ELO in der Cloud: Eine technische Perspektive auf das perfekte Zusammenspiel

ELO in der Cloud: Eine technische Perspektive auf das perfekte Zusammenspiel

In der Welt des Dokumentenmanagements steht die Fähigkeit, Daten sicher, effizient und flexibel zu handhaben, an vorderster Front der Unternehmensanforderungen. ELO, ein führendes Dokumentenmanagement-System (DMS), hat sich seit jeher auf die Integration fortschrittlicher Webtechnologien konzentriert, um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden. Die Kombination von ELO mit Cloud-Technologien erscheint daher nicht nur als logischer Schritt, sondern als eine natürliche Evolution seiner Fähigkeiten.

In diesem Artikel werfen wir einen technischen Blick darauf, warum ELO in der Cloud wie füreinander geschaffen sind, insbesondere unter Berücksichtigung von ELOs Basis auf Webtechnologien wie Apache Tomcat und der Kommunikation über HTTP.

Lesen Sie auch hier die inhaltliche Betrachtung von ELO in der Cloud.

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Inhaltsverzeichnis

Webtechnologien im Kern von ELO

ELO setzt auf Apache Tomcat, einen robusten und leistungsstarken Webserver und Servlet Container, der eine zuverlässige Plattform für die Ausführung von Java-basierten Webanwendungen bietet. Diese Wahl ermöglicht es ELO, seine Dienste über HTTP(S) zu kommunizieren, was eine universelle und leicht zugängliche Methode für die Datenübertragung im Internet darstellt. 

Diese grundlegende Entscheidung für Webtechnologien zeigt deutlich, dass ELO und Cloud einfach zusammengehören. ELOs besitzt somit die Fähigkeit, nahtlos in Webumgebungen integriert zu werden – eine Eigenschaft, die in der Cloud-Umgebung von unschätzbarem Wert ist.

ELO in der cloud
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Warum die Cloud?

Die Verwendung von Webtechnologien wie Apache Tomcat und HTTP als Kommunikationsprotokoll macht ELO zu einem idealen Kandidaten für die Cloud-Migration. Diese technologische Basis ermöglicht eine reibungslose Integration in Cloud-Umgebungen, wobei die folgenden Aspekte besonders hervorzuheben sind:

● Verteilte Architektur mit ELO in der Cloud: Cloud-Plattformen basieren auf dem Prinzip verteilter Systeme, die eine hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit gewährleisten. ELO kann von dieser Architektur profitieren, indem es seine Komponenten über verschiedene Cloud-Server verteilt, was zu einer verbesserten Leistung und Ausfallsicherheit führt.

● Kommunikation über das Web mit ELO in der Cloud: Da ELO bereits für die Kommunikation über HTTP(S) ausgelegt ist, kann es problemlos in die Cloud integriert werden, wo Webdienste und APIs eine zentrale Rolle spielen. Dies erleichtert die Anbindung an andere Cloud-Dienste und die Integration in bestehende Cloud-basierte IT-Landschaften.

● Sicherheit und Compliance mit ELO in der Cloud: Die Cloud bietet fortschrittliche Sicherheitsfeatures, die ELOs Bedarf an sicheren Datenübertragungen und der Einhaltung von Datenschutzstandards ergänzen. Die Verwendung von HTTPS, kombiniert mit den Sicherheitsprotokollen der Cloud, sorgt für eine sichere Umgebung für sensible Unternehmensdaten. 

● Flexibilität und Skalierbarkeit mit ELO in der Cloud: ELOs Fähigkeit, in einer verteilten Umgebung zu operieren, passt perfekt zur elastischen Natur der Cloud. Unternehmen können ELO-Instanzen je nach Bedarf skalieren, um Spitzenlasten zu bewältigen oder Ressourcen in ruhigeren Zeiten zu reduzieren.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile der Nutzung einer Cloud sind sehr vielfältig:

● Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Wie funktioniert ELO in der Cloud?

Die Cloud funktioniert im Grunde wie ein riesiges Netzwerk von Servern, die über das Internet verbunden sind und es ermöglichen, Rechenleistung, Speicherplatz und Anwendungen nach Bedarf zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieser Cloud-Umgebung gibt es verschiedene Technologien, die genutzt werden können, um Anwendungen zu hosten und zu verwalten:

● Virtuelle Maschinen (VMs): VMs sind isolierte Software-Container, die ein komplettes Betriebssystem und die dazugehörige Software enthalten. Sie ermöglichen es, mehrere virtuelle Umgebungen auf einem einzelnen physischen Server zu betreiben, wobei jede VM als unabhängiger Server fungiert. Dies erlaubt eine effiziente Ressourcennutzung und erleichtert die Skalierung.

● Docker: Docker ist eine Plattform für die Containerisierung, die es ermöglicht, Anwendungen samt ihren Abhängigkeiten in leichten, tragbaren Containern zu verpacken. Im Gegensatz zu VMs, die jeweils ein vollständiges Betriebssystem enthalten, teilen sich Docker-Container das Betriebssystem des Hosts, was zu schnelleren Startzeiten und weniger Speicherverbrauch führt.

● Kubernetes: Kubernetes ist ein Orchestrierungstool für Container, das die Bereitstellung, Skalierung und Verwaltung von containerisierten Anwendungen automatisiert. Es hilft bei der Handhabung von Docker-Containern (oder anderen Container-Technologien) in großen, verteilten Umgebungen und unterstützt komplexe Anwendungen mit hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Skalierbarkeit.

All diese Technologien bieten die Grundlage für den verteilten Betrieb der ELO Software. 

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis.

Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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ELO Cloud: So machen das die Andern im Jahr 2024 !?!

ELO Cloud: So machen das die Andern im Jahr 2024 !?!

In unserer immer stärker digitalisierten Welt ist es wichtiger denn je, unsere Dokumente und Daten effektiv zu verwalten. Hier kommt ein spezielles System, bekannt als Dokumentenmanagement-System (DMS), ins Spiel. Eines der führenden Systeme in diesem Bereich ist ELO, das weit mehr als nur ein Tool zur Dokumentenverwaltung ist. Es ist ein echter Game-Changer, wenn es darum geht, die Abläufe in Ihrem Unternehmen schlanker und effizienter zu gestalten.

… und Was hat das mit ELO Cloud zu tun?

Nun denn, bislang war der Zugang zu, die Verwaltung und Sicherung Ihrer Daten eine komplexe Angelegenheit. Doch mit der Einführung der Cloud-Technologie hat sich das grundlegend geändert. Wir bei PerlSystem® it solutions sind stolz darauf, als einer der wenigen auserwählten Cloud-Partner von ELO fungieren zu dürfen. Unser Ziel ist es, Ihnen die zahlreichen Vorteile näherzubringen, die ELO Cloud Ihrem Unternehmen bieten kann.

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Aber was ist eigentlich diese Cloud?

Stellen Sie sich die Cloud oder eben die ELO cloud einfach als einen virtuellen Speicherplatz vor, auf den Sie jederzeit und überall über das Internet zugreifen können. Anstatt Daten und Programme auf der Festplatte eines Computers zu speichern, befinden sie sich in einem Netzwerk aus Servern, die unterschiedlichste Dienste bereitstellen. Das kann von Online-Speicherlösungen bis hin zur Nutzung von Anwendungen reichen, ohne dass diese auf Ihrem Gerät installiert sein müssen.

Lesen Sie auch hier die technische Betrachtung von ELO Cloud.

Was macht die Cloud so besonders?

Die Cloud ist nicht nur ein technologisches Konzept; sie ist eine völlig neue Art zu denken. Stellen Sie sich vor, all Ihre wertvollen Daten und Dokumente wären sicher in einem virtuellen Tresor gespeichert, auf den Sie von überall aus Zugriff haben, sei es vom Büro aus, von zu Hause oder sogar von unterwegs. Dieser Tresor wird nicht nur durch modernste Sicherheitstechnologien geschützt, sondern passt sich auch dynamisch Ihren Bedürfnissen an. Genau das ermöglicht die Cloud-Technologie und ist somit Standard in der ELO Cloud.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile der Nutzung einer Cloud sind sehr vielfältig:

Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Und was hat ELO damit zu tun?

ELO nutzt all diese Vorteile der Cloud, um Ihnen und uns das Leben leichter zu machen. Statt Aktenordner durchzuwühlen, haben Sie mit ELO und eben auch mit ELO Cloud alle Dokumente digital und übersichtlich sortiert. Sie können:

 Automatisch sortieren: ELO kann Ihre Dokumente automatisch ablegen, wo sie hingehören. So sparen Sie sich viel Zeit und Mühe.

 Gemeinsam arbeiten: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu Durcheinander kommt. So wird Teamarbeit viel einfacher.

 Sicher aufbewahren: ELO sorgt dafür, dass Ihre Dokumente sicher sind und bleibt und nur von den richtigen Personen eingesehen werden können.

Einsatzmöglichkeiten von ELO Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher.

Warum also ELO Cloud?

Für Sie bietet die Cloud, insbesondere in Verbindung mit ELO, eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Sie sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen auch die Sicherheit Ihrer Daten. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es wichtiger denn je, flexibel und effizient zu agieren. Die Cloud und ELO sind Ihre Partner auf diesem Weg. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Geschäft auf die nächste Stufe zu heben und bereiten Sie sich darauf vor, den Herausforderungen der Zukunft mit Zuversicht zu begegnen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

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ELO in der Cloud: Die Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

ELO in der Cloud: Die Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Bereichen des Geschäftslebens immer weiter voranschreitet, spielt das Dokumentenmanagement-System (DMS) eine zentrale Rolle. Dabei ist ELO, ein führendes DMS, nicht nur eine Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Noch nie war der Zugriff auf, die Verwaltung und die Sicherung Ihrer Daten so einfach und sicher wie heute – dank der Cloud-Technologie. Als einer der wenigen, exklusiven Cloud-Partner von ELO, möchten wir, PerlSystem® it solutions, Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von ELO in der Cloud profitieren kann.

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Was ist die Cloud?

Einfach ausgedrückt, ermöglicht die Cloud-Technologie das Speichern und den Zugriff auf Daten und Programme über das Internet statt auf der Festplatte eines Computers. Die Cloud ist ein Netzwerk aus Servern, die verschiedene Dienste anbieten. Einige Server bieten eine Online-Speicherlösung, während andere es ermöglichen, Anwendungen direkt über das Internet zu nutzen – ohne dass diese auf dem lokalen Rechner installiert sein müssen.

Vorteile der Cloud

Die Vorteile eines Cloud-basierten DMS wie ELO sind vielfältig:

● Flexibilität und Skalierbarkeit: Ihre Ressourcen lassen sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen. Sie bezahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen.

● Zugriff von überall: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sicher auf Dokumente zuzugreifen, wo auch immer sie sind – im Homeoffice, unterwegs oder im Ausland.

● Höchste Sicherheitsstandards: Durch den speziellen Fokus auf das Betreiben von Servern bieten Cloud-Dienste höher höhere Sicherheitsstandards als der Betrieb auf einem eigenen Server.

Hochverfügbarkeit: Cloud-Anwendungen werden rund um die Uhr überwacht, sodass es zu minimalen Ausfallzeiten kommt

Kosteneffizienz: Sparen Sie Kosten für die Anschaffung, Wartung und den Betrieb eigener Server. Die Cloud bietet eine zuverlässige IT-Infrastruktur ohne hohe Anfangsinvestition.

Einsatzmöglichkeiten von ELO in der Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten. Berechtigungsstrukturen sorgen für kontollierte Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Daten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Datenschutz und Patientenrechte sind im Standard mit gegeben.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher. Profitieren Sie von besserer Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten in Produktionsprozessen.

● Landwirtschaft: Verwalten Sie Landpachtverträge, Maschinenwartungsprotokolle und Förderanträge. Sorgen Sie für eine einfache Dokumentation und Nachverfolgung von nachhaltigen Anbaumethoden und -zertifizierungen.
● Verwaltungsorganisationen: Egal ob betriebliche oder öffentliche Verwaltung: ELO unterstützt mit zentralisierter Ablage von allen Dokumenten wie bspw. Mietverträgen, Abrechnungen. Sorgen Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
● KulturunternehmenVerwalten Sie Projektdokumentationen, Sponsoringverträge und alle anfallenden Rechnungen zentral an einer Stelle.
● Baugewerbe: Zentralisieren Sie Ihre Baupläne, Verträge und Projektprotokolle, sodass Sie immer – auch unterwegs- Zugriff auf diese haben. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Dokumentationsplfichten und Sicherheitsstandards lassen sich einfach abbilden.
● Stiftungen / Vereine: Effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten und Spendenunterlagen. Schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Spender und Mitglieder.
● Vertriebsorganisationen: Behalten Sie einen Überblick über Kundenkontakte, Verträge und Verkaufsdokumentationen. Ideal auch zur zentralen Verwaltung von Marketingmaterial. Nutzen Sie die ortsunabhängige Verfügbarkeit für den Zugriff auf Vertriebsdokumente und -daten für Ihre Außendienstmitarbeiter.
● Diensteleistungsunternehmen: Optimieren Sie mithilfe von Workflows Ihre Prozesse und profitieren Sie von zentralisierter Verwaltung von Kundenunterlagen und Serviceverträgen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

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Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Die Wahrheit über Mehrmandantenfähigkeit bei ELO for DATEV: Ein aufklärender Blick

Als Ihr vertrauenswürdiger Partner in der Welt der digitalen Transformation sind wir von PerlSystem® it solutions nicht nur darauf spezialisiert, ELO in Ihrem Unternehmen zu implementieren und den idealen ELO Client für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Installation der Software. In Wahrheit beginnt unsere Aufgabe genau an diesem Punkt: Nach der Installation kommt die Konfiguration, und hier zeigen wir erst recht, was in uns steckt.

