DMS vs. ECM – Eine großartige Entscheidungshilfe für 2024! 👍

DMS vs. ECM – Eine großartige Entscheidungshilfe für 2024! 👍

In der heutigen digitalen Geschäftswelt sind effiziente und zuverlässige Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Unternehmensinhalten unerlässlich. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen, um den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu gewährleisten. Zwei weit verbreitete Lösungen, die häufig zur Bewältigung dieser Aufgaben eingesetzt werden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Systeme.

In diesem Artikel werden wir die grundlegenden Unterschiede und Gemeinsamkeiten von DMS und ECM untersuchen. Wir werden die jeweiligen Funktionen, Einsatzbereiche, sowie die entscheidenden Kriterien für die Auswahl des passenden Systems für Ihr Unternehmen detailliert beleuchten. Ziel ist es, Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, welche Lösung am besten zu den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens passt. 

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Definitionen und Kernfunktionen

Sowohl DMS als auch ECM sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Content und Dokumenten. Während ein DMS – ein Dokumentenmanagementsystem darauf abzielt die Erstellung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente zu erleichtern integriert ein ECM – ein Enterprise Content Management Systems oft mehrere Technologien und Prozesse, um die vollständige Lebensdauer von Content jeglicher Art zu steuern.

Ein ECM erweitert also die Funktionen des DMS.

Kernfunktionen

ECM

Content-Erfassung: 
Automatisierte Erfassung von Content aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails und mobilen Geräten

Content-Verwaltung: 
Strukturierte Verwaltung von Content, einschließlich Dokumenten, Web-Content, E-Mails und Multimedia

Content-Speicherung: 
Sichere und skalierbare Speicherung von Content, oft unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Content-Workflow und Automatisierung: 
Erweiterte Workflows und Automatisierung zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Content-Ausgabe: 
Verwaltung und Ausgabe von Content über verschiedene Kanäle, einschließlich Web, Mobilgeräte und Druck

Archivierung und Compliance: 
Langfristige Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

DMS

Zentrale Speicherung:
Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, was Zugriff und Verwaltung erleichtert

Versionierung: 
Dokumente werden versioniert, sodass Änderungen nachverfolgt und frühere Versionen wiederhergestellt werden können

Suchfunktionen: 
Benutzer können Dokumente anhand von Metadaten oder Volltextsuche schnell finden

Zugriffsrechte: 
Zugriff auf Dokumente kann je nach Benutzerrolle und Berechtigung eingeschränkt werden

Dokumenten-Workflows: 
Standardisierte Prozesse zur Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten

Einsatzbereiche & Anwendungsfälle

Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben welche der Softwarelösungen wo und wie angewendet wird haben wir Ihnen dies hier nochmal in 2 kleinen Absätzen zusammen gefasst. 

DMS

DMS und ECM Systeme bieten jeweils spezifische Vorteile und sind in verschiedenen Einsatzbereichen besonders wirkungsvoll. DMS finden typischerweise Anwendung in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen sowie in Branchen mit einem hohen Dokumentenaufkommen. Sie ermöglichen eine effiziente Verwaltung und Organisation von Geschäftsdokumenten, einschließlich Vertragsmanagement und Projektmanagement. Im Rechtswesen nutzen Kanzleien DMS zur Verwaltung von Mandantenakten und Gerichtsunterlagen, während Bauunternehmen sie einsetzen, um Baupläne und projektbezogene Dokumente zu speichern. Im Gesundheitswesen unterstützen DMS Kliniken und Praxen bei der Verwaltung von Patientenakten und medizinischen Berichten.

