ELO for DATEV – DIE Alternative für DATEV DMS classic

PerlSystem® it solutions hat als offizieller Business Partner von ELO natürlich auch die innovative und vollautomatische Alternative für DATEV DMS classic im Angebot: ELO for DATEV!

Sie sind bereits ELO-Kunde? Sie sind bereits DATEV-Kunde? Keins von beidem?! Beides?! Keine Sorge, so oder so hole ich Sie hier ab!

Wer ist ich? Na, Ihr Experte für ECM und Inhaber von PerlSystem® it solutions: Steffen Perlwitz.

Dieses Mal geht es ein weiteres Mal um die Schnittstelle zwischen ELO und einem weiteren Softwaregiganten: DATEV. Diese Schnittstelle wird nämlich spätestens zum Jahresende besonders interessant und relevant! Mehr dazu jetzt im folgenden Blogartikel über ELO for DATEV.

QUICK WINS

Inhaltsverzeichnis

Was ist ELO for DATEV?

ELO for DATEV ist die neue Schnittstelle von ELO. Sie wird von DATEV empfohlen und löst somit das hauseigene Produkt DATEV DMS classic ab, welches am 31.12.2023 abgekündigt wird.

Mit der Schnittstelle ELO for DATEV tut sich der Marktführer in Deutschland für ECM und Dokumentenmanagementsysteme mit dem großen IT-Dienstleister DATEV zusammen.

Diese Schnittstelle ist eine großartige Methode, um das aufwendige Thema der Buchhaltung weiter zu automatisieren und ist komfortabel mit den Lösungen für das Rechnungswesen verzahnt. Anwendern steht damit ein umfassendes Dokumentenmanagement inklusive der automatischen Erstellung eines Buchungsvorschlags zur Verfügung.

😁 ELO for Datev // PerlSystem® it solutions ist ein ELO for Datev Fan 🫶

Wieso ist ELO for DATEV besonders empfehlenswert?

ELO for DATEV ist besonders empfehlenswert, weil beide Unternehmen an dieser Schnittstelle gearbeitet haben. DATEV empfiehlt sogar explizit ELO for DATEV, um die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Kanzleien zu vereinfachen. 

ELO und DATEV widmen sich auch ihrem Ziel, an dem Aufbau eines gemeinsamen Partnernetzwerkes aus Systemhäusern und IT-Beratungen zu arbeiten. Mehr dazu später!

Aber von vorne:

Für Infos über ELO habe ich hier einen Blogartikel über das neue Update – ELO 23 – geschrieben, der detailliert und nahbar erklärt, was das ECM alles kann. Hier werden Sie sicherlich Funktionen finden, die die alltäglichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen immens vereinfachen und automatisieren kann.

Etwas allgemeiner und knackiger sind die Information zu ELO auf unserer Website – wenn’s also schnell gehen soll, klicken Sie gerne hier!

Was ist die DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft und ein Softwarehaus für Kanzleien: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Diese kaufen Anteile der DATEV und nutzen DATEV, um ihren eigenen Kunden gerecht zu werden, die an die Kanzleien die Finanzbuchführung, als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeben.

Die DATEV ist laut dem IDC-Ranking 2020 der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland und auch europaweit eine Größe.

Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting.

Mit ihren digitalen Angeboten bilden sie die Basis für unzählige Geschäftsbeziehungen zwischen dem Mittelstand und den Steuerberatern – mehr als 500.000 Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen) nutzen DATEV. Jeden Monat werden rund 14 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit DATEV erstellt.

Aber gibt es nicht schon ein DMS von DATEV?

Noch gibt es mit DATEV DMS classic eine eigene Lösung für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten, die DATEV betreffen. Der Support dieses Softwaremoduls wird allerdings zum 31.12.2023 eingestellt – und dann müssen alle Dokumente umgezogen sein. DATEV selbst empfiehlt explizit ELO for DATEV: Und zwar aus guten Gründen!

