ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

Wir von PerlSystem® it solutions kennen uns – als offizieller Business Partner von ELO – selbstredend auch mit den mobilen Anwendungen von ELO aus. Um die soll es heute gehen: Die ELO Mobile App!

Wir versorgen Sie (als Ihr ELO Partner) natürlich auch mit den praktischen, leicht bedienbaren und somit benutzerfreundlichen Apps von ELO – und ich verspreche Ihnen: So leicht waren Sie bestimmt noch nicht papierlos unterwegs!

Sie sind bereits ELO-Kunde? ELO ist Ihnen höchstens ein grober Begriff und Sie haben noch Aktenschränke voller Ordner in Ihren Büroräumen? So oder so werden Sie aus diesem Artikel allerhand Informationen mitnehmen. Ich lasse Sie da nicht im Stich!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Also seien Sie gespannt und schauen Sie mal, was alles so möglich ist im Zeitalter der Digitalisierung. Schauen meine ich in diesem Fall ganz wortwörtlich: Zusätzlich zu meinen schriftlichen Ausführungen gibt es einige Videos, die sehr anschaulich demonstrieren, wie in der ELO Mobile App der Hase läuft! Sie werden überrascht sein, was eigentlich alles mit ELO möglich ist, wenn man nicht im Büro am PC sitzt.

Fangen wir von vorne an: Alle Infos zur aktuellen Version von ELO 23, dem deutschen Marktführer im Bereich Dokumentenmanagement (DMS), finden Sie hier in unserem Blogartikel! Hier erklären wie Ihnen, wie die Implementierung von ELO in Ihrem Unternehmen dafür sorgen wird, dass Sie von nun an GoBD- und DS-GVO-konform und PAPIERLOS archivieren und an Dokumenten arbeiten können.

Sie wollen direkt dazu mit uns sprechen?!

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Inhaltsverzeichnis

Warum sollten Sie mit ELO Mobile arbeiten?

Es gibt so viele Gründe, weshalb Sie mit ELO Mobile arbeiten sollten!

Spätestens seit der Covid-19-Pandemie und seit den Zeiten von Homeoffice ist klar: Wir müssen manchmal flexibler sein und es hilft, wenn man außerhalb des Büros auf relevante Dokumente Zugriff hat.

Denn in unserer zunehmend digitalisierten Welt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um den Arbeitsplatz ihrer Angestellten so zu gestalten, dass die Bedingungen optimal sind, sodass die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern und die Fehlerquote minimieren können.

Mit ELO können Unternehmen ganz viele dieser Wünsche umsetzen: Das digitale, einheitliche Ablegen von Dokumenten ist spätestens bei der Suche nach (zum Beispiel) Rechnungen oder Verträgen eine massive Zeitersparnis und Erleichterung. Die Volltextsuche ermöglicht, was kein perfekt geordnetes Papierbüro schafft: In Sekundenschnelle lässt sich in den Inhalten eines Dokuments suchen, also über die Metadaten hinaus.

Mit dem ELO Feed sind Unterhaltungen über ein Dokument schnell und niedrigschwellig direkt am Dokument im Archiv möglich und mit Workflows werden bei den jeweiligen Mitarbeitern automatische Aufgaben erstellt. All das ist in der Desktop-Version der Anwendung möglich. Aber da hört ELO natürlich nicht auf! Der ELO Feed zum Beispiel ist haargenau so am Handy nutzbar wie am PC!

Mit den ELO Mobile Apps können Nutzer ihr Büro praktisch in die Hosentasche stecken und haben jederzeit Zugriff auf ihre Arbeitsdateien, Kommunikationstools und Unternehmensressourcen.

Ein Beispiel für die ELO-Nutzer unter Ihnen:

Es wird noch dringend eine Freigabe benötigt, die bei Ihnen in den Workflows liegt? Dann können Sie bequem die ELO App auf Ihrem Mobilgerät öffnen und diesen Workflow bearbeiten.