ECM

Im Gegensatz dazu adressieren ECM-Systeme größere Unternehmen und multinationale Konzerne, indem sie eine unternehmensweite Content-Verwaltung ermöglichen. Diese Systeme bieten eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinhalte, einschließlich Dokumente, Web-Content, E-Mails und Multimedia. Sie sind besonders geeignet für die Erfüllung komplexer Compliance-Anforderungen und regulatorischer Vorschriften in Branchen wie dem Finanzwesen, wo Banken und Versicherungen ECM nutzen, um Kundendaten und Finanzdokumente zu verwalten. In der pharmazeutischen Industrie helfen ECM-Systeme bei der Verwaltung von Forschungsdokumentationen und klinischen Studien, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Energie- und Versorgungsunternehmen setzen ECM ein, um technische Zeichnungen, Verträge und regulatorische Dokumente effizient zu verwalten und zu kontrollieren.

Kleines Icon, welches zeigt, dass in Elo ECM enthält, welches DMS enthält

Unterschiede im Detail

Für alle die es wirklich ganz genau wissen wollen haben wir in den folgenden Boxen nochmal alle Unterschiede und Funktionen im Detail, für Sie zum Entdecken hinterlegt. Sollten Sie aber schon ein gutes Gefühl dafür entwickelt haben und sich jetzt fragen “Und was passt für mein Unternehmen am besten” klicken Sie einfach auf den Button, um weiter unten zur Entscheidungshilfe zu gelangen!

Datenverwaltung & -speicherung

  • Erweiterte Speicherung: 
    Speicherung von Dokumenten, Web-Content, E-Mails, Videos und anderen Medien
  • Lebenszyklusmanagement:
    Verwaltung des Lebenszyklus von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung und endgültigen Löschung
  • Erweiterte Metadaten: 
    komplexere Metadatenschemata erleichtern Verwaltung und Suche nach Content
  • Zentralisierte Speicherung:  
    zentrale Ablage für alle Dokumente
  • Versionierung: 
    Speicherung aller Versionen und Bearbeitungsschritte
  • Metadaten und Indizierung: 
    Zuordnung von Metadaten, um Suche und Organisation zu erleichtern
  • Check-in/Check-out: 
    Vermeidung von Datenkonflikten durch Beschränkung der zeitgleichen Bearbeitbarkeit

Workflows & Automatisierung

  • Komplexe Workflows: 
    Erstellung komplexer Workflows, mit mehr Schritten und Benutzerrollen  für den Support von Workflows und Automatisierung
  • Business Process Management (BPM): 
    ECM-Lösungen integrieren oft BPM-Funktionen, die die Modellierung, Automatisierung und Überwachung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
  • Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: 
    Moderne ECM-Systeme nutzen KI und maschinelles Lernen, um Workflows weiter zu optimieren und Aufgaben wie die Klassifizierung und Kategorisierung von Content zu automatisieren.
  • Einfache Workflows: 
    Grundlegende Workflow-Funktionen, um Dokumente zur Genehmigung oder Überprüfung weiterzuleiten.
  • Automatisierung von Dokumentenprozessen: 
    Automatisierungsfunktionen, die wiederkehrende Aufgaben (z.B. Erstellen von Aufgabenlisten) unterstützen


Compliance & Sicherheit

  • Erweiterte Sicherheitsfunktionen: 
    umfassendere Sicherheitsmaßnahmen, Datenverschlüsselung, erweiterter Zugriffskontrollen und detaillierter Audit-Trails
  • Compliance-Management: 
    umfangreiche Compliance-Anforderungen durch erweiterte Audit-Funktionen

 

  • Dokumentensicherheit:
    grundlegende Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen
  • Compliance: 
    Unterstützung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Audit-Trails 

 

Integration & Skalierbarkeit

  • Nahtlose Integration:
    nahtlose Integration in eine Vielzahl von Unternehmensanwendungen, einschließlich ERP- und CRM-Systemen, und unterstützen die Integration mit anderen branchenspezifischen Lösungen.
  • Hohe Skalierbarkeit: 
    ECM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie mit den Anforderungen großer Unternehmen und komplexer IT-Umgebungen skaliert werden können, um ein wachsendes Datenvolumen und zunehmende Benutzerzahlen zu bewältigen.
  • Integration mit Office-Anwendungen:
    DMS-Systeme bieten häufig Integrationen mit gängigen Office-Anwendungen wie Microsoft Word und Excel, um die Dokumentenbearbeitung zu erleichtern.
  • Begrenzte Skalierbarkeit: 
    Für kleinere und mittelgroße Unternehmen ausreichend, jedoch möglicherweise nicht ideal für sehr große oder stark wachsende Unternehmen.

