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Referenzen

23 Mai, 2023

Stiftung Lesen

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die Stiftung Lesen ist eine bundesweite und operativ tätige Stiftung mit Sitz in Mainz, die zur Förderung von Lese- und Medienkompetenz gegründet wurde und eng mit Bundes- und Landesministerien zusammenarbeitet. Schirmherr ist der Bundespräsident.  

Wir von PerlSystem® it solutions betreuen die Stiftung Lesen seit 2020 und haben schon viele Herausforderungen gemeinsam bewältigt. Darunter Installation des neuen ECM.

Projektfokus

  • Grundsätzlich ging es um die Einrichtung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) sowie die Implementierung einer ECM Strategie zur Festlegung, wie mit Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung verfahren werden soll, inklusive der Bildung eines digitalen Archivs. 
  • Dazu gehörten u. a. die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung mit der Anbindung an das Buchhaltungsprogramm „Sage100“. 
  • Die Umsetzung einer multilingualen Vertragsverwaltung, 
  • sowie die digitale Personalverwaltung. 
  • Zudem wurden Schulungen durchgeführt und zusätzlich Schulungsunterlagen ausgearbeitet. 

Prozessgeschwindigkeit erhöhen • einfacher • DS-GVO konform • papierlos • rechtssicher • GOBD konform • individuell

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Vereinfachung der Rechnungseingangsbearbeitung! Durch das automatische Erkennen von Rechnungsdaten auf physischen und digitalen Dokumenten und der direkten Zuordnung dieser Daten in einem extra für die Stiftung Lesen erstellten digitalen Prüfprozess inkl. der Einbeziehung verschiedener Abteilungen und einer individualisierten Berechtigungsstruktur (DocX) 
  • Die Anbindung an das Buchhaltungsprogramm „Sage100“ als Datenquelle für den digitalen Prüfprozess, automatisiertes erfassen und Quervernetzen von neuen und vorhandenen Daten mit anschließender Übergabe der vorkontierten Buchungen an „Sage100“ zur schnelleren Rechnungsbearbeitung. 
  • Die Vereinfachung der Personalverwaltung durch den Aufbau einer dynamischen, sich selbst aktualisierenden Historie zu Gehältern, Arbeitszeiten und Schulungsmaßnahmen (Verwaltung von Pflichtveranstaltungen, Wiederkehrenden Schulungen, Sicherheitsunterweisungen, etc.). Auch Fristen oder Verträge mit Probezeiten werden nun übersichtlich dargestellt. 
  • Rechtssicherheit durch die Einführung einer passgenauen Rechtestruktur mit Rücksicht auf mehrere Abteilungen und deren Aufgabenbereiche 
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO 
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im ECM und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht. 
  • Durchführung von interaktiven und individuell zugeschnittenen Schulungen je Arbeitsgruppe zu den Themen Personal- und Vertragsmanagement, Rechnungsmanagement und allgemeine Bedienung des ECM-Systems. 
23 Mai, 2023

DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh 

Steffen Perlwitz
CEO PerlSystem® it solutionsSteffen Perlwitz

Die DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh ist ein Unternehmen mit circa 15 Mitarbeitern, das sich auf die Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien im Raum Magdeburg sowie dem näheren Umfeld spezialisiert hat.

Wir von PerlSystem® it solutions betreuen die DOMUS-Immobilienverwaltungsgesellschaft mbh seit 2019 und haben schon viele Herausforderungen gemeinsam bewältigt. Darunter Installation des neuen DMS von ELO! 

Projektfokus

  • Grundsätzlich wurde das DMS ELO Professional im Unternehmen installiert, auf die individuellen Bedürfnisse beim Kunden angepasst und die Mitarbeiter wurden ausführlich in der Bedienung geschult. 
  • In diesem DMS wurde eine eigens programmierte Vorgangsverwaltung für das Immobilienmanagement und die Hausverwaltung implementiert – in der eigenen Nomenklatur, die den einfachen Umstieg zur digitalen Immobilienakte garantiert hat! 
  • Mit der Einführung von individuellen und automatisierten Workflows ist selbst die Überwachung von besonders kleinschrittigen Vorgängen gewährleistet. 
  • Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen mit den ausgelösten Vorgängen passiert jetzt automatisiert im digitalen Archiv, wodurch die Zuordnung nicht mehr händisch erfolgen muss.  
  • So ist ein nachvollziehbares Controlling für die Eigentümergesellschaften von Haus aus gegeben. 

Digitale Immobilienakte• mobiles Arbeiten •DS-GVO-konform • papierlos • Vereinfachung • GoBD-konform • individuell

Der Weg in die digitale Zukunft: Was hat die Umsetzung gebracht?

  • Die Bildung der digitalen Immobilienakte im DMS, die sicherstellt, dass alle Informationen und Inhalte zu einer Wohneinheit an einem Ort gespeichert sind, wodurch ein Controlling durch die Hauseigentümer erheblich erleichtert ist. 
  • Die digitale Erfassung von Vorgängen (zum Beispiel notwendigen Reparaturarbeiten) löst einen eigens programmierten Workflow aus, der die Überwachung aller Handlungsschritte innerhalb des Vorgangs (durch automatisiert erstellte Aufgaben für die zuständigen Mitarbeiter) garantiert – inklusive der Zuordnung der daraus resultierenden Eingangsrechnungen. 
  • Einfache Anbindung von mobilen Arbeitsplätzen unter Berück-sichtigung der Sicherheitsstandards u. a. nach Art.32 DS-GVO. So ist ein flexibles Arbeiten über mehrere Standorte hinweg zuverlässig möglich. 
  • Mobiles Arbeiten auf unterschiedlichen Geräteklassen. Neben der Möglichkeit auf einem Windows-PC zu arbeiten, können die Mitarbeiter flexibel andere Geräte und Betriebssysteme nutzen: Apple-Geräte (wie Mac, iPad, iPhone) sowie Smartphones mit Android. Die Kommunikation ist durch Verschlüsselung mit digitalen Signaturen geschützt. 
  • Nachvollziehbarkeit im Sinn der DS-GVO durch die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung, die die digitalen Verarbeitungsvorgänge im DMS und die Verarbeitung von personenbezogen Daten sichtbar macht. 
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