ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO natürlich auch die innovative und vollautomatische Alternative für DATEV DMS classic im Angebot: ELO for DATEV!

Sie sind bereits ELO-Kunde? Sie sind bereits DATEV-Kunde? Keins von beidem?! Beides?! Keine Sorge, so oder so hole ich Sie hier ab!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Dieses Mal geht es ein weiteres Mal um die Schnittstelle zwischen ELO und einem weiteren Softwaregiganten: DATEV. Diese Schnittstelle wird nämlich spätestens zum Jahresende besonders interessant und relevant! Mehr dazu jetzt im folgenden Blogartikel über ELO for DATEV.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist ELO for DATEV?

ELO for DATEV ist die neue Schnittstelle von ELO. Sie wird von DATEV empfohlen und löst somit das hauseigene Produkt DATEV DMS classic ab, welches am 31.12.2023 abgekündigt wird.

Mit der Schnittstelle ELO for DATEV tut sich der Marktführer in Deutschland für ECM und Dokumentenmanagementsysteme mit dem großen IT-Dienstleister DATEV zusammen.

Diese Schnittstelle ist eine großartige Methode, um das aufwendige Thema der Buchhaltung weiter zu automatisieren und ist komfortabel mit den Lösungen für das Rechnungswesen verzahnt. Anwendern steht damit ein umfassendes Dokumentenmanagement inklusive der automatischen Erstellung eines Buchungsvorschlags zur Verfügung.

😁 ELO for Datev // PerlSystem® it solutions ist ein ELO for Datev Fan 🫶

Wieso ist ELO for DATEV besonders empfehlenswert?

ELO for DATEV ist besonders empfehlenswert, weil beide Unternehmen an dieser Schnittstelle gearbeitet haben. DATEV empfiehlt sogar explizit ELO for DATEV, um die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kanzleien zu vereinfachen. 

ELO und DATEV widmen sich auch ihrem Ziel, an dem Aufbau eines gemeinsamen Partnernetzwerkes aus Systemhäusern und IT-Beratungen zu arbeiten. Mehr dazu später!

Aber von vorne:

Für Infos über ELO habe ich hier einen Blogartikel über das neue Update – ELO 23 – geschrieben, der detailliert und nahbar erklärt, was das ECM alles kann. Hier werden Sie sicherlich Funktionen finden, die die alltäglichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen immens vereinfachen und automatisieren kann.

Etwas allgemeiner und knackiger sind die Information zu ELO auf unserer Website – wenn’s also schnell gehen soll, klicken Sie gerne hier!

Was ist die DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft und ein Softwarehaus für Kanzleien: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Diese kaufen Anteile der DATEV und nutzen DATEV, um ihren eigenen Kunden gerecht zu werden, die an die Kanzleien die Finanzbuchführung, als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.

Die DATEV ist laut dem IDC-Ranking 2020 der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und auch europaweit eine Größe.

Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting.

Mit ihren digitalen Angeboten bilden sie die Basis für unzählige Geschäftsbeziehungen zwischen dem Mittelstand und den Steuerberatern – mehr als 500.000 Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen) nutzen DATEV. Jeden Monat werden rund 14 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV erstellt.

Aber gibt es nicht schon ein DMS von DATEV?

Noch gibt es mit DATEV DMS classic eine eigene Lösung für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, die DATEV betreffen. Der Support dieses Softwaremoduls wird allerdings zum 31.12.2023 eingestellt – und dann müssen alle Dokumente umgezogen sein. DATEV selbst empfiehlt explizit ELO for DATEV: Und zwar aus guten Gründen!

Seit 2019 existiert die Partnerschaft zwischen ELO und DATEV. Die Schnittstelle zwischen ELO und DATEV wurde 2020 entwickelt. Seitdem wurde ELO for DATEV mit mehr als 400 Kunden umgesetzt und mehr als 150 Businesspartner wurden geschult – darunter natürlich auch wir von PerlSystem® it solutions!

Welche Funktionen bietet ELO for DATEV?

ELO for DATEV bietet viele Funktionen, hier zuerst einmal die Highlights!

  • Lösung für DATEV Rechnungswesen, beruhend auf der DATEV Connect Schnittstelle
  • Vorzeitige Erfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Selbstlernende Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
  • Rechnungsnummer-Dublettenprüfung
  • Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen – in Echtzeit!
  • Jegliche Belege werden im ELO archiviert und können ad hoc per Beleglink aus dem DATEV aufgerufen werden
  • Im zugehörigen Vorgangsordner können begleitende und ergänzende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
  • Direkter Zugriff u.a. auf DATEV Unternehmen, Stammdaten, Konten, Zahlungsbedingungen
  • Vollständige Vorgangstransparenz durch Freigabe- und Korrektur-Workflows, Volltextsuche und ELO Feed (und vielem mehr!)
  • Dashboard für die Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige
  • Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
  • Kombination mit anderen ELO Business Solutions (Vertragsmanagement und viele mehr) möglich

Wie sieht ein Prozess mit ELO for DATEV aus?

Wie ein Prozess mit ELO for DATEV aussehen kann, will ich Ihnen nun gerne einmal beispielhaft aufzeigen!

💡Optimal verzahnt – ELO und DATEV in der Praxis

Nehmen wir mal an, Sie arbeiten in der Buchhaltung Ihres Unternehmens und bekommen eine Rechnung von einem Ihrer Partner – vielleicht von Ihrem IT-Dienstleister PerlSystem® it solutions. Diese verschicken wir digital per Mail und so landet sie direkt in Ihrer Postbox.

Um diese Rechnung nun zu bearbeiten, nutzen Sie in Ihrer Postbox den Button „Beleg ablegen“ und legen fest, um was für einen Belegtyp es sich handelt. Zur Auswahl stehen zum Beispiel:

Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Internen Buchungsbeleg – Kreditorisch, Internen Buchungsbeleg – Debitorisch oder Förderbescheid.

Darüber hinaus können aber natürlich (in klassischer ELO-Manier) beliebig viele eigene Belegkategorien hinzugefügt werden. Ihrer Fantasie sind also hier keinerlei Grenzen gesetzt!

Fahren wir fort in unserem Gedankenspiel: Die Rechnung von PerlSystem® it solutions ist eine Eingangsrechnung. Mit der Auswahl dieser Kategorie startet der damit verbundene und hierfür extra programmierte Workflow – und die Arbeit an der Rechnung beginnt! Sie müssen aber nun tatsächlich herzlich wenig dafür tun.