 

Entscheidungsorientierung für Unternehmen

Die Wahl zwischen einem DMS und einem ECM System hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Entscheidungskriterien erläutert, die Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems berücksichtigen sollten.

Anforderungen und Ziele

Ein DMS eignet sich für die effiziente Verwaltung von Dokumenten, inklusive zentraler Speicherung, Versionierung und Zugriffskontrollen. Unternehmen mit breiteren Anforderungen, wie der Verwaltung von Web-Content und Multimedia, sollten ein ECM in Betracht ziehen, das umfassendere Funktionen bietet.

Für grundlegende Workflows und Automatisierungen zur Dokumentenverwaltung reicht ein DMS aus. Unternehmen, die komplexe Workflows und umfassende Automatisierungen benötigen, sollten ein ECM wählen, das oft Business Process Management (BPM) Funktionen integriert.

Budget und Ressourcen

DMS-Systeme sind aufgrund geringerer Anschaffungs- und Betriebskosten besonders attraktiv für Unternehmen mit begrenztem Budget. Obwohl ECM-Systeme teurer sind, können sie durch erweiterte Funktionen und Prozessoptimierung langfristig Kosteneinsparungen und einen höheren ROI bieten.

Ein DMS erfordert weniger IT-Ressourcen und ist daher für kleinere IT-Teams geeignet. ECM-Systeme benötigen umfangreichere IT-Ressourcen und -Kompetenzen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über die notwendigen IT-Ressourcen verfügen, um ein ECM erfolgreich zu betreiben.

Zukünftige Wachstumspläne

Für Unternehmen ohne signifikante Skalierungspläne ist ein DMS langfristig geeignet. Unternehmen mit schnellem Wachstum oder Expansion in neue Geschäftsbereiche sollten ein ECM in Betracht ziehen, das die notwendige Skalierbarkeit und Flexibilität bietet.

DMS-Systeme sind weniger anpassungsfähig an neue Technologien und Trends, was ihre langfristige Nutzung einschränken kann. ECM-Systeme sind besser in der Lage, sich an neue Technologien wie künstliche Intelligenz und erweiterte Automatisierung anzupassen. In stark regulierten Branchen ist ein ECM oft unerlässlich, während Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Bauwesen oder Rechtswesen gut mit einem DMS bedient werden können.

Allroundlösung Elo

Die Softwarelösung ELO bietet flexible Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. Sie bietet sowohl Funktionen des DMS auch erweiterte ECM Funktionen. Es wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von der einfachen Implementierung und den robusten Funktionen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung ermöglichen. Große Unternehmen und Konzerne nutzen ELO für komplexe Content-Management-Anforderungen sowie umfassende Compliance- und Sicherheitsanforderungen. Mit erweiterten Funktionen wie Business Process Management (BPM), Workflow-Automatisierung und künstlicher Intelligenz optimiert ELO Geschäftsprozesse und passt sich an wachsende Datenvolumen an. Zudem unterstützt ELO die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Standards, was es besonders für stark regulierte Branchen attraktiv macht. So können Unternehmen jeglicher Größe eine zentrale Plattform zur Verwaltung all ihrer Inhalte nutzen, was zu effizienteren Prozessen, höherer Sicherheit und besserer Compliance führt.

Sie sind jetzt neugierig geworden auf DMS, ECM und ELO? Machen Sie einen Termin mit uns und lassen sich kostenlos beraten!

ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

ELO in der Cloud 2024: Die Lösung der Zukunft des Dokumentenmanagements mit PerlSystem® it solutions

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Bereichen des Geschäftslebens immer weiter voranschreitet, spielt das DokumentenmanagementSystem (DMS) eine zentrale Rolle. Dabei ist ELO, ein führendes DMS, nicht nur eine Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Es ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Noch nie war der Zugriff auf, die Verwaltung und die Sicherung Ihrer Daten so einfach und sicher wie heute – dank der Cloud-Technologie. Als einer der wenigen, exklusiven Cloud-Partner von ELO, möchten wir, PerlSystem® it solutions, Ihnen aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von ELO in der Cloud profitieren kann.

QUICK WINS

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Einsatzmöglichkeiten von ELO in der Cloud

DMS in der Cloud eignet sich für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen. Besonders profitieren können:

Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater: Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ELO können Sie effizient und sicher mit den Dokumenten Ihrer Mandanten arbeiten. Berechtigungsstrukturen sorgen für kontollierte Zugriffsmöglichkeiten auf sensible Daten.

Gesundheitswesen: Patientenakten lassen sich sicher verwalten und mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich machen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Datenschutz und Patientenrechte sind im Standard mit gegeben.

Produzierendes Gewerbe: Verwalten Sie technische Zeichnungen, Wartungsprotokolle und andere wichtige Dokumente zentral und revisionssicher. Profitieren Sie von besserer Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten in Produktionsprozessen.

● Landwirtschaft: Verwalten Sie Landpachtverträge, Maschinenwartungsprotokolle und Förderanträge. Sorgen Sie für eine einfache Dokumentation und Nachverfolgung von nachhaltigen Anbaumethoden und -zertifizierungen.
● Verwaltungsorganisationen: Egal ob betriebliche oder öffentliche Verwaltung: ELO unterstützt mit zentralisierter Ablage von allen Dokumenten wie bspw. Mietverträgen, Abrechnungen. Sorgen Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
● KulturunternehmenVerwalten Sie Projektdokumentationen, Sponsoringverträge und alle anfallenden Rechnungen zentral an einer Stelle.
● Baugewerbe: Zentralisieren Sie Ihre Baupläne, Verträge und Projektprotokolle, sodass Sie immer – auch unterwegs- Zugriff auf diese haben. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie Dokumentationsplfichten und Sicherheitsstandards lassen sich einfach abbilden.
● Stiftungen / Vereine: ELO ermölicht eine effiziente Verwaltung von Mitgliederdaten und Spendenunterlagen. Schaffen Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit für Spender und Mitglieder.
● Vertriebsorganisationen: Behalten Sie einen Überblick über Kundenkontakte, Verträge und Verkaufsdokumentationen. Ideal auch zur zentralen Verwaltung von Marketingmaterial. Nutzen Sie die ortsunabhängige Verfügbarkeit für den Zugriff auf Vertriebsdokumente und -daten für Ihre Außendienstmitarbeiter.
● Diensteleistungsunternehmen: Optimieren Sie mithilfe von Workflows Ihre Prozesse und profitieren Sie von zentralisierter Verwaltung von Kundenunterlagen und Serviceverträgen.

Warum PerlSystem® it solutions Ihr idealer Cloud-Partner ist

Nur 2,48% aller ELO-Partner sind qualifizierte Cloud-Partner – und wir, PerlSystem® it solutions, gehören zu diesem exklusiven Kreis. Unsere Expertise und unser Engagement enden nicht mit der Implementierung von ELO in Ihrer Cloud-Infrastruktur. Wir begleiten Sie von der sorgfältigen Analyse Ihrer individuellen Bedürfnisse über die maßgeschneiderte Konfiguration bis hin zur fortlaufenden Betreuung Ihres Systems.

Unser Versprechen

Bei PerlSystem® it solutions verstehen wir, dass jede Veränderung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb stehen wir Ihnen nicht nur als Anbieter, sondern als Partner zur Seite. Gemeinsam gestalten wir die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen so, dass Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Wirtschaftlichkeit steigert.

