ELO Business Solutions // Die richtigen Starter für ihre Prozesse
Business Solutions im ECM-Umfeld sind im Kern ein Versprechen: weniger Projektaufwand, mehr Standard, schnellerer Nutzen. Statt Prozesse jedes Mal neu zu bauen, liefert ELO für typische Unternehmensanforderungen vorgefertigte Lösungsbausteine – von Rechnungen über Verträge bis hin zu HR, Wissensmanagement oder Meetingorganisation. In dieser Podcast-Folge ordnen Steffan Perlwitz und Daniel Moser ein, warum es diese Business Solutions gibt, welche Pakete besonders relevant sind und worin der praktische Mehrwert liegt: mehr Transparenz, mehr Kontrolle und weniger „kreative“ Insellösungen. Ein Überblick für alle, die ELO einsetzen – oder überlegen, wie sich mit standardisierten ECM-Lösungen schneller echte Wirkung erzielen lässt.
Inhaltsverzeichnis
Warum Business Solutions im ECM-Kontext entstanden sind
In vielen ECM- und DMS-Projekten zeigte sich über Jahre ein ähnliches Muster: Vergleichbare Anforderungen wurden bei unterschiedlichen Kunden immer wieder neu umgesetzt. Das führte zu hohem Aufwand, variierender Qualität und Lösungen, die langfristig schwer wartbar waren.
Business Solutions setzen genau hier an. Der Ansatz besteht darin, wiederkehrende Anforderungen zu bündeln und als standardisierte Pakete bereitzustellen. Ein Großteil typischer Prozesse – häufig rund 60 bis 80 Prozent – lässt sich so bereits abdecken. Projekte starten dadurch nicht bei null, sondern auf einer belastbaren Grundlage. Für Unternehmen bedeutet das: geringeres Risiko, schnellere Umsetzung und klar kalkulierbarer Nutzen.
Was eine Business Solution bei ELO ausmacht
Eine Business Solution ist keine einzelne Funktion, sondern eine strukturierte Sammlung von Modulen, die einen klar definierten Anwendungsfall abbildet. Beispiele sind Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement oder Recruiting.
Der zentrale Gedanke ist der Headstart: Wesentliche Prozesse, Datenstrukturen und Masken sind bereits vorhanden. Individuelle Anpassungen erfolgen nur dort, wo sie fachlich wirklich notwendig sind. Damit verschiebt sich der Fokus von der technischen Grundlagenerstellung hin zur sinnvollen Prozessgestaltung.
Standardisierung als strategischer Vorteil
Standardisierte Lösungen reduzieren Fehlerquellen, verkürzen Projektlaufzeiten und sorgen für konsistente Abläufe. Gerade bei Prozessen wie der Rechnungseingangsverarbeitung – mit formeller Prüfung, sachlicher Freigabe, Kontierung und steuerlicher Bewertung – sind die Unterschiede zwischen Unternehmen geringer, als oft angenommen.
Wenn solche Abläufe bereits out of the box verfügbar sind, können Projekte effizient umgesetzt werden. Anpassungen konzentrieren sich auf Besonderheiten, nicht auf Selbstverständlichkeiten.
Business Solution Common als technisches Fundament
Die Basis vieler Lösungen bildet Business Solution Common. Dieses Grundlagenmodul stellt wiederverwendbare Funktionsbausteine bereit, die in nahezu allen Lösungen benötigt werden – etwa für Workflows, Statuswechsel, Benachrichtigungen oder systeminterne Aktionen.
Der Nutzen liegt vor allem in der Vereinfachung von Implementierung und Erweiterung. Statt identische Funktionen mehrfach zu entwickeln, greifen alle Solutions auf denselben Werkzeugkasten zurück.
ELO Invoice: Digitales Rechnungsmanagement
ELO Invoice zählt zu den meistgenutzten Business Solutions. Sie deckt den vollständigen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung ab – von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe der Daten an ein ERP-System.
Ergänzend stellt die Lösung ein Rechnungseingangscockpit bereit, das Transparenz über Volumen, Status und Ausgaben schafft. Ziel ist ein kontrollierter, nachvollziehbarer Prozess, der Durchlaufzeiten verkürzt und finanzielle Vorteile wie Skonti nutzbar macht.