Es ist uns besonders wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich in Ihrem täglichen Arbeitsumfeld wohl fühlen. Wir sind uns bewusst, dass Veränderungen Herausforderungen mit sich bringen können, besonders wenn es um die Integration neuer Softwarelösungen wie ELO for DATEV geht. Ein häufiges Missverständnis, das wir in Gesprächen mit unseren Kunden aufklären, betrifft die Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV. Lassen Sie uns dieses Thema einmal näher beleuchten.

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Der Ursprung des Missverständnisses

Ein weit verbreiteter Irrglaube – den wir auch häufiger in Kundengesprächen zu hören bekommen – ist, dass ELO for DATEV nicht mehrmandantenfähig sei. Diese Annahme steht im Zusammenhang mit einer Komponente namens DocX (Light), die Teil des ELO for DATEV Pakets ist.

ELO for DATEV besteht aus mehreren Bausteinen: der ELO Kernsoftware, einer speziellen Schnittstelle für DATEV (DATEVConnect) und eben DocX Light. Diese Kombination bietet eine leistungsstarke Lösung für das Dokumentenmanagement, zugeschnitten auf die Bedürfnisse von DATEV-Nutzern.

Die Rolle von DocX (Light)

DocX (Light) wurde entwickelt, um technisch effizient und gleichzeitig wirtschaftlich attraktiv zu sein. Es ist ein Ableger des großen DocX, der Komponente die für die automatische Erfassung von Dokumenteninhalten verantwortlich ist.

DocX (Light) liefert dabei eine auf diesen Anwendungsfall angepasste Konfigurationsversion die im Standard tatsächlich keine Mehrmandantenfähigkeit unterstützt. Diese Einschränkungen beschränken die Funktionalität von ELO for DATEV insgesamt aber nur bedingt.

Die einfache Antwort: Aufhebung der Einschränkungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Einschränkungen von DocX (Light) nicht endgültig sind. Es besteht die Möglichkeit, diese Beschränkungen zu überwinden und DocX Light in eine umfangreichere Version zu verwandeln. Durch solche Anpassungen kann ELO for DATEV vollständig mehrmandantenfähig gemacht werden.

Unser Ansatz bei PerlSystem® it solutions

Wir bei PerlSystem® it solutions nehmen uns die Zeit, den Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen genau zu analysieren. Wir möchten verstehen, welche Prozesse reibungslos laufen und wo es hakt. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so zu gestalten, dass sie Ihre Arbeit automatisiert, Ihre Mitarbeiter entlastet und die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens steigert.

Die Implementierung von ELO for DATEV in Ihrem Unternehmen bedeutet nicht, dass Sie sich an die Software anpassen müssen. Vielmehr passen wir die Software an Ihre Bedürfnisse an. Dazu gehört auch die Erweiterung von DocX Light, um die Mehrmandantenfähigkeit vollständig zu gewährleisten.

Lassen Sie uns darüber sprechen!

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Mehrmandantenfähigkeit von ELO for DATEV haben oder sich einfach nur informieren möchten, wie wir Ihr Unternehmen digital transformieren können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Bei PerlSystem® it solutions stehen wir bereit, mit Ihnen neue Wege zu gehen und Lösungen zu finden, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und optimieren.

Unser Team freut sich darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen und gemeinsam die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu erarbeiten. Digitalisierung ist unser Fachgebiet, und Ihr Erfolg ist unser Ziel.

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

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Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Die Geheimnisse der ELO Clients – Die 6 wichtigsten Clients & ihre Unterschiede!

Wir von PerlSystem® it solutions sind als offizieller Business Partner von ELO Experten darin, bei Ihnen im Unternehmen ELO zu installieren und die richtigen ELO Clients für Sie auszuwählen. Das machen wir seit Jahren, dafür schätzen uns unsere Kunden genauso wie die Kollegen von ELO. Aber natürlich endet unser Arbeitsauftrag nicht mit abgeschlossener Installation der Software. Ganz im Gegenteil; da beginnt er erst. Denn: Nach der Installation ist vor der Konfiguration: Und da können wir (Arbeits-)Berge versetzen!

Das Wichtigste für uns in der Zusammenarbeit mit Ihnen als unser Kunde ist, dass Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit wohlfühlen. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und das letzte, was wir wollen, ist dass sich der Workflow von Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Unternehmen dem ELO anpassen muss. Da können wir ruhig ehrlich sein: Das wäre im großen Stil wohl nur schwer umsetzbar und vor allem mit viel Zeitaufwand verbunden. Außerdem: Digitalisierung soll Ihre Arbeit ja automatisieren, ihre Mitarbeiter entlasten und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens garantieren.

Deshalb fragen wir als Auftragnehmer ganz genau bei Ihnen nach: Wie ist der Ist-Zustand im Unternehmen, welche Prozesse laufen wie am Schnürchen, bei welchen hakt es? Welche Arbeitsschritte kosten unnötig viel Energie Ihrer Mitarbeiter, die sie in Ihrer Kreativität hemmen?

Was wünschen Sie sich? Was ist der Soll-Zustand? Was erwarten Sie von der Implementierung eines Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen? Es könnte sein, dass Sie zu viel erwarten (das ist nach meiner Erfahrung aber unwahrscheinlich; den meisten Unternehmern ist gar nicht bewusst, wie stark Geschäftsprozesse heutzutage bereits automatisiert werden können), aber vermutlich können wir gemeinsam in Gesprächen herausfinden, wie viel Digitalisierungspotenzial in Ihrem Alltagsgeschäft steckt.

Also scheuen Sie sich nicht!

Heute können Sie in diesem kurzen und knackigen Blogartikel herausfinden, welche Version von ELO Professional die richtige für Sie ist! Welcher ELO Client darf es sein – Java, Web oder Desktop? Was ergibt für Sie am meisten Sinn? Und worüber wollen Sie unbedingt mit uns sprechen?!

Apropos mit uns sprechen: Das können wir sehr empfehlen! Sie möchten bezüglich ELO oder cobra (die CRM-Software, deren Business Partner wir ebenfalls sind) beraten werden, Sie haben ganz allgemeine Digitalisierungsfragen, es gibt vielleicht ein Datenschutzproblem – Sie brauchen einen neuen IT-Dienstleister? Dann buchen Sie einfach mit wenigen Klicks einen unverbindlichen und kostenfreien Termin. Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen!

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Was ist ein Client?

Ein Client ist eine Anwendung.

Sind Sie über die Frage „Welcher Client darf es sein?“ gestolpert? Dann hole ich Sie hier einmal ab: In Ihrem Unternehmen werden Sie einen Server haben. Dieser Server wird von einem Host betrieben (das Serverprogramm, was gleichzeitig als Gegenteil eines Clients verstanden werden kann) und innerhalb des Servers sind mehrere Endgeräte angebunden. Ihr PC, mit dem Sie im Büro arbeiten, ist ein solches Endgerät. Auf Ihrem Computer sind vermutlich viele verschiedene Anwendungen installiert: Webbrowser, vielleicht Outlook, ein Programm zur Videotelefonie für Online-Meetings – das sind Clients! Und alles unterschiedliche, da es darum geht, auf welche Art von Daten mit dem jeweiligen Client zugegriffen werden soll – und welche Hintergrundprozesse hierfür ausgeführt werden müssen.

Das klingt alles etwas kompliziert, das gebe ich gern zu! Ich denke aber, dass anhand der verschiedenen Clients klar wird, wo die Unterschiede zwischen den ELO Clients liegt und mehr noch – dass Sie durch die Lektüre für sich feststellen werden können, welche Installation von ELO am allerbesten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt!

Welche ELO Clients gibt es?

Es gibt mittlerweile einige ELO Clients; ich stelle Ihnen heute die wichtigsten vor, die wir unseren Kunden empfehlen. Dazu gehören: Java Client, Web Client, Desktop Client, Workflow Client, die ELO Mobile App und die ELO Dropzone. Die Clients unterscheiden sich hierbei im Funktionsumfang oder sind Add-Ons, die weitere praktische Vereinfachungen mitbringen, die vielleicht auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein könnten! Schauen Sie sich auch unbedingt unsere Beispielvideos an, die einer meiner Mitarbeiter aufgenommen hat!

Was ist der ELO Java Client?

Der ELO Java Client ist der umfangreichste ELO Client. Er bietet den Umfang aller Funktionen eines ECM auf sämtlichen Plattformen, die die Programmiersprache Java unterstützen. Die Benutzeroberfläche (auch User-Interface genannt) des ELO Java Clients orientiert sich dabei am Desktop-Design von Microsoft Windows 10 und dessen Kacheloptik sowie am modernen Look-and-Feel von Microsoft Office 365. Die Anwender bewegen sich optisch also in vertrauter Umgebung – und finden sich somit schnell im ECM-System zurecht.

Was ist der ELO Web Client?

Der ELO Web Client sichert – in Verbindung mit dem ELO Web Access-Server – den unkomplizierten, schnellen und plattformunabhängigen Zugriff auf das ELO Repository (also das digitale Archiv). Außerdem zeichnet sich der Web Client durch eine leistungsfähige Benutzeroberfläche aus, die dem Java Client quasi in nichts nachsteht. Sollte der Funktionsumfang dennoch für bestimmte ELO-Benutzer eingeschränkt werden, ist dies schnell durch einen Admin erledigt. All das ist möglich – ohne umfangreiche Installationen und komplizierte Rollout-Szenarien!

Was ist der ELO Desktop Client?

Der schlanke ELO Desktop Client ist eine platzsparende Seitenleiste, die auf dem Windows Desktop angezeigt wird. Er ist optimal für die Verknüpfung von ECM-System und Microsoft Office inklusive Outlook. Der ELO Desktop Client verfügt über ein ansprechendes wie schnörkelloses Design und stellt Dateien und E-Mails in der Vorschau aber in gut lesbarer Größe dar. Jederzeit kann auf das Repository oder auf den Bereich „Mein ELO“ und die darin enthaltenen Beiträge im Feed zugegriffen werden. Favoriten können fürs mühelose Wiederfinden mit einem Klick einfach angeheftet werden, die Suche wird durch umfangreiche Filter effizient gestaltet.

Für wen wurde der ELO Workflow Client entwickelt?

Der ELO Workflow Client wurde für ELO Benutzer entwickelt, die keinen Zugriff auf alle Funktionen des ELO Systems brauchen: Sie haben nur hin und wieder einen Part in einem Workflow, der dann in ihren Aufgaben erscheint, sie benötigen nicht sämtliche Informationen oder Dokumente und müssen nur weniges freigeben oder zur aktiv zur Kenntnis nehmen. Die Benutzer sehen dennoch den kompletten Feed, die jeweilige Vorschau eines Dokuments und können zwischen der Formular- und der Metadatenansicht wechseln.

Was ist die ELO Mobile App?

Die ELO Mobile App ist die App für Ihr Smartphone und Tablet und ermöglicht das Arbeiten in Ihrem gewohnten ELO von überall – bei vollem Zugriff auf das ELO Archiv und Nutzung der Basisfunktionen des ECMs. Ob „neuen Ordner erstellen“, „Dokument bearbeiten“, „Eintrag löschen“ oder vieles mehr – flexibles und schnelles Arbeiten zu jeder Zeit von jedem Ort: Ihr Büro für die Hosentasche!

Ich habe in einem Blogartikel die unterschiedlichen Funktionen von ELO Mobile verständlich aufbereitet und ein Mitarbeiter von PerlSystem® it solutions hat Beispielvideos aufgenommen, in denen Sie auch einen ersten visuellen Eindruck von ELO Mobile gewinnen können. Schauen Sie gerne einmal hier vorbei für weitere Informationen rund um ELO Mobile!

Was bietet die ELO Dropzone?

Die ELO Dropzone bietet eine schnelle Ablage per Drag-and-drop im System und gleichzeitig einen Platz für häufig verwendete Funktionen – plus Zeiteinsparung. Je nach Zieldefinitionen können verschiedene Kacheln für die Ablage angelegt werden. Für die Vergabe von Metadaten aus ERP- oder anderen Drittsystemen sorgt eine entsprechende Schnittstelle.

Fazit

ELO bietet viele Möglichkeiten, um das Alltagsgeschäft in Unternehmen und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu vereinfachen. Ob es nun die verschiedenen Clients sind oder die einzelnen Funktionen von ELO sind – dieses Dokumentenmanagement hat so viel zu bieten!