Wenn Sie bereit sind, die Möglichkeiten von ELO in der Cloud zu erkunden und Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, kontaktieren Sie uns. Lassen Sie uns gemeinsam neue Wege gehen und Lösungen finden, die Ihren Anforderungen gerecht werden. Digitalisierung ist unser Fachgebiet – Ihr Erfolg unser Ziel.

Sie haben genug gelesen und wollen Ihre Fragen von IT-Experten beantwortet haben? Vielleicht haben Sie auch gar keine Fragen und sind schlichtweg von dieser Softwarelösung überzeugt und wollen loslegen?

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO natürlich auch die innovative und vollautomatische Alternative für DATEV DMS classic im Angebot: ELO for DATEV!

Sie sind bereits ELO-Kunde? Sie sind bereits DATEV-Kunde? Keins von beidem?! Beides?! Keine Sorge, so oder so hole ich Sie hier ab!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Dieses Mal geht es ein weiteres Mal um die Schnittstelle zwischen ELO und einem weiteren Softwaregiganten: DATEV. Diese Schnittstelle wird nämlich spätestens zum Jahresende besonders interessant und relevant! Mehr dazu jetzt im folgenden Blogartikel über ELO for DATEV.

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Was ist ELO for DATEV?

ELO for DATEV ist die neue Schnittstelle von ELO. Sie wird von DATEV empfohlen und löst somit das hauseigene Produkt DATEV DMS classic ab, welches am 31.12.2023 abgekündigt wird.

Mit der Schnittstelle ELO for DATEV tut sich der Marktführer in Deutschland für ECM und Dokumentenmanagementsysteme mit dem großen IT-Dienstleister DATEV zusammen.

Diese Schnittstelle ist eine großartige Methode, um das aufwendige Thema der Buchhaltung weiter zu automatisieren und ist komfortabel mit den Lösungen für das Rechnungswesen verzahnt. Anwendern steht damit ein umfassendes Dokumentenmanagement inklusive der automatischen Erstellung eines Buchungsvorschlags zur Verfügung.

😁 ELO for Datev // PerlSystem® it solutions ist ein ELO for Datev Fan 🫶

Wieso ist ELO for DATEV besonders empfehlenswert?

ELO for DATEV ist besonders empfehlenswert, weil beide Unternehmen an dieser Schnittstelle gearbeitet haben. DATEV empfiehlt sogar explizit ELO for DATEV, um die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kanzleien zu vereinfachen. 

ELO und DATEV widmen sich auch ihrem Ziel, an dem Aufbau eines gemeinsamen Partnernetzwerkes aus Systemhäusern und IT-Beratungen zu arbeiten. Mehr dazu später!

Aber von vorne:

Für Infos über ELO habe ich hier einen Blogartikel über das neue Update – ELO 23 – geschrieben, der detailliert und nahbar erklärt, was das ECM alles kann. Hier werden Sie sicherlich Funktionen finden, die die alltäglichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen immens vereinfachen und automatisieren kann.

Etwas allgemeiner und knackiger sind die Information zu ELO auf unserer Website – wenn’s also schnell gehen soll, klicken Sie gerne hier!

Was ist die DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft und ein Softwarehaus für Kanzleien: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Diese kaufen Anteile der DATEV und nutzen DATEV, um ihren eigenen Kunden gerecht zu werden, die an die Kanzleien die Finanzbuchführung, als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.

Die DATEV ist laut dem IDC-Ranking 2020 der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und auch europaweit eine Größe.

Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche

  • Rechnungswesen,
  • Personalwirtschaft,
  • betriebswirtschaftliche Beratung,
  • Steuern,
  • Kanzleiorganisation,
  • Enterprise Resource Planning (ERP),
  • IT-Dienstleistungen sowie
  • Weiterbildung und Consulting.