Dieses und viele weitere Anwendungsbeispiele sowie die Nützlichkeit und Möglichkeiten von ELO Mobile stelle ich Ihnen in diesem Blogartikel dar!

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Arbeit mit ELO Mobile notwendig?

Dies sind die technischen Voraussetzungen, die für die Arbeit mit ELO Mobile zu erfüllen sind:

ELO Mobile Apps benötigen einen Zugriff auf den ELO Indexserver, etwas genauer gesagt zu der ELO Web Client Komponente, welche auf dem ELO Server verfügbar sein muss.

Zudem muss die Erreichbarkeit dieser Komponente durch externe Zugriffe gewährt sein. Dies können wir auf zwei Wegen erreichen:

  1. Ein DMZ-Server (Demilitarized Zone – Ein Server welcher aus dem Internet erreichbar ist und mit dem internen Netzwerk verbunden ist, aber durch strikte (Firewall-)Regeln dafür sorgt, dass das interne Netz vor externen Zugriffen geschützt wird) zwischen den ELO-Server und den Mobile-Client geschaltet. Hierzu sollte eine weitere Instanz des Indexservers in der DMZ-Umgebung installiert werden, damit für den Web-Zugriff eine unabhängige Indexserver-Instanz zur Verfügung steht.
  2. Das Endgerät verbindet sich mittels VPN-Zugang mit dem Firmennetz und kommuniziert so aus dem internen Firmennetz mit dem Indexserver. VPN-Zugänge gelten derzeit als extrem sicher und sind daher auch unsere Empfehlung, um sich mit dem Firmennetz zu verbinden.

Wie verläuft die Einrichtung der App?

Die entsprechende App kann entweder aus dem Google Play Store (Android) oder aus dem App Store (iOS) heruntergeladen und angewandt werden, wenn die Anbindungsvoraussetzungen erfüllt sind. In der ELO Mobile App können die Mitarbeiter nun die Netzwerkadresse hinterlegen, unter welcher diese die Web Client Komponente erreichen, sowie die gewohnten Login-Daten, mit welcher die Mitarbeiter sich im ELO einloggen. Dann kann es sofort losgehen!

Wie ist die Benutzeroberfläche von ELO Mobile gestaltet?

Die Benutzeroberfläche ist nach der Kachelübersicht gestaltet, die man auch aus der Desktopversion von ELO kennt.

Die Mobile Apps bieten eine Kachelübersicht der folgenden Funktionsbereiche:

  • Mein ELO: Hier finden Sie Neuigkeiten zu abonnierten Feeds sowie Informationen zu Aufgaben und Workflows.
  • Archiv: Enthält sämtliche Ordner und Dokumente, auf die Sie zugreifen können.
  • Klemmbrett: Der Funktionsbereich Klemmbrett ist eine temporäre Sammelliste für Dokumente und Ordner. Das Klemmbrett wird auf den verschiedenen ELO Clients nicht synchronisiert, auf dem Klemmbrett von ELO Mobile können sich andere Dokumente befinden als im Java Client.
  • Aufgaben: In diesem Funktionsbereich werden Ihre Aufgaben und Workflows angezeigt.
  • Suche: Hier können Sie gezielt nach Einträgen in ELO suchen.
  • Offline: Laden Sie Einträge in den Offline-Bereich herunter, um sie auf Ihrem Gerät verfügbar zu machen. Dateien, die sich hier befinden gelten nicht als ausgecheckt. Sie sind lediglich auch dann auf dem Endgerät verfügbar, wenn es keinen Internetzugriff hat.
  • Datensätze: Hier werden Datensätze zwischengespeichert. Je nach Voreinstellung werden sie in den Funktionsbereich Ablage geladen, sobald eine Internetverbindung besteht.

Zudem besteht für den Administrator die Möglichkeit neue Funktionsbereiche anzulegen und diese für die Mobile-Apps verfügbar zu machen. Da die Postbox eine exklusive Funktionalität des ELO Java Clients ist, kann auf diese nicht aus einer Mobile-App zugegriffen werden.