Im Hintergrund verarbeitet nun eine KI* – ein Erfassungsassistent – alle relevanten Informationen aus Ihrer Eingangsrechnung, um die manuelle Erfassung der Metadaten so gering wie möglich zu halten.

Es werden Daten erfasst wie Unternehmens-Name, Unternehmens-Nummer, Rechnungsdatum, Buchungstext, Geschäftspartner-Typ, Lieferdatum, Belegnummer, Gesamtbetrag Netto und Brutto, Währung.

Sollte sich die KI bei einem Datum nicht sicher sein, wird das Feld orange markiert, was den ELO-Nutzer darauf aufmerksam macht, dass dieses Feld nicht zu 100 % korrekt ausgefüllt werden kann. Händisch ausfüllen muss man dieses Feld dann aber trotzdem nicht. Dann der OCR-Erkennung von ELO wurden alle Worte auf der Rechnung erfasst und wenn man das benötigte Feld und dann die zugehörige Info anklickt, wird das Feld automatisch ausgefüllt. So passieren so wenig Fehler wie noch nie zuvor!

Die Kontierung muss vorgenommen werden, was als weitere Prüfung der Eingangsrechnung dient. Der zu kontierende Betrag ist in rot markiert und verringert sich natürlich entsprechend bei der Eintragung der jeweiligen Posten auf der Rechnung. Erst nach der Kontierung kann die Rechnung freigegeben werden.

Die Stammdaten der Vertragspartner werden live von der DATEV Connect Schnittstelle abgerufen, hinterlegte Zahlungsbedingungen werden automatisch eingetragen und die Fälligkeit mit dem höchsten Skonto-Betrag wird festgelegt.

Für die weitere Prüfung und Freigabe kann ein weiterer Mitarbeiter ausgewählt werden (vielleicht ist der Betrag der Rechnung so hoch, dass die Geschäftsführung diese freigeben muss). Wenn die Auswahl des nächsten Bearbeiters geschehen ist, verschwindet die Rechnung aus der Postbox der Buchhaltung und erscheint als Aufgabe im ELO der Geschäftsführung. Hier kann intern ein Schwellenwert eingetragen werden, sodass bei Erreichen dieses die Rechnung sofort an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Hat die Geschäftsführung die Freigabe erteilt, ist der Prozess im ELO quasi abgeschlossen. Die Rechnung liegt im Ordner „Belege zum Export“ unter „Eingangsrechnung“

Wählt man dort nun die jeweiligen Belege aus und klickt auf „Buchungsvorschläge senden“, werden die Rechnungen an DATEV Rechnungswesen übertragen.

Es startet nun ein Informationsworkflow, in dem sich nachvollziehen lässt, welche und wie viele Belege übermittelt wurden – und bei wie vielen dieser Buchungsvorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Konnten Rechnungen nicht erfolgreich an DATEV Rechnungswesen übermittelt werden, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe, um die Rechnung erneut zu prüfen und unvollständige oder falsche Informationen zu bereinigen.

Wurden die Eingangsrechnungen an DATEV als Belege übermittelt, befinden sich die Rechnungen nun im Ordner „Finanzbuchhaltung“. Im ELO Feed lässt sich – für alle Mitarbeiter mit der zugehörigen Berechtigung im ELO – einsehen und nachvollziehen, welche Bearbeitungsschritte die Rechnung bereits durchlaufen hat und an welchem Ort sie sich gerade für die weitere Verarbeitung befindet.

Nun ist der Prozess im ELO also abgeschlossen, da die Rechnung ans DATEV Rechnungswesen übermittelt wurde.

ELO for DATEV - PerlSystem
Ablauf ELO ELO for DATEV - Quelle: ELO Digital Office GmbH

Im DATEV kommt die Eingangsrechnung als Buchungsvorschlag an und wenn dieser angenommen ist, wird er in einen Buchungsstapel mit all den Informationen aus dem ELO eingefügt. Die Vorschau des Belegs ist mit einem Klick im DATEV ausgelöst – die Rechnung öffnet sich dann im ELO.

Im ELO gibt es schließlich noch ein weiteres, aufschlussreiches Analysetool. Im Belegcockpit (das man zum Beispiel über die Kacheln im „Mein ELO“-Bereich aufrufen kann) hat man eine detaillierte und schnell nachvollziehbare Übersicht aller Belege und in welcher Bearbeitungsphase sich gerade welcher Betrag befindet.

Es gibt die Übersicht über den Gesamtbetrag aller Belege und zusätzlich den Betrag der zeitkritischen Belege (in rot). Darüber hinaus gibt es folgende übersichtliche Kategorien: Erfassung, formelle Prüfung, fachliche Prüfung, Buchungserfassung, zum Export, exportiert, gebucht, in Klärung, abgewiesen, in sachlicher Prüfung, Korrektur notwendig und reklamiert.

Es ist zusätzlich einsehbar, wie hoch die Rechnungen der Top 5 Kreditoren ist und die fällige Nettosumme pro Monat.

Alle eingepflegten Belege können zusätzlich nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Zum Beispiel nach Kreditoren, nach Rechnungsdatum, nach dem Nettobetrag oder nach der Fälligkeit.

Alle Infos zu ELO for DATEV auf einen Blick

Die lieben Kollegen von ELO haben selbst noch einmal kurz und knapp die einzelnen Teile der Schnittstelle ELO for DATEV aufgelistet und zeigen so nachvollziehbar auf, wie die verschiedenen Schritte ineinander greifen. Dem konnten wir nichts mehr hinzufügen:

ELO Accounting for DATEV:
Der Belegworkflow

  • Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  • Zusätzliche Belegarten
  • Genehmigungsworkflows
  • Ein Workflow für alle Belegprozesse
  • ZUGFeRD-Format-Erkennung
  • Automatische Erstellung eines Buchungsvorschlags
  • Für jeden User individuell konfigurierbar
  • Dashboard für den Überblick

ELO DocXtractor for DATEV:
Die Belegerkennung

  • Automatische Belegklassifizierung
  • Extraktion von Beleginhalten durch modernste KI-Technologie
  • Zuordnung von Beleg zum entsprechenden Freigabeprozess
  • Selbstlernende Belegerkennung

ELO Integration for DATEV:
Die Schnittstelle

  • Bereitstellung des Buchungsvorschlags mit Beleglink
  • Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfprozess
  • Live-Zugriff auf Stammdaten über die DATEV connect Schnittstelle
  • Besonderheiten für ELO DocXtractor for DATEV:
  • Ohne Verifier und Dokumentenmanager
  • Nachbearbeitung der Analyseergebnisse innerhalb des ELO Clients im Workflow statt in separater Nachbearbeitungs-GUI (Verifier)
  • Besonderheiten für ELO Integration for DATEV

Was sind die Voraussetzung für den Kunden zur Nutzung von ELO for DATEV?