Mit ihren digitalen Angeboten bilden sie die Basis für unzählige Geschäftsbeziehungen zwischen dem Mittelstand und den Steuerberatern – mehr als 500.000 Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen) nutzen DATEV. Jeden Monat werden rund 14 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV erstellt.

Aber gibt es nicht schon ein DMS von DATEV?

Noch gibt es mit DATEV DMS classic eine eigene Lösung für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, die DATEV betreffen. Der Support dieses Softwaremoduls wird allerdings zum 31.12.2023 eingestellt – und dann müssen alle Dokumente umgezogen sein. DATEV selbst empfiehlt explizit ELO for DATEV: Und zwar aus guten Gründen!

Seit 2019 existiert die Partnerschaft zwischen ELO und DATEV. Die Schnittstelle zwischen ELO und DATEV wurde 2020 entwickelt. Seitdem wurde ELO for DATEV mit mehr als 400 Kunden umgesetzt und mehr als 150 Businesspartner wurden geschult – darunter natürlich auch wir von PerlSystem® it solutions!

Welche Funktionen bietet ELO for DATEV?

ELO for DATEV bietet viele Funktionen, hier zuerst einmal die Highlights!

  • Lösung für DATEV Rechnungswesen, beruhend auf der DATEV Connect Schnittstelle
  • Vorzeitige Erfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Selbstlernende Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
  • Rechnungsnummer-Dublettenprüfung
  • Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen – in Echtzeit!
  • Jegliche Belege werden im ELO archiviert und können ad hoc per Beleglink aus dem DATEV aufgerufen werden
  • Im zugehörigen Vorgangsordner können begleitende und ergänzende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
  • Direkter Zugriff u.a. auf DATEV Unternehmen, Stammdaten, Konten, Zahlungsbedingungen
  • Vollständige Vorgangstransparenz durch Freigabe- und Korrektur-Workflows, Volltextsuche und ELO Feed (und vielem mehr!)
  • Dashboard für die Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige
  • Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
  • Kombination mit anderen ELO Business Solutions (Vertragsmanagement und viele mehr) möglich

Wie sieht ein Prozess mit ELO for DATEV aus?

Wie ein Prozess mit ELO for DATEV aussehen kann, will ich Ihnen nun gerne einmal beispielhaft aufzeigen!

💡Optimal verzahnt – ELO und DATEV in der Praxis

Nehmen wir mal an, Sie arbeiten in der Buchhaltung Ihres Unternehmens und bekommen eine Rechnung von einem Ihrer Partner – vielleicht von Ihrem IT-Dienstleister PerlSystem® it solutions. Diese verschicken wir digital per Mail und so landet sie direkt in Ihrer Postbox.

Um diese Rechnung nun zu bearbeiten, nutzen Sie in Ihrer Postbox den Button „Beleg ablegen“ und legen fest, um was für einen Belegtyp es sich handelt.

Zur Auswahl stehen zum Beispiel:

  • Eingangsrechnung,
  • Eingangsgutschrift,
  • Ausgangsrechnung,
  • Ausgangsgutschrift,
  • Internen Buchungsbeleg – Kreditorisch,
  • Internen Buchungsbeleg – Debitorisch oder
  • Förderbescheid.

Darüber hinaus können aber natürlich (in klassischer ELO-Manier) beliebig viele eigene Belegkategorien hinzugefügt werden. Ihrer Fantasie sind also hier keinerlei Grenzen gesetzt!

Fahren wir fort in unserem Gedankenspiel:

Die Rechnung von PerlSystem® it solutions ist eine Eingangsrechnung. Mit der Auswahl dieser Kategorie startet der damit verbundene und hierfür extra programmierte Workflow – und die Arbeit an der Rechnung beginnt! Sie müssen aber nun tatsächlich herzlich wenig dafür tun.

Im Hintergrund verarbeitet nun eine KI* – ein Erfassungsassistent – alle relevanten Informationen aus Ihrer Eingangsrechnung, um die manuelle Erfassung der Metadaten so gering wie möglich zu halten.

