Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH
Die Firma Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH bietet seit 1996 professionelles Immobilienmanagement für private und institutionelle Eigentümer und ist spezialisiert auf die WEG-Verwaltung. Inzwischen hat die Firma einen sehr großen Kundenkreis und betreut etwa 200 Häuser mit ca. 2.500 Wohneinheiten. Ihr Schwerpunkt liegt bei der klassischen Mietverwaltung sowie der Verwaltung gewerblicher Objekte im Raum Halle / Saalekreis sowie im Raum Leipzig.
Ziel ihrer täglichen Arbeit ist die Zufriedenheit der Eigentümer und der Mieter. Dazu beschäftigen sie ausschließlich qualifizierte kaufmännische Mitarbeiter. Ein weiteres Tätigkeitsfeld der Firma ist die Revitalisierung problembehafteter Immobilien in ganz Sachsen-Anhalt.
Ausgangslage
Die Unternehmen Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH verzeichnet seit 1996 einen stetig wachsenden Bestand an betreuten Häusern, Wohneinheiten und gewerblichen Objekten. Damit einhergehend stieg intern der absolute Betreuungsaufwand und die Anzahl und Komplexität der zu realisierenden Prozessabläufe. Die Ablage der Dokumente erfolgte bis zur Betreuung durch PerlSystem® it solutions nicht in einer Dokumentenmanagement-Software.
Projektziel
Sämtliche Eingangsbelege sollten rechtskonform gemäß GoBD und sachbezogen pro Verwaltungseinheit archiviert werden. Die gesamte Ordnerstruktur im zu schaffenden Archiv sollte intuitiv gemäß der Arbeitsweise des Unternehmens aufgebaut werden, sodass ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente jederzeit möglich ist. Die noch vorhandene manuelle Ablage in Handakten sollte komplett durch eine durchdachte digitale Ordnerstruktur inklusive elektronischer Akten abgelöst werden. Durch ein zu erstellendes komplexes Berechtigungskonzept und deren Umsetzung in einem Dokumentenmanagement-System sollten alle Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden.
Herangehensweise
Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter betrachtet und nach Relevanz und möglichem Optimierungspotential bewertet.
Anschließend wurde auf dieser Basis entschieden, dass die Gestaltung und der Aufbau des Dokumentenmanagement-Systems mit neun lizensierten Arbeitsplätzen erfolgt. Innerhalb des gesamten Projektes wurden mehrere Teilprojekte definiert, die nacheinander umgesetzt werden sollten.
Ein wichtiger Punkt hierbei war die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter an den einzelnen Arbeitsplätzen.
Umsetzung
In mehreren Consultings wurden interne Prozessabläufe analysiert, individuelle Zuständigkeiten erfasst und Benutzerberechtigungen besprochen und ggf. gemeinsam erörtert.
Die definierten Teilprojekte wurden nacheinander umgesetzt und die Software ELO-Professional wurde Schritt für Schritt im Unternehmen eingeführt.
Großen Raum nahmen Consultings zur zu schaffenden Ablagestruktur im Archiv von ELO-Professional ein. Letztlich wurde die bereits bestehende Struktur im genutzten Wohnungsverwaltungsprogramm weitestgehend übernommen. Das sicherte für die betroffenen Mitarbeiter ein schnelles Einarbeiten und intuitives Zurechtfinden im neu geschaffenen Archiv. Der Prozess der Archivierung der Ausgangbelege wurde analysiert und weitestgehend automatisiert. Zuletzt wurden sämtliche Arten von Eingangsbelegen im Unternehmen analysiert und deren Bearbeitung im Rahmen von definierten Workflows unter Nutzung der Möglichkeiten des Programms ELO-Professional optimiert. Die schrittweise Umsetzung und mehrfach direkt am Arbeitsplatz erfolgte Schulungen sicherten die Akzeptanz des Dokumentenmanagement-Systems bei den Mitarbeitern.
Das Projekt wurde von Anfang an als modulares System konzipiert und ist damit auch zukünftig an mögliche veränderte oder zusätzliche Anforderungen anpassbar.
Ergebnis
Mit der Realisierung des Projektes erfolgt nun eine rechtskonforme Archivierung aller Eingangs- und Ausgangs-belege gemäß den Anforderungen der GoBD. Durch den Einsatz von Workflows wurde eine deutliche Zeit- und damit auch Kostenersparnis im Prozess der Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten erreicht. Die intuitiv erfassbare Archivstruktur ermöglicht ein schnelles Wiederauffinden von benötigten Dokumenten.
„Nach der Einführung des Programms ELO-Professional und der damit verbundenen Optimierung von internen Prozessen arbeiten wir deutlich effektiver und damit auch kostengünstiger.“