von ZUGFeRD basiert auf internationalen Normen und wurde so entwickelt, dass es kompatibel mit globalen Standards wie UN/CEFACT und ISO ist. Das Format bietet Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen in einem hybriden Format zu versenden, das sowohl menschenlesbare PDF-Dokumente als auch maschinenlesbare XML-Daten kombiniert. Durch diese Kombination wird ZUGFeRD zu einem äußerst flexiblen und anwenderfreundlichen Format, das sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lässt.

Im Jahr 2020 wurde mit ZUGFeRD 2.1 eine entscheidende Erweiterung veröffentlicht, die den europäischen Standard EN16931 für elektronische Rechnungen integriert. Damit ist ZUGFeRD insbesondere für Unternehmen interessant, die grenzüberschreitend agieren oder mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, da es eine rechtssichere, standardisierte Lösung für die elektronische Rechnungsstellung bietet. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung und Standardisierung hat ZUGFeRD zu einem der führenden Formate für die digitale Rechnungsstellung in Deutschland und Europa gemacht.

Zielgruppe und Anwendungsbereiche von ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format richtet sich an eine breite Zielgruppe, die von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) bis hin zu Großkonzernen reicht. Besonders attraktiv ist ZUGFeRD für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gleichzeitig flexibel bleiben möchten. Dank der hybriden Struktur eignet es sich für Unternehmen, die sowohl mit Geschäftspartnern kommunizieren, die noch papierbasierte oder PDF-Rechnungen bevorzugen, als auch mit Partnern, die eine vollautomatische, digitale Verarbeitung anstreben.

Ein zentraler Anwendungsbereich von ZUGFeRD ist die Automatisierung des Rechnungsversands und -empfangs. Das Format kann leicht in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und den gesamten Rechnungsprozess effizienter gestaltet. Darüber hinaus ist ZUGFeRD durch seine Unterstützung internationaler Standards auch im internationalen Handel einsetzbar, was es besonders für exportorientierte Unternehmen attraktiv macht.

ZUGFeRD ist auch eine bevorzugte Wahl für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Obwohl die xRechnung für den öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist, bietet ZUGFeRD durch seine Flexibilität und die Konformität mit europäischen Standards (wie EN16931) eine alternative Lösung, die ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Insgesamt ist das Format in nahezu allen Branchen anwendbar, von der Fertigungsindustrie über den Handel bis hin zu Dienstleistungsunternehmen, die auf eine reibungslose, effiziente und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung setzen.

Technische Details von ZUGFeRD

Struktur und Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Die technische Struktur von ZUGFeRD ist darauf ausgelegt, sowohl die menschliche Lesbarkeit als auch die maschinelle Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen. Das Format basiert auf einem hybriden Ansatz, bei dem eine PDF/A-3-Datei – ein standardisiertes Langzeitarchivierungsformat – als Träger für die Rechnung dient. In dieses PDF-Dokument ist eine XML-Datei eingebettet, die alle relevanten Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Kombination macht es möglich, dass die Rechnung als PDF erhalten bleibt, sodass der Rechnungsempfänger diese wie gewohnt visuell prüfen und archivieren, sie aber gleichzeitig automatisiert durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme verarbeitet werden kann.

Die XML-Datei folgt einem standardisierten Schema, das auf den internationalen UN/CEFACT– und EN16931-Standards basiert. Dadurch ist gewährleistet, dass die Rechnungsdaten klar strukturiert und universell verständlich sind. Die Daten umfassen alle wesentlichen Informationen, wie:

  • Rechnungsnummer,
  • Datum,
  • Beträge,
  • Steuerinformationen
  • und Details zu den Produkten oder Dienstleistungen.

ZUGFeRD bietet unterschiedliche Profile, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Diese Profile variieren in der Komplexität und im Detailgrad der enthaltenen Rechnungsinformationen und ermöglichen so eine flexible Nutzung je nach Anwendungsfall.