Das sind die Voraussetzungen für den Kunden, um ELO for DATEV zu nutzen:

  • ELO ECM Suite (Enterprise oder Professional Technologie) Named-Voll-User muss vorhanden sein
  • DATEV Rechnungswesen muss vorhanden sein
  • DATEV Connect Schnittstelle muss bei DATEV (kostenneutral) bestellt werden

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle ELO for DATEV eine effiziente, sichere und automatisierte Lösung zur Bearbeitung von Rechnungsbelegen. Mit ELO for DATEV, dem offiziellen Nachfolger von DATEV DMS classic, entwickelt von ELO und DATEV kann nichts schief gehen!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO- oder DATEV-Kunde, beides oder noch nichts sind – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Also: Handeln Sie jetzt, bevor DATEV DMS classic eingestellt wird und kontaktieren Sie uns!

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle ELO for DATEV definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO die einzige Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform Pliant programmiert, wer nennen das ELO for Pliant

Diese Schnittstelle will ich Ihnen hier heute auf unserem Blog vorstellen.

Wenn Sie erfahren wollen, wie wir diese Schnittstelle bei unserem langjährigen Kunden LOOKS anwenden, lesen Sie hier unsere success story!

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Wie wichtig sind automatisierte Geschäftsprozesse?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist sehr wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit und spielt heutzutage eine entscheidende Rolle in Unternehmen jeder Größe!

Automatisch bedeutet allerdings nicht immer einfach. Der Anspruch von uns und von ELO ist es, dass mit der Automatisierung auch eine Nachvollziehbarkeit der unterschiedlichen Geschäftsprozesse einher geht.

Diese erhält man umso leichter, wenn die relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank eingepflegt werden.

Wieso eignet sich ELO ECM für die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

ELO ECM eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse jeglicher Art zu automatisieren, da ein digitales Archiv das Herzstück von ELO ECM ist.

Man erhält so die Möglichkeit der Bearbeitung von Dokumenten aus dem ELO heraus, die zahlreichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und die interne Kommunikation im Feed, die Erstellung von Aufgaben und die kinderleichte Integration von Workflows macht es den Nutzern sehr leicht, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit dieser zu vereinen.

Die Verwaltung Ihrer zentralen Datenbank ELO ECM Suite ist sehr einfach!

Welche Schnittstellen gibt es für ELO ECM Suite?

Gerade im Bezug auf Schnittstellen lässt ELO nur wenige Wünsche offen: Microsoft Office Anwendungen, Microsoft Teams und 365, OneDrive, DocuSign und DATEV sind nur einige große (teils internationale) Softwareanbieter, die mit ELO zusammenarbeiten und ein nahtloses und automatisiertes Arbeiten ermöglichen.

ELO ist hier mittlerweile sehr breit aufgestellt und ständig werden neue Integrationen vorgestellt. Eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank abzulegen und zu bearbeiten!


Lesen Sie hier auf unserem Blog alles zu der neuesten Version von ELO ECM: ELO 23!


Auf unserer Website finden Sie alle notwendigen Informationen, um sich hier ein vollumfängliches Bild zu machen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns doch gerne für ein unverbindliches Gespräch!

Was ist, wenn es noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm gibt?

Es gibt noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm, mit dem Sie viel arbeiten, dann kontaktieren Sie uns doch einfach! Wir von PerlSystem® it solutions stellen uns gerne Ihrer Herausforderung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen und mit ELO die entsprechende Schnittstelle. So wie kürzlich mit der Software Pliant!

Was ist Pliant?

Pliant ist ein deutsches Unternehmen und Europas innovativster Anbieter für Firmenkreditkarten.

Die praktische und benutzerfreundliche Pliant-App ermöglicht die Verwaltung von physischen und virtuellen VISA-Kreditkarten. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sofort nach der Ausgabe verwendet werden können. Apple Pay und Google Pay sind selbstverständlich mit Pliant verfügbar.

Zu der Verwaltung von Kreditkarten durch Pliant gehören unter anderem die Festlegung von Kartenlimits sowie das Anzeigen von Echtzeitberichten über die Transaktionen und den verfügbaren Kreditrahmen. Den festgehaltenen Transaktionen der Kreditkarten können Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden, wodurch die Zuweisung von Transaktionen zu Projekten deutlich erleichtert wird.

Einer unserer Kunden ist eine Filmproduktionsfirma, die sich hauptsächlich in Projekten und nicht in Abteilungen organisieren. Hier ist die Abrechnung mit Pliant pures Gold wert! (Lesen Sie hier unsere success story mit unserem Kunden und der Schnittstelle ELO for Pliant!)

Diese einfache und genaue Zuordnung der Bewegungen erleichtert den Überblick über die Kreditkartentransaktionen, die durch Firmenkreditkarten getätigt werden, und erlaubt eine Budgetkalkulation in Echtzeit. Zudem ersetzt Pliant die analoge Abarbeitung von Kreditkartenprozessen durch digitale Prozesse; Pliant ist papierlos!

Um die gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflicht zu erfüllen, gibt es auch die Möglichkeit, Belegbilder zu diesen Transaktionen in den Formaten JPG, PNG und PDF, bequem per web-, mobile App, oder sogar über eine zentrale, KI-unterstützte Mailbox zuzuweisen.

Das klingt nach DER Anwendung, die Sie in Ihrem Unternehmen brauchen? Sprechen Sie doch mal mit unseren kompetenten Kollegen von Pliant!

Denn eins steht fest: Der digitale Abwicklungsprozess in Pliant ist für die Buchhaltung eines Unternehmens ein großer und wichtiger Schritt, der die Nachvollziehbarkeit von Budgets für Mitarbeiter für alle Seiten vereinfacht – aber danach geht es noch weiter!

ELO for Pliant - Die Schnittstelle von PerlSystem® it solutions:

Unsere Kunden sind mit dem Wunsch an uns herangetreten, eine effiziente Lösung für die Überführung von Kreditkartenbelegen ins ELO und die dazugehörigen Kostenkalkulationen zu entwickeln. Bislang mussten die Belege der einzelnen Kreditkarten händisch ins ELO übertragen werden. Dies war nicht nur mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig – sondern auch ungewöhnlich ineffizient für unsere Kunden, die eigentlich automatisierte Prozesse gewohnt sind.