Es werden Daten erfasst wie

  • Unternehmens-Name,
  • Unternehmens-Nummer,
  • Rechnungsdatum,
  • Buchungstext,
  • Geschäftspartner-Typ,
  • Lieferdatum,
  • Belegnummer,
  • Gesamtbetrag Netto und Brutto, Währung.

Sollte sich die KI bei einem Datum nicht sicher sein, wird das Feld orange markiert, was den ELO-Nutzer darauf aufmerksam macht, dass dieses Feld nicht zu 100 % korrekt ausgefüllt werden kann. Händisch ausfüllen muss man dieses Feld dann aber trotzdem nicht. Dann der OCR-Erkennung von ELO wurden alle Worte auf der Rechnung erfasst und wenn man das benötigte Feld und dann die zugehörige Info anklickt, wird das Feld automatisch ausgefüllt. So passieren so wenig Fehler wie noch nie zuvor!

Die Kontierung muss vorgenommen werden, was als weitere Prüfung der Eingangsrechnung dient. Der zu kontierende Betrag ist in rot markiert und verringert sich natürlich entsprechend bei der Eintragung der jeweiligen Posten auf der Rechnung. Erst nach der Kontierung kann die Rechnung freigegeben werden.

Die Stammdaten der Vertragspartner werden live von der DATEV Connect Schnittstelle abgerufen, hinterlegte Zahlungsbedingungen werden automatisch eingetragen und die Fälligkeit mit dem höchsten Skonto-Betrag wird festgelegt.

Für die weitere Prüfung und Freigabe kann ein weiterer Mitarbeiter ausgewählt werden (vielleicht ist der Betrag der Rechnung so hoch, dass die Geschäftsführung diese freigeben muss). Wenn die Auswahl des nächsten Bearbeiters geschehen ist, verschwindet die Rechnung aus der Postbox der Buchhaltung und erscheint als Aufgabe im ELO der Geschäftsführung. Hier kann intern ein Schwellenwert eingetragen werden, sodass bei Erreichen dieses die Rechnung sofort an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Hat die Geschäftsführung die Freigabe erteilt, ist der Prozess im ELO quasi abgeschlossen. Die Rechnung liegt im Ordner „Belege zum Export“ unter „Eingangsrechnung“

Wählt man dort nun die jeweiligen Belege aus und klickt auf „Buchungsvorschläge senden“, werden die Rechnungen an DATEV Rechnungswesen übertragen.

Es startet nun ein Informationsworkflow, in dem sich nachvollziehen lässt, welche und wie viele Belege übermittelt wurden – und bei wie vielen dieser Buchungsvorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Konnten Rechnungen nicht erfolgreich an DATEV Rechnungswesen übermittelt werden, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe, um die Rechnung erneut zu prüfen und unvollständige oder falsche Informationen zu bereinigen.

Wurden die Eingangsrechnungen an DATEV als Belege übermittelt, befinden sich die Rechnungen nun im Ordner „Finanzbuchhaltung“. Im ELO Feed lässt sich – für alle Mitarbeiter mit der zugehörigen Berechtigung im ELO – einsehen und nachvollziehen, welche Bearbeitungsschritte die Rechnung bereits durchlaufen hat und an welchem Ort sie sich gerade für die weitere Verarbeitung befindet.

Nun ist der Prozess im ELO also abgeschlossen, da die Rechnung ans DATEV Rechnungswesen übermittelt wurde.

Darstellung der digitalen Belegarchivierung und Verbuchung über DATEV Rechnungswesen
Ablauf ELO ELO for DATEV - Quelle: ELO Digital Office GmbH

Im DATEV kommt die Eingangsrechnung als Buchungsvorschlag an und wenn dieser angenommen ist, wird er in einen Buchungsstapel mit all den Informationen aus dem ELO eingefügt. Die Vorschau des Belegs ist mit einem Klick im DATEV ausgelöst – die Rechnung öffnet sich dann im ELO.