Seit 2019 existiert die Partnerschaft zwischen ELO und DATEV. Die Schnittstelle zwischen ELO und DATEV wurde 2020 entwickelt. Seitdem wurde ELO for DATEV mit mehr als 400 Kunden umgesetzt und mehr als 150 Businesspartner wurden geschult – darunter natürlich auch wir von PerlSystem® it solutions!

Welche Funktionen bietet ELO for DATEV?

ELO for DATEV bietet viele Funktionen, hier zuerst einmal die Highlights!

  • Lösung für DATEV Rechnungswesen, beruhend auf der DATEV Connect Schnittstelle
  • Vorzeitige Erfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Selbstlernende Belegerkennung mit Buchungsvorschlag
  • Rechnungsnummer-Dublettenprüfung
  • Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen – in Echtzeit!
  • Jegliche Belege werden im ELO archiviert und können ad hoc per Beleglink aus dem DATEV aufgerufen werden
  • Im zugehörigen Vorgangsordner können begleitende und ergänzende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
  • Direkter Zugriff u.a. auf DATEV Unternehmen, Stammdaten, Konten, Zahlungsbedingungen
  • Vollständige Vorgangstransparenz durch Freigabe- und Korrektur-Workflows, Volltextsuche und ELO Feed (und vielem mehr!)
  • Dashboard für die Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige
  • Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
  • Kombination mit anderen ELO Business Solutions (Vertragsmanagement und viele mehr) möglich

Wie sieht ein Prozess mit ELO for DATEV aus?

Wie ein Prozess mit ELO for DATEV aussehen kann, will ich Ihnen nun gerne einmal beispielhaft aufzeigen!

💡Optimal verzahnt – ELO und DATEV in der Praxis

Nehmen wir mal an, Sie arbeiten in der Buchhaltung Ihres Unternehmens und bekommen eine Rechnung von einem Ihrer Partner – vielleicht von Ihrem IT-Dienstleister PerlSystem® it solutions. Diese verschicken wir digital per Mail und so landet sie direkt in Ihrer Postbox.

Um diese Rechnung nun zu bearbeiten, nutzen Sie in Ihrer Postbox den Button „Beleg ablegen“ und legen fest, um was für einen Belegtyp es sich handelt. Zur Auswahl stehen zum Beispiel:

Eingangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangsrechnung, Ausgangsgutschrift, Internen Buchungsbeleg – Kreditorisch, Internen Buchungsbeleg – Debitorisch oder Förderbescheid.

Darüber hinaus können aber natürlich (in klassischer ELO-Manier) beliebig viele eigene Belegkategorien hinzugefügt werden. Ihrer Fantasie sind also hier keinerlei Grenzen gesetzt!

Fahren wir fort in unserem Gedankenspiel: Die Rechnung von PerlSystem® it solutions ist eine Eingangsrechnung. Mit der Auswahl dieser Kategorie startet der damit verbundene und hierfür extra programmierte Workflow – und die Arbeit an der Rechnung beginnt! Sie müssen aber nun tatsächlich herzlich wenig dafür tun.

Im Hintergrund verarbeitet nun eine KI* – ein Erfassungsassistent – alle relevanten Informationen aus Ihrer Eingangsrechnung, um die manuelle Erfassung der Metadaten so gering wie möglich zu halten.

Es werden Daten erfasst wie Unternehmens-Name, Unternehmens-Nummer, Rechnungsdatum, Buchungstext, Geschäftspartner-Typ, Lieferdatum, Belegnummer, Gesamtbetrag Netto und Brutto, Währung.

Sollte sich die KI bei einem Datum nicht sicher sein, wird das Feld orange markiert, was den ELO-Nutzer darauf aufmerksam macht, dass dieses Feld nicht zu 100 % korrekt ausgefüllt werden kann. Händisch ausfüllen muss man dieses Feld dann aber trotzdem nicht. Dann der OCR-Erkennung von ELO wurden alle Worte auf der Rechnung erfasst und wenn man das benötigte Feld und dann die zugehörige Info anklickt, wird das Feld automatisch ausgefüllt. So passieren so wenig Fehler wie noch nie zuvor!