Wir fackelten nicht lange und entwickelten eine Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform des Anbieters Pliant, mit dessen Software unsere Kunden bereits gearbeitet haben. Pliant bietet außerdem anwenderfreundliche und moderne APIs an, die unsere Integration gefördert haben. So entstand die das Produkt ELO for Pliant.

Unsere innovative Lösung ermöglicht es Unternehmen, Kreditkartenbuchungen vollautomatisch nach gewünschten Kriterien in das ELO Dokumentenmanagementsystem zu überführen, zu verschlagworten und mit den Belegen einen Workflow, zum Beispiel den im Unternehmen etablierten Workflow für den Rechnungseingang, zu starten.

Unsere eigens programmierte Schnittstelle ELO for Pliant ist so gut, dass wir nun sogar eine Kooperation mit dem Unternehmen Pliant gestartet haben. Uns von PerlSystem® it solutions macht das natürlich besonders stolz! 👨🏼‍💻

Wie läuft der Verarbeitungsprozess weiter ab?

Außerhalb von Pliant läuft der Verarbeitungsprozess weiter. Die übersichtlichen Daten von Pliant müssen natürlich im unternehmensinternen Archiv integriert werden – Sie arbeiten schon mit ELO ECM Suite? Dann gehört das bald der Vergangenheit an.

Sie wissen ja: Die Anlage der Transaktionen und die Ablage der zugehörigen Belegbilder schließt in der Regel nicht den digitalen Bearbeitungsprozess ab, sondern stößt nur weitere Prozesse in einem Unternehmen an. So müssen die zugehörigen Daten häufig in Projektkalkulationen eingetragen werden, Belege müssen auffindbar im Archiv hinterlegt werden, Kostenstellen an das Rechnungswesen übermittelt werden – und so weiter!

Arbeitet man bereits mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO und der Schnittstelle ELO for DATEV (alles dazu finden Sie hier auf unserer Website!), ist man automatisierte und einfache Prozesse in der Buchhaltung gewohnt. Mit ELO und Pliant hatte man bislang(!) mit zwei Anwendungen zu tun, die nicht so recht wussten, wie sie ineinandergreifen können.

Die korrekte Ablage in ELO bereitet ohne unsere Schnittstelle viel händische und monotone Arbeit, da die Belege aus den Transaktionen in der Pliant App heruntergeladen werden müssen (dies ist zwar im Pliant gesammelt als ZIP-Ordner möglich, die Zuordnung der Belege im eigenen ELO muss allerdings händisch und einzeln passieren).

Es muss Buch im ELO darüber geführt werden, welche Belege noch fehlen (dies ist natürlich in Pliant übersichtlich möglich, aber nicht ohne Zuarbeit in anderen Anwendungen wie ELO).

Wenn ein Belegbild fehlerhaft ist, muss der Kreditkarteninhaber kontaktiert werden, dass bitte ein neues Belegbild bereitgestellt werden muss. Hier spricht man also von Excel-Tabellen, die händisch gepflegt werden müssen; von E-Mails, die man an den Benutzer der Kreditkarte schreiben muss; und an eine zweite Mail zur Erinnerung, weil der Kreditkartenbeleg immer noch nicht korrekt hinterlegt worden ist.
Außerdem: Die Verschlagwortung in ELO findet ohne unsere Schnittstelle zudem auch weitgehend manuell statt.

Wie funktioniert unsere vollautomatische Lösung ELO for Pliant?

In Kooperation mit Pliant haben wir von PerlSystem® it solutions als ELO Business Partner eine bidirektionale Schnittstelle zwischen ELO und Pliant für unsere Kunden programmiert.

Diese Schnittstelle ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen. Durch intelligente Algorithmen und Regelwerke werden relevante Informationen wie Kreditoren, Summen und zugehörige Projekte aus den Buchungen extrahiert und direkt ins ELO überführt.

Die Kreditkartenbelege, die die Mitarbeiter selbst in der Pliant App hochladen (zum Beispiel als JPEG), werden somit vollautomatisch gesammelt, in einem einheitlichen Format (PDF) abgeholt und in ELO DSGVO-konform archiviert. Nun müssen die einzelnen Belege endlich nicht mehr händisch verlinkt werden. Auch die Verschlagwortung im ELO findet vollautomatisch statt.

Weiterhin kann mit den Belegen aus Pliant im ELO ein vollautomatisierter Workflow gestartet werden, der die Daten nach Ihren Wünschen weiterverarbeitet. So ist es zum Beispiel möglich, diese Daten in eine Projektkalkulation zu überführen, wenn die entsprechende Kostenstelle hinterlegt wurde, oder aber die Daten anderweitig abzugleichen. Der weiterführende Workflow kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden – ich sag mal: Nichts ist unmöglich für uns von PerlSystem® it solutions! 😉

Was sind die Vorteile der Schnittstelle ELO for Pliant?

Lesen Sie hier auf den Punkt gebracht alle Vorteile unserer Schnittstelle ELO for Pliant!

  • Zeitersparnis: Die automatische Belegverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
  • Fehlerminimierung: Durch den automatisierten Prozess werden Tippfehler oder andere Übertragungsfehler verhindert, da keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
  • Effizienzsteigerung: Die Integration von Pliant in den Workflow ermöglicht eine nahtlose und reibungslose Verarbeitung der Belege.
  • Kontaktaufnahme: Wenn in der Buchhaltung bemerkt wird, dass ein Beleg fehlerhaft ist, kann anhand von hinterlegten E-Mail-Adressen eine automatisierte E-Mail an den Kreditkarteninhaber versendet werden, welche diesen darauf hinweist, dass der Beleg zu einer eindeutig identifizierbaren Transaktion fehlerhaft ist.
  • Erleichterte Fehlerbehebung: Fehlerhafte Belege können in einer täglichen Schleife immer wieder abgefragt werden, bis sich etwas an den Belegbildern ändert. Anhand eines dynamischen Ordners kann nachvollzogen werden, welche Belege sich gerade in diesem Prozess befinden.
  • Zentrale Arbeitsstelle: Wir verlagern den Prozess der Belegverarbeitung fast ausschließlich ins ELO, die Pliant App muss in der Regel im Bearbeitungsprozess von der Buchhaltung nicht mehr verwendet werden (die Mitarbeiter laden weiterhin dort ihre Belege initial hoch).