  • Das Archiv mit seiner starken Volltextsuche und den vielen Filtermöglichkeiten für präzise und schnelle Suchergebnisse
  • Die Verknüpfung zu den Office-Produkten, sodass ein Dokument aus dem ELO heraus bearbeitet werden kann und danach am selben Ort im Archiv als neue Version abgelegt wird
  • Der Feed, in dem sich die Mitarbeiter direkt im Archiv über ein abgelegtes Dokument austauschen und auf dem neuesten Stand halten können
  • Die Aufgaben, in denen selbst erstellte Wiedervorlagen sowie Workflows liegen, die eine Bearbeitung des jeweiligen Mitarbeiters benötigen
  • Die Workflows, die aufwendige Bearbeitungsprozesse von Dokumenten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, schnell und unkompliziert von einer Person zur anderen weiterleiten und eine rechtzeitige Fertigstellung gewährleisten
  • Die extra entwickelten Anwendungsfälle für ELO bei gewissen, wiederkehrenden Prozessen mit (zB.) ELO Invoice für die Rechnungseingangsbearbeitung oder ELO Contract für die Vertragserstellung und -verwaltung

Hier auf unserer Website können Sie einiges dazu nachlesen. Außerdem gibt es unseren Blogartikel zur neuesten Version der Software: ELO 23!

Dann gibt es allerhand Schnittstellen, von denen ich Ihnen auch einige auf unserem Blog vorgestellt habe:

Unterschiedliche Funktionen von ELO werden ebenfalls in den unterschiedlichen Clients abgebildet.

Die hier vorgestellten sind die ELO Clients, mit denen wir von PerlSystem® it solutions arbeiten und die wir unseren Kunden ans Herz legen. Ganz schön viele Möglichkeiten?! Finden wir auch! Lassen Sie uns gerne gemeinsam ins Gespräch kommen, um zusammen herauszufinden, welcher Client bei Ihnen im Unternehmen am meisten Sinn ergibt und Ihnen und Ihren Mitarbeitern die größte Erleichterung verschafft.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

ELO Mobile – Das Büro in der Hosentasche!

Wir von PerlSystem® it solutions kennen uns – als offizieller Business Partner von ELO – selbstredend auch mit den mobilen Anwendungen von ELO aus. Um die soll es heute gehen: Die ELO Mobile App!

Wir versorgen Sie (als Ihr ELO Partner) natürlich auch mit den praktischen, leicht bedienbaren und somit benutzerfreundlichen Apps von ELO – und ich verspreche Ihnen: So leicht waren Sie bestimmt noch nicht papierlos unterwegs!

Sie sind bereits ELO-Kunde? ELO ist Ihnen höchstens ein grober Begriff und Sie haben noch Aktenschränke voller Ordner in Ihren Büroräumen? So oder so werden Sie aus diesem Artikel allerhand Informationen mitnehmen. Ich lasse Sie da nicht im Stich!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Also seien Sie gespannt und schauen Sie mal, was alles so möglich ist im Zeitalter der Digitalisierung. Schauen meine ich in diesem Fall ganz wortwörtlich: Zusätzlich zu meinen schriftlichen Ausführungen gibt es einige Videos, die sehr anschaulich demonstrieren, wie in der ELO Mobile App der Hase läuft! Sie werden überrascht sein, was eigentlich alles mit ELO möglich ist, wenn man nicht im Büro am PC sitzt.

Fangen wir von vorne an: Alle Infos zur aktuellen Version von ELO 23, dem deutschen Marktführer im Bereich Dokumentenmanagement (DMS), finden Sie hier in unserem Blogartikel! Hier erklären wie Ihnen, wie die Implementierung von ELO in Ihrem Unternehmen dafür sorgen wird, dass Sie von nun an GoBD- und DS-GVO-konform und PAPIERLOS archivieren und an Dokumenten arbeiten können.

Sie wollen direkt dazu mit uns sprechen?!

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Warum sollten Sie mit ELO Mobile arbeiten?

Es gibt so viele Gründe, weshalb Sie mit ELO Mobile arbeiten sollten!

Spätestens seit der Covid-19-Pandemie und seit den Zeiten von Homeoffice ist klar: Wir müssen manchmal flexibler sein und es hilft, wenn man außerhalb des Büros auf relevante Dokumente Zugriff hat.

Denn in unserer zunehmend digitalisierten Welt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Viele Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um den Arbeitsplatz ihrer Angestellten so zu gestalten, dass die Bedingungen optimal sind, sodass die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern und die Fehlerquote minimieren können.

Mit ELO können Unternehmen ganz viele dieser Wünsche umsetzen: Das digitale, einheitliche Ablegen von Dokumenten ist spätestens bei der Suche nach (zum Beispiel) Rechnungen oder Verträgen eine massive Zeitersparnis und Erleichterung. Die Volltextsuche ermöglicht, was kein perfekt geordnetes Papierbüro schafft: In Sekundenschnelle lässt sich in den Inhalten eines Dokuments suchen, also über die Metadaten hinaus.

Mit dem ELO Feed sind Unterhaltungen über ein Dokument schnell und niedrigschwellig direkt am Dokument im Archiv möglich und mit Workflows werden bei den jeweiligen Mitarbeitern automatische Aufgaben erstellt. All das ist in der Desktop-Version der Anwendung möglich. Aber da hört ELO natürlich nicht auf! Der ELO Feed zum Beispiel ist haargenau so am Handy nutzbar wie am PC!

Mit den ELO Mobile Apps können Nutzer ihr Büro praktisch in die Hosentasche stecken und haben jederzeit Zugriff auf ihre Arbeitsdateien, Kommunikationstools und Unternehmensressourcen.

Ein Beispiel für die ELO-Nutzer unter Ihnen:

Es wird noch dringend eine Freigabe benötigt, die bei Ihnen in den Workflows liegt? Dann können Sie bequem die ELO App auf Ihrem Mobilgerät öffnen und diesen Workflow bearbeiten.

Dieses und viele weitere Anwendungsbeispiele sowie die Nützlichkeit und Möglichkeiten von ELO Mobile stelle ich Ihnen in diesem Blogartikel dar!

Welche technischen Voraussetzungen sind für die Arbeit mit ELO Mobile notwendig?

Dies sind die technischen Voraussetzungen, die für die Arbeit mit ELO Mobile zu erfüllen sind:

ELO Mobile Apps benötigen einen Zugriff auf den ELO Indexserver, etwas genauer gesagt zu der ELO Web Client Komponente, welche auf dem ELO Server verfügbar sein muss.

Zudem muss die Erreichbarkeit dieser Komponente durch externe Zugriffe gewährt sein. Dies können wir auf zwei Wegen erreichen:

  1. Ein DMZ-Server (Demilitarized Zone – Ein Server welcher aus dem Internet erreichbar ist und mit dem internen Netzwerk verbunden ist, aber durch strikte (Firewall-)Regeln dafür sorgt, dass das interne Netz vor externen Zugriffen geschützt wird) zwischen den ELO-Server und den Mobile-Client geschaltet. Hierzu sollte eine weitere Instanz des Indexservers in der DMZ-Umgebung installiert werden, damit für den Web-Zugriff eine unabhängige Indexserver-Instanz zur Verfügung steht.
  2. Das Endgerät verbindet sich mittels VPN-Zugang mit dem Firmennetz und kommuniziert so aus dem internen Firmennetz mit dem Indexserver. VPN-Zugänge gelten derzeit als extrem sicher und sind daher auch unsere Empfehlung, um sich mit dem Firmennetz zu verbinden.

Wie verläuft die Einrichtung der App?

Die entsprechende App kann entweder aus dem Google Play Store (Android) oder aus dem App Store (iOS) heruntergeladen und angewandt werden, wenn die Anbindungsvoraussetzungen erfüllt sind. In der ELO Mobile App können die Mitarbeiter nun die Netzwerkadresse hinterlegen, unter welcher diese die Web Client Komponente erreichen, sowie die gewohnten Login-Daten, mit welcher die Mitarbeiter sich im ELO einloggen. Dann kann es sofort losgehen!

Wie ist die Benutzeroberfläche von ELO Mobile gestaltet?

Die Benutzeroberfläche ist nach der Kachelübersicht gestaltet, die man auch aus der Desktopversion von ELO kennt.

Die Mobile Apps bieten eine Kachelübersicht der folgenden Funktionsbereiche:

  • Mein ELO: Hier finden Sie Neuigkeiten zu abonnierten Feeds sowie Informationen zu Aufgaben und Workflows.
  • Archiv: Enthält sämtliche Ordner und Dokumente, auf die Sie zugreifen können.
  • Klemmbrett: Der Funktionsbereich Klemmbrett ist eine temporäre Sammelliste für Dokumente und Ordner. Das Klemmbrett wird auf den verschiedenen ELO Clients nicht synchronisiert, auf dem Klemmbrett von ELO Mobile können sich andere Dokumente befinden als im Java Client.
  • Aufgaben: In diesem Funktionsbereich werden Ihre Aufgaben und Workflows angezeigt.
  • Suche: Hier können Sie gezielt nach Einträgen in ELO suchen.
  • Offline: Laden Sie Einträge in den Offline-Bereich herunter, um sie auf Ihrem Gerät verfügbar zu machen. Dateien, die sich hier befinden gelten nicht als ausgecheckt. Sie sind lediglich auch dann auf dem Endgerät verfügbar, wenn es keinen Internetzugriff hat.
  • Datensätze: Hier werden Datensätze zwischengespeichert. Je nach Voreinstellung werden sie in den Funktionsbereich Ablage geladen, sobald eine Internetverbindung besteht.

Zudem besteht für den Administrator die Möglichkeit neue Funktionsbereiche anzulegen und diese für die Mobile-Apps verfügbar zu machen. Da die Postbox eine exklusive Funktionalität des ELO Java Clients ist, kann auf diese nicht aus einer Mobile-App zugegriffen werden.

Wie genau das aussieht, können Sie sich hier einmal anschauen. Einer meiner geschätzten Mitarbeiter hat hierzu mehrere leicht verständliche Videos mit Voiceover produziert, um Ihnen die ELO Mobile App visuell näher zu bringen.

Hat die ELO Mobile App die Grundfunktionen der ELO Desktop-Version?

Ja, die ELO Mobile App hat die gleichen Grundfunktionen wie die ELO Desktopversion.

Dazu gehören die folgenden:

  • Neuen Ordner erstellen
  • Datei hinzufügen
  • Neue Version laden
  • Dokument zur Ansicht öffnen
  • Dokument bearbeiten
  • Formular anzeigen
  • Eintrag senden
  • Randnotiz erstellen
  • Eintrag löschen

Welche Arbeitsschritte lassen sich in den Funktionsbereichen der App ELO Mobile umsetzen?

Natürlich lässt sich nicht jeder Arbeitsschritt der ELO Desktopversion in der ELO Mobile App umsetzen – aber sehr viele!

Prinzipiell möchte ich aber betonen, dass ELO Mobile nicht als Ersatz für die Arbeit mit der Desktopversion gedacht ist, sondern „lediglich“ als Ergänzung genutzt werden soll. Die Arbeit mit dem ELO über einen PC ist für die tägliche Arbeit unabdingbar.

Welche Arbeitsschritte mit ELO Mobile allerdings möglich sind, will ich einmal kurz aufzeigen.

Klemmbrett

Auf dem Klemmbrett lassen sich (wie von ELO gewohnt) häufig genutzt Ordner und Dokumente ablegen. Es ist ein Schnellzugriff auf Dokumente, die auf dem Klemmbrett mit einer Referenz versehen sind. Mit dem Klick auf „Gehe zu“ gelangt man direkt an den Ort, wo das Dokument tatsächlich im Archiv abgelegt ist.

Innerhalb des Archivs und in der Suche kann man mit einem Klick einzelne Ordner oder Dokumente auf dem Klemmbrett verlinken; ebenfalls mit einem Klick lassen sich Einträge vom Klemmbrett wieder entfernen. Das löscht natürlich nicht das Dokument aus dem Archiv, sondern löst lediglich die Erwähnung auf dem Klemmbrett auf.

Aufgaben und Workflows

Ein weiterer Funktionsbereich in der ELO Mobile App sind die Aufgaben. Diesen Bereich kennen Sie – insofern Sie bereits ELO-Nutzer sind – auch von der ELO Desktopversion.

Hier sind Ihre individuellen Workflows und erstellte Wiedervorlagen aufgelistet. Ausgehend von diesem Bereich können Sie dann auch mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnen.

Neu hinzugekommene Aufgaben lassen sich dadurch erkennen, dass sie in fetter Schrift und zusätzlich mit einem grünen Punkt markiert werden. Aufgaben, deren Frist überschritten sind, sind an einem roten Ausrufezeichen erkennbar.

Weiter unten in diesem Abschnitt können Sie sich ein Video anschauen, wie das bei Ihnen aussehen könnte.

Neue Workflows, aus denen sich dann wiederum neue Aufgaben für Kollegen ergeben können, können Sie aus dem Archiv bzw. aus dem Funktionsbereich Klemmbrett starten. Im Kontextmenü eines Dokuments können Sie aus Vorlagen wählen. Ihr Unternehmen wird für spezifische und häufige Situationen im Unternehmen Workflows angelegt haben lassen – oder Sie erstellen einen Ad-hoc-Workflow für Freigaben und Kenntnisnahmen und wählen die jeweiligen Kollegen aus.