Hier ist ein Überblick über die verschiedenen ZUGFeRD-Profile:

Basic-Profil:

  • Für einfache Rechnungen ohne große Detailtiefe
  • Enthält nur die Mindestangaben (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Steuern)
  • Ideal für kleinere Unternehmen und einfache Geschäftstransaktionen
  • Ziel: Minimaler Aufwand bei der Rechnungsstellung

Comfort-Profil:

  • Für detailliertere Rechnungen mit zusätzlichen Informationen
  • Enthält erweiterte Daten wie Positionen, Mengen und Preise der einzelnen Artikel
  • Für Unternehmen, die komplexere Rechnungsinformationen austauschen müssen
  • Ziel: Ermöglicht eine genauere Verarbeitung und Überprüfung von Rechnungen

Extended-Profil:

  • Für sehr umfangreiche und detaillierte Rechnungen
  • Enthält alle möglichen Rechnungsinformationen, einschließlich internationaler Anforderungen
  • Speziell für komplexe Geschäftsbeziehungen, internationale Transaktionen und Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen
  • Ziel: Maximale Flexibilität und Informationsdichte für anspruchsvolle Rechnungsprozesse

Dieser Ansatz bietet Unternehmen große Flexibilität: Geschäftspartner, die noch keine vollautomatische Rechnungsverarbeitung nutzen, können die Rechnung als PDF lesen, während Unternehmen mit digitalisierten Prozessen die XML-Daten für ihre automatisierten Workflows verwenden. Durch diese Integration von maschinenlesbaren und visuellen Daten in einer einzigen Datei wird der Austausch von Rechnungen erheblich vereinfacht, was ZUGFeRD besonders anwenderfreundlich und universell einsetzbar macht.

Implementierungsmöglichkeiten für Unternehmen

Die Implementierung des ZUGFeRD-Formats in einem Unternehmen erfordert einige grundlegende Schritte, die je nach IT-Infrastruktur und Geschäftsprozessen variieren können. Grundsätzlich ist ZUGFeRD jedoch so konzipiert, dass es sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt und somit die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse erleichtert.

Hier ist ein Überblick über die typischen Schritte bei der Implementierung:

1. Analyse der vorhandenen Systeme:

Zunächst wird geprüft, welche Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bereits im Unternehmen genutzt werden und inwieweit diese für den Umgang mit elektronischen Rechnungen vorbereitet sind. Viele moderne Systeme unterstützen bereits die Verarbeitung von ZUGFeRD-Daten oder bieten entsprechende Plugins oder Schnittstellen.

2. Softwareanpassungen und -integration:

Falls die bestehenden Systeme keine direkte Unterstützung für ZUGFeRD bieten, kann spezialisierte Software zur Erstellung, Verarbeitung und Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen implementiert werden. Oft handelt es sich hierbei um Add-ons oder Module, die in das bestehende ERP- oder Buchhaltungssystem integriert werden.

3. Anpassung der Workflows:

Die Umstellung auf das ZUGFeRD-Format bietet die Möglichkeit, interne Rechnungsprozesse zu automatisieren. Hierbei sollten Unternehmen ihre Workflows anpassen, um die Vorteile der maschinellen Datenverarbeitung voll auszuschöpfen. Manuelle Prüfungen und Freigaben können durch automatisierte Prozesse ersetzt werden, was die Effizienz und Genauigkeit deutlich erhöht.

4. Schulung der Mitarbeiter:

Damit die Umstellung reibungslos verläuft, sollten relevante Mitarbeiter im Umgang mit ZUGFeRD geschult werden. Dies umfasst sowohl das Verständnis der technischen Aspekte des Formats als auch den praktischen Einsatz in der täglichen Rechnungsbearbeitung.

5. Testphase und Rollout:

Vor dem vollständigen Rollout ist eine Testphase ratsam, in der die neuen Prozesse und Systeme im kleinen Rahmen überprüft werden. So können eventuelle technische oder prozessuale Schwierigkeiten erkannt und behoben werden, bevor das Format unternehmensweit eingesetzt wird.

Mit ZUGFeRD können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung modernisieren und gleichzeitig den Anforderungen an rechtssichere, digitale Rechnungen gerecht werden. Durch die flexible Einbindung in bestehende Systeme und die Möglichkeit, Rechnungsprozesse zu automatisieren, trägt ZUGFeRD maßgeblich zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung im Rechnungswesen bei.