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle zwischen ELO for Pliant eine effiziente und automatisierte Lösung zur weiteren Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen.

Durch die nahtlose Integration in den Workflow können Belege vollautomatisch in das ELO Dokumentenmanagement überführt, verschlagwortet und weiterverarbeitet werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, einer Fehlerminimierung bei der Datenübertragung und einer Steigerung der Effizienz.

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle zwischen ELO und Pliant definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?

Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?

Logo ECM Suite ELO 23
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH

Ein Softwareupdate ist immer eine aufregende Sache – nicht nur für IT-interessierte Menschen, sondern auch für diejenigen, die mit der Anwendung tagtäglich arbeiten. Da mag es zwar nicht so spannend sein, wie Änderungen technisch umgesetzt wurden, aber dass es neue Funktionsweisen oder eine veränderte Bedienung gibt, betrifft am Ende des Tages alle Nutzer!

Zu den neuesten Updates gehört ELO 23, das wir von PerlSystem® it solutions als Businesspartner von ELO getestet haben. Was das nigelnagelneue und groß angelegte Update zu bieten hat, lesen Sie hier!

Aber von vorne:

QUICK WINS
Inhaltsverzeichnis

Was ist ELO? Was kann ELO?

ELO ist die Abkürzung von Elektronischer LEITZ-Ordner – und geht tatsächlich auf eine kleine Abteilung im Unternehmen LEITZ zurück, die Ende der 90er Überlegungen für ein digitales Ablagesystem angestellt hat. Seit vielen Jahren ist ELO aber nun gänzlich losgelöst von LEITZ und der Marktführer für ECM und Dokumentenmanagementsysteme in Deutschland geworden.

ECM steht für Enterprise Content Management und meint viel mehr als die bloße digitale Archivierung von Dokumenten. Ein ECM ist ein intelligentes System, mit dem man Geschäftsprozesse verwaltet, das sich mit anderen Anwendungen vernetzt und wodurch Arbeitsabläufe fortschreitend automatisiert werden.

Das bringt eine ganze neue Effizienz mit sich, die das Potenzial hat, den unternehmerischen Erfolg zu maximieren. Durch den Einsatz eines ECMs sind Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar und werden – soweit möglich – automatisch verarbeitet.

Darüber hinaus ist ein ECM rechtssicher und garantiert die rechtskonforme Aufbewahrung aller eingepflegten Unternehmensdaten. Gesetzliche Vorschriften wie die GoBD in Bezug auf die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen werden genauso eingehalten wie die DS-GVO. Außerdem kann durch das individuelle und flexible Berechtigungskonzept und die Verschlüsselungstechnologie eine hohe Datensicherheit im Unternehmen gewährleistet werden.

Elo 23: effiziente und intuitive Dokumentenverwaltung

Wichtig ist beim ELO, dass die Arbeit mit der Software nicht damit aufhört, ein Dokument im ELO abzulegen. Eigentlich beginnt da das Arbeiten mit ELO erst und mit ELO 23 umso mehr!

Auch schon vor ELO 23 konnten Dokumente aus dem Archiv ausgecheckt und in anderen Anwendungen bearbeitet werden. Man kann sie auf Wiedervorlage legen oder eine Aufgabe für ein Dokument u. a. mit Eskalationsstufen erstellen, um keine Frist mehr zu verpassen.

Im ELO Feed ist es möglich, sich mit anderen Mitarbeitern über ein Dokument zu unterhalten und man sieht auch, ob ein Dokument bearbeitet und eine neue Version im ELO abgelegt wurde (vorangegangene Versionen stehen weiterhin zur Verfügung). So lassen sich Arbeitsschritte einfach und sinnvoll nachvollziehen. Man spart sich mit dem Feed und durch die automatische Versionierung nach Bearbeitung eines Dokuments das ewige Mail-Ping-Pong.

Mit der intelligenten und mit vielen Filtermöglichkeiten versehenen ELO iSearch findet man Dokumente im Handumdrehen wieder – ohne in zig verschiedenen physischen Ordnern zu suchen. Die Suche in ELO filtert nicht nur nach dem Titel der Dokumente (z.B. Rechnung ), sondern findet Dank der Volltextsuche auch die eingegebenen Meta-Daten und Informationen auf der Rechnung selbst. Sie wurde im ELO 23 nochmals verbessert, um die Ergebnisse noch schneller zu liefern.

Durch die mobilen Anwendungen von ELO kann von überall auf das Archiv zugegriffen werden. Das gilt nicht nur für den PC im Homeoffice, sondern auch für Smartphone und Tablets. Sie sind auf dem Weg zum Kunden und wollen papierlos und intuitiv auf alle notwendigen Informationen (Vertragsinhalte, Rechnungen, etc.) zugreifen? Dann suchen Sie doch einfach die jeweiligen Dokumente mit der ELO App fürs Smartphone heraus und machen Sie vor Ihrem Kunden eine tolle Figur!

Außerdem: ELO ist extrem anpassbar und kann passsgenau auf individuelle Bedürfnisse umprogrammiert werden. Mit einem fähigen und erfahrenen ELO-Businesspartner sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.

Key-Features von ELO 23 im Überblick:

ELO 23 ist da! Das Update des Marktführers im Bereich ECM- und DMS! Hier sind einige der Features von ELO 23 gelistet:

  • Unternehmensdaten im Blick mit dem Dashboard ‚Mein ELO‘
  • Berechtigungen je Mitarbeiter und je Dokument
  • Informationen schneller finden mit ELO iSearch
  • Informationsaustausch mit dem ELO Feed
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen und unveränderbare Historie
  • Individuell anpassbare Oberfläche für jeden Mitarbeiter
  • Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten
  • Haftnotizen, Stempel etc. auf Dokumenten
  • Versionierung von Dokumenten für eine komplette Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen
  • Dynamische Filteransichten (Workspaces)
  • Grafische Darstellung von Daten, Informationen und Suchergebnissen
  • Mobiles Arbeiten: ECM-Funktionalitäten nutzen mit der ELO APP ELO APP
  • Effiziente und transparente Zusammenarbeit dank Collaboration-Tools. Einige dieser Tools stellen wir auf unserer Website vor,
    siehe hier!