Wie genau das aussieht, können Sie sich hier einmal anschauen. Einer meiner geschätzten Mitarbeiter hat hierzu mehrere leicht verständliche Videos mit Voiceover produziert, um Ihnen die ELO Mobile App visuell näher zu bringen.

Hat die ELO Mobile App die Grundfunktionen der ELO Desktop-Version?

Ja, die ELO Mobile App hat die gleichen Grundfunktionen wie die ELO Desktopversion.

Dazu gehören die folgenden:

  • Neuen Ordner erstellen
  • Datei hinzufügen
  • Neue Version laden
  • Dokument zur Ansicht öffnen
  • Dokument bearbeiten
  • Formular anzeigen
  • Eintrag senden
  • Randnotiz erstellen
  • Eintrag löschen

Welche Arbeitsschritte lassen sich in den Funktionsbereichen der App ELO Mobile umsetzen?

Natürlich lässt sich nicht jeder Arbeitsschritt der ELO Desktopversion in der ELO Mobile App umsetzen – aber sehr viele!

Prinzipiell möchte ich aber betonen, dass ELO Mobile nicht als Ersatz für die Arbeit mit der Desktopversion gedacht ist, sondern „lediglich“ als Ergänzung genutzt werden soll. Die Arbeit mit dem ELO über einen PC ist für die tägliche Arbeit unabdingbar.

Welche Arbeitsschritte mit ELO Mobile allerdings möglich sind, will ich einmal kurz aufzeigen.

Klemmbrett

Auf dem Klemmbrett lassen sich (wie von ELO gewohnt) häufig genutzt Ordner und Dokumente ablegen. Es ist ein Schnellzugriff auf Dokumente, die auf dem Klemmbrett mit einer Referenz versehen sind. Mit dem Klick auf „Gehe zu“ gelangt man direkt an den Ort, wo das Dokument tatsächlich im Archiv abgelegt ist.

Innerhalb des Archivs und in der Suche kann man mit einem Klick einzelne Ordner oder Dokumente auf dem Klemmbrett verlinken; ebenfalls mit einem Klick lassen sich Einträge vom Klemmbrett wieder entfernen. Das löscht natürlich nicht das Dokument aus dem Archiv, sondern löst lediglich die Erwähnung auf dem Klemmbrett auf.

Aufgaben und Workflows

Ein weiterer Funktionsbereich in der ELO Mobile App sind die Aufgaben. Diesen Bereich kennen Sie – insofern Sie bereits ELO-Nutzer sind – auch von der ELO Desktopversion.

Hier sind Ihre individuellen Workflows und erstellte Wiedervorlagen aufgelistet. Ausgehend von diesem Bereich können Sie dann auch mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnen.

Neu hinzugekommene Aufgaben lassen sich dadurch erkennen, dass sie in fetter Schrift und zusätzlich mit einem grünen Punkt markiert werden. Aufgaben, deren Frist überschritten sind, sind an einem roten Ausrufezeichen erkennbar.

Weiter unten in diesem Abschnitt können Sie sich ein Video anschauen, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Neue Workflows, aus denen sich dann wiederum neue Aufgaben für Kollegen ergeben können, können Sie aus dem Archiv bzw. aus dem Funktionsbereich Klemmbrett starten. Im Kontextmenü eines Dokuments können Sie aus Vorlagen wählen. Ihr Unternehmen wird für spezifische und häufige Situationen im Unternehmen Workflows angelegt haben lassen – oder Sie erstellen einen Ad-hoc-Workflow für Freigaben und Kenntnisnahmen und wählen die jeweiligen Kollegen aus.