ZUGFeRD vs. xRechnung: Ein Vergleich

xRechnung: Eine kurze Einführung

Die xRechnung ist ein digitales Rechnungsformat, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Sie erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN16931 und ist seit November 2020 für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Das Format wurde eingeführt, um die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich zu standardisieren und die Effizienz sowie Transparenz in der Rechnungsverarbeitung zu steigern.

 

Technisch gesehen basiert die xRechnung auf einem strukturierten XML-Datenformat, das ausschließlich maschinenlesbar ist. Im Gegensatz zu Formaten wie ZUGFeRD enthält die xRechnung keine visuell ansprechbare PDF-Datei, sondern ist darauf ausgelegt, von automatisierten Systemen verarbeitet zu werden. Dadurch kann sie nahtlos in die digitale Infrastruktur von Behörden und Unternehmen integriert werden, was den manuellen Aufwand bei der Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen erheblich reduziert.

 

Ein zentrales Merkmal der xRechnung ist ihre strikte Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien, insbesondere in Bezug auf Pflichtangaben und die Einhaltung der Datenschutzverordnung (DSGVO). Diese Präzision und Standardisierung machen sie zur bevorzugten Wahl im öffentlichen Sektor, da alle relevanten Informationen klar strukturiert und einheitlich übermittelt werden. Das sorgt nicht nur für eine höhere Prozesssicherheit, sondern auch für eine schnellere Verarbeitung der Rechnungen.

Für Unternehmen, die regelmäßig mit Behörden zusammenarbeiten, ist die xRechnung somit eine unverzichtbare Komponente im Rechnungswesen. Durch ihre einfache maschinelle Verarbeitbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist die xRechnung ein Schlüsselinstrument, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern effizient und rechtssicher zu gestalten.

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Vorteile von ZUGFeRD gegenüber xRechnung

Das ZUGFeRD-Format bietet im Vergleich zur xRechnung einige entscheidende Vorteile, die es für viele Unternehmen attraktiver machen, insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Interoperabilität und Effizienz.

Flexibilität und Interoperabilität in verschiedenen IT-Systemen

ZUGFeRD zeichnet sich durch seine Flexibilität aus, da es sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine menschenlesbare PDF-Datei kombiniert. Diese hybride Struktur erlaubt es Unternehmen, Rechnungen an Geschäftspartner zu senden, unabhängig davon, ob diese manuell oder automatisiert arbeiten. Da ZUGFeRD mit internationalen Standards wie UN/CEFACT und EN16931 konform ist, können Unternehmen Rechnungen auch problemlos mit internationalen Partnern austauschen. Im Gegensatz dazu ist die xRechnung rein maschinenlesbar und für rein digitale Prozesse ausgelegt, was die Kommunikation mit Partnern erschweren kann, die noch nicht vollständig digital arbeiten.

 

Effizienzsteigerung durch einfache Integration

Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist die einfache Integration in bestehende IT-Systeme. Da das Format auf PDF/A-3 basiert, das von nahezu jedem modernen Buchhaltungs- und ERP-System verarbeitet werden kann, lässt sich ZUGFeRD oft ohne große technische Anpassungen in die bestehende Infrastruktur einbinden. Dies senkt die Einstiegshürden und erleichtert insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse. xRechnung hingegen erfordert eine vollständige maschinenbasierte Verarbeitung, was bei älteren Systemen oder weniger digitalisierten Partnern zu Implementierungsproblemen führen kann.

 

Verbesserung der Kundenkommunikation durch hybride Rechnungen

ZUGFeRD verbessert die Kundenkommunikation erheblich, da es den Empfängern die Möglichkeit bietet, Rechnungen auf zwei Wegen zu nutzen: Sie können die Rechnung als PDF visuell prüfen und gleichzeitig die XML-Daten maschinell verarbeiten. Dieser hybride Ansatz schafft Transparenz und fördert eine reibungslose Kommunikation, da alle relevanten Informationen in einem einzigen Dokument vorliegen. Gerade in Geschäftsfeldern, in denen sowohl menschliche als auch automatisierte Rechnungsprüfungen stattfinden, bietet ZUGFeRD damit einen klaren Vorteil. Die xRechnung hingegen setzt vollständig auf die maschinelle Verarbeitung und bietet keine benutzerfreundliche visuelle Komponente.