Weitere Neuerungen von ELO 23

Prozessautomatisierung mit ELO Flows und dem ELO Workflow

Sie kennen vielleicht schon Workflows: Kleinere oder größere angelegte Automatismen, die alltägliche Geschäftsprozesse begleiten, zum Beispiel benötigte Freigaben, die als Aufgabe bei dem jeweiligen Nutzer erscheinen und mit einem Klick an den nächsten Kollegen weitergegeben werden können.

Aber ELO Flows kennen Sie vermutlich noch nicht, zumindest nicht bewusst. ELO Flows meint Prozesse, die vollautomatisch im ELO ablaufen und die lediglich einmal konfiguriert werden müssen. Am ehesten versteht man den Unterschied zwischen Flows und Workflows im ELO wohl, in dem man einfach sagt: Für Workflows braucht man immer einen Menschen – und ELO Flows brauchen uns lediglich für die Einrichtung. Elo flow

Die ELO Flows gibt es schon seit ELO 21. Nun wird es aber langsam zu einem besonders nützlichen Tool heran. Mit ELO 23 wird nun eine komplette Neuentwicklung vorgestellt. Diese Plattform stellt Anpassungen im ELO zur Verfügung, die die Automatisierung erleichtern werden. 

Für die IT-Leiter unter Ihnen: Auf lange Sicht wird ELO Flows den alten und historisch gewachsenen ELO Automation Service ablösen. In der ELO 23 ist aber noch nicht der Fall, dennoch sind die technischen Fundamente dafür gelegt.

ELO Flow
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH

Wie funktioniert diese Prozessoptimierung?

Es gibt zum Beispiel dynamische Stichwortlisten.

Dynamische Stichwortlisten erlauben das Befüllen mehrerer Felder anhand von abgerufenen oder hinterlegten Daten – gern aus angebunden Systemen – , wie zum Beispiel die gesamte Adresse eines Lieferanten, wenn man dessen Namen auswählt. So geht die Verschlagwortung der Metadaten noch schneller von der Hand!

Flows können nun auch leichter angelegt und in Workflows integriert werden, das geht jetzt mit dem Workflowdesigner. Dort kann man nun Punkte definieren, an denen ein Flow direkt gestartet wird. Die Bearbeitung eines Dokumentes läuft also im Workflow normal weiter, ab einem gewissen Punkt behandelt der Flow dieses aber selbstständig und nach den definierten Anforderungen.  👏

Und apropos Workflows: Auch hier gibt es einige Neuerungen bei ELO 23, die das Handling der bereits bestehenden Workflows enorm vereinfacht.

Wie könnte das aussehen 🧐

Wir haben einen Workflow, dass wenn ein Postboxdokument im ELO abgelegt wird, die Buchhaltung dieses Dokument zur Durchsicht vorgelegt bekommt. Wir können nun aber zwischen diesen Schritt, also Ablage im ELO –  und –  Vorlage Buchhaltung nun Flows einbinden, die zum Beispiel automatisiert eine E-Mail verschicken.

Dies ging schon immer durch Programmierung, nun ist dies aber auch durch die Einbindung von nicht-programmierten ELO Flows Komponenten möglich.

Angenommen, wir haben zehn Dokumente, die alle denselben Freigabeprozess durchlaufen müssen, der wiederum als wiederkehrender Workflow im ELO angelegt ist. Musste man bislang für jedes Dokument den Workflow einzeln starten, können wir nun einfach alle betroffenen Dokumente auswählen und in einem Rutsch für jedes Dokument dieselbe Workflow-Vorlage auswählen, die dann zehnmal (also für jedes Dokument einmal) gestartet wird. 🚀

Vieles mehr wird in Zukunft bei ELO 23 mit den Flows möglich sein. 

Wir sind sehr gespannt, wie die Einbindung von MS-Word und MS-Excel im Arbeitsalltag mit den Flows geschieht. Auch der FTP-Knoten hat das Potenzial, sonst aufwändige Programmierarbeiten zu erleichtern. Diese sind noch im Entwicklungsstadium.

ELO Textreader der zweiten Generation

OCR-Anwendungen und die Dokumentenvorschau werden in den neuen ELO Textreader integriert.

Nochmal kurz: Was ist OCR 🤔

Optical character recognition ist die Abkürzung für Texterkennung. Gemeint ist ein automatisches Auslesen von Bildern und pdf-Dateien, um die Inhalte dieser als suchbare quasi-Metadaten anzulegen. Und wie genau jetzt? Eine KI sichtet ein Dokument und erfasst alles, was es erkennt, in einer Text-Editor-Datei (.txt), welche dann mit dem Originaldokument logisch verknüpft wird. 👍

Sie haben im Unternehmen irgendwann mal ergonomische PC-Mäuse gekauft und wissen nicht mehr bei welchem Lieferanten? Dann geben Sie bei der ELO iSearch ‚PC Maus‘ ein – und Sie werden vermutlich fündig!

Nun wird es etwas technischer, das ist vielleicht für die IT-Spezialisten unter Ihnen etwas interessanter:

Der ELO-Textreader der 2. Generation in ELO 23 ist für höhere Skalierungen ausgelegt. Er läuft nun als eigenständiger Dienst und ist sogar clusterfähig, es können also mehrere dieser Dienste auf verschiedenen Servern betrieben werden, die durch einen Load-Balancer Aufgaben zugeteilt bekommen. Diese Neuerungen bieten deutliche Vorteile, früher wurden dem Textreader feste Ressourcen zugeteilt, die er auch belegte, wenn er gerade nicht viel oder sogar gar nichts zu tun hatte. Zudem war er schlecht skalierbar, wenn kurzzeitig viel zu tun war. Umfangreiche Textreader-Prozesse haben teilweise über Wochen die zugeteilten Ressourcen belegt und im schlechtesten Fall die Performance über lange Zeit stark eingeschränkt. Mit dem Textreader der zweiten Generation gibt es viel zu entdecken, weil etliche Optimierungsprozesse stattgefunden haben.🏎️

In den kommenden Wochen erfahren Sie auf unserem Blog auch etwas zu den neuen zusätzlichen Anwendungen von ELO: ELO Meeting und ELO for DATEV.

Bis dahin schauen Sie doch mal bei ELO for DocuSign vorbei und erfahren Sie, wie das papierlose Signieren von Verträgen einfach und rechtssicher mit Ihren Partnern funktionieren kann – und das, ohne das die Vertragspartner ELO- oder DocuSign-Kunden sind!

Und ebenfalls neu: Schnittstellen zu Microsoft Teams und Microsoft OneDrive!

