HÖHER Management GmbH
Die HÖHER Management GmbH entwickelt seit 1999 Bildungsangebote für die Aus- und Weiterbildung im Gesundheitssektor und in sozialen Berufen. Inzwischen hat die Firma einen sehr großen Kundenkreis und ist mit 65 Schulungscentren sowie staatlich geprüften Fernlehrgängen bundesweit präsent. Neben diesen klassischen Lehrveranstaltungen werden immer häufiger Online-Seminare und In-House-Veranstaltungen zur Weiterbildung durchgeführt. Dazu werden von der Höher Management GmbH die neuesten Kommunikationsmöglichkeiten bis hin zu individuell zugeschnittenen E-Learning-Programmen genutzt. Das breitgefächerte Angebot an Fort- und Weiterbildungen ist ein überzeugender Nachweis für die langjährige kundenorientierte und qualitativ hochwertige Bildungsarbeit. Daneben arbeitet der Bereich Kundenbetreuung mit circa 15 Angestellten die täglich anfallenden umfangreichen Anfragen ab.
Ausgangslage
Zur Verwaltung der umfangreichen Prozesse und unter Beachtung der ständig wachsenden Anforderungen wurde bereits in der Vergangenheit die Software „Cobra CRM Plus“ mit 37 Nutzern angeschafft.
Im Laufe der der Zeit stieß man aber mit den anfangs geplanten internen Abläufen an Grenzen. Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens machte eine Optimierung von internen Arbeitsabläufen und eine deutlich umfangreichere und effizientere Nutzung der eingesetzten CRM-Software notwendig. Mit dieser Anforderung trat die HÖHER Management GmbH an PerlSystem® it solutions heran.
Projektziel
Die separate Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung, die bis dahin in einem anderen Programm stattfand, sollte zukünftig mit der CRM Software erfolgen. Durch diese Änderung würde es allen Kundenberatern im Unternehmen, unter Beachtung bestehender Berechtigungen, möglich sein, die Erstellung, die Einsicht und Korrektur von Kundendaten vornehmen zu können. Die aufwendige Informationsbeschaffung von Daten über die Buchhaltung sollte damit entfallen.
Eine weitere Anforderung waren das Sammeln und die automatisierte Übergabe der relevanten Rechnungsdaten an das existierende Zahlungs-programm.
Herangehensweise
Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der HÖHER Management GmbH betrachtet und nach Relevanz und vorhandenem Optimierungspotential bewertet. Intensiv wurden in mehreren Consultings mögliche zukünftige Änderungen in einzelnen Unternehmensabläufen besprochen.
Bereits nach wenigen Tagen waren nach der Umsetzung von Teilabschnitten erste Ergebnisse sichtbar und nutzbar.
Auf der Basis dieser Erfahrungen und einer ständigen intensiven Kommu- nikation zwischen PerlSystem® und der HÖHER Management GmbH konnten auch alle weiteren Anforderungen des Unternehmens zügig umgesetzt und damit die Liveschaltung des Gesamtprojektes fristgerecht realisiert werden.
Der Erfolg dieses Projektes basierte entscheidend auf die von Anfang an geplante Einteilung der Gesamtaufgabe in messbare Teilabschnitte, der ständigen Kommunikation mit dem Kunden und dem Vertrauen des Kunden HÖHER Management GmbH in unsere Erfahrungen bei der Umsetzung solcher Projekte.
Umsetzung
Der Aufbau der Datenbank des Programms cobra CRM Plus wurde im ersten Schritt verändert und durch funktionelle SQL-Scripts erweitert. Für den Kunden wurde eine Schnittstelle programmiert, mit der die Übergabe von Rechnungsdaten aus dem Programm cobra CRM Plus in das Lexware erfolgt. Dadurch wurde es möglich, einen prozessualen digitalen Weg der Daten über Programmgrenzen hinaus zu gestalten. Ein eigens entwickelter Prozessablauf sammelt nun alle fälligen Rechnungen technisch ein und übergibt diese anschließend in das Zahlungsprogramm StarMoney. Somit wird ein automatisierter Lastschrifteinzug von bis zu 1000 Rechnungen pro Monat in wenigen Minuten erledigt.
Eine automatisierte und clevere Zahlungsüberwachung im cobra rundet das Projektziel gelungen ab.
Ergebnis
Mit der Realisierung des Projektes wurden mehrere Unternehmensprozesse optimiert. Es gibt eine deutlich messbare Zeitersparnis im gesamten Bereich der Zahlungsabwicklung und eine höhere Sicherheit bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand im Bereich der Zahlungsüberwachung.
Durch die Umstellung von einzelnen Prozessabläufen und dem Einsatz der CRM-Software cobra CRM Plus als das federführende Programm im Unternehmen, stehen den Sachbearbeitern nun alle nötigen Informationen in nur einer Software zur Verfügung.
Dadurch entfallen frühere, sehr zeitaufwendige, Rückfragen in anderen Abteilungen des Unternehmens. Den Mitarbeitern steht deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Tätigkeit, der Arbeit mit und für ihre Kunden, zur Verfügung.
Ein durchdachtes Konzept mit individuellen Zugriffsberechtigungen auf die vorhandenen Daten im Programm cobra CRM Plus sichert die Einhaltung der bestehenden Vorgaben durch den Datenschutz. Die HÖHER Management GmbH war mit der Umsetzung des Projektes durch PerlSystem® it solutions sehr zufrieden und arbeitet auch Jahre später eng mit uns zusammen.
„Mit der Umstellung interner Unternehmensabläufe und der Konzentration auf die CRM-Software cobra CRM Plus erzielten wir eine messbare Zeitersparnis sowohl im Ablauf einzelner Prozesse als auch in der täglichen Arbeit unserer Mitarbeiter.“