Wir bei PerlSystem® it solutions sind ELO- und damit auch Workflow-Experten. Wir konfigurieren für Sie Ihr ELO und werden wahrscheinlich keine Wünsche offenlassen. Alles ist möglich! Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Sie sind eigentlich im Urlaub, sagen wir in Südfrankreich, aber haben die Bearbeitung eines Workflows vergessen und keine Urlaubsvertretung im ELO eingerichtet? Nun ruft doch der Kollege an, entschuldigt sich vielmals, aber braucht die Aufgabe, die bei Ihnen liegt … Die Flexibilität und die Erreichbarkeit durch mobile Anwendungen muss nicht unbedingt heißen, dass damit auch Mehrarbeit außerhalb der offiziellen Arbeitszeit einhergeht. In diesem Fall haben Sie im Urlaub in einer Minute alles erledigt: Sie können einen Workflow von unterwegs weiterleiten oder delegieren, sodass ein Kollege die Bearbeitung übernimmt. Sie wählen diesen aus und klicken auf „ok“. Der Urlaub kann weitergehen!

Darüber hinaus gibt es natürlich noch viele weitere Möglichkeiten, wie Sie innerhalb der ELO Mobile App mit Workflows umgehen können. Dies würde aber den Rahmen sprengen. Es sei gesagt, dass sich die Möglichkeiten der App im großen Teil mit der der Desktopversion decken.

Suche

Ein weiterer und sehr hilfreicher Funktionsbereich ist die Suche. Hier lassen sich nicht nur bloße Begriffe eintippen, sondern darüber hinaus – wie auch bei der Desktopversion von ELO – allerhand Filtermöglichkeiten. Man kann den Volltext durchsuchen lassen, die Kurzbezeichnung und ggf. weitere Felder der Metadaten und Verschlagwortung und es lässt sich zum Beispiel auch einstellen, von welchem Benutzer und in welchem Zeitraum das gesuchte Dokument wahrscheinlich abgelegt wurde, um die Suchergebnisse einzugrenzen. Das sind nur einige Beispiele der Filtermöglichkeiten für die Suche, da ist natürlich noch einiges mehr möglich, damit Sie so schnell wie möglich finden, was Sie suchen!

Sie suchen ständig unter der gleichen Prämisse? Dann speichern Sie sich die Suche mit den jeweiligen Filtermöglichkeiten einfach als Favoriten ab. Noch schneller geht es nun aber wirklich nicht mehr!

Für einen Einblick in die Suche mit der ELO Mobile App können Sie sich hier ein weiteres Video anschauen. Film ab (und Ton an)!

Dateien offline verfügbar machen und hochladen

Einer Ihrer Kunden wohnt in einem tiefen Funkloch und Sie wollen nicht nach dem WLAN-Passwort fragen? Na, zum Glück hat ELO hier noch eine Funktion eingebaut, die Ihnen ganz sicher nützlich sein wird!

Sie können Einträge im Archiv offline verfügbar machen. Hier wird also das Dokument oder gar die ganze Kundenakte in Ihren Smartphone-Speicher heruntergeladen, aber Sie greifen trotzdem noch über die ELO Mobile App darauf zu. Letztendlich brauchen Sie also nur genügend Speicherplatz auf Ihrem mobilen Gerät und nichts kann Sie dann noch davon abbringen, Ihren wichtigen Kunden bei einem Hausbesuch optimal zu beraten, auch wenn nicht einmal Edge-Netz verfügbar ist.

Hier gibt es ebenfalls ein kurzes, anschauliches Beispielvideo.

Sie können von Ihrem Mobilgerät auch Dateien im ELO ablegen. Wie genau das funktioniert, können Sie sich auch hier in einem kurzen Video kurz anschauen. Der Vorgang ist dem von anderen gängigen Apps wie zum Beispiel Messengerdiensten wie WhatsApp oder Telegram sehr ähnlich. Die Kategorisierung und Verschlagwortung dieser hochgeladenen Datei deckt sich dann wiederum mit den gängigen Vorgängen in der Desktopversion von ELO.

Hier können Sie sich beide Videos zu diesem Abschnitt anschauen:

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions sind voll und ganz von den mobilen Lösungen von ELO überzeugt. ELO Mobile – da sind wir dabei!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir außerdem Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen. Das gilt natürlich auch für bereits bestehende ELO-Archive – kontaktieren Sie uns einfach, wenn Sie mit Ihrem digitalisierten Ist-Zustand nicht gänzlich zufrieden sind!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO-Kunde sind oder noch nicht – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO natürlich auch die innovative und vollautomatische Alternative für DATEV DMS classic im Angebot: ELO for DATEV!

Sie sind bereits ELO-Kunde? Sie sind bereits DATEV-Kunde? Keins von beidem?! Beides?! Keine Sorge, so oder so hole ich Sie hier ab!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Dieses Mal geht es ein weiteres Mal um die Schnittstelle zwischen ELO und einem weiteren Softwaregiganten: DATEV. Diese Schnittstelle wird nämlich spätestens zum Jahresende besonders interessant und relevant! Mehr dazu jetzt im folgenden Blogartikel über ELO for DATEV.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist ELO for DATEV?

ELO for DATEV ist die neue Schnittstelle von ELO. Sie wird von DATEV empfohlen und löst somit das hauseigene Produkt DATEV DMS classic ab, welches am 31.12.2023 abgekündigt wird.

Mit der Schnittstelle ELO for DATEV tut sich der Marktführer in Deutschland für ECM und Dokumentenmanagementsysteme mit dem großen IT-Dienstleister DATEV zusammen.

Diese Schnittstelle ist eine großartige Methode, um das aufwendige Thema der Buchhaltung weiter zu automatisieren und ist komfortabel mit den Lösungen für das Rechnungswesen verzahnt. Anwendern steht damit ein umfassendes Dokumentenmanagement inklusive der automatischen Erstellung eines Buchungsvorschlags zur Verfügung.

😁 ELO for Datev // PerlSystem® it solutions ist ein ELO for Datev Fan 🫶

Wieso ist ELO for DATEV besonders empfehlenswert?

ELO for DATEV ist besonders empfehlenswert, weil beide Unternehmen an dieser Schnittstelle gearbeitet haben. DATEV empfiehlt sogar explizit ELO for DATEV, um die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kanzleien zu vereinfachen. 

ELO und DATEV widmen sich auch ihrem Ziel, an dem Aufbau eines gemeinsamen Partnernetzwerkes aus Systemhäusern und IT-Beratungen zu arbeiten. Mehr dazu später!

Aber von vorne:

Für Infos über ELO habe ich hier einen Blogartikel über das neue Update – ELO 23 – geschrieben, der detailliert und nahbar erklärt, was das ECM alles kann. Hier werden Sie sicherlich Funktionen finden, die die alltäglichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen immens vereinfachen und automatisieren kann.

Etwas allgemeiner und knackiger sind die Information zu ELO auf unserer Website – wenn’s also schnell gehen soll, klicken Sie gerne hier!

Was ist die DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft und ein Softwarehaus für Kanzleien: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Diese kaufen Anteile der DATEV und nutzen DATEV, um ihren eigenen Kunden gerecht zu werden, die an die Kanzleien die Finanzbuchführung, als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.

Die DATEV ist laut dem IDC-Ranking 2020 der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und auch europaweit eine Größe.

Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting.

Mit ihren digitalen Angeboten bilden sie die Basis für unzählige Geschäftsbeziehungen zwischen dem Mittelstand und den Steuerberatern – mehr als 500.000 Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen) nutzen DATEV. Jeden Monat werden rund 14 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV erstellt.

Aber gibt es nicht schon ein DMS von DATEV?

Noch gibt es mit DATEV DMS classic eine eigene Lösung für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, die DATEV betreffen. Der Support dieses Softwaremoduls wird allerdings zum 31.12.2023 eingestellt – und dann müssen alle Dokumente umgezogen sein. DATEV selbst empfiehlt explizit ELO for DATEV: Und zwar aus guten Gründen!

Seit 2019 existiert die Partnerschaft zwischen ELO und DATEV. Die Schnittstelle zwischen ELO und DATEV wurde 2020 entwickelt. Seitdem wurde ELO for DATEV mit mehr als 400 Kunden umgesetzt und mehr als 150 Businesspartner wurden geschult – darunter natürlich auch wir von PerlSystem® it solutions!

Welche Funktionen bietet ELO for DATEV?

ELO for DATEV bietet viele Funktionen, hier zuerst einmal die Highlights!

  • Lösung für DATEV Rechnungswesen, beruhend auf der DATEV Connect Schnittstelle
  • Vorzeitige Erfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Selbstlernende Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
  • Rechnungsnummer-Dublettenprüfung
  • Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen – in Echtzeit!
  • Jegliche Belege werden im ELO archiviert und können ad hoc per Beleglink aus dem DATEV aufgerufen werden
  • Im zugehörigen Vorgangsordner können begleitende und ergänzende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
  • Direkter Zugriff u.a. auf DATEV Unternehmen, Stammdaten, Konten, Zahlungsbedingungen
  • Vollständige Vorgangstransparenz durch Freigabe- und Korrektur-Workflows, Volltextsuche und ELO Feed (und vielem mehr!)
  • Dashboard für die Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige
  • Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
  • Kombination mit anderen ELO Business Solutions (Vertragsmanagement und viele mehr) möglich

Wie sieht ein Prozess mit ELO for DATEV aus?

Wie ein Prozess mit ELO for DATEV aussehen kann, will ich Ihnen nun gerne einmal beispielhaft aufzeigen!

💡Optimal verzahnt – ELO und DATEV in der Praxis

Nehmen wir mal an, Sie arbeiten in der Buchhaltung Ihres Unternehmens und bekommen eine Rechnung von einem Ihrer Partner – vielleicht von Ihrem IT-Dienstleister PerlSystem® it solutions. Diese verschicken wir digital per Mail und so landet sie direkt in Ihrer Postbox.

Um diese Rechnung nun zu bearbeiten, nutzen Sie in Ihrer Postbox den Button „Beleg ablegen“ und legen fest, um was für einen Belegtyp es sich handelt. Zur Auswahl stehen zum Beispiel:

Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Internen Buchungsbeleg – Kreditorisch, Internen Buchungsbeleg – Debitorisch oder Förderbescheid.

Darüber hinaus können aber natürlich (in klassischer ELO-Manier) beliebig viele eigene Belegkategorien hinzugefügt werden. Ihrer Fantasie sind also hier keinerlei Grenzen gesetzt!

Fahren wir fort in unserem Gedankenspiel: Die Rechnung von PerlSystem® it solutions ist eine Eingangsrechnung. Mit der Auswahl dieser Kategorie startet der damit verbundene und hierfür extra programmierte Workflow – und die Arbeit an der Rechnung beginnt! Sie müssen aber nun tatsächlich herzlich wenig dafür tun.

Im Hintergrund verarbeitet nun eine KI* – ein Erfassungsassistent – alle relevanten Informationen aus Ihrer Eingangsrechnung, um die manuelle Erfassung der Metadaten so gering wie möglich zu halten.

Es werden Daten erfasst wie Unternehmens-Name, Unternehmens-Nummer, Rechnungsdatum, Buchungstext, Geschäftspartner-Typ, Lieferdatum, Belegnummer, Gesamtbetrag Netto und Brutto, Währung.

Sollte sich die KI bei einem Datum nicht sicher sein, wird das Feld orange markiert, was den ELO-Nutzer darauf aufmerksam macht, dass dieses Feld nicht zu 100 % korrekt ausgefüllt werden kann. Händisch ausfüllen muss man dieses Feld dann aber trotzdem nicht. Dann der OCR-Erkennung von ELO wurden alle Worte auf der Rechnung erfasst und wenn man das benötigte Feld und dann die zugehörige Info anklickt, wird das Feld automatisch ausgefüllt. So passieren so wenig Fehler wie noch nie zuvor!

Die Kontierung muss vorgenommen werden, was als weitere Prüfung der Eingangsrechnung dient. Der zu kontierende Betrag ist in rot markiert und verringert sich natürlich entsprechend bei der Eintragung der jeweiligen Posten auf der Rechnung. Erst nach der Kontierung kann die Rechnung freigegeben werden.

Die Stammdaten der Vertragspartner werden live von der DATEV Connect Schnittstelle abgerufen, hinterlegte Zahlungsbedingungen werden automatisch eingetragen und die Fälligkeit mit dem höchsten Skonto-Betrag wird festgelegt.

Für die weitere Prüfung und Freigabe kann ein weiterer Mitarbeiter ausgewählt werden (vielleicht ist der Betrag der Rechnung so hoch, dass die Geschäftsführung diese freigeben muss). Wenn die Auswahl des nächsten Bearbeiters geschehen ist, verschwindet die Rechnung aus der Postbox der Buchhaltung und erscheint als Aufgabe im ELO der Geschäftsführung. Hier kann intern ein Schwellenwert eingetragen werden, sodass bei Erreichen dieses die Rechnung sofort an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Hat die Geschäftsführung die Freigabe erteilt, ist der Prozess im ELO quasi abgeschlossen. Die Rechnung liegt im Ordner „Belege zum Export“ unter „Eingangsrechnung“

Wählt man dort nun die jeweiligen Belege aus und klickt auf „Buchungsvorschläge senden“, werden die Rechnungen an DATEV Rechnungswesen übertragen.

Es startet nun ein Informationsworkflow, in dem sich nachvollziehen lässt, welche und wie viele Belege übermittelt wurden – und bei wie vielen dieser Buchungsvorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Konnten Rechnungen nicht erfolgreich an DATEV Rechnungswesen übermittelt werden, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe, um die Rechnung erneut zu prüfen und unvollständige oder falsche Informationen zu bereinigen.