ELO for Microsoft OneDrive

Bislang war es so, dass ein Dokument, das im ELO abgelegt ist und weiter modifiziert wird, nur von einem einzigen Mitarbeiter gleichzeitig und nur lokal in der zum Dateiformat passenden Anwendung bearbeitet werden kann. Für andere Nutzer ist dieses Dokument während der Bearbeitung gesperrt und niemand anderes kann es bearbeiten. 🤷‍♂️

Dabei ist doch so vieles mehr möglich! Jetzt auch mit ELO 23.

Mit Clouddiensten kann online gleichzeitig und in Echtzeit an einem Dokument gearbeitet werden. Ich kann mitansehen, wie mein Kollege die Änderungen vornimmt – und direkt eingreifen! Durch einen Kommentar, der Funktion ‚Änderung nachverfolgen‘ oder ‚vorschlagen‘ kann man im selben Dokument wieder und wieder gemeinsam und nachvollziehbar digital Dokumente erarbeiten. 👍

Gemeinsame Echtzeitbearbeitung mit ELO 23​

Durch die Möglichkeit, ein Dokument ‚nach OneDrive auszuchecken‘ gelingt die gemeinsame Echtzeitbearbeitung. Endlich! Das ist das, was die Nutzer kennen und lieben. So vieles ist durch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Clouddiensten einfacher, gerade aus dem Homeoffice oder über verschiedenen Firmenstandorte hinweg.

Aber? Was ist mit der DS-GVO? Wie sichert ELO unsere Daten, wenn wir sie auf den Server des US-amerikanischen Clouddienstes Microsoft OneDrive laden, um dort an ihnen Änderungen vorzunehmen? 🇺🇸

Die Antwort ist ernüchternd wie klar: Hier hört der Einflussbereich von ELO auf, da die Bearbeitung über Fremd-Dienste erfolgt.

Als Experte für Datenschutz muss ich sagen: Wenn die Microsoft-Server, auf denen das Dokument aus dem ELO heraus für die gemeinsame Bearbeitung gespeichert ist, außerhalb der EU ihren Sitz haben, wird die DS-GVO mit sehr, sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht eingehalten. Bei digitalen Riesen wie Microsoft oder Google sollte man ganz klar davon ausgehen, dass unsere deutschen bzw. europäischen Standards nicht, oder nur bedingt eingehalten werden.

Es lässt sich festhalten, dass ELO die DS-GVO sehr ernst nimmt und sehr gewissenhaft umsetzt – in der eigenen Anwendung. ELO ist rechtssicher, datenschutzkonform und GoBD-konform mit Aufbewahrungs- und Löschfristen, die automatisiert bei Dokumenten greifen können. Ihr Compliance im Unternehmen wird es Ihnen danken. Je mehr und noch besser auch in ELO 23. 💡

Die DS-GVO schränkt aber am Ende die Möglichkeiten und die Nutzer ein. Ja, man kann jetzt ein Dokument aus dem ELO heraus im Microsoft OneDrive hochladen und von dort aus bearbeiten. Nutzer können – auch außerhalb des eigenen Netzwerkes – zeitgleich ein Dokument bearbeiten und intuitiv zusammenarbeiten. Hier muss man sich aber Risiken bewusst sein.

Will man den Service dennoch nutzen, hat man mit ELO for Microsoft OneDrive eine tolle Neuerung in ELO 23. Nach der Bearbeitung wird die neue Version im ELO gespeichert – und damit ist alles wieder beim Alten und sicher! 👮

ELO for Microsoft Teams

ELO 23 hat jetzt auch die Anbindung an die beliebte Anwendung Microsoft Teams!
Mit Teams hat Microsoft 2017 eine eigene Plattform entwickelt, die (Gruppen-)Chats, Besprechungen, die Abbildung des Status der Mitarbeiter und das Versenden von Anhängen deutlich vereinfacht und das übliche Mail-Pingpong vermeidet.

Nun kann mit ELO for Microsoft Teams ein Dokument aus dem ELO an eine Person oder eine Gruppe im Teams schicken. Ein Klick im ELO reicht aus!
Externe Mitarbeiter, die aber Teil eines Teams des Unternehmens sind, können so ebenfalls einfach an dem Dokument mitarbeiten und sich schnell und unkompliziert mit ihren Kollegen im Teams-Channel austauschen. Das spart Zeit und Ressourcen! 🕘

ELO for Microsoft Teams ist eine tolle Schnittstelle, die bestimmt viele ELO-Kunden begeistern wird. 👍

ELO 23: Meeting Starter

ELO 23 bringt ein neues ELO-Feature mit sich, das ich bald in einem ganz eigenen Blogartikel ausführlich erklären werde. 🔎
Aber ein paar Infos muss ich einfach schon vorweg nehmen!

Als Nutzer von ELO 23 hat man die Möglichkeit, kostenlos die ELO Business Solution ELO Meeting Starter ins eigene ELO zu implementieren.

ELO bietet drei Produktvarianten an:

ELO Meeting Starter
ELO Meeting
und ELO Meeting Premium

Mit ELO Meeting Starter kann ein Team oder eine Abteilung das integrierte Meeting Board nutzen und so Besprechungen planen und durchführen. Diese Version ist eine Art Testversion, durch deren Nutzung man herausfinden kann, ob diese neue Business Solution zum Unternehmen passt und ob man sich entweder für ELO Meeting oder ELO Meeting Premium entscheiden möchte, damit alle Mitarbeiter und Abteilungen die Vorteile von ELO Meeting nutzen können und somit eine weitere, prozessautomatisierende Lösung in ihrem ELO 23 zu integrieren.

Sie möchten ELO Meeting Starter nutzen? Kontaktieren Sie uns gerne! 📞📧 Wir von PerlSystem® it solutions können als Business Partner von ELO schnell und einfach die Business Solution in Ihrem ELO installieren (die Anwendung wird nicht automatisch installiert, um nicht ungewollt Ressourcen auf dem Server des ELO-Kunden zu belegen).

Fazit – ELO 23 wird vieles verändern!

Mit dem Update auf ELO 23 werden Geschäftsprozesse weiter – noch weiter – digitalisiert! Im Hintergrund werden extrem fortschrittliche und automatisierende KIs dafür sorgen, dass Fehler weiter minimiert werden, Dokumente noch verlässlicher und schneller gefunden werden und Schnittstellen zu beliebten, externen Anwendungen geschaffen werden. Dabei bleibt unser Dokument doch immer im ELO – da, wo es hingehört und sicher aufbewahrt wird!