Versionslogik als Zeichen kontinuierlicher Weiterentwicklung
Die Versionierung der Solutions folgt einer technischen Logik: Major-Versionen kennzeichnen stabile Releases, Revisionen ergänzen Funktionen, Patchlevel dienen der Qualitätspflege. Für Anwender ist das ein Hinweis darauf, dass die Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt und gepflegt werden.
ELO Contract: Verträge strukturiert verwalten
Mit ELO Contract steht eine Lösung für Vertragsmanagement zur Verfügung, die Verträge zentral organisiert und über Metadaten steuerbar macht. Fristen, Kündigungstermine und Wiedervorlagen werden systematisch abgebildet.
Statt fragmentierter Ablagen entsteht eine zentrale Sicht auf vertragliche Verpflichtungen. Gerade bei vielen laufenden Verträgen erhöht das die Übersicht und reduziert wirtschaftliche Risiken.
Vertragsdokumente effizient erstellen
Ein ergänzender Bestandteil von ELO Contract ist die unterstützte Dokumentenerstellung. Verträge lassen sich aus vordefinierten Klauseln zusammensetzen, die auf Metadaten basieren. Das sorgt für Konsistenz und reduziert manuellen Aufwand.
ELO HR Personal File: Digitale Personalakten
ELO HR Personal File bildet die Grundlage für die strukturierte Verwaltung von Personalakten und Stammdaten. Zusätzlich unterstützt die Lösung Self-Service-Prozesse, etwa bei Änderungen persönlicher Daten.
Damit werden HR-Prozesse transparenter und für Mitarbeitende wie Personalabteilungen effizienter gestaltet.
ELO HR Recruiting: Bewerbermanagement mit System
ELO HR Recruiting deckt den gesamten Recruiting-Prozess ab – von der Ausschreibung bis zur Entscheidung. Bewerbungen lassen sich über ein integriertes Bewerbungsportal erfassen und strukturiert bearbeiten.
Ein besonderer Vorteil entsteht durch die enge Verzahnung mit der Personalakte: Der Übergang vom Bewerber zur Mitarbeitendenakte erfolgt nahtlos.
ELO e-Records: Aktenführung mit klaren Regeln
ELO e-Records (früher e-Akte) richtet sich an Organisationen mit festen Aktenplänen und verbindlichen Strukturen. Die Lösung erzwingt definierte Ablagen und Berechtigungskonzepte und eignet sich besonders für Umgebungen mit hohen Compliance-Anforderungen.
ELO Learning und ELO Knowledge: Wissen systematisch nutzen
Mit ELO Learning lassen sich Weiterbildungs- und Onboarding-Prozesse strukturieren. Kurse und Lernpfade unterstützen eine nachvollziehbare Qualifizierung.
ELO Knowledge ergänzt dies um ein zentrales Wissensmanagement, in dem Informationen dokumentiert, geteilt und wiederauffindbar gemacht werden – statt in E-Mails zu verschwinden.
ELO Visitor und ELO Meeting: Spezielle, aber wirkungsvolle Lösungen
ELO Visitor unterstützt das Besuchermanagement inklusive Check-in, Ausweisen und Sicherheitsfunktionen.
ELO Meeting strukturiert Meetings von der Vorbereitung bis zum fertigen Protokoll. Themen, Zeitfenster und Ergebnisse werden direkt im System dokumentiert und stehen sofort zur Verfügung. Für komplexe Gremienarbeit existiert mit ELO Meeting Premium eine erweiterte Variante.
Productivity Tools als sinnvolle Ergänzung
Die Productivity Tools bündeln kleinere Funktionen wie Checklisten, einfache Kontaktverwaltung, Notify für Informationsverteilung, Launchpad zur Integration von Prozessen in Portale sowie Privacy zur Unterstützung von DSGVO-Anforderungen.
Fazit
ELO Business Solutions bieten einen strukturierten, praxisnahen Ansatz für zentrale Unternehmensprozesse. Sie kombinieren Standardisierung mit Anpassbarkeit und helfen dabei, ECM-Projekte schneller, stabiler und wirtschaftlicher umzusetzen. Als Ergänzung zum Podcast liefert dieser Beitrag die fachliche Einordnung und zeigt, wie die einzelnen Solutions sinnvoll zusammenspielen.
Machen Sie den nächsten Schritt von der Ablage zur Automatisierung – und erleben Sie, wie viel effizienter Ihr Arbeitsalltag mit ECM wirklich wird.