Die Kontierung muss vorgenommen werden, was als weitere Prüfung der Eingangsrechnung dient. Der zu kontierende Betrag ist in rot markiert und verringert sich natürlich entsprechend bei der Eintragung der jeweiligen Posten auf der Rechnung. Erst nach der Kontierung kann die Rechnung freigegeben werden.

Die Stammdaten der Vertragspartner werden live von der DATEV Connect Schnittstelle abgerufen, hinterlegte Zahlungsbedingungen werden automatisch eingetragen und die Fälligkeit mit dem höchsten Skonto-Betrag wird festgelegt.

Für die weitere Prüfung und Freigabe kann ein weiterer Mitarbeiter ausgewählt werden (vielleicht ist der Betrag der Rechnung so hoch, dass die Geschäftsführung diese freigeben muss). Wenn die Auswahl des nächsten Bearbeiters geschehen ist, verschwindet die Rechnung aus der Postbox der Buchhaltung und erscheint als Aufgabe im ELO der Geschäftsführung. Hier kann intern ein Schwellenwert eingetragen werden, sodass bei Erreichen dieses die Rechnung sofort an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Hat die Geschäftsführung die Freigabe erteilt, ist der Prozess im ELO quasi abgeschlossen. Die Rechnung liegt im Ordner „Belege zum Export“ unter „Eingangsrechnung“

Wählt man dort nun die jeweiligen Belege aus und klickt auf „Buchungsvorschläge senden“, werden die Rechnungen an DATEV Rechnungswesen übertragen.

Es startet nun ein Informationsworkflow, in dem sich nachvollziehen lässt, welche und wie viele Belege übermittelt wurden – und bei wie vielen dieser Buchungsvorgang erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Konnten Rechnungen nicht erfolgreich an DATEV Rechnungswesen übermittelt werden, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe, um die Rechnung erneut zu prüfen und unvollständige oder falsche Informationen zu bereinigen.

Wurden die Eingangsrechnungen an DATEV als Belege übermittelt, befinden sich die Rechnungen nun im Ordner „Finanzbuchhaltung“. Im ELO Feed lässt sich – für alle Mitarbeiter mit der zugehörigen Berechtigung im ELO – einsehen und nachvollziehen, welche Bearbeitungsschritte die Rechnung bereits durchlaufen hat und an welchem Ort sie sich gerade für die weitere Verarbeitung befindet.

Nun ist der Prozess im ELO also abgeschlossen, da die Rechnung ans DATEV Rechnungswesen übermittelt wurde.

ELO for DATEV - PerlSystem
Ablauf ELO ELO for DATEV - Quelle: ELO Digital Office GmbH

Im DATEV kommt die Eingangsrechnung als Buchungsvorschlag an und wenn dieser angenommen ist, wird er in einen Buchungsstapel mit all den Informationen aus dem ELO eingefügt. Die Vorschau des Belegs ist mit einem Klick im DATEV ausgelöst – die Rechnung öffnet sich dann im ELO.

Im ELO gibt es schließlich noch ein weiteres, aufschlussreiches Analysetool. Im Belegcockpit (das man zum Beispiel über die Kacheln im „Mein ELO“-Bereich aufrufen kann) hat man eine detaillierte und schnell nachvollziehbare Übersicht aller Belege und in welcher Bearbeitungsphase sich gerade welcher Betrag befindet.

Es gibt die Übersicht über den Gesamtbetrag aller Belege und zusätzlich den Betrag der zeitkritischen Belege (in rot). Darüber hinaus gibt es folgende übersichtliche Kategorien: Erfassung, formelle Prüfung, fachliche Prüfung, Buchungserfassung, zum Export, exportiert, gebucht, in Klärung, abgewiesen, in sachlicher Prüfung, Korrektur notwendig und reklamiert.