Wir bei PerlSystem® it solutions sind ELO- und damit auch Workflow-Experten. Wir konfigurieren für Sie Ihr ELO und werden wahrscheinlich keine Wünsche offenlassen. Alles ist möglich! Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Sie sind eigentlich im Urlaub, sagen wir in Südfrankreich, aber haben die Bearbeitung eines Workflows vergessen und keine Urlaubsvertretung im ELO eingerichtet? Nun ruft doch der Kollege an, entschuldigt sich vielmals, aber braucht die Aufgabe, die bei Ihnen liegt … Die Flexibilität und die Erreichbarkeit durch mobile Anwendungen muss nicht unbedingt heißen, dass damit auch Mehrarbeit außerhalb der offiziellen Arbeitszeit einhergeht. In diesem Fall haben Sie im Urlaub in einer Minute alles erledigt: Sie können einen Workflow von unterwegs weiterleiten oder delegieren, sodass ein Kollege die Bearbeitung übernimmt. Sie wählen diesen aus und klicken auf „ok“. Der Urlaub kann weitergehen!

Darüber hinaus gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie innerhalb der ELO Mobile App mit Workflows umgehen können. Dies würde aber den Rahmen sprengen. Es sei gesagt, dass sich die Möglichkeiten der App im großen Teil mit der der Desktopversion decken.

Suche

Ein weiterer und sehr hilfreicher Funktionsbereich ist die Suche. Hier lassen sich nicht nur bloße Begriffe eintippen, sondern darüber hinaus – wie auch bei der Desktopversion von ELO – allerhand Filtermöglichkeiten. Man kann den Volltext durchsuchen lassen, die Kurzbezeichnung und ggf. weitere Felder der Metadaten und Verschlagwortung und es lässt sich zum Beispiel auch einstellen, von welchem Benutzer und in welchem Zeitraum das gesuchte Dokument wahrscheinlich abgelegt wurde, um die Suchergebnisse einzugrenzen. Das sind nur einige Beispiele der Filtermöglichkeiten für die Suche, da ist natürlich noch einiges mehr möglich, damit Sie so schnell wie möglich finden, was Sie suchen!

Sie suchen ständig unter der gleichen Prämisse? Dann speichern Sie sich die Suche mit den jeweiligen Filtermöglichkeiten einfach als Favoriten ab. Noch schneller geht es nun aber wirklich nicht mehr!

Für einen Einblick in die Suche mit der ELO Mobile App können Sie sich hier ein weiteres Video anschauen. Film ab (und Ton an)!

Dateien offline verfügbar machen und hochladen

Einer Ihrer Kunden wohnt in einem tiefen Funkloch und Sie wollen nicht nach dem WLAN-Passwort fragen? Na, zum Glück hat ELO hier noch eine Funktion eingebaut, die Ihnen ganz sicher nützlich sein wird!

Sie können Einträge im Archiv offline verfügbar machen. Hier wird also das Dokument oder gar die ganze Kundenakte in Ihren Smartphone-Speicher heruntergeladen, aber Sie greifen trotzdem noch über die ELO Mobile App darauf zu. Letztendlich brauchen Sie also nur genügend Speicherplatz auf Ihrem mobilen Gerät und nichts kann Sie dann noch davon abbringen, Ihren wichtigen Kunden bei einem Hausbesuch optimal zu beraten, auch wenn nicht einmal Edge-Netz verfügbar ist.

Hier gibt es ebenfalls ein kurzes, anschauliches Beispielvideo.

Sie können von Ihrem Mobilgerät auch Dateien im ELO ablegen. Wie genau das funktioniert, können Sie sich auch hier in einem kurzen Video kurz anschauen. Der Vorgang ist dem von anderen gängigen Apps wie zum Beispiel Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram sehr ähnlich. Die Kategorisierung und Verschlagwortung dieser hochgeladenen Datei deckt sich dann wiederum mit den gängigen Vorgängen in der Desktopversion von ELO.

Hier können Sie sich beide Videos zu diesem Abschnitt anschauen:

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions sind voll und ganz von den mobilen Lösungen von ELO überzeugt. ELO Mobile – da sind wir dabei!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir außerdem Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen. Das gilt natürlich auch für bereits bestehende ELO-Archive – kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie mit Ihrem digitalisierten Ist-Zustand nicht gänzlich zufrieden sind!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO-Kunde sind oder noch nicht – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

Steffen Perlwitz

One thought on “ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!
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