Wurden die Eingangsrechnungen an DATEV als Belege übermittelt, befinden sich die Rechnungen nun im Ordner „Finanzbuchhaltung“. Im ELO Feed lässt sich – für alle Mitarbeiter mit der zugehörigen Berechtigung im ELO – einsehen und nachvollziehen, welche Bearbeitungsschritte die Rechnung bereits durchlaufen hat und an welchem Ort sie sich gerade für die weitere Verarbeitung befindet.

Nun ist der Prozess im ELO also abgeschlossen, da die Rechnung ans DATEV Rechnungswesen übermittelt wurde.

ELO for DATEV - PerlSystem
Ablauf ELO ELO for DATEV - Quelle: ELO Digital Office GmbH

Im DATEV kommt die Eingangsrechnung als Buchungsvorschlag an und wenn dieser angenommen ist, wird er in einen Buchungsstapel mit all den Informationen aus dem ELO eingefügt. Die Vorschau des Belegs ist mit einem Klick im DATEV ausgelöst – die Rechnung öffnet sich dann im ELO.

Im ELO gibt es schließlich noch ein weiteres, aufschlussreiches Analysetool. Im Belegcockpit (das man zum Beispiel über die Kacheln im „Mein ELO“-Bereich aufrufen kann) hat man eine detaillierte und schnell nachvollziehbare Übersicht aller Belege und in welcher Bearbeitungsphase sich gerade welcher Betrag befindet.

Es gibt die Übersicht über den Gesamtbetrag aller Belege und zusätzlich den Betrag der zeitkritischen Belege (in rot). Darüber hinaus gibt es folgende übersichtliche Kategorien: Erfassung, formelle Prüfung, fachliche Prüfung, Buchungserfassung, zum Export, exportiert, gebucht, in Klärung, abgewiesen, in sachlicher Prüfung, Korrektur notwendig und reklamiert.

Es ist zusätzlich einsehbar, wie hoch die Rechnungen der Top 5 Kreditoren ist und die fällige Nettosumme pro Monat.

Alle eingepflegten Belege können zusätzlich nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Zum Beispiel nach Kreditoren, nach Rechnungsdatum, nach dem Nettobetrag oder nach der Fälligkeit.

Alle Infos zu ELO for DATEV auf einen Blick

Die lieben Kollegen von ELO haben selbst noch einmal kurz und knapp die einzelnen Teile der Schnittstelle ELO for DATEV aufgelistet und zeigen so nachvollziehbar auf, wie die verschiedenen Schritte ineinander greifen. Dem konnten wir nichts mehr hinzufügen:

ELO Accounting for DATEV:
Der Belegworkflow

  • Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  • Zusätzliche Belegarten
  • Genehmigungsworkflows
  • Ein Workflow für alle Belegprozesse
  • ZUGFeRD-Format-Erkennung
  • Automatische Erstellung eines Buchungsvorschlags
  • Für jeden User individuell konfigurierbar
  • Dashboard für den Überblick

ELO DocXtractor for DATEV:
Die Belegerkennung

  • Automatische Belegklassifizierung
  • Extraktion von Beleginhalten durch modernste KI-Technologie
  • Zuordnung von Beleg zum entsprechenden Freigabeprozess
  • Selbstlernende Belegerkennung

ELO Integration for DATEV:
Die Schnittstelle

  • Bereitstellung des Buchungsvorschlags mit Beleglink
  • Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfprozess
  • Live-Zugriff auf Stammdaten über die DATEV connect Schnittstelle
  • Besonderheiten für ELO DocXtractor for DATEV:
  • Ohne Verifier und Dokumentenmanager
  • Nachbearbeitung der Analyseergebnisse innerhalb des ELO Clients im Workflow statt in separater Nachbearbeitungs-GUI (Verifier)
  • Besonderheiten für ELO Integration for DATEV

Was sind die Voraussetzung für den Kunden zur Nutzung von ELO for DATEV?

Das sind die Voraussetzungen für den Kunden, um ELO for DATEV zu nutzen:

  • ELO ECM Suite (Enterprise oder Professional Technologie) Named-Voll-User muss vorhanden sein
  • DATEV Rechnungswesen muss vorhanden sein
  • DATEV Connect Schnittstelle muss bei DATEV (kostenneutral) bestellt werden

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle ELO for DATEV eine effiziente, sichere und automatisierte Lösung zur Bearbeitung von Rechnungsbelegen. Mit ELO for DATEV, dem offiziellen Nachfolger von DATEV DMS classic, entwickelt von ELO und DATEV kann nichts schief gehen!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO- oder DATEV-Kunde, beides oder noch nichts sind – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Also: Handeln Sie jetzt, bevor DATEV DMS classic eingestellt wird und kontaktieren Sie uns!

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle ELO for DATEV definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

ELO for Pliant: Die neue Schnittstelle aus dem Hause PerlSystem® it solutions

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO die einzige Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform Pliant programmiert, wer nennen das ELO for Pliant

Diese Schnittstelle will ich Ihnen hier heute auf unserem Blog vorstellen.

Wenn Sie erfahren wollen, wie wir diese Schnittstelle bei unserem langjährigen Kunden LOOKS anwenden, lesen Sie hier unsere success story!

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Wie wichtig sind automatisierte Geschäftsprozesse?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist sehr wichtig für die Wettbewerbsfähigkeit und spielt heutzutage eine entscheidende Rolle in Unternehmen jeder Größe!

Automatisch bedeutet allerdings nicht immer einfach. Der Anspruch von uns und von ELO ist es, dass mit der Automatisierung auch eine Nachvollziehbarkeit der unterschiedlichen Geschäftsprozesse einher geht.

Diese erhält man umso leichter, wenn die relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank eingepflegt werden.

Wieso eignet sich ELO ECM für die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

ELO ECM eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse jeglicher Art zu automatisieren, da ein digitales Archiv das Herzstück von ELO ECM ist.

Man erhält so die Möglichkeit der Bearbeitung von Dokumenten aus dem ELO heraus, die zahlreichen Schnittstellen zu anderen Anwendungen und die interne Kommunikation im Feed, die Erstellung von Aufgaben und die kinderleichte Integration von Workflows macht es den Nutzern sehr leicht, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Nachvollziehbarkeit dieser zu vereinen.

Die Verwaltung Ihrer zentralen Datenbank ELO ECM Suite ist sehr einfach!

Welche Schnittstellen gibt es für ELO ECM Suite?

Gerade im Bezug auf Schnittstellen lässt ELO nur wenige Wünsche offen: Microsoft Office Anwendungen, Microsoft Teams und 365, OneDrive, DocuSign und DATEV sind nur einige große (teils internationale) Softwareanbieter, die mit ELO zusammenarbeiten und ein nahtloses und automatisiertes Arbeiten ermöglichen.

ELO ist hier mittlerweile sehr breit aufgestellt und ständig werden neue Integrationen vorgestellt. Eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, alle relevanten Informationen in einer zentralen Datenbank abzulegen und zu bearbeiten!


Lesen Sie hier auf unserem Blog alles zu der neuesten Version von ELO ECM: ELO 23!


Auf unserer Website finden Sie alle notwendigen Informationen, um sich hier ein vollumfängliches Bild zu machen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns doch gerne für ein unverbindliches Gespräch!

Was ist, wenn es noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm gibt?

Es gibt noch keine ELO-Schnittstelle zu einem Programm, mit dem Sie viel arbeiten, dann kontaktieren Sie uns doch einfach! Wir von PerlSystem® it solutions stellen uns gerne Ihrer Herausforderung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen und mit ELO die entsprechende Schnittstelle. So wie kürzlich mit der Software Pliant!

Was ist Pliant?

Pliant ist ein deutsches Unternehmen und Europas innovativster Anbieter für Firmenkreditkarten.

Die praktische und benutzerfreundliche Pliant-App ermöglicht die Verwaltung von physischen und virtuellen VISA-Kreditkarten. Virtuelle Kreditkarten haben den Vorteil, dass sie sofort nach der Ausgabe verwendet werden können. Apple Pay und Google Pay sind selbstverständlich mit Pliant verfügbar.

Zu der Verwaltung von Kreditkarten durch Pliant gehören unter anderem die Festlegung von Kartenlimits sowie das Anzeigen von Echtzeitberichten über die Transaktionen und den verfügbaren Kreditrahmen. Den festgehaltenen Transaktionen der Kreditkarten können Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden, wodurch die Zuweisung von Transaktionen zu Projekten deutlich erleichtert wird.

Einer unserer Kunden ist eine Filmproduktionsfirma, die sich hauptsächlich in Projekten und nicht in Abteilungen organisieren. Hier ist die Abrechnung mit Pliant pures Gold wert! (Lesen Sie hier unsere success story mit unserem Kunden und der Schnittstelle ELO for Pliant!)

Diese einfache und genaue Zuordnung der Bewegungen erleichtert den Überblick über die Kreditkartentransaktionen, die durch Firmenkreditkarten getätigt werden, und erlaubt eine Budgetkalkulation in Echtzeit. Zudem ersetzt Pliant die analoge Abarbeitung von Kreditkartenprozessen durch digitale Prozesse; Pliant ist papierlos!

Um die gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflicht zu erfüllen, gibt es auch die Möglichkeit, Belegbilder zu diesen Transaktionen in den Formaten JPG, PNG und PDF, bequem per web-, mobile App, oder sogar über eine zentrale, KI-unterstützte Mailbox zuzuweisen.

Das klingt nach DER Anwendung, die Sie in Ihrem Unternehmen brauchen? Sprechen Sie doch mal mit unseren kompetenten Kollegen von Pliant!

Denn eins steht fest: Der digitale Abwicklungsprozess in Pliant ist für die Buchhaltung eines Unternehmens ein großer und wichtiger Schritt, der die Nachvollziehbarkeit von Budgets für Mitarbeiter für alle Seiten vereinfacht – aber danach geht es noch weiter!

ELO for Pliant - Die Schnittstelle von PerlSystem® it solutions:

Unsere Kunden sind mit dem Wunsch an uns herangetreten, eine effiziente Lösung für die Überführung von Kreditkartenbelegen ins ELO und die dazugehörigen Kostenkalkulationen zu entwickeln. Bislang mussten die Belege der einzelnen Kreditkarten händisch ins ELO übertragen werden. Dies war nicht nur mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig – sondern auch ungewöhnlich ineffizient für unsere Kunden, die eigentlich automatisierte Prozesse gewohnt sind.

Wir fackelten nicht lange und entwickelten eine Schnittstelle zwischen ELO und der Kreditkartenplattform des Anbieters Pliant, mit dessen Software unsere Kunden bereits gearbeitet haben. Pliant bietet außerdem anwenderfreundliche und moderne APIs an, die unsere Integration gefördert haben. So entstand die das Produkt ELO for Pliant.

Unsere innovative Lösung ermöglicht es Unternehmen, Kreditkartenbuchungen vollautomatisch nach gewünschten Kriterien in das ELO Dokumentenmanagementsystem zu überführen, zu verschlagworten und mit den Belegen einen Workflow, zum Beispiel den im Unternehmen etablierten Workflow für den Rechnungseingang, zu starten.

Unsere eigens programmierte Schnittstelle ELO for Pliant ist so gut, dass wir nun sogar eine Kooperation mit dem Unternehmen Pliant gestartet haben. Uns von PerlSystem® it solutions macht das natürlich besonders stolz! 👨🏼‍💻

Wie läuft der Verarbeitungsprozess weiter ab?

Außerhalb von Pliant läuft der Verarbeitungsprozess weiter. Die übersichtlichen Daten von Pliant müssen natürlich im unternehmensinternen Archiv integriert werden – Sie arbeiten schon mit ELO ECM Suite? Dann gehört das bald der Vergangenheit an.

Sie wissen ja: Die Anlage der Transaktionen und die Ablage der zugehörigen Belegbilder schließt in der Regel nicht den digitalen Bearbeitungsprozess ab, sondern stößt nur weitere Prozesse in einem Unternehmen an. So müssen die zugehörigen Daten häufig in Projektkalkulationen eingetragen werden, Belege müssen auffindbar im Archiv hinterlegt werden, Kostenstellen an das Rechnungswesen übermittelt werden – und so weiter!

Arbeitet man bereits mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO und der Schnittstelle ELO for DATEV (alles dazu finden Sie hier auf unserer Website!), ist man automatisierte und einfache Prozesse in der Buchhaltung gewohnt. Mit ELO und Pliant hatte man bislang(!) mit zwei Anwendungen zu tun, die nicht so recht wussten, wie sie ineinandergreifen können.

Die korrekte Ablage in ELO bereitet ohne unsere Schnittstelle viel händische und monotone Arbeit, da die Belege aus den Transaktionen in der Pliant App heruntergeladen werden müssen (dies ist zwar im Pliant gesammelt als ZIP-Ordner möglich, die Zuordnung der Belege im eigenen ELO muss allerdings händisch und einzeln passieren).

Es muss Buch im ELO darüber geführt werden, welche Belege noch fehlen (dies ist natürlich in Pliant übersichtlich möglich, aber nicht ohne Zuarbeit in anderen Anwendungen wie ELO).