Es ist zusätzlich einsehbar, wie hoch die Rechnungen der Top 5 Kreditoren ist und die fällige Nettosumme pro Monat.

Alle eingepflegten Belege können zusätzlich nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden: Zum Beispiel nach Kreditoren, nach Rechnungsdatum, nach dem Nettobetrag oder nach der Fälligkeit.

Alle Infos zu ELO for DATEV auf einen Blick

Die lieben Kollegen von ELO haben selbst noch einmal kurz und knapp die einzelnen Teile der Schnittstelle ELO for DATEV aufgelistet und zeigen so nachvollziehbar auf, wie die verschiedenen Schritte ineinander greifen. Dem konnten wir nichts mehr hinzufügen:

ELO Accounting for DATEV:
Der Belegworkflow

  • Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  • Zusätzliche Belegarten
  • Genehmigungsworkflows
  • Ein Workflow für alle Belegprozesse
  • ZUGFeRD-Format-Erkennung
  • Automatische Erstellung eines Buchungsvorschlags
  • Für jeden User individuell konfigurierbar
  • Dashboard für den Überblick

ELO DocXtractor for DATEV:
Die Belegerkennung

  • Automatische Belegklassifizierung
  • Extraktion von Beleginhalten durch modernste KI-Technologie
  • Zuordnung von Beleg zum entsprechenden Freigabeprozess
  • Selbstlernende Belegerkennung

ELO Integration for DATEV:
Die Schnittstelle

  • Bereitstellung des Buchungsvorschlags mit Beleglink
  • Validierung der buchungsrelevanten Stammdaten im Prüfprozess
  • Live-Zugriff auf Stammdaten über die DATEV connect Schnittstelle
  • Besonderheiten für ELO DocXtractor for DATEV:
  • Ohne Verifier und Dokumentenmanager
  • Nachbearbeitung der Analyseergebnisse innerhalb des ELO Clients im Workflow statt in separater Nachbearbeitungs-GUI (Verifier)
  • Besonderheiten für ELO Integration for DATEV

Was sind die Voraussetzung für den Kunden zur Nutzung von ELO for DATEV?

Das sind die Voraussetzungen für den Kunden, um ELO for DATEV zu nutzen:

  • ELO ECM Suite (Enterprise oder Professional Technologie) Named-Voll-User muss vorhanden sein
  • DATEV Rechnungswesen muss vorhanden sein
  • DATEV Connect Schnittstelle muss bei DATEV (kostenneutral) bestellt werden

Fazit

Wir von PerlSystem® it solutions bieten Unternehmen mit der Schnittstelle ELO for DATEV eine effiziente, sichere und automatisierte Lösung zur Bearbeitung von Rechnungsbelegen. Mit ELO for DATEV, dem offiziellen Nachfolger von DATEV DMS classic, entwickelt von ELO und DATEV kann nichts schief gehen!

Als langjähriger ELO Business Partner sind wir Profis darin, ELO in Ihrem Unternehmen zu integrieren, den Umzug Ihrer Daten so angenehm wie möglich zu gestalten und ELO genau so zu programmieren, wie Sie es brauchen!

Also ganz gleich, ob Sie bereits ELO- oder DATEV-Kunde, beides oder noch nichts sind – wir helfen Ihnen kompetent, ganz nah am Menschen und ganz Ihren Wünschen entsprechend! Nichts ist unmöglich!

Also: Handeln Sie jetzt, bevor DATEV DMS classic eingestellt wird und kontaktieren Sie uns!

Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Belegverarbeitung ist, sollten Sie die Schnittstelle ELO for DATEV definitiv in Betracht ziehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!

Ganz entspannt, ganz unverbindlich und kostenfrei können wir über Ihre Wünsche und Ihren Bedarf sprechen. Wir, die Experten von PerlSystem® it solutions, sind dafür bekannt, für unsere Kunden neue Wege einzuschlagen.
Also scheuen Sie sich nicht, mich und mein Team zu kontaktieren!

Kommen wir ins Gespräch 🙋🏼‍♂️

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