Wir von PerlSystem® it solutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO for DocuSign: Wie funktioniert das?

ELO for DocuSign: Wie funktioniert das?

In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.

Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.

Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Warum mit ELO?

"Innovationen sind an der Tagesordnung, Stillstand ein Fremdwort.
ELO als Unternehmen kennt also Veränderung ..."

Bildquelle: ELO Digital Office GmbH“

Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, “die Unterhaltung” über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Was ist DocuSign?

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

elo for docusign - PerlSystem
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?

DocuSign ist datenschutzkonform, weil sie BCRs folgen, die DSGVO-konform sind.

Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: Ja!

Die lange Antwort: DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.

Die Abbildung des Prozesses im ELO

Nehmen wir an: Die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.

Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verändern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Änderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr für doppelte Datensätze geht gegen null!

Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der Verschwiegenheitserklärung unterschrieben werden soll. 

Wo kann man digital die Unterschrift tätigen?

  • mit der Standard-Auswahl kann der Empfänger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tätigt,
  • mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender für alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
  • und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich für ein einzelnes Dokument angepasst werden.

Als nächsten Schritt werden die Empfängerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird („Verschwiegenheitserklärung Unterschrift“).  Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider übermittelt.

ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.

Braucht man einen DocuSign-Account und eine ELO-Lizenz?

Derjenige, der die Unterschrift leisten soll, braucht keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz; das braucht nur der Auftraggeber (in diesem Fall der Arbeitgeber).

Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, über die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe „Unterschriftsprozess abgeschlossen“ – sodass das fertige Dokument noch einmal geprüft werden kann. Außerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch für andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.

Welche Vorteile hat ELO for DocuSign?

Die Vorteile von ELO for DocuSign liegen auf der Hand! Schauen wir uns gemeinsam einen typischen Ablauf ohne die digitale Unterschrift an!

Der Arbeitgeber hätte zum Beispiel dem Sekretär des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die Verschwiegenheitserklärung postalisch zukommen zu lassen. Die Verschwiegenheitserklärung wird ausgedruckt, der Sekretär passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nächsten Briefkasten eingeworfen.

elo for docusign vorteile - PerlSystem
Vorteile mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Zwei Tage später hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die Verschwiegenheitserklärung wiederum zurück an das Unternehmen – mit der händischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage später ist der Brief mit der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung im Unternehmen angekommen. Der Sekretär ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die Verschwiegenheitserklärung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur Prüfung auf den Tisch gelegt – und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.

„So ist das halt!“, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystem® it solutions: „So muss das nicht bleiben!“
Wir präsentieren: Einen himmelweiten Unterschied mit ELO for DocuSign!

Wie lange dauert der Prozess mit ELO for DocuSign?

Der Prozess dauert im besten Fall nur wenige Minuten.

Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich

Im direkten Vergleich der drei E-Signaturen räumen wir mit Missverständnissen auf.

Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem Geschäftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natürlich!

Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befähigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?

Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und üblich sind.

💡Elektronische Signaturen verständlich erklärt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel

Wer verwendet die EES?

Die EES, die einfache elektronische Signatur verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.

Wir, die wir täglich und ganz selbstverständlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestätigen die Erklärung für die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein – und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der Bestätigung aus. Die Identifizierung ist dann bloß die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.

Wann kommt die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) zum Einsatz?

Die FES kommt zum Einsatz, wenn mehr Rechtssicherheit benötigt wird.

Die FES ist geeignet für Verträge ohne Formvorschrift. Bei der Überprüfung werden Sicherheitsschlüssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. Außerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen wird.

Die Rechtskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.

Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschließen: Die meisten Verträge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Mietverträge, Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Vollmachten, Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung – alle können mit der FES rechtsgültig unterschrieben werden!

Was bietet die QES (qualifizierte elektronische Signatur)?

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche Legitimationsprüfung bescheinigt.

Mit der QES können digital Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Verbraucher-darlehensverträge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.

ELO for DocuSign: Sieben häufige Anwendungsfälle der E-Signatur für KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen)

Hier haben wir von PerlSystem® it solutions einige Anwendungsfälle für Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.

Kaufverträge

Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können Kaufverträge direkt online abgewickelt und Geschäfte schneller abgeschlossen werden – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen –, sogar dann, wenn die Verträge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.

Bestellformulare

Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – das funktioniert am besten mit e-Signaturen!

Lieferantenverträge

Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.

Änderungsaufträge

Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell ändern. Ob kleinere Änderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte – Änderungsverträge sind ein wichtiger Teil des alltäglichen Geschäfts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.

Formulare für Neukunden

Wenn ein Kunde viele Formulare ausfüllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden – übersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.

Immobilienverträge

Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geändert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen für Immobilienverträge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heißen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. Kaufverträge für eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher Ausführung unterschrieben waren? Auch hier – wie in jedem Bereich – vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!

Onboarding von Mitarbeitern

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, Verschwiegenheitserklärungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.

Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Überblick über den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding für beide Seiten zu ermöglichen!

Noch mehr Möglichkeiten für Sie, Dank PerlSystem® it solutions!

Darüber hinaus planen wir von PerlSystem® it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:

  • Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, für jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter überblickt werden.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
  • Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer über den Status eines Dokuments zu informieren
  • Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)

Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?

Fazit – digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Wir von PerlSystem® ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO for DocuSign

ELO for DocuSign

Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, die Unterhaltung über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr! Für mehr Infos zum Dokumentenmanagement mit ELO, klicken Sie hier::::

Wir von PerlSystem® it solutions sind spezialisiert darin, ELO perfekt auf die Ansprüche unserer Kunden zuzuschneiden. Dazu gehört es auch, verschiedene Softwarelösungen über Schnittstellen miteinander zu vernetzen, denn ELO kann nicht alles, aber durch einen vereinfachten Workflow ist mit ELO alles möglich! Wir arbeiten als ELO Business Partner eng mit dem Hersteller zusammen, unterstützen bei der Umsetzung von Schnittstellen – und kreieren eigene!

Eine neue und die Arbeit auf einen nächsten Level bringende Schnittstelle ist „ELO for DocuSign“!

Was ist DocuSign?

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?

Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: Ja!

Die lange Antwort: DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.

Sie wollen mehr über das Thema erfahren? Kein Problem. Hier finden Sie all unsere Blogeinträge zu ELO for DocuSign: