W-L Code in Verbindung mit ELO for DATEV – DIE Erleichterung Ihrer Buchhaltung 2024!
W/L – Codes bieten eine entscheidende Verbesserung in der Effizienz und Genauigkeit von Dokumentenmanagementprozessen. Insbesondere in der heutigen Geschäftswelt, in der diese Faktoren von größter Bedeutung sind, kann das Dokumentenmanagementsystem ELO eine leistungsstarke Lösung zur Verarbeitung von Rechnungen darstellen. Durch die enge Integration von ELO for DATEV, einem führenden Anbieter für Buchhaltungssoftware, lässt sich der Rechnungseingangsprozess erheblich optimieren. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie der ‚Rechnungseingang-Workflow-Prozess‘ funktioniert und welche Vorteile die Nutzung von W/L – Codes sowie die Verwendung von ‚Lerndateien‘ für eine noch höhere Automatisierung und Genauigkeit in der Buchhaltung bieten.“
Inhaltsverzeichnis
Effiziente Rechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV: Automatisierung für Ihre Buchhaltung
Der Rechnungseingang-Workflow-Prozess in ELO
ELO ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen effizient zu erfassen und zu verarbeiten. Der „Rechnungseingang-Workflow-Prozess“ ist eine zentrale Funktion, bei der sämtliche relevanten Daten aus den eingehenden Rechnungen automatisiert erfasst und in das System übertragen werden. Natürlich funktioniert das auch mit sämtlichen bekannten e-Rechnungs-Formaten. Dies umfasst unter anderem Informationen wie
- Rechnungsnummer,
- Betrag,
- Lieferant
- Rechnungsdatum
Die Daten werden nicht nur in ELO gespeichert, sondern auch weiterverarbeitet, um eine nahtlose Übergabe an DATEV zu ermöglichen.
So gehört zu einem erfolgreichen Rechnungseingangsprozess auch die Buchung der Rechnung im DATEV. Für Ihre wiederkehrenden Geschäftsvorgänge werden daher sogenannte W/L – Codes angeboten. Diese erlauben die einfache Buchung von wiederkehrenden Rechnungen – auch ganz ohne buchhaltärisches Wissen – mithilfe von DATEV Lerndatein.
Lerndateien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle - bekannt aus dem DATEV
Viele Unternehmen haben regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, die oft das gleiche Konto oder die gleiche Kostenstelle betreffen. Um den Buchungsprozess für diese wiederkehrenden Vorgänge zu vereinfachen, bietet DATEV die Möglichkeit, Lerndateien zu verwenden. Diese Lerndateien sind im Grunde genommen „Wenn-Dann-Funktionen“, die automatisch vordefinierte Buchungen vornehmen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
DATEV-Anwender sind mit Lerndateien bereits vertraut, insbesondere aus der Bankbuchhaltung, wo sie verwendet werden, um regelmäßig wiederkehrende Buchungsvorgänge wie Überweisungen oder Lastschriften zu automatisieren. Aber auch im Rechnungseingang kann man sich diese Funktion zunutze machen, um die Buchhaltungsprozesse weiter zu optimieren.
Lerndateien lassen sich über das DATEV definieren und dann für den Rechnungseingangsprozess im ELO nutzen.
W/L - Codes in Verbindung mit DATEV Lerndateien
Die Einführung des W/L – Codes im Rahmen der ELO- und DATEV-Integration ermöglicht eine präzise und flexible Buchungserfassung. Dieser stellt das ELO Pendant zu den Lerndateien auf DATEV Seite dar. Der W/L – Code wird direkt in das ELO-Formular eingetragen und stellt sicher, dass das entsprechende Konto oder die Kostenstelle bzw. Kostenträger korrekt zugewiesen werden – so wie in den Lerndateien definiert. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die verschiedene Geschäftsbereiche oder Projekte haben, für die unterschiedliche Kostenstellen geführt werden müssen oder in denen viel mit wiederkehrenden Zahlungen gearbeitet wird.
Wie funktioniert die Integration von Lerndateien in ELO?
Die Integration von Lerndateien im ELO-Rechnungseingang erfolgt über DATEVconnect, eine Schnittstelle, die es ELO ermöglicht, auf die in DATEV gespeicherten Lerndateien zuzugreifen. ELO erzeugt daraufhin die W/L – Codes und stellt diese im Formular zur Verfügung. Sobald eine Lerndatei in DATEV angelegt wurde, erkennt ELO beim Eintragen des entsprechenden W/L – Codes im Formular, dass es auf die entsprechende Lerndatei zugreifen muss und befüllt Konto, Kostenstelle und Kostenträger voll automatisch. ELO wendet also die im DATEV hinterlegten Bedingungen automatisch an
Beispiel:
Angenommen, Sie besuchen regelmäßig Schulungen im Bereich IT und erhalten dazu immer wieder ähnliche Rechnungen. Wenn ELO nun die Rechnungsdaten erfasst, erkennt das System, dass diese Rechnung zu mit einem bestimmten W/L-Code kontiert werden kann. ELO greift auf die dazugehörige DATEV Lerndatei zu und führt eine automatische und korrekte Zuordnung der Kostenstelle und des Sachkontos in der Buchhaltung durch.
Auf diese Weise entfällt die manuelle Eingabe und es wird sichergestellt, dass die Buchung korrekt und fehlerfrei durchgeführt wird.
Automatisierte Buchungsvorschläge und noch mehr Effizienz
Wer seine Buchhaltung weiter automatisieren möchte, hat in ELO die Möglichkeit, automatisierte Buchungsvorschläge zu hinterlegen. Diese Vorschläge basieren auf den erlernten Mustern aus den Lerndateien und den erfassten Rechnungsdaten. Wenn ELO eine Rechnung erkennt, für die ein wiederkehrender Geschäftsvorfall hinterlegt ist, wird automatisch ein Buchungsvorschlag erstellt. Dieser kann entweder direkt übernommen oder manuell angepasst werden.
Das führt zu einer signifikanten Zeitersparnis und reduziert den Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erheblich. Durch die Kombination von ELO for DATEV und den W/L – Codes wird der gesamte Rechnungs- und Buchhaltungsprozess nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier. Gerade in Zeiten von wachsenden Rechnungsvolumen und immer komplexeren Anforderungen an die Buchhaltung ist diese Automatisierung ein großer Vorteil.
Unser Fazit
Höhere Effizienz und weniger Fehler durch ELO for DATEV in Verbindung mit W/L - Codes
Die Kombination von ELO for DATEV und den W/L – Codes bietet eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die Ihre Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung optimieren möchten. Durch die Nutzung des
- Rechnungseingang-Workflow-Prozesses,
- der W/L – Codes zur Kostenstellenzuordnung
- und der Lerndateien für wiederkehrende Geschäftsvorfälle
können Sie als Unternehmen Ihre Buchhaltung nicht nur automatisieren, sondern auch wesentlich präziser und fehlerfreier gestalten.
Mit der Möglichkeit, automatisierte Buchungsvorschläge zu hinterlegen, können Sie ihre Buchhaltungsprozesse weiter verbessern und gleichzeitig den Aufwand für manuelle Eingaben minimieren. Wenn Sie auf diese Technologien setzen, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand der Technik ist – effizient, schnell und vor allem fehlerfrei.
Nutzen Sie die Vorteile dieser leistungsstarken Kombination und lassen Sie sich die Arbeit in der Buchhaltung erleichtern!