 

Durch diese Kombination von Flexibilität, einfacher Integration und verbesserter Kundenkommunikation ist ZUGFeRD für Unternehmen besonders attraktiv, die sowohl manuelle als auch digitale Prozesse unterstützen möchten.

Technische Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung: Tabellarischer Überblick

tabellarische Übersicht über die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und xRechnng

Diese technischen Unterschiede machen xRechnung zur bevorzugten Wahl für Behörden und den öffentlichen Sektor, während ZUGFeRD durch seine Flexibilität in vielen Branchen beliebt ist.

Nachteile und Herausforderungen bei der Nutzung von ZUGFeRD

Trotz der zahlreichen Vorteile von ZUGFeRD gibt es auch einige Nachteile und Herausforderungen, die Unternehmen bei der Nutzung des Formats beachten sollten.

 
Komplexität bei der Implementierung

Obwohl ZUGFeRD als relativ einfach zu integrieren gilt, kann die Implementierung insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) komplex sein. Die Anpassung von IT-Systemen, die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungsprogramme sowie die Schulung der Mitarbeiter erfordern initialen Aufwand und können mit Kosten verbunden sein. Nicht jedes Unternehmen verfügt über die technischen Ressourcen, um diesen Prozess reibungslos durchzuführen.

Hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur

Da ZUGFeRD auf der Kombination von PDF und XML basiert, müssen die IT-Systeme in der Lage sein, beide Komponenten zu verarbeiten. Unternehmen, die nur auf PDF-basierte Rechnungsprozesse ausgelegt sind, müssen zusätzliche Softwarelösungen einführen, um die maschinenlesbaren XML-Daten vollständig zu nutzen. Auch die Sicherstellung der Kompatibilität mit Partnern, die möglicherweise andere elektronische Formate verwenden, kann eine Herausforderung darstellen.

Nicht optimal für durchgängig digitale Prozesse

Im Vergleich zu reinen XML-basierten Formaten wie der xRechnung ist ZUGFeRD aufgrund der enthaltenen PDF-Komponente nicht optimal für vollständig automatisierte und papierlose Prozesse. Das PDF-Format kann für einige Anwendungsfälle unnötig sein und zusätzliche Speicheranforderungen erzeugen, wenn ausschließlich die maschinelle Verarbeitung relevant ist.

Begrenzte Nutzung im öffentlichen Sektor

Obwohl ZUGFeRD durch die Konformität mit EN16931 auch im öffentlichen Sektor eingesetzt werden kann, wird dort häufig die xRechnung bevorzugt. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen im xRechnungs-Format zu akzeptieren. Unternehmen, die vorwiegend mit öffentlichen Institutionen arbeiten, müssen daher häufig beide Formate parallel verwalten.

Unterschiedliche Profile und Kompatibilitätsprobleme

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile (Basic, Comfort, Extended), was zwar Flexibilität ermöglicht, aber auch zu Kompatibilitätsproblemen führen kann. Nicht jedes Unternehmen oder System kann alle Profile verarbeiten, was den Austausch zwischen Geschäftspartnern komplizieren kann, wenn nicht das passende Profil verwendet wird.

Diese Herausforderungen zeigen, dass trotz der Vorteile von ZUGFeRD eine sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich ist, um das volle Potenzial des Formats auszuschöpfen.

Fazit

ZUGFeRD ist ein zukunftsweisendes Format, das Unternehmen ermöglicht, ihre Rechnungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Es bietet eine flexible Lösung, die sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großkonzerne attraktiv ist. Neben der Kosten- und Zeitersparnis im Rechnungswesen trägt es zur Reduzierung von Fehlerquellen bei und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen wird ZUGFeRD in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle in der modernen Geschäftswelt spielen.

Sie wollen mit ZUGFeRD weiterhin wettbewerbsfähig und zukunftsorientiert bleiben? Buchen Sie einen Termin und lassen Sie sich kostenlos bei uns beraten!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator
ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions
26 März, 2024

ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Bereichen des Geschäftslebens immer weiter voranschreitet, spielt das Dokumentenmanagement–System (DMS) eine zentrale Rolle. Dabei ist ELO, ein führendes DMS, nicht nur eine Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Noch nie war der Zugriff auf, die Verwaltung und die Sicherung Ihrer Daten so einfach und sicher wie heute – dank der Cloud-Technologie. Als einer der wenigen, exklusiven Cloud-Partner von ELO, möchten wir, PerlSystem® it solutions, Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von ELO in der Cloud profitieren kann.

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Einsatzmöglichkeiten von ELO in der Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

● Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten. Berechtigungsstrukturen sorgen für kontollierte Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Daten.

● Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Datenschutz und Patientenrechte sind im Standard mit gegeben.

● Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher. Profitieren Sie von besserer Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten in Produktionsprozessen.

● Landwirtschaft: Verwalten Sie Landpachtverträge, Maschinenwartungsprotokolle und Förderanträge. Sorgen Sie für eine einfache Dokumentation und Nachverfolgung von nachhaltigen Anbaumethoden und -zertifizierungen.
● Verwaltungsorganisationen: Egal ob betriebliche oder öffentliche Verwaltung: ELO unterstützt mit zentralisierter Ablage von allen Dokumenten wie bspw. Mietverträgen, Abrechnungen. Sorgen Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
● Kulturunternehmen: Verwalten Sie Projektdokumentationen, Sponsoringverträge und alle anfallenden Rechnungen zentral an einer Stelle.
● Baugewerbe: Zentralisieren Sie Ihre Baupläne, Verträge und Projektprotokolle, sodass Sie immer – auch unterwegs- Zugriff auf diese haben. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Dokumentationsplfichten und Sicherheitsstandards lassen sich einfach abbilden.
● Stiftungen / Vereine: ELO ermölicht eine effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten und Spendenunterlagen. Schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Spender und Mitglieder.
● Vertriebsorganisationen: Behalten Sie einen Überblick über Kundenkontakte, Verträge und Verkaufsdokumentationen. Ideal auch zur zentralen Verwaltung von Marketingmaterial. Nutzen Sie die ortsunabhängige Verfügbarkeit für den Zugriff auf Vertriebsdokumente und -daten für Ihre Außendienstmitarbeiter.
● Diensteleistungsunternehmen: Optimieren Sie mithilfe von Workflows Ihre Prozesse und profitieren Sie von zentralisierter Verwaltung von Kundenunterlagen und Serviceverträgen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen
06 April, 2023

ELO for DocuSign 2024: DIE Lösung für ihr Unternehmen

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.

Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.

Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?

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Warum mit ELO?

"Innovationen sind an der Tagesordnung, Stillstand ein Fremdwort.
ELO als Unternehmen kennt also Veränderung ..."
Herr Nils Mosbach - ELO Office
Nils Mosbach Geschäftsführung ELO Digital Office

Bildquelle: ELO Digital Office GmbH“

Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, “die Unterhaltung” über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Was ist DocuSign?

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

Struktur von ELO for Docusign
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?

DocuSign ist datenschutzkonform, weil sie BCRs folgen, die DSGVO-konform sind.

Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: Ja!

Die lange Antwort:

DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.

Die Abbildung des Prozesses im ELO

Nehmen wir an: Die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.

Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verändern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Änderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr für doppelte Datensätze geht gegen null!

Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der Verschwiegenheitserklärung unterschrieben werden soll. 

Wo kann man digital die Unterschrift tätigen?

  • mit der Standard-Auswahl kann der Empfänger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tätigt,
  • mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender für alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
  • und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich für ein einzelnes Dokument angepasst werden.

Als nächsten Schritt werden die Empfängerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird („Verschwiegenheitserklärung Unterschrift“).  Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider übermittelt.

ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.

Braucht man einen DocuSign-Account und eine ELO-Lizenz?

Derjenige, der die Unterschrift leisten soll, braucht keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz; das braucht nur der Auftraggeber (in diesem Fall der Arbeitgeber).

Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, über die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe „Unterschriftsprozess abgeschlossen“ – sodass das fertige Dokument noch einmal geprüft werden kann. Außerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch für andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.

Welche Vorteile hat ELO for DocuSign?

Die Vorteile von ELO for DocuSign liegen auf der Hand! Schauen wir uns gemeinsam einen typischen Ablauf ohne die digitale Unterschrift an!

Der Arbeitgeber hätte zum Beispiel dem Sekretär des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die Verschwiegenheitserklärung postalisch zukommen zu lassen. Die Verschwiegenheitserklärung wird ausgedruckt, der Sekretär passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nächsten Briefkasten eingeworfen.

elo for docusign vorteile - PerlSystem
Vorteile mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Zwei Tage später hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die Verschwiegenheitserklärung wiederum zurück an das Unternehmen – mit der händischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage später ist der Brief mit der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung im Unternehmen angekommen. Der Sekretär ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die Verschwiegenheitserklärung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur Prüfung auf den Tisch gelegt – und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.

„So ist das halt!“, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystem® it solutions: „So muss das nicht bleiben!“
Wir präsentieren: Einen himmelweiten Unterschied mit ELO for DocuSign!

Wie lange dauert der Prozess mit ELO for DocuSign?

Der Prozess dauert im besten Fall nur wenige Minuten.

Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich

Im direkten Vergleich der drei E-Signaturen räumen wir mit Missverständnissen auf.

Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem Geschäftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natürlich!

Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befähigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?

Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und üblich sind.

💡Elektronische Signaturen verständlich erklärt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel

Wer verwendet die EES?

Die EES, die einfache elektronische Signatur verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.

Wir, die wir täglich und ganz selbstverständlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestätigen die Erklärung für die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein – und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der Bestätigung aus. Die Identifizierung ist dann bloß die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.

Wann kommt die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) zum Einsatz?

Die FES kommt zum Einsatz, wenn mehr Rechtssicherheit benötigt wird.

Die FES ist geeignet für Verträge ohne Formvorschrift. Bei der Überprüfung werden Sicherheitsschlüssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. Außerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen wird.

Die Rechtskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.

Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschließen: Die meisten Verträge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

  • Mietverträge,
  • Arbeitsverträge,
  • Lieferantenverträge,
  • Vollmachten,
  • Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung

– alle können mit der FES rechtsgültig unterschrieben werden!

Was bietet die QES (qualifizierte elektronische Signatur)?

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche Legitimationsprüfung bescheinigt.

Mit der QES können digital Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Verbraucher-darlehensverträge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.

ELO for DocuSign: Sieben häufige Anwendungsfälle der E-Signatur für KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen)

Hier haben wir von PerlSystem® it solutions einige Anwendungsfälle für Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.

Kaufverträge

Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können Kaufverträge direkt online abgewickelt und Geschäfte schneller abgeschlossen werden – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen –, sogar dann, wenn die Verträge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.

Bestellformulare

Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – das funktioniert am besten mit e-Signaturen!

Lieferantenverträge

Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.

Änderungsaufträge

Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell ändern. Ob kleinere Änderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte – Änderungsverträge sind ein wichtiger Teil des alltäglichen Geschäfts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.

Formulare für Neukunden

Wenn ein Kunde viele Formulare ausfüllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden – übersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.

Immobilienverträge

Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geändert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen für Immobilienverträge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heißen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. Kaufverträge für eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher Ausführung unterschrieben waren? Auch hier – wie in jedem Bereich – vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!

Onboarding von Mitarbeitern

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, Verschwiegenheitserklärungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.

Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Überblick über den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding für beide Seiten zu ermöglichen!

Noch mehr Möglichkeiten für Sie, Dank PerlSystem® it solutions!

Darüber hinaus planen wir von PerlSystem® it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:

  • Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, für jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter überblickt werden.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
  • Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer über den Status eines Dokuments zu informieren
  • Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)

Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?

Fazit – digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Wir von PerlSystem® it soloutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

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Steffen Perlwitz Inhaber PerlSystem® it solutions Blogger stolzer Vater Unternehmer Innovator