Wenn ein Belegbild fehlerhaft ist, muss der Kreditkarteninhaber kontaktiert werden, dass bitte ein neues Belegbild bereitgestellt werden muss. Hier spricht man also von Excel-Tabellen, die händisch gepflegt werden müssen; von E-Mails, die man an den Benutzer der Kreditkarte schreiben muss; und an eine zweite Mail zur Erinnerung, weil der Kreditkartenbeleg immer noch nicht korrekt hinterlegt worden ist.
Außerdem: Die Verschlagwortung in ELO findet ohne unsere Schnittstelle zudem auch weitgehend manuell statt.

Wie funktioniert unsere vollautomatische Lösung ELO for Pliant?

In Kooperation mit Pliant haben wir von PerlSystem® it solutions als ELO Business Partner eine bidirektionale Schnittstelle zwischen ELO und Pliant für unsere Kunden programmiert.

Diese Schnittstelle ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen. Durch intelligente Algorithmen und Regelwerke werden relevante Informationen wie Kreditoren, Summen und zugehörige Projekte aus den Buchungen extrahiert und direkt ins ELO überführt.

Die Kreditkartenbelege, die die Mitarbeiter selbst in der Pliant App hochladen (zum Beispiel als JPEG), werden somit vollautomatisch gesammelt, in einem einheitlichen Format (PDF) abgeholt und in ELO DSGVO-konform archiviert. Nun müssen die einzelnen Belege endlich nicht mehr händisch verlinkt werden. Auch die Verschlagwortung im ELO findet vollautomatisch statt.

Weiterhin kann mit den Belegen aus Pliant im ELO ein vollautomatisierter Workflow gestartet werden, der die Daten nach Ihren Wünschen weiterverarbeitet. So ist es zum Beispiel möglich, diese Daten in eine Projektkalkulation zu überführen, wenn die entsprechende Kostenstelle hinterlegt wurde, oder aber die Daten anderweitig abzugleichen. Der weiterführende Workflow kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden – ich sag mal: Nichts ist unmöglich für uns von PerlSystem® it solutions! 😉

Was sind die Vorteile der Schnittstelle ELO for Pliant?

Lesen Sie hier auf den Punkt gebracht alle Vorteile unserer Schnittstelle ELO for Pliant!

  • Zeitersparnis: Die automatische Belegverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
  • Fehlerminimierung: Durch den automatisierten Prozess werden Tippfehler oder andere Übertragungsfehler verhindert, da keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
  • Effizienzsteigerung: Die Integration von Pliant in den Workflow ermöglicht eine nahtlose und reibungslose Verarbeitung der Belege.
  • Kontaktaufnahme: Wenn in der Buchhaltung bemerkt wird, dass ein Beleg fehlerhaft ist, kann anhand von hinterlegten E-Mail-Adressen eine automatisierte E-Mail an den Kreditkarteninhaber versendet werden, welche diesen darauf hinweist, dass der Beleg zu einer eindeutig identifizierbaren Transaktion fehlerhaft ist.
  • Erleichterte Fehlerbehebung: Fehlerhafte Belege können in einer täglichen Schleife immer wieder abgefragt werden, bis sich etwas an den Belegbildern ändert. Anhand eines dynamischen Ordners kann nachvollzogen werden, welche Belege sich gerade in diesem Prozess befinden.
  • Zentrale Arbeitsstelle: Wir verlagern den Prozess der Belegverarbeitung fast ausschließlich ins ELO, die Pliant App muss in der Regel im Bearbeitungsprozess von der Buchhaltung nicht mehr verwendet werden (die Mitarbeiter laden weiterhin dort ihre Belege initial hoch).

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle zwischen ELO for Pliant eine effiziente und automatisierte Lösung zur weiteren Verarbeitung von Kreditkartenbuchungen.

Durch die nahtlose Integration in den Workflow können Belege vollautomatisch in das ELO Dokumentenmanagement überführt, verschlagwortet und weiterverarbeitet werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, einer Fehlerminimierung bei der Datenübertragung und einer Steigerung der Effizienz.

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle zwischen ELO und Pliant definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

Klicken Sie hier – und wir kommen ins Gespräch!

Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?

Elo 23: Alle Neuerungen und lohnt sich das Upgrade?

Logo ECM Suite ELO 23
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH

Ein Softwareupdate ist immer eine aufregende Sache – nicht nur für IT-interessierte Menschen, sondern auch für diejenigen, die mit der Anwendung tagtäglich arbeiten. Da mag es zwar nicht so spannend sein, wie Änderungen technisch umgesetzt wurden, aber dass es neue Funktionsweisen oder eine veränderte Bedienung gibt, betrifft am Ende des Tages alle Nutzer!

Zu den neuesten Updates gehört ELO 23, das wir von PerlSystem® it solutions als Businesspartner von ELO getestet haben. Was das nigelnagelneue und groß angelegte Update zu bieten hat, lesen Sie hier!

Aber von vorne:

QUICK WINS
Inhaltsverzeichnis

Was ist ELO? Was kann ELO?

ELO ist die Abkürzung von Elektronischer LEITZ-Ordner – und geht tatsächlich auf eine kleine Abteilung im Unternehmen LEITZ zurück, die Ende der 90er Überlegungen für ein digitales Ablagesystem angestellt hat. Seit vielen Jahren ist ELO aber nun gänzlich losgelöst von LEITZ und der Marktführer für ECM und Dokumentenmanagementsysteme in Deutschland geworden.

ECM steht für Enterprise Content Management und meint viel mehr als die bloße digitale Archivierung von Dokumenten. Ein ECM ist ein intelligentes System, mit dem man Geschäftsprozesse verwaltet, das sich mit anderen Anwendungen vernetzt und wodurch Arbeitsabläufe fortschreitend automatisiert werden.

Das bringt eine ganze neue Effizienz mit sich, die das Potenzial hat, den unternehmerischen Erfolg zu maximieren. Durch den Einsatz eines ECMs sind Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar und werden – soweit möglich – automatisch verarbeitet.

Darüber hinaus ist ein ECM rechtssicher und garantiert die rechtskonforme Aufbewahrung aller eingepflegten Unternehmensdaten. Gesetzliche Vorschriften wie die GoBD in Bezug auf die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen werden genauso eingehalten wie die DS-GVO. Außerdem kann durch das individuelle und flexible Berechtigungskonzept und die Verschlüsselungstechnologie eine hohe Datensicherheit im Unternehmen gewährleistet werden.

Elo 23: effiziente und intuitive Dokumentenverwaltung

Wichtig ist beim ELO, dass die Arbeit mit der Software nicht damit aufhört, ein Dokument im ELO abzulegen. Eigentlich beginnt da das Arbeiten mit ELO erst und mit ELO 23 umso mehr!

Auch schon vor ELO 23 konnten Dokumente aus dem Archiv ausgecheckt und in anderen Anwendungen bearbeitet werden. Man kann sie auf Wiedervorlage legen oder eine Aufgabe für ein Dokument u. a. mit Eskalationsstufen erstellen, um keine Frist mehr zu verpassen.

Im ELO Feed ist es möglich, sich mit anderen Mitarbeitern über ein Dokument zu unterhalten und man sieht auch, ob ein Dokument bearbeitet und eine neue Version im ELO abgelegt wurde (vorangegangene Versionen stehen weiterhin zur Verfügung). So lassen sich Arbeitsschritte einfach und sinnvoll nachvollziehen. Man spart sich mit dem Feed und durch die automatische Versionierung nach Bearbeitung eines Dokuments das ewige Mail-Ping-Pong.

Mit der intelligenten und mit vielen Filtermöglichkeiten versehenen ELO iSearch findet man Dokumente im Handumdrehen wieder – ohne in zig verschiedenen physischen Ordnern zu suchen. Die Suche in ELO filtert nicht nur nach dem Titel der Dokumente (z.B. Rechnung ), sondern findet Dank der Volltextsuche auch die eingegebenen Meta-Daten und Informationen auf der Rechnung selbst. Sie wurde im ELO 23 nochmals verbessert, um die Ergebnisse noch schneller zu liefern.

Durch die mobilen Anwendungen von ELO kann von überall auf das Archiv zugegriffen werden. Das gilt nicht nur für den PC im Homeoffice, sondern auch für Smartphone und Tablets. Sie sind auf dem Weg zum Kunden und wollen papierlos und intuitiv auf alle notwendigen Informationen (Vertragsinhalte, Rechnungen, etc.) zugreifen? Dann suchen Sie doch einfach die jeweiligen Dokumente mit der ELO App fürs Smartphone heraus und machen Sie vor Ihrem Kunden eine tolle Figur!

Außerdem: ELO ist extrem anpassbar und kann passsgenau auf individuelle Bedürfnisse umprogrammiert werden. Mit einem fähigen und erfahrenen ELO-Businesspartner sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.

Key-Features von ELO 23 im Überblick:

ELO 23 ist da! Das Update des Marktführers im Bereich ECM- und DMS! Hier sind einige der Features von ELO 23 gelistet:

  • Unternehmensdaten im Blick mit dem Dashboard ‚Mein ELO‘
  • Berechtigungen je Mitarbeiter und je Dokument
  • Informationen schneller finden mit ELO iSearch
  • Informationsaustausch mit dem ELO Feed
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen und unveränderbare Historie
  • Individuell anpassbare Oberfläche für jeden Mitarbeiter
  • Einhaltung und Überwachung von Aufbewahrungspflichten
  • Haftnotizen, Stempel etc. auf Dokumenten
  • Versionierung von Dokumenten für eine komplette Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen
  • Dynamische Filteransichten (Workspaces)
  • Grafische Darstellung von Daten, Informationen und Suchergebnissen
  • Mobiles Arbeiten: ECM-Funktionalitäten nutzen mit der ELO APP ELO APP
  • Effiziente und transparente Zusammenarbeit dank Collaboration-Tools. Einige dieser Tools stellen wir auf unserer Website vor,
    siehe hier!

Weitere Neuerungen von ELO 23

Prozessautomatisierung mit ELO Flows und dem ELO Workflow

Sie kennen vielleicht schon Workflows: Kleinere oder größere angelegte Automatismen, die alltägliche Geschäftsprozesse begleiten, zum Beispiel benötigte Freigaben, die als Aufgabe bei dem jeweiligen Nutzer erscheinen und mit einem Klick an den nächsten Kollegen weitergegeben werden können.

Aber ELO Flows kennen Sie vermutlich noch nicht, zumindest nicht bewusst. ELO Flows meint Prozesse, die vollautomatisch im ELO ablaufen und die lediglich einmal konfiguriert werden müssen. Am ehesten versteht man den Unterschied zwischen Flows und Workflows im ELO wohl, in dem man einfach sagt: Für Workflows braucht man immer einen Menschen – und ELO Flows brauchen uns lediglich für die Einrichtung. Elo flow

Die ELO Flows gibt es schon seit ELO 21. Nun wird es aber langsam zu einem besonders nützlichen Tool heran. Mit ELO 23 wird nun eine komplette Neuentwicklung vorgestellt. Diese Plattform stellt Anpassungen im ELO zur Verfügung, die die Automatisierung erleichtern werden. 

Für die IT-Leiter unter Ihnen: Auf lange Sicht wird ELO Flows den alten und historisch gewachsenen ELO Automation Service ablösen. In der ELO 23 ist aber noch nicht der Fall, dennoch sind die technischen Fundamente dafür gelegt.

ELO Flow
Bildquelle: ELO Digital Office GmbH

Wie funktioniert diese Prozessoptimierung?

Es gibt zum Beispiel dynamische Stichwortlisten.

Dynamische Stichwortlisten erlauben das Befüllen mehrerer Felder anhand von abgerufenen oder hinterlegten Daten – gern aus angebunden Systemen – , wie zum Beispiel die gesamte Adresse eines Lieferanten, wenn man dessen Namen auswählt. So geht die Verschlagwortung der Metadaten noch schneller von der Hand!

Flows können nun auch leichter angelegt und in Workflows integriert werden, das geht jetzt mit dem Workflowdesigner. Dort kann man nun Punkte definieren, an denen ein Flow direkt gestartet wird. Die Bearbeitung eines Dokumentes läuft also im Workflow normal weiter, ab einem gewissen Punkt behandelt der Flow dieses aber selbstständig und nach den definierten Anforderungen.  👏

Und apropos Workflows: Auch hier gibt es einige Neuerungen bei ELO 23, die das Handling der bereits bestehenden Workflows enorm vereinfacht.

Wie könnte das aussehen 🧐

Wir haben einen Workflow, dass wenn ein Postboxdokument im ELO abgelegt wird, die Buchhaltung dieses Dokument zur Durchsicht vorgelegt bekommt. Wir können nun aber zwischen diesen Schritt, also Ablage im ELO –  und –  Vorlage Buchhaltung nun Flows einbinden, die zum Beispiel automatisiert eine E-Mail verschicken.

Dies ging schon immer durch Programmierung, nun ist dies aber auch durch die Einbindung von nicht-programmierten ELO Flows Komponenten möglich.

Angenommen, wir haben zehn Dokumente, die alle denselben Freigabeprozess durchlaufen müssen, der wiederum als wiederkehrender Workflow im ELO angelegt ist. Musste man bislang für jedes Dokument den Workflow einzeln starten, können wir nun einfach alle betroffenen Dokumente auswählen und in einem Rutsch für jedes Dokument dieselbe Workflow-Vorlage auswählen, die dann zehnmal (also für jedes Dokument einmal) gestartet wird. 🚀

Vieles mehr wird in Zukunft bei ELO 23 mit den Flows möglich sein. 

Wir sind sehr gespannt, wie die Einbindung von MS-Word und MS-Excel im Arbeitsalltag mit den Flows geschieht. Auch der FTP-Knoten hat das Potenzial, sonst aufwändige Programmierarbeiten zu erleichtern. Diese sind noch im Entwicklungsstadium.

ELO Textreader der zweiten Generation

OCR-Anwendungen und die Dokumentenvorschau werden in den neuen ELO Textreader integriert.

Nochmal kurz: Was ist OCR 🤔

Optical character recognition ist die Abkürzung für Texterkennung. Gemeint ist ein automatisches Auslesen von Bildern und pdf-Dateien, um die Inhalte dieser als suchbare quasi-Metadaten anzulegen. Und wie genau jetzt? Eine KI sichtet ein Dokument und erfasst alles, was es erkennt, in einer Text-Editor-Datei (.txt), welche dann mit dem Originaldokument logisch verknüpft wird. 👍

Sie haben im Unternehmen irgendwann mal ergonomische PC-Mäuse gekauft und wissen nicht mehr bei welchem Lieferanten? Dann geben Sie bei der ELO iSearch ‚PC Maus‘ ein – und Sie werden vermutlich fündig!

Nun wird es etwas technischer, das ist vielleicht für die IT-Spezialisten unter Ihnen etwas interessanter:

Der ELO-Textreader der 2. Generation in ELO 23 ist für höhere Skalierungen ausgelegt. Er läuft nun als eigenständiger Dienst und ist sogar clusterfähig, es können also mehrere dieser Dienste auf verschiedenen Servern betrieben werden, die durch einen Load-Balancer Aufgaben zugeteilt bekommen. Diese Neuerungen bieten deutliche Vorteile, früher wurden dem Textreader feste Ressourcen zugeteilt, die er auch belegte, wenn er gerade nicht viel oder sogar gar nichts zu tun hatte. Zudem war er schlecht skalierbar, wenn kurzzeitig viel zu tun war. Umfangreiche Textreader-Prozesse haben teilweise über Wochen die zugeteilten Ressourcen belegt und im schlechtesten Fall die Performance über lange Zeit stark eingeschränkt. Mit dem Textreader der zweiten Generation gibt es viel zu entdecken, weil etliche Optimierungsprozesse stattgefunden haben.🏎️

In den kommenden Wochen erfahren Sie auf unserem Blog auch etwas zu den neuen zusätzlichen Anwendungen von ELO: ELO Meeting und ELO for DATEV.

Bis dahin schauen Sie doch mal bei ELO for DocuSign vorbei und erfahren Sie, wie das papierlose Signieren von Verträgen einfach und rechtssicher mit Ihren Partnern funktionieren kann – und das, ohne das die Vertragspartner ELO- oder DocuSign-Kunden sind!

Und ebenfalls neu: Schnittstellen zu Microsoft Teams und Microsoft OneDrive!

ELO for Microsoft OneDrive

Bislang war es so, dass ein Dokument, das im ELO abgelegt ist und weiter modifiziert wird, nur von einem einzigen Mitarbeiter gleichzeitig und nur lokal in der zum Dateiformat passenden Anwendung bearbeitet werden kann. Für andere Nutzer ist dieses Dokument während der Bearbeitung gesperrt und niemand anderes kann es bearbeiten. 🤷‍♂️

Dabei ist doch so vieles mehr möglich! Jetzt auch mit ELO 23.

Mit Clouddiensten kann online gleichzeitig und in Echtzeit an einem Dokument gearbeitet werden. Ich kann mitansehen, wie mein Kollege die Änderungen vornimmt – und direkt eingreifen! Durch einen Kommentar, der Funktion ‚Änderung nachverfolgen‘ oder ‚vorschlagen‘ kann man im selben Dokument wieder und wieder gemeinsam und nachvollziehbar digital Dokumente erarbeiten. 👍

Gemeinsame Echtzeitbearbeitung mit ELO 23​

Durch die Möglichkeit, ein Dokument ‚nach OneDrive auszuchecken‘ gelingt die gemeinsame Echtzeitbearbeitung. Endlich! Das ist das, was die Nutzer kennen und lieben. So vieles ist durch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Clouddiensten einfacher, gerade aus dem Homeoffice oder über verschiedenen Firmenstandorte hinweg.

Aber? Was ist mit der DS-GVO? Wie sichert ELO unsere Daten, wenn wir sie auf den Server des US-amerikanischen Clouddienstes Microsoft OneDrive laden, um dort an ihnen Änderungen vorzunehmen? 🇺🇸

Die Antwort ist ernüchternd wie klar: Hier hört der Einflussbereich von ELO auf, da die Bearbeitung über Fremd-Dienste erfolgt.

Als Experte für Datenschutz muss ich sagen: Wenn die Microsoft-Server, auf denen das Dokument aus dem ELO heraus für die gemeinsame Bearbeitung gespeichert ist, außerhalb der EU ihren Sitz haben, wird die DS-GVO mit sehr, sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht eingehalten. Bei digitalen Riesen wie Microsoft oder Google sollte man ganz klar davon ausgehen, dass unsere deutschen bzw. europäischen Standards nicht, oder nur bedingt eingehalten werden.

Es lässt sich festhalten, dass ELO die DS-GVO sehr ernst nimmt und sehr gewissenhaft umsetzt – in der eigenen Anwendung. ELO ist rechtssicher, datenschutzkonform und GoBD-konform mit Aufbewahrungs- und Löschfristen, die automatisiert bei Dokumenten greifen können. Ihr Compliance im Unternehmen wird es Ihnen danken. Je mehr und noch besser auch in ELO 23. 💡

Die DS-GVO schränkt aber am Ende die Möglichkeiten und die Nutzer ein. Ja, man kann jetzt ein Dokument aus dem ELO heraus im Microsoft OneDrive hochladen und von dort aus bearbeiten. Nutzer können – auch außerhalb des eigenen Netzwerkes – zeitgleich ein Dokument bearbeiten und intuitiv zusammenarbeiten. Hier muss man sich aber Risiken bewusst sein.

Will man den Service dennoch nutzen, hat man mit ELO for Microsoft OneDrive eine tolle Neuerung in ELO 23. Nach der Bearbeitung wird die neue Version im ELO gespeichert – und damit ist alles wieder beim Alten und sicher! 👮

ELO for Microsoft Teams

ELO 23 hat jetzt auch die Anbindung an die beliebte Anwendung Microsoft Teams!
Mit Teams hat Microsoft 2017 eine eigene Plattform entwickelt, die (Gruppen-)Chats, Besprechungen, die Abbildung des Status der Mitarbeiter und das Versenden von Anhängen deutlich vereinfacht und das übliche Mail-Pingpong vermeidet.

Nun kann mit ELO for Microsoft Teams ein Dokument aus dem ELO an eine Person oder eine Gruppe im Teams schicken. Ein Klick im ELO reicht aus!
Externe Mitarbeiter, die aber Teil eines Teams des Unternehmens sind, können so ebenfalls einfach an dem Dokument mitarbeiten und sich schnell und unkompliziert mit ihren Kollegen im Teams-Channel austauschen. Das spart Zeit und Ressourcen! 🕘

ELO for Microsoft Teams ist eine tolle Schnittstelle, die bestimmt viele ELO-Kunden begeistern wird. 👍

ELO 23: Meeting Starter

ELO 23 bringt ein neues ELO-Feature mit sich, das ich bald in einem ganz eigenen Blogartikel ausführlich erklären werde. 🔎
Aber ein paar Infos muss ich einfach schon vorweg nehmen!

Als Nutzer von ELO 23 hat man die Möglichkeit, kostenlos die ELO Business Solution ELO Meeting Starter ins eigene ELO zu implementieren.

ELO bietet drei Produktvarianten an:

ELO Meeting Starter
ELO Meeting
und ELO Meeting Premium

Mit ELO Meeting Starter kann ein Team oder eine Abteilung das integrierte Meeting Board nutzen und so Besprechungen planen und durchführen. Diese Version ist eine Art Testversion, durch deren Nutzung man herausfinden kann, ob diese neue Business Solution zum Unternehmen passt und ob man sich entweder für ELO Meeting oder ELO Meeting Premium entscheiden möchte, damit alle Mitarbeiter und Abteilungen die Vorteile von ELO Meeting nutzen können und somit eine weitere, prozessautomatisierende Lösung in ihrem ELO 23 zu integrieren.

Sie möchten ELO Meeting Starter nutzen? Kontaktieren Sie uns gerne! 📞📧 Wir von PerlSystem® it solutions können als Business Partner von ELO schnell und einfach die Business Solution in Ihrem ELO installieren (die Anwendung wird nicht automatisch installiert, um nicht ungewollt Ressourcen auf dem Server des ELO-Kunden zu belegen).

Fazit – ELO 23 wird vieles verändern!

Mit dem Update auf ELO 23 werden Geschäftsprozesse weiter – noch weiter – digitalisiert! Im Hintergrund werden extrem fortschrittliche und automatisierende KIs dafür sorgen, dass Fehler weiter minimiert werden, Dokumente noch verlässlicher und schneller gefunden werden und Schnittstellen zu beliebten, externen Anwendungen geschaffen werden. Dabei bleibt unser Dokument doch immer im ELO – da, wo es hingehört und sicher aufbewahrt wird!

Wir von PerlSystem® it solutions ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

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ELO for DocuSign: Wie funktioniert das?

ELO for DocuSign: Wie funktioniert das?

In dem Blogeintrag will ich aufzeigen, was die Schnittstelle ELO for DocuSign so möglich macht. Der Artikel ist prima geeignet, um die Grundlagen und Möglichkeiten zu erkennen oder zu verstehen, welche Ideen wir in die ECM / DMS Beratung einbringen.

Naklar beleuchte ich als Techniknarr und mit Wurzeln aus der Juristerei auch die technischen und rechtlichen Aspekte, bei der Schnittstelle ELO for DocuSign.

Digitale Unterschrift, Schnittstelle, Rechtssicherheit – schön und gut! Aber wie genau funktioniert das eigentlich?

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Warum mit ELO?

"Innovationen sind an der Tagesordnung, Stillstand ein Fremdwort.
ELO als Unternehmen kennt also Veränderung ..."

Bildquelle: ELO Digital Office GmbH“

Mehr und mehr Unternehmen in Deutschland stellen sich der Herausforderung, ihre physischen Aktenordner in ein digitales Archiv zu bringen. Sie wollen rechtssicher und digital arbeiten. Mit dem Dokumentenmanagementsystem von ELO, dem deutschen Marktführer für Archivierungssoftware, ist eine GoBD- und DSGVO-konforme digitale Aufbewahrung von Dokumenten intuitiv und ein Kinderspiel. Die Arbeit an Dokumenten, die bereits im Archiv gespeichert sind, “die Unterhaltung” über ein Dokument im ELO, die Arbeit im Homeoffice, das Zugreifen auf Dokumente von unterwegs mit dem Smartphone – mit ELO ist all das möglich und noch vieles mehr!

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Was ist DocuSign?

DocuSign ermöglicht, Dokumente rechtssicher und digital zu unterschreiben. Mit mehr als eine Million Kunden und einer Milliarden Nutzer gehört DocuSign zu den größten Anbietern weltweit. DocuSign nutzt die e-Signature, also die elektronische Signatur, die der Standard der digitalen Unterzeichnung ist.

elo for docusign - PerlSystem
Signaturprozess mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Wieso ist DocuSign datenschutzkonform, trotz Firmensitz in den USA?

DocuSign ist datenschutzkonform, weil sie BCRs folgen, die DSGVO-konform sind.

Bei „Unternehmen aus den USA“ schrillen bei uns in Deutschland erst einmal alle Datenschutz-Alarmglocken, denn wenn Unternehmen aus den USA ins Spiel kommen, werden die Richtlinien der DSGVO nicht immer eingehalten. DocuSign verarbeitet hochsensible personenbezogene Daten wie Vertragsunterlagen – ist das also eine gute Idee?

Die kurze Antwort ist: Ja!

Die lange Antwort: DocuSign hat Binding Corporate Rules (BCRs) im Unternehmen integriert, die das Anbieten von Dienstleistungen in Deutschland DSGVO-konform gestalten. Diese BCRs sind ein eigener Entwurf an Regeln für die Behandlung von personenbezogenen Daten – und von denen gibt es in Dokumenten, die einer Unterschrift bedürfen, in der Regel einige! Die Kriterien für diese Regeln, die von der Aufsichtsbehörde („Artikel-29-Datenschutzgruppe“ eingesetzt von der Europäischen Kommission) abgenommen werden, sind in Artikel 47 DSGVO festgehalten. DocuSign gibt darüber hinaus an, dass ihre BCRs direkt an die DSGVO angelehnt sind.

Die Abbildung des Prozesses im ELO

Nehmen wir an: Die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Mitarbeiter liegt als bearbeitete Word-Datei im ELO. Zuerst wird eine neue Version dieses Dokuments im ELO erstellt.