Im ELO gibt es schließlich noch ein weiteres, aufschlussreiches Analysetool. Im Belegcockpit (das man zum Beispiel über die Kacheln im „Mein ELO“-Bereich aufrufen kann) hat man eine detaillierte und schnell nachvollziehbare Übersicht aller Belege und in welcher Bearbeitungsphase sich gerade welcher Betrag befindet.

Es gibt die Übersicht über den Gesamtbetrag aller Belege und zusätzlich den Betrag der zeitkritischen Belege (in rot). Darüber hinaus gibt es folgende übersichtliche Kategorien:

  • Erfassung,
  • formelle Prüfung,
  • fachliche Prüfung,
  • Buchungserfassung,
  • zum Export,
  • exportiert,
  • gebucht,
  • in Klärung,
  • abgewiesen,
  • in sachlicher Prüfung,
  • Korrektur notwendig und
  • reklamiert.

Es ist zusätzlich einsehbar, wie hoch die Rechnungen der Top 5 Kreditoren ist und die fällige Nettosumme pro Monat.

Alle eingepflegten Belege können zusätzlich nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Zum Beispiel nach Kreditoren, nach Rechnungsdatum, nach dem Nettobetrag oder nach der Fälligkeit.

Alle Infos zu ELO for DATEV auf einen Blick

Die lieben Kollegen von ELO haben selbst noch einmal kurz und knapp die einzelnen Teile der Schnittstelle ELO for DATEV aufgelistet und zeigen so nachvollziehbar auf, wie die verschiedenen Schritte ineinander greifen. Dem konnten wir nichts mehr hinzufügen:

ELO Accounting for DATEV:
Der Belegworkflow

  • Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  • Zusätzliche Belegarten
  • Genehmigungsworkflows
  • Ein Workflow für alle Belegprozesse
  • ZUGFeRD-Format-Erkennung
  • Automatische Erstellung eines Buchungsvorschlags
  • Für jeden User individuell konfigurierbar
  • Dashboard für den Überblick

ELO DocXtractor for DATEV:
Die Belegerkennung

  • Automatische Belegklassifizierung
  • Extraktion von Beleginhalten durch modernste KI-Technologie
  • Zuordnung von Beleg zum entsprechenden Freigabeprozess
  • Selbstlernende Belegerkennung

ELO Integration for DATEV:
Die Schnittstelle

  • Bereitstellung des Buchungsvorschlags mit Beleglink
  • Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfprozess
  • Live-Zugriff auf Stammdaten über die DATEV connect Schnittstelle
  • Besonderheiten für ELO DocXtractor for DATEV:
  • Ohne Verifier und Dokumentenmanager
  • Nachbearbeitung der Analyseergebnisse innerhalb des ELO Clients im Workflow statt in separater Nachbearbeitungs-GUI (Verifier)
  • Besonderheiten für ELO Integration for DATEV

Was sind die Voraussetzung für den Kunden zur Nutzung von ELO for DATEV?

Das sind die Voraussetzungen für den Kunden, um ELO for DATEV zu nutzen:

  • ELO ECM Suite (Enterprise oder Professional Technologie) Named-Voll-User muss vorhanden sein
  • DATEV Rechnungswesen muss vorhanden sein
  • DATEV Connect Schnittstelle muss bei DATEV (kostenneutral) bestellt werden

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle ELO for DATEV eine effiziente, sichere und automatisierte Lösung zur Bearbeitung von Rechnungsbelegen. Mit ELO for DATEV, dem offiziellen Nachfolger von DATEV DMS classic, entwickelt von ELO und DATEV kann nichts schief gehen!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO- oder DATEV-Kunde, beides oder noch nichts sind – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Also: Handeln Sie jetzt, bevor DATEV DMS classic eingestellt wird und kontaktieren Sie uns!

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle ELO for DATEV definitiv in Betracht ziehen.

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!