Eine neue Version eines Dokuments ist keine physische Kopie. Es ist viel mehr ein neuer Stand des Dokuments, der nachvollziehbar im ELO einsehbar ist. Wenn ein ELO-Nutzer ein Dokument auscheckt, um etwas an ihm zu verändern, wird nach Speichern der Bearbeitung eine neue Version angelegt. Die vorherigen Versionen als auch das Ursprungsdokument sind weiterhin aufrufbar. So sind Änderungen nachvollziehbar und kein Bearbeitungsstand geht verloren. Alle Versionen befinden sich automatisch im ELO und die Gefahr für doppelte Datensätze geht gegen null!

Mit einem Rechtsklick wird diese Version zu einer pdf-Datei und mit einem erneuten Rechtsklick auf die pdf-Datei wird der Unterschriftsprozess ELO for DocuSign gestartet. Hier öffnet sich nun aus dem ELO heraus ein Formular von DocuSign und man bestimmt, wie und wo auf der Verschwiegenheitserklärung unterschrieben werden soll. 

Wo kann man digital die Unterschrift tätigen?

  • mit der Standard-Auswahl kann der Empfänger selbst entscheiden, wo er die Unterschrift tätigt,
  • mit der Anker-Auswahl bei der Schnittstelle ELO for DocuSign legt der Sender für alle einen Bereich fest, in dem unterschrieben werden kann,
  • und mit der Editor-Auswahl kann dieser Bereich für ein einzelnes Dokument angepasst werden.

Als nächsten Schritt werden die Empfängerdaten eingegeben: Die Mailadresse des neuen Mitarbeiters und den Betreff der E-Mail, die automatisch generiert wird („Verschwiegenheitserklärung Unterschrift“).  Mit einem letzten Klick wird das Formular an DocuSigns Provider übermittelt.

ELO for DocuSign verschickt nun auf Basis der eingegebenen Daten die Mail an den neuen Mitarbeiter. Dieser kann die Mail zum Beispiel auf seinem Smartphone öffnen, klickt auf den hinterlegten Link und landet im Browser an der Stelle, an der die Verschwiegenheitserklärung für den neuen Arbeitgeber unterschrieben werden kann.

Braucht man einen DocuSign-Account und eine ELO-Lizenz?

Derjenige, der die Unterschrift leisten soll, braucht keinen DocuSign-Account und keine ELO-Lizenz; das braucht nur der Auftraggeber (in diesem Fall der Arbeitgeber).

Ist die Unterschrift erfolgt, stellt DocuSign den Kontakt zum ELO, über die Schnistelle ELO for DocuSign, des Senders her, erstellt automatisch die Aufgabe „Unterschriftsprozess abgeschlossen“ – sodass das fertige Dokument noch einmal geprüft werden kann. Außerdem wurde im Feed von ELO ebenfalls der Hinweis auf die erfolgte Unterschrift automatisch angelegt, sodass auch für andere berechtigte Mitarbeiter diese Info ohne Nachfragen einsehbar ist.

Welche Vorteile hat ELO for DocuSign?

Die Vorteile von ELO for DocuSign liegen auf der Hand! Schauen wir uns gemeinsam einen typischen Ablauf ohne die digitale Unterschrift an!

Der Arbeitgeber hätte zum Beispiel dem Sekretär des Unternehmens per E-Mail oder per Zuruf die Aufgabe gegeben, dem neuen Mitarbeiter die Verschwiegenheitserklärung postalisch zukommen zu lassen. Die Verschwiegenheitserklärung wird ausgedruckt, der Sekretär passt das Anschreiben an und druckt es auf dem Firmenpapier aus, stempelt und unterzeichnet in Auftrag, der Umschlag wird mit der entsprechenden Briefmarke versehen und in den nächsten Briefkasten eingeworfen.

elo for docusign vorteile - PerlSystem
Vorteile mit ELO for DocuSign - Quelle: PerlSystem® it solutions

Zwei Tage später hat der neue Mitarbeiter den Brief bekommen und schickt die Verschwiegenheitserklärung wiederum zurück an das Unternehmen – mit der händischen Unterschrift und der handschriftlichen Bitte um Benachrichtigung bei Posteingang. Wieder zwei Tage später ist der Brief mit der unterschriebenen Verschwiegenheitserklärung im Unternehmen angekommen. Der Sekretär ruft den neuen Mitarbeiter an oder schreibt eine E-Mail und kommt seiner Bitte nach, die Verschwiegenheitserklärung kommt in den neuen Aktenordner des neuen Mitarbeiters und wird dem Chef zur Prüfung auf den Tisch gelegt – und so vergeht (wenn alles auf Anhieb funktioniert und sich keine Fehler einschleichen) eine Arbeitswoche bis dieser Prozess abgeschlossen ist.

„So ist das halt!“, mag der eine oder andere sagen. Darauf entgegnen wir von PerlSystem® it solutions: „So muss das nicht bleiben!“
Wir präsentieren: Einen himmelweiten Unterschied mit ELO for DocuSign!

Wie lange dauert der Prozess mit ELO for DocuSign?

Der Prozess dauert im besten Fall nur wenige Minuten.

Es geht ganz schnell: An einem pdf-Dokument im ELO wird ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

ELO for DocuSign: Die drei e-Signaturen EES, FES, QES im Vergleich

Im direkten Vergleich der drei E-Signaturen räumen wir mit Missverständnissen auf.

Wie lasse ich als ELO-Nutzer von einem Geschäftspartner rechtssicher, unkompliziert und schnell ein Dokument unterschreiben? Digital natürlich!

Mit ELO for DocuSign wird an einem pdf-Dokument im ELO ein Signaturprozess gestartet, in dem eine Mail an denjenigen gesendet wird, der die Unterschrift leisten soll. Ob am PC oder auf dem Smartphone – der Partner klickt auf den Link in der automatisch generierten Mail, findet im Webbrowser auf dem Provider von DocuSign das pdf-Dokument, signiert digital, beendet mit einem Klick den Prozess. Das Dokument landet unterschrieben im ELO des Unternehmens und der Bearbeiter bekommt eine Aufgabe zur Prüfung. Dafür braucht der Partner weder einen DocuSign-Account noch eine ELO-Lizenz!

Aber was ist eigentlich die e-Signatur? Welche Arten gibt es? Was befähigen die unterschiedlichen Typen? Und was nicht?

Es gibt drei unterschiedliche digitale Signaturen, die allgemein anerkannt und üblich sind.

💡Elektronische Signaturen verständlich erklärt – Interview mit dem Rechtsanwalt Christian Schiebel

Wer verwendet die EES?

Die EES, die einfache elektronische Signatur verwenden ausnahmslos alle, die im Internet in irgendeiner Form aktiv sind.

Wir, die wir täglich und ganz selbstverständlich das Internet nutzen, erstellen einen Account und bestätigen die Erklärung für die Datenschutzbestimmungen. Wir schicken Bestellungen ab oder downloaden Apps und willigen in AGBs ein – und das tun wir alles mit der EES. Wenn zum Beispiel ein geringes Haftungsrisiko besteht, reicht diese einfache Form der Bestätigung aus. Die Identifizierung ist dann bloß die E-Mail-Adresse, mit der man den jeweiligen Account erstellt hat.

Wann kommt die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) zum Einsatz?

Die FES kommt zum Einsatz, wenn mehr Rechtssicherheit benötigt wird.

Die FES ist geeignet für Verträge ohne Formvorschrift. Bei der Überprüfung werden Sicherheitsschlüssel eines digitalen Zertifikats abgeglichen, was die Signatur nachvollziehbar macht und den Unterzeichner durch eine verifizierbare ID identifizierbar. Außerdem lassen sich die genauen Zeitpunkte der Unterschrift auslesen, wodurch eine nachträgliche Änderung ausgeschlossen wird.

Die Rechtskonformität der fortgeschrittenen elektronischen Signatur wird durch die eIDAS-Verordnung festgelegt und bildet somit eine in der EU anerkannte Option zum elektronischen Unterzeichnen, mit der man rechtlich abgesichert ist.

Im Hinblick auf die stetigen Fortschritte der Digitalisierung in Deutschland ist das eine tolle Möglichkeit, papierlos Prozesse abzuschließen: Die meisten Verträge können heutzutage mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Mietverträge, Arbeitsverträge, Lieferantenverträge, Vollmachten, Dokumente der Sozial- und Rentenversicherung – alle können mit der FES rechtsgültig unterschrieben werden!

Was bietet die QES (qualifizierte elektronische Signatur)?

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) bietet besonders viel Sicherheit mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einem qualifizierten digitalen Zertifikat, das eine ordentliche Legitimationsprüfung bescheinigt.

Mit der QES können digital Arbeitnehmerüberlassungsverträge, Verbraucher-darlehensverträge und Dokumente in den Branchen Finanzen (zum Beispiel bei Eröffnung eines neuen Kontos), der Pharmaindustrie (zum Beispiel in der Anwendung der elektronischen Patientenakte) und im Arbeitsrecht unterschrieben werden.

ELO for DocuSign: Sieben häufige Anwendungsfälle der E-Signatur für KMU (Kleine und mittelständische Unternehmen)

Hier haben wir von PerlSystem® it solutions einige Anwendungsfälle für Sie gesammelt, die Ihnen anschaulich aufzeigen, wo die elektronische Signaturen Prozesse und ELO for DocuSign vereinfachen können.

Kaufverträge

Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Mit e-Signaturen können Kaufverträge direkt online abgewickelt und Geschäfte schneller abgeschlossen werden – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen –, sogar dann, wenn die Verträge mehrere Unterschriften verschiedener Vertragsteilnehmer erfordern.

Bestellformulare

Wenn es eben nicht nur eine einfache Online-Bestellung per Klick ist, kann das schon einmal kompliziert werden: Eine aufwendige Bestellung kann ein langes Formular sein, das Bedingungen wie Preise, Umfang, Versand und weitere verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – das funktioniert am besten mit e-Signaturen!

Lieferantenverträge

Die wichtigen Beziehungen zu Lieferanten werden besonders durch eine schnelle und fehlerfreie Abwicklung der Zusammenarbeit gepflegt. Die digitale Signatur beschleunigt den Prozess von der Bestellung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von physischen Dokumenten verbunden sind.

Änderungsaufträge

Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und auch IT-Firmen kann sich der Auftrag eines Kunden sehr schnell ändern. Ob kleinere Änderungen oder aus dem Nichts eine völlig andere Richtung als die zuvor vereinbarte – Änderungsverträge sind ein wichtiger Teil des alltäglichen Geschäfts und leicht digital zu unterzeichnen mit e-Signaturen.

Formulare für Neukunden

Wenn ein Kunde viele Formulare ausfüllen muss, um Leistungen in Anspruch zu nehmen, können digitale Signaturen enorm viel Zeit und auch Geld sparen. Bei ausgedruckten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellt werden – übersichtlicher und kundenfreundlicher ist da die Nutzung der e-Signaturen.

Immobilienverträge

Viele Behörden deutschlandweit haben ihre Vorschriften geändert, sodass nun vielerorts elektronische Signaturen für Immobilienverträge zugelassen sind. Wer hat nicht schon einmal auf heißen Kohlen gesessen, bis die Miet- bzw. Kaufverträge für eine Immobilie endlich von allen Parteien in mehrfacher Ausführung unterschrieben waren? Auch hier – wie in jedem Bereich – vereinfacht und beschleunigt eine digitale Signatur einen Vertragsabschluss!

Onboarding von Mitarbeitern

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Personalfragebogen, Verschwiegenheitserklärungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können unkompliziert mit e-Signaturen rechtssicher unterzeichnet werden.

Mit ELO for DocuSign und der digitalen Personalakte im ELO ist es kinderleicht, den Überblick über den Status der einzelnen notwendigen Dokumente zu behalten und ein unkompliziertes Onboarding für beide Seiten zu ermöglichen!

Noch mehr Möglichkeiten für Sie, Dank PerlSystem® it solutions!

Darüber hinaus planen wir von PerlSystem® it solutions die Umsetzung einiger toller Features, die die Schnittstelle ELO for DocuSign noch weiter automatisieren:

  • Eine Wiedervorlage im ELO des jeweiligen Nutzers, für jedes Dokument, das zur Unterschrift verschickt wurde. So kann der jeweilige Status noch leichter überblickt werden.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
  • Die Möglichkeit mit wenigen Klicks im ELO, andere ELO-Nutzer über den Status eines Dokuments zu informieren
  • Die Möglichkeit, eine Person festzulegen, die direkt benachrichtigt wird, wenn der Prozess abgeschlossen ist (zum Beispiel die Personalabteilung)

Sie wollen mehr erfahren, haben Fragen und Ideen?

Fazit – digitale Signaturen sind keine Raketenphysik und im ELO einfach zu benutzen

Mit der digitalen Archivierung von Dokumenten und dem vereinfachten Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter werden unzählige Geschäftsprozesse bereits deutlich vereinfacht – aber warum es dabei belassen?

Wir von PerlSystem® ermutigen alle Unternehmen, uns hinter ihre Kulissen schauen zu lassen, um gemeinsam herauszufinden, wie das Alltagsgeschäft von der Digitalisierung unterschiedlicher Bereiche profitieren kann. Durch die stetige Weiterentwicklung von innovativen Technologien und Anwendungen sind der Fantasie mittlerweile nur noch wenige Grenzen gesetzt und die digitale Optimierung kann immer weiter ausgebaut